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テレワークで効率あがった?ツール利用に明暗 - アフターコロナへ向けて考えたいこと

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緊急事態宣言終了とともに在宅勤務をやめた、あるいは出社頻度を増やした企業が多くみられます。原因の一つが慣れない環境下での生産性低下。しかし、コロナ収束後もテレワークを利用する機運は続くと考えられます。テレワーク成功の鍵を握るクラウドツール利用。アフターコロナへ向けて見直しませんか?

これからのテレワークで考えたいこと

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策で在宅勤務が急増しました。テレワーク経験者がそのメリットを挙げる一方、在宅勤務で生産性が下がったとする否定的な意見も日本では強く、緊急事態宣言解除を機にテレワークをやめた企業が多くみられます。

しかしコロナ収束後もテレワークは拡大していくと考えられます。例えば、猛暑、酷暑が当たり前になって、気温が40℃に達する日も珍しくなくなった今、通勤せずに済むメリットは大きいでしょう。BCP(事業継続計画)策定に関連して、リスク分散目的で恒久的なテレワーク制度を検討している企業もあります。

ICTシステムや就労規則を見直し、いつでも在宅勤務できる体制にしておけば、緊急時でも業務を続けられます。在宅勤務が可能な業種、職種なら、実体験を通じて明確になったデメリットを分析して、在宅勤務しやすい環境を整えておくのがよいでしょう。

全国の1万2,000人以上を調査

NIRA総合研究開発機構(NIRA総研)と慶應義塾大学が共同で公表した「第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書」は、全国の1万2,000人以上から得た回答を集計していて、現状を俯瞰するのに役立ちそうです。

テレワーク実施ピークは4、5月

6月時点でテレワークを行っている人に対してテレワークの利用開始時期を尋ねたところ、「2020年1月より前」が23%、「2020年2~3月」が20%、「2020年4~5月」が57%となりました。つまり、日本では新型コロナウイルスが問題視されて以降、特に緊急事態宣言が発出されてから始めた人が目立ちます。

テレワーク利用率は、全国平均および東京圏(東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県)とも4月から5月がピークで、いずれも6月に入ると下がってしまいました。

テレワーク率 1月 3月 4~5月 6月
全国平均 6% 10% 25% 17%
東京圏 10% 17% 38% 29%

全国および東京圏の平均テレワーク利用率 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

地域別では、6月時点で東京都が33%、神奈川県が27%、埼玉県と千葉県が23%となり、東京圏が上位4地域を占めています。テレワーク率は全国的に高まっているものの、上昇ペースは東京圏が特に速く、利用率の地域差は広がっているそうです。

居住地でみた都道府県別テレワーク利用率 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

実施頻度も時間も増加

政府がテレワークや在宅勤務を推奨したとしても、業種や業務によっては対応不可能です。ただし、業務プロセスや人員配置などを調整することで、それまで無理だと諦めていた職場でも実行できる可能性があります。

テレワークに関する勤務先の方針を調べたところ、多くはないもののテレワークを選べなかった人の割合が減っていました。「指示・要請や推奨もされずテレワークを選択できなかった」という回答は、3月が68%、6月が58%といった具合です。また、テレワークするしかなかった、テレワークを自由に選択できたという回答は増えていて、全体的にテレワーク化が進んでいました。

テレワークに関する勤務先の方針 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

テレワークをする人や職場が増えるのにともない、テレワークの実施頻度も高まっています。1月に38%だった「週1日以下」の割合が6月には19%へと下がり、1月に21%だった「週5日以上」が6月には27%へ増えました。

テレワークでの勤務の頻度 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

1週間の平均労働時間をオフィス就労とテレワーク就労で分けると、6月にはテレワークによる労働時間の方が長くなっています。「頻度だけではなく、労働時間としてもテレワークは着実に進展している」のです。

就労形態 1月 3月 6月
オフィス 25時間 19時間 16時間
テレワーク 14時間 19時間 23時間

テレワークを利用している人の職場とテレワークによる勤務時間の変化 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

テレワークは効率が下がる?

このようにテレワークは着実に広まっていますが、メリットを感じている人はあまり多くないようです。通常通りの勤務とテレワーク勤務を比較して、仕事の効率に変化がなく同じだけの成果が得られる場合を100として評価してもらったところ、両者に大きな相違はありません。

しかし、「100」、つまり「仕事の効率が変わらない」と考える人の割合は、「テレワークを利用していない人」が50%だったのに対し、「テレワークを利用している人」は29%にとどまり、差が開きました。

回答の分布をみると、「テレワークを利用している人」は効率が50から90に下がったとする人が目立ちます。反対に、効率が上がったとする人も「テレワークを利用していない人」より多く、評価が分かれました。

仕事の効率の変化 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

25%がコミュニケーションツールを利用

テレワークによって仕事や生活がどう変化したかについては、「同僚や社外の人とのコミュニケーションのしやすさ」や「仕事のアドバイス・相談・指導を行ったり、受けること」、「組織・事業としての結束や一体感」が減少した、という回答が多く選ばれました。コミュニケーション不足を感じる人が、テレワークで効率が低下したと考えているのかもしれません。

コミュニケーションを活性化させるツールとして、今はWeb会議システムチャット社内SNSなどが容易に利用できます。

そうしたICTツールの活用状況を調べたところ、「コミュニケーションの円滑化」ツールの利用率は25%で、「業務管理」(17%)、「共同作業の円滑化」(13%)を上回りました。やはり、仕事を進めるうえでコミュニケーションが重視されていることがわかります。

目的別ICTツール活用状況 出典:NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書

具体的に、導入ツールと導入割合をテレワーク利用/非利用別にまとめると、次のとおり。テレワークの利用状況によってツールの導入割合が大きく異なることがわかります。

コミュニケーション円滑化 テレワーク利用 テレワーク非利用
テレビ会議Web会議 63% 10%
チャットSNSによる社内情報共有 36% 6%
共同作業円滑化 テレワーク利用 テレワーク非利用
ファイル共有・共同作業 30% 6%
リモートアクセス 14% 1%
タスク・プロジェクト管理 7% 1%
業務管理 テレワーク利用 テレワーク非利用
電子決裁 14% 2%
勤怠管理グループウェア 31% 6%
従業員のメンタルヘルスチェック 5% 1%
営業管理 6% 1%
生産管理販売管理在庫管理 5% 2%
採用管理 2% 0%
人事管理 4% 1%
会計管理 5% 3%
オフィス自動化 テレワーク利用 テレワーク非利用
RPA 4% 1%
バーチャルオフィス 2% 0%

※NIRA総研 / 第2回テレワークに関する就業者実態調査報告書を元に編集部で作成

ICTツールの活用は効率向上につながるようで、「テレワークを利用している」にもかかわらずICTツールを活用していない人は、活用している人に比べ、効率低下と認識する傾向が強いそうです。

クラウド型ツールなら場所を問わず接続でき、リモートワークとオフィスワークのハイブリッド運用も可能。ツールを活用してテレワークの作業効率を高め、在宅勤務を行いやすい環境にしていきましょう。

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