社内コミュニケーション活性化の方法とは？メリット・アイデア・事例

社内コミュニケーションは、企業の生産性と従業員のエンゲージメントに大きな影響を与えます。しかし、その重要性にもかかわらず、多くの組織が社内コミュニケーションの活性化に苦労しているのが実情です。

この記事では、社内コミュニケーション活性化のための具体的な方法やアイデア、メリット、企業事例について紹介します。社内コミュニケーションを活性化させ、社員のモチベーション向上や離職率の低下、イノベーションの創出を促進し、生産性が高く風通しのよい職場環境を実現させましょう。

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、企業の従業員同士や部門間で情報や意見を交換し、協力して業務をスムーズに遂行するためのコミュニケーションのことです。社内コミュニケーションには、メールやチャット、会議などの直接的なコミュニケーションだけでなく、文書や社内報、交流イベント、社内SNS、挨拶や雑談なども含まれます。

効果的な社内コミュニケーションは、情報共有と相互理解を促進してチームワークを強化し、企業全体の生産性や効率性を向上させるのに役立ちます。

社内コミュニケーション活性化の重要性

社内コミュニケーションの活性化は、企業の成長にとって極めて重要です。職場の円滑なコミュニケーションは、業務上の情報を効率的に共有し、問題が発生した際に迅速かつ効果的に解決するための職場環境を創造します。

さらに、良好な社内コミュニケーションは、従業員の相互理解の向上を通じてチームの結束力を高め、従業員のモチベーションとエンゲージメントを向上させます。透明性が高く風通しのよい組織文化が形づくられ、社員全員が共通の価値観を共有し、組織の一体感が生まれるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化は、新しいアイデアやイノベーションをもたらし、企業の成長とミッションの実現に不可欠な要素といえます。

社内コミュニケーション活性化のメリット

社内コミュニケーションを活性化させることには、次のような多くのメリットがあります。

• 情報共有の活性化
• 問題解決の迅速化
• 従業員のモチベーション向上
• 離職率の低下
• コンプライアンスリスクの最小化
• イノベーションの創出
• 顧客満足度向上
• 業イメージアップ

それぞれのメリットについて解説します。

情報共有の活性化

社内コミュニケーションの活性化によって、社内の情報共有もより迅速にスムーズになります。報告・連絡・相談がより自然な形で行われやすくなり、同じミスが繰り返されることがなくなり、全員が認知すべき重要な事項も滞りなく行き渡るでしょう。業務の進捗が把握しやすくなり、業務効率化や生産性の向上につながります。

従業員は企業のミッションや目標に対する理解を深め、業績向上に貢献できるようになるでしょう。

問題解決の迅速化

社内コミュニケーションがスムーズになると、問題や課題に対する情報が素早く共有され、解決や対策が迅速化します。

社内に適切な情報が正確に伝えられることで、思い違いや認識のズレを防ぎ、問題解決と意思決定の迅速化が実現可能です。

従業員のモチベーション向上

社内コミュニケーションが活発になると、従業員同士の信頼関係が構築され、風通しのよい職場環境となり、仕事に対するモチベーションも向上します。1on1のコミュニケーションを通じて、従業員が組織の一員として認識されることで、エンゲージメントの向上にもつながります。

離職率の低下

社内コミュニケーションが活性化すると、良好な人間関係が構築され、従業員のストレス軽減やモチベーション向上に好影響を与えます。

これにより、職場環境が改善され、透明性が高く風通しのよい組織文化が形づくられるので、退職希望者が減り離職率の低下や定着率の向上につながるでしょう。

コンプライアンスリスクの最小化

社内コミュニケーションが活性化されると、従業員同士が気軽に相談し合えるようになり、信頼関係が築きやすくなります。そうした職場環境では、ハラスメントやメンタルヘルスの問題などの早期発見・早期解決につながり、コンプライアンスリスクを最小化することにつながります。

イノベーションの創出

社内コミュニケーションが活性化されると、チーム内や従業員同士で意見やアイデアが活発に交換されます。従業員は自分の意見を自由に表明しやすくなり、組織全体で創造性が促進されます。

これにより、新たな発想や解決策が生まれ、イノベーションの創出につながる可能性が高まるでしょう。

顧客満足度向上

社内コミュニケーション活性化によって、情報共有がスムーズにできる体制になれば、今まで埋もれてしまっていた個人が持つナレッジやノウハウが共有されるようになります。結果として、顧客にとって価値のある提案が可能になるでしょう。

このように、社内コミュニケーションが活性化した結果、顧客満足度向上につながる可能性も期待できます。

企業イメージアップ

社内コミュニケーションが活性化されると、従業員同士が協力し合う風通しのよい職場環境が生まれます。

このような透明性が高く働きやすい組織文化は、企業イメージの向上につながり、人材採用の面でも有利に働くはずです。

社内コミュニケーション活性化のための方法とアイデア

社内コミュニケーションを活性化させるために有効な方法は次のとおりです。

• コミュニケーションツールの導入
• 社内イベントやワークショップの開催
• フリーアドレス制の導入
• 1on1ミーティングの実施
• メンター制度の導入
• 社内報の発行

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールを導入することで、離れた場所にいる従業員同士でも簡単にコミュニケーションを取れるようになります。社内SNSやチャットツール、Web会議システムなどを活用すれば、従業員同士の交流を促進可能です。情報共有ツールやプロジェクト管理ツールを利用することで、情報の透明性が向上し、効果的なコミュニケーションが生まれるでしょう。

グループウェアには、豊富なコミュニケーションツールがあり、チームメンバーがプロジェクトの情報やファイルに簡単にアクセスできるようになります。

社内イベントやワークショップの開催

社内イベントを開催することで、従業員同士が自然と交流する機会をつくれます。社内でのランチ交流会や社員旅行、スポーツ大会などのイベントを開催すれば、異なる部門やプロジェクトのメンバーが、リラックスした雰囲気でコミュニケーションを取る機会を増やせるでしょう。

また、ワークショップなら、従業員が自分の考えを他のメンバーに伝え、それに対する感想や意見を受けることで、双方向のコミュニケーションが生まれます。これにより、従業員間の信頼関係を深め、今まで関わりが薄かったメンバー同士の連帯感が強まるきっかけになります。

フリーアドレス制の導入

社内に座席指定のないフリーアドレス制を導入することで、従業員が自由に席を選んで仕事ができるようになります。これにより、部署や役職、年齢層などを超えた交流が促進され、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

また、会議室や打ち合わせ場所とは別に、社内にオープンスペースをつくれば、業務に限定されないさまざまな話題が生まれるコミュニケーションスペースが実現します。観葉植物が設置された「オフィスグリーン」を導入すれば、心理的なリラックス効果を生み、コミュニケーションの活性化にも有効でしょう。

1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングを実施することで、上司と部下が直接コミュニケーションを取る機会がつくれます。1on1ミーティングでは、仕事の進捗状況や悩みごとなどについて、上司と部下が率直に話し合います。

1on1のフィードバックを通じて、従業員は自分が尊重され理解されていると感じ、信頼関係の構築やコミュニケーションの活性化につながるはずです。

メンター制度の導入

メンター制度を導入すれば、先輩社員と後輩社員が交流する機会を構築できます。メンター制度では、先輩社員が後輩社員の指導・助言を行うことで、後輩社員の成長を支援し、社内コミュニケーションの強化にもつながります。

社内報の発行

社内報を発行することで、従業員同士の情報共有やコミュニケーションの促進が可能です。社内報では、重要な報告や業績の情報のほか、社員の活躍やイベントの告知など、従業員が興味を持てるようなユニークな情報を掲載するとよいでしょう。

社内コミュニケーションの活性化に役立つツール

社内コミュニケーションの活性化に役立つツールを紹介します。

グループウェア

グループウェアは、社内のコミュニケーションとコラボレーションを可能にし、プロジェクトの進捗や業務の効率化を目的としたツールです。チャット、フォーラム、掲示板など、異なる形式のコミュニケーションをサポートする機能を備えています。

グループウェアには、スケジュール管理、電子メールとメッセージ、Web会議、ドキュメント管理、タスク管理、ワークフローなど多くの機能があり、導入することで社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にし、社内の情報共有をスムーズにするツールです。

メールでは不要な定型文が多かったり、数名で行うプロジェクトの際に意見交換がしにくかったりといった問題がありました。ビジネスチャットは、より気軽にメッセージのやりとりができるので、コミュニケーションがより活発になります。

また、個別のチャットだけでなく、グループチャットも可能で、プロジェクトごとや部署ごとにコミュニケーションができるだけでなく、情報のストックも可能にしてくれるツールです。

社内SNS

社内SNSとは、利用用途を社内に限定したコミュニケーションツールのことで、気軽に情報を発信できることが特徴です。

社内SNSは、メールのような形式ばった挨拶文を入れずにやり取りできる点がメリットで、従業員同士がプライベートな話題や仕事に関する情報をすぐに共有できる環境を提供します。これにより、従業員同士の交流が深まり、情報共有が促進され、社内コミュニケーションを活性化できます。

Web会議システム

Web会議システムは、リモートでのオンライン会議を可能にし、場所にとらわれずにコミュニケーションが取れるツールです。また、画面共有やコラボレーション機能もあり、効率的な社内ミーティングを実施できます。

情報共有ツール

情報共有ツールは、業務上必要な情報やナレッジを社内で簡単に共有するためのツールです。検索機能やタグ付けなどのタスク管理機能もあり、必要な情報がすぐに見つけられ、新たな知見を生み出すことにも役立ちます。

チャットとメッセージ、スケジュール管理、コラボレーション機能、タスク管理などを備えたツールもあります。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールは、ファイルや資料の共有や管理を容易にするツールです。検索機能やバージョン管理、同時編集や共同作業といった機能もあり、チームでの作業をスムーズに進められます。

アクセス制限やバックアップ機能などのセキュリティ対策により、社内の重要なファイルやデータを安全に保管できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、個人やチームが仕事やプロジェクトを効果的に計画・追跡・実行するためのツールです。タスクの作成、担当者の指定、期限の設定、進捗の追跡、優先順位の付与など、さまざまなタスクに関する情報を管理するのに役立ちます。

タスク管理ツールでは、チームメンバーとタスクを共有し、コメントやファイルの添付、通知やアラートなどを通じてコラボレーションを促進できます。

社内ポータル

社内ポータルは、企業内での情報のアクセスやコミュニケーションを効率的に行うためのWebベースのツールです。社内ポータルは、従業員が必要な情報に迅速にアクセスでき、組織全体のコミュニケーションとコラボレーションを促進するよう設計されています。

社内ポータルの主な機能としては、検索機能、ワークフロー、コミュニケーション機能、スケジュール管理、プロジェクト管理、勤怠管理などが備わっています。

社内コミュニケーション活性化の取り組み事例

国内企業の社内コミュニケーション活性化の取り組み事例をいくつか紹介します。

株式会社メルカリ

フリマアプリの「メルカリ」を運営する株式会社メルカリでは、社内コミュニケーションを活性化するため、「シャッフルランチ」という取り組みを導入しています。

シャッフルランチでは、毎週異なる部署からランダムに選ばれた5～6人のチームでランチを一緒に食べます。これにより、部署を超えた交流が促進され、新しい仲間との出会いも生まれるとのこと。社内コミュニケーションに、定期的に異なる部署の視点を取り入れることで、仕事の質の向上にもつながるそうです。

メルカリではそのほか、新入社員がメンターと一緒に社内のさまざまなチームの人とランチを共にする「メンターランチ」や、新入社員と役員の懇親のための「ウェルカムランチ」なども活用しています。

パナソニックホールディングス株式会社

日本を代表するグローバル企業のパナソニックホールディングス株式会社では、非常に多くのキャリア採用者が入社するようになりました。キャリア採用者は、新卒で入社した社員と比べて相談し合える同期が少ないという課題があります。

一方、キャリア採用者は、それぞれ異なる企業や業界での経験を通じて培った、独自の知識を持っています。そこで、そんなキャリア採用者同士が、組織や業務を超えて「バーチャル同期」をつくれる、「キャリアクロスオーバー（キャリクロ）」と呼ばれる社内コミュニティを発足させました。

現在は、キャリア採⽤者に限らない多くの社員や経営層までもが参加するコミュニティに成長。立場や所属部署に依存しない、社内情報への公平なアクセスの機会を得られる場としても機能しています。

株式会社SmartHR

クラウド人事労務ソフトを提供する株式会社SmartHRでは、社内コミュニケーションを活性化させるために、オフィスにバーカウンターを設置しました。

社内にバーカウンターを設置することで、従業員同士のコミュニケーションやコラボレーションが増え、より前向きで生産的な職場の雰囲気につながったとのこと。同社では18時半以降、社員がアルコールを飲むことを許可しており、リラックスしたオープンな環境を作り出しています。

SmartHRでは、オープンなオフィススペースと透明性のあるコミュニケーションが、社内のコミュニティ意識を促進し、創造性が育まれることを重要視しているとのことです。

株式会社ファーストリテイリング

「ユニクロ」を展開する株式会社ファーストリテイリングでは、店舗のスタッフ・店長が、直接、本部社員・経営者と現場の課題を議論し、解決策の結論づけまで行う「店舗課題解決ダイレクトミーティング」を年4回開催しています。

また、サステナビリティ教育の強化と社内コミュニケーションの活性化のために、サステナビリティレポートやユニクロのサステナビリティ冊子「服のチカラ」などの発行物を、従業員教育へ活用。また、本部だけでなく店舗向けにも定期的にサステナビリティに関する情報共有をすることで、全従業員の理解の強化につなげています。

社内コミュニケーションの活性化で競争力の強化を！

社内コミュニケーション活性化の重要性とメリット、活性化のための方法とアイデア、役立つツールや取り組みの事例を紹介しました。

今では多くの企業が、従業員のモチベーション向上や離職を防ぐために、社内コミュニケーション活性化のためにさまざまな取り組みを行っています。それらは将来的に、企業の競争力の強化や持続的な成長につながるからにほかなりません。

人材が資本である企業だからこそ、人と人とのコミュニケーションは大切にしなければなりません。ぜひあなたの会社でも、今回紹介した社内コミュニケーション活性化の方法を参考にしてみてください。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計1,200社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}