中小企業向け「PBX」おすすめ10選！選定ポイントと導入のメリット

最終更新日：2024-07-29（記事の情報は現在から22日前のものです）

中小企業におすすめのPBXをボクシル編集部が解説。PBXを選定する際のポイントや導入するメリットを解説しています。この記事を読めばどのPBXを導入するべきかどうかが分かります。

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中小企業が抱える通信インフラ管理の課題

PBXを導入していない中小企業が通信インフラ管理で抱えている課題についてまとめていきます。

電話回線の契約・管理が煩雑

中小企業では、複数のサービスプロバイダーとの契約や異なる通信プランの比較が必要であり、電話回線の契約・管理が煩雑になりがちです。たとえば、料金プランの見直しの遅れや不適切なサービスの選択により、コスト増加やサービスの中断が発生する可能性があります。

さらに、契約内容の複雑さにより、適切なサービスの選定が困難になることもあります。

外線着信の取り逃しや対応漏れ

中小企業における外線着信の取り逃しや対応漏れは、顧客満足度の低下やビジネス機会の損失に直結する重要な課題です。これは、適切なコール管理システムの不在やスタッフの対応能力不足、ピーク時のコール量の増加によって引き起こされます。

特に、顧客からの重要な連絡を逃すことは、信頼性の損失や潜在的な収益の機会を逃しかねません。

社内通話の連携が不十分

中小企業において、社内通話の連携が不十分であることは、業務効率の低下を招く大きな課題です。内線システムの機能不足や従業員間のコミュニケーションの欠如が原因で、情報の伝達が遅れたり、誤解が生じたりすることがあります。

特にリモートワークが普及する中で、遠隔地からのアクセスやモバイルデバイスとの連携が求められていますが、既存のシステムではこれらのニーズに応えることが難しいのが現状です。

PBXを導入するメリット

中小企業がPBXを導入して得られるメリットは次のとおりです。

電話回線の契約・管理の効率化

PBXを導入することで、中小企業は電話回線の契約と管理を大幅に効率化できます。複数のサービスプロバイダーとの契約を一元管理し、内線と外線の切り替えをスムーズに行えます。これにより、通信コストの削減、料金プランの最適化、不要なサービスの削除が容易になり、経費の削減に直結します。

また、管理の手間を減らすことで、他の業務に注力できる時間が増え、全体的な業務効率の向上に寄与します。

外線着信の取り逃しや対応漏れを防ぐ

PBXを導入することで、外線着信の取り逃しや対応漏れを大幅に減少させられます。PBXシステムには、自動コール配分や着信制御などの機能が備わっており、これにより、顧客からの重要なコールを確実に捕捉し、適切な担当者に迅速に転送可能です。

また、不在転送や応答遅延転送などの機能により、もし担当者が席を外していても、他のスタッフが対応できるようになっています。これにより、顧客サービスの質の向上とともに、ビジネスチャンスの損失を防げます。

災害対策

PBXでは、クラウドバックアップや自動切替が可能なため、災害時でも迅速に通信環境を復旧できます。たとえば、災害発生時に主要なサーバーがダウンした場合でも、クラウドバックアップを利用して瞬時に代替サーバーに切り替え可能です。

さらに、自動切替機能により、通信が途絶えることなく継続されるため、業務の中断を最小限に抑えられます。これにより、停電や地震などの自然災害が発生しても、重要なコミュニケーション手段を確保し、迅速な対応が可能になります。

災害時にも通信を維持

災害時における通信維持は、中小企業にとって非常に重要な課題です。クラウドPBXは、その解決策として非常に有効です。クラウドPBXはインターネットを介して機能するため、停電や電話網の障害があっても、インターネットが利用可能であれば通信を維持できます。

また、スマートフォンやPCを内線電話として使用できるため、オフィス外からでもビジネスの継続が可能です。

PBXを選定する際のポイント

中小企業がPBXを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

予算と規模に合ったプランか

PBXを選ぶ際には、コストパフォーマンスを最大化するため、予算と規模に合ったプランかどうかを確認することが重要です。中小企業は限られた予算内で最大の効果を得ることが求められます。

たとえば、小規模な会社では初期費用が低く、月額費用も手頃なプランを選ぶと良いでしょう。また、従業員数や将来的な拡張性も考慮して、利用するプランを選ぶことが大切です。必要に応じてプランをアップグレードできる柔軟性があるかどうかもチェックしましょう。

必要な機能を備えているか

PBXを選ぶ際には、業務効率を最大化するため、必要な機能を備えているかどうかを確認することが重要です。企業のコミュニケーションニーズに応じた機能が揃っているかをチェックしましょう。たとえば、コール転送や留守番電話機能、自動応答システムなど、日常業務に欠かせない機能が含まれているか確認が必要です。また、コール履歴の管理や通話録音機能など、顧客対応の品質向上に寄与する機能も重要です。

クラウドPBXの場合、インターネット接続が安定しているか、モバイルデバイスからのアクセスが可能かどうかも確認ポイントです。加えて、将来的に必要となる可能性がある新機能の追加やシステムアップデートが簡単に行えるかも考慮しましょう。

導入・運用サポートが充実しているか

PBXを選ぶ際には、トラブルを最小化するため、導入・運用サポートが充実しているかどうかを確認することが重要です。技術サポートの質と対応速度は、日々の業務の円滑な進行に直結します。たとえば、24時間対応のカスタマーサポートがあるか、導入時の設定支援やトレーニングが提供されるかを確認しましょう。

新しいシステムの導入は従業員にとってストレスになることが多いため、初期設定や操作説明をしっかりとサポートしてくれるサービスは大きな安心材料です。また、運用中の技術サポートやメンテナンスサービスが充実しているかも重要です。定期的なシステムメンテナンスやトラブル時の迅速な対応が可能なサポート体制を持つプロバイダーを選ぶことで、長期的な安心と安定した運用が期待できます。