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転職活動の書類選考とは?通過するための基準や対策・期間・返信方法

最終更新日:
書類選考の一般的な期間は2週間程度、通過率は30%です。現在ではメールでの結果連絡が一般的ですが、早すぎるとブラック企業かと不安になりますし、遅いと不採用なのではないかと不安になります。書類選考を通過するコツや返信方法など、書類選考にまつわる求職者が知っておくべきことについて解説します。

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転職活動における書類選考とは

転職活動で企業に応募するとき、企業側はあなたのことを知るために多かれ少なかれ選考を行います。中でも序盤に履歴書や職務経歴書の提出を求められることがあります。これがいわゆる「書類選考」と呼ばれるものです。

書類選考は転職活動における選考の重要なポイントで、面接に入る前に求職者の情報を企業側が把握するためのステップです。人事担当者が応募者全員と面接すると時間と手間がかかるので、応募者をふるいにかける目的で行われます

また、ふるいにかける意図はなくても応募資格を満たしていない応募者を弾いたり、選考の優先順位を決めたりする場合もあります。応募書類の種類・形式・審査基準などは企業によって異なるので、各企業の要求に即した書類を提出しなければなりません。

書類選考の期間と基準

事情は各企業によって異なりますが、一般的な企業に共通している書類選考の期間と基準などを紹介します。

書類選考の期間

書類選考のステップは書類が到着してから2週間程度、もしくは10営業日程度で結論を出す企業が多いです。この期間は目安なので企業の事情によっても変化します。2週間以上返事がないからといって、書類選考を通過できていないとは限らないので安心してください。

結果連絡が遅いのは見込みがない?

企業からの結果連絡が遅い場合としては、次のような理由が考えられます。

下記のような事情はどこの会社でも発生しうることなので、選考を通過していても連絡が遅いというケースもあります。連絡が遅いから見込みがないと考えるのは早計なので、過度に不安になる必要はありません。

【結果連絡が遅くなる理由】

  • 人事担当者が少ない
  • 時期的に忙しい
  • 想定よりも応募人数が多い
  • 応募者が集まるまで待っている

結果連絡が早すぎるのは注意すべきか

結果連絡が目安よりも早い場合は、それほど人材が不足している会社でブラック企業ではないかと疑うかもしれません。

しかし連絡が遅い場合と同様に、企業によっては優良企業であっても早く連絡をくれる場合があります。どうしても気になる場合は、転職サイトの口コミなどで企業の評判を確認してから信用できる企業かを判断した方が良いです。

結果連絡の催促・確認は控えるべきか

結論からいうと結果連絡の催促や確認は一般的に控えたほうがいいです。採用担当者はあなただけを見ているわけではないので、催促することはあまり印象は良くありません。ただ、もともと予定されていた連絡時期を大幅に過ぎていたり、2週間以上連絡が来なかったりする場合は、結果連絡の時期を再度訪ねてみても大丈夫です。その場合には急かすような言葉遣いは避け、丁寧に対応することを心がけましょう。

書類選考後の面接

基本的に書類選考後は面接に進むケースが一般的です。

企業の人事担当者は、書類選考の段階で応募者の志望動機や自己PR、前職の退職理由などをチェックしているので、少なくとも一次面接の段階では応募書類をベースに面接が進みます。

よって、面接対策では書類で求められた内容を中心にして、それをより詳細に伝えられるように訓練した方が良いでしょう。

書類選考の通過率

結果連絡までの期間と並ぶ求職者の書類選考に関する関心事が書類選考における通過率です。これについて説明します。

書類選考の平均通過率

一般論として書類選考の平均通過率は30%程度だと言われています。

30%という数字は一般論で、転職市場で価値が高かったり、企業のニーズと一致していたりする人材の通過率は平均よりも高くなります。ただあくまでも平均は30%なので、短期間での内定獲得を目指すなら、6~10社は同時に応募しておいた方が良いでしょう。

通過確率を上げる方法

通過率を上げるには次の方法で書類を作成することが重要です。

  • アピールポイントを明確に記載する
  • 第三者に書類を確認してもらう
  • 主張を伝わりやすくする
  • 誤字脱字をなくす

4つすべてに共通しているのは「採用担当者の立場に立って考えること」です。採用担当者は非常に多くの書類を目にしています。主張が明確で読みやすい書類でないと読む気が失せてしまうこともあるでしょう。会う前に自分の魅力を減少させてしまわないよう、細心の注意を払いましょう。

書類選考通過メールの返信

書類選考を通過した場合、メールで連絡が来ることが多いです。書類選考通過メールに対する対応方法について説明します。

通過メールの返信の仕方

通過メールは一次面接の日程告知や日程調整の相談メールとなっているケースが多いので、早めに返信しなければなりません。

メールの返信の仕方としては次のような文例が考えられます。

書類選考に通過した場合の返信例

書類選考に通過して、かつ日程調整の必要がないメールが送られてきた場合は、次の選考に進む旨と連絡へのお礼メールを送ります。

タイトル:書類選考通過の通知のお礼【氏名】 本文: 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 (名前や部署がわかっている場合はその方に) お世話になっております。 (氏名)と申します。 このたびは、書類選考通過のご連絡および次回選考のご案内をいただきまことにありがとうございます。 このような機会を設けていただき大変感謝しております。 今後に選考も身を引き締めて臨む所存ですので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

日程調整をするときの返信例

送られてくる通過メールには次回の面接の日程調整が必要なケースもあります。

タイトル:書類選考通過の通知のお礼および日程につきまして【氏名】 本文: 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 (名前や部署がわかっている場合はその方に) お世話になっております。 (氏名)と申します。 このたびは、書類選考通過のご連絡をいただきまことにありがとうございます。 よりいっそう、身を引き締めて選考に臨む所存です。 また、いただいたメールにあった日時の件ですが 以下の時間帯、ご都合いかがでしょうか。 ・○月○日(○) ○時~○時 ・○月○日(○) ○時~○時 ・○月○日(○) ○時~○時 上記の日程でどうぞご検討いただけましたら幸いです。

不採用通知メールが届いた場合

書類選考通過メールだけではなく、不採用通知もメールで届く場合があります。

不採用通知メールに関しては返信しても結果が覆るわけではありませんし、返事をもらっても先方も返信しづらいので、返信する必要はありません。

書類選考で辞退する方法

他の企業の選考状況によっては、選考を辞退するパターンも考えられます。

ただし、一度辞退すると後からその企業に応募したいと思っても再応募ができないため、よく考えてから選考辞退のメールを送りましょう。

選考辞退のメールとしては次のような文例が考えられます。

タイトル:書類選考通過の通知のお礼および辞退のお願い 【氏名】 本文: 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 (名前や部署がわかっている場合はその方に) お世話になっております。 (氏名)です。 このたびは書類選考通過のご連絡および次回選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 せっかくの機会を頂戴し、大変光栄に存じますが、一身上の都合により、今後の選考について辞退させていただければと存じます。 貴重なお時間をいただいたのにも関わらずこのような形となってしまい、誠に申し訳ございません。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

書類選考で落ちる原因

書類選考の平均通過率は30%程度ですが、中にはこの確率以上に書類選考を通過できない方も存在します。書類選考で落ちる原因の典型例について説明します。

通りにくい企業ばかり応募している

まず書類選考が通らない方の特徴として多いのが、通りにくい企業に応募している場合です。

会社が求める人材像と自己アピールがマッチしていない、会社の方向性と自分のやりたいことがマッチしていない場合は、書類選考を通過できる確率は低くなります。

また少数ですが、基本的なマナーがなっていないと判断され、落とされている場合も考えられます。

履歴書・職務経歴書の書き方が悪い

履歴書や職務経歴書の誤字脱字、文字や文章の読みにくさで落ちているケースも考えられます。

一般的に人事担当者は一度に大量の応募書類を読むので、書類選考の後半は集中力が落ち、わかりにくい文章は頭にはいりにくく、印象も悪くなってしまいます。

わかりやすく読みやすい履歴書・職務経歴書を書くように心がけてください。

応募内容・条件を満たしていない

応募内容や条件を満たしていないケースも考えられます。

いくら熱意があったとしても、企業が募集要項で記載している経験やスキルを満たしていない場合は、容赦なく落とされる可能性があります。

書類選考の通過確率を高めたい場合は、自分が応募内容・条件を満たしている求人に応募するべきです。

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書類選考の突破率を上げて転職を成功させよう

書類選考の通過率は一般的に30%程度のため、内定を獲得するためには同時に何社か応募した方が良いです。

ただし、いくら応募してもピントが外れていては書類選考を通過できません。書類選考を通過するためには、受かりそうな求人に応募することや、履歴書や職務経歴書の作り込みが必要です。

書類選考は1週間から2週間程度かかることが一般的なので、すぐ企業から返信がもらえないからといって、焦る必要はありません。

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転職活動への準備も万全にしておこう

転職活動では、転職サイトを選ぶだけでなく入念な事前準備をしておくことがおすすめです

まずは転職に最適な時期を把握し、自身の年齢や職業に合わせたサイトに登録、履歴書や職務経歴書の準備をして、面接マナーなどを知っておきましょう。

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