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電子保存義務化まで1年半を切る、企業の対応は進んだ? 電帳法対応の現在地

記事の情報は2022-08-17時点のものです。
電子帳簿保存法が2022年1月に改正され、税務書類の電子保存が容易になった一方、電子保存の義務化で業務の見直しが必要になります。ところが、企業の対応はまだ不十分です。義務化が2年先送りされた今のうちに、電子帳票システムを見直すなどしましょう。

電子帳簿保存法改正の概要

企業が日々扱う請求書や領収書などの税務書類について、デジタル化する場合の取り扱い方法が電子帳簿保存法(電帳法)で定められています。その電帳法が2022年1月に改正され、書類を電子保存する際の要件が大きく変わりました。

電子保存が容易に

変更点には、まず要件の緩和があります。

改正前は、紙の請求書などをスキャナーで読み取って電子保存する場合、税務署長の事前承認が必要でした。この承認制度は改正で廃止され、要件を満たす会計システムを使っていれば承認を得ず電子保存できるようになったのです。

電子保存した日時を証明するタイムスタンプも、付与要件が緩和されました。付与期限が延長されたうえ、会計システムによっては付与を省略できます。

こうして、電子データ保存にともなう作業の負荷は、実務実態に沿うかたちで軽減されました。

紙の書類が認められないことも

一方、厳格になった部分もあります。

改正によって、電子データで受け取った書類の電子保存が義務化されました。つまり電子データを紙に印刷したものは、正式な書類と認められなくなるのです。

電子データで受け取った領収書や請求書を印刷して経理部門に提出、という手順で処理をしていた企業もあるでしょう。改正後は、そうしたことが行えません。

違反すると、青色申告の対象外なるおそれがあります。これは納税額の増加につながり、小規模な事業者にとって大きな問題です。

電子保存の義務化は2年先送り

“電子保存義務化”に対しては、企業などから戸惑いの声が上がりました。新たな会計システムの導入や、会計業務の大幅な見直しが必要なため、負担がとても大きいからです。

そこで国税庁は、改正ギリギリになって方針を転換。適切に記帳されていれば紙保存を容認する、としました。

ただし、電子保存の義務化は2年先送りされただけで、今のところ令和6年(2024年)1月より適用される予定です。

企業の対応状況は?

税務書類の電子保存には、いずれ対応しなければなりません。企業は、改正電帳法にどの程度対応しているのでしょう。

プロレド・パートナーズの調査レポート(※1)で確認してみます。

※1 プロレド・パートナーズ『約8割が改正電帳法対応を完了していないと回答、「改正電子帳簿保存法への取り組み実態調査」を実施』, https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000025.000013842.html

8割以上が不十分

この「改正電子帳簿保存法への取り組み実態調査」は、改正から半年ほど後の6月に行われました。

改正電帳法は、請求書や領収書だけでなく見積書や納品書などにも適用されるのですが、それを理解している人は57.8%で、42.2%が認識できていません。つまり、改正電帳法に対応できたと安心しているのに、実は準備不十分な人が大勢いる可能性があります。

そこで、請求書や領収書以外への対応状況を尋ねたところ、「既に対応済み」という回答は17.9%にとどまりました。残りは「現在対応中」が23.8%、「対応方法を検討中」が19.9%で、「まだ対応していない」も38.5%あり、8割以上が不十分な状態です。

電帳法への対応状況 出典:プロレド・パートナーズ / 約8割が改正電帳法対応を完了していないと回答、「改正電子帳簿保存法への取り組み実態調査」を実施

半数は対応方法を決めていない

改正電帳法の対応方法については、「クラウドのサービスを利用する」(24.3%)と「今使用している既存のシステムを利用する」(21.8%)がほぼ同数で、「自社で新たにシステムを構築する」(6.1%)は少数派でした。

問題は「未定/不明」という回答が47.8%もあったことです。

電帳法への対応方法 出典:プロレド・パートナーズ / 約8割が改正電帳法対応を完了していないと回答、「改正電子帳簿保存法への取り組み実態調査」を実施

すでに改正内容の情報は得やすくなっていますし、会計システムなどベンダーも多くが対応済み、もしくは対応方針を公表済みでしょう。この時点で対応できていない、対応方法を決めていないということは、ベンダーからの積極的な働きかけが必要なのかもしれません。

対応していない理由は?

改正電帳法への対応をまだ行っていない企業に絞った調査(※2)もあります。

※2 jinjer『2022年スタート「改正電子帳簿保存法」に向けた対応課題第2位「運用を整備する担当者がいない」、第1位は?』, https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000037.000089626.html

担当者不足、知識不足

この調査の対象者は、改正電帳法に対応できていない企業で経理や財務、人事、総務を担当している人です。挙げてもらった未対応の理由は以下のとおりで、担当者不足、知識不足が目立ちました。

対応していない理由 回答率
システムが導入されていない 41.2%
運用を整備する担当者がいない 31.6%
社内で改正電子帳簿保存法を
理解できている人が少ない
31.0%
自社に電子データに関する
ノウハウがない
24.5%
わからない/答えられない 17.1%
その他 6.2%

電帳法へ対応できていない理由 出典:jinjer / 2022年スタート「改正電子帳簿保存法」に向けた対応課題第2位「運用を整備する担当者がいない」、第1位は?

真剣に受け止める人も少ない

もちろん、電子保存の義務化まで2年を切った以上、すぐにでも対応した方がよいはずです。ところが、未対応なことに危機感があるかどうか尋ねたところ、「あまりない」が28.6%、「全くない」が19.7%と、多くの人が気にしていません。一方、「かなりある」(12.7%)と「ややある」(39.0%)となり、危機感のある人は半数程度です。

電帳法対応状況への危機感 出典:jinjer / 2022年スタート「改正電子帳簿保存法」に向けた対応課題第2位「運用を整備する担当者がいない」、第1位は?

危機感があるという人の約3割は、「社内で対応の必要性が理解されていない」点を問題視していました。改正電帳法への対応を真剣に考えている人は、まだ企業内で多くないようです。

危機感を抱く理由 回答率
対応の計画が立っていない 49.2%
猶予期間が短い 44.6%
デジタル化の波に乗り遅れてしまう 39.6%
社内で対応の必要性が理解されていない 29.6%
わからない/答えられない 2.3%
その他 1.9%

電帳法対応予定に危機感を抱く理由 出典:jinjer / 2022年スタート「改正電子帳簿保存法」に向けた対応課題第2位「運用を整備する担当者がいない」、第1位は?

積極的な情報収集から始めよう

企業にとって、改正電帳法へ対応しない、という選択肢はあり得ません。ペーパーレスや押印廃止の流れから、電子契約は確実に増えていきます。つまり、電子保存の義務化には、必ず対応する必要があります。

電子帳票システム経費精算システム会計ソフトなど関連製品の対応も進んでいますし、電帳法へ対応していることを示す日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)認証も参考になります。思いのほか簡単に、改正電帳法へ対応できるはずです。

こうしたシステムを販売しているベンダーの資料を取り寄せたり、セミナーに参加したりすれば、社内での協力も得られやすくなるでしょう。まずはそこから始めてみませんか。

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