不動産業界向けメール共有システム5選！サービスの選び方や導入メリット

不動産業界で活用できるメール共有システムの機能

メール共有システムとは、複数の担当者間で顧客とのメールのやり取りを一元管理し、共有するためのシステムです。受信メールの自動振り分け、共有メールボックスの作成、メールテンプレート、顧客情報との連携などの機能があります。

不動産業界ではこれらの機能によって、顧客からの問い合わせ対応の効率化や情報共有の促進、顧客管理の強化などを実現します。たとえば、物件に関する問い合わせを自動で担当者に振り分けたり、チーム全体で顧客とのやり取りを把握したり、過去のメール履歴を参照しながら顧客対応を行えます。

メール共有システムを導入するべき企業

メール共有システムは次のようなケース・企業に適しています。

• 顧客情報の一元管理ができていない企業
• 複数拠点で情報共有が滞っている企業
• 業務効率化を進めたい企業

顧客情報の一元管理ができていない企業

顧客情報は不動産業務の生命線ともいえます。しかし、顧客情報が個々の担当者のPCや紙媒体で管理されている場合、情報共有が難しく、顧客への対応も遅れがちです。

メール共有システムは顧客とのやり取りを一元管理し、全社的な情報共有基盤を構築します。

複数拠点で情報共有が滞っている企業

支店や営業所など、複数の拠点で事業を展開している不動産企業では、拠点間の情報共有がスムーズに行われないケースも少なくありません。メール共有システムは物理的な距離に関係なくリアルタイムに情報を共有し、組織全体の連携を強化します。

業務効率化を進めたい企業

不動産業界では、顧客対応や物件情報の管理など、多くの業務を抱えています。メール共有システムを導入することで、これらの業務を効率化し、貴重な時間をより重要な業務に充てられるようになります。

たとえば、定型文の登録や自動返信機能を活用することで、顧客対応にかかる時間の削減が可能です。

不動産業界における情報共有に関する課題

メール共有システムを導入していない企業が情報の管理・共有で抱えている課題としては次のようなことが挙げられます。

• 顧客情報の一元管理が困難
• 問い合わせ対応の属人化
• 情報共有のタイムラグ

顧客情報の一元管理が困難

不動産業界では、顧客情報が個々の担当者に分散しているケースも多く、情報の一元管理が難しいです。たとえば、顧客の連絡先や物件の希望条件、過去の取引履歴などが、担当者のPCや手帳などに分散して保存されている場合、ほかの担当者は情報をなかなか見つけられません。

顧客への対応が遅れたり、適切な情報提供ができなかったりといった問題につながってしまいます。

問い合わせ対応の属人化

顧客からの問い合わせ対応が個々の担当者に依存している場合、担当者の不在時や退職時に対応が滞ってしまいます。また、担当者によって対応の質にばらつきが生じる可能性もあり、顧客満足度の低下につながる懸念があります。

情報共有のタイムラグ

不動産業界では、物件情報や市況の変化など、常に最新の情報を把握しておく必要があります。しかし、情報共有が口頭や紙媒体などにより行われている場合、情報伝達のタイムラグが発生します。

たとえば、成約済みの物件情報が共有されずに、別の顧客に紹介してしまうといったミスも起こりかねません。

不動産業界の課題をメール共有システムで解決できる理由

不動産業界では、「顧客情報の一元管理が困難」「問い合わせ対応の属人化」などの課題がありますが、メール共有システムを使えばそれらの課題も解決できます。

これらの課題を解決できる理由を、メール共有システムの機能や詳細とともに説明します。

チーム全体でリアルタイムな顧客情報にアクセスできる

メール共有システムを導入することで、顧客情報や問い合わせ履歴などを一元管理し、チーム全体でリアルタイムにアクセスできるようになります。

そのため、担当者の不在時や引継ぎ時でも、顧客への対応が滞ることなく、情報の共有や連携はスムーズになるでしょう。

問い合わせ履歴を共有し、迅速かつ適切な対応を可能に

顧客からの問い合わせ履歴を共有することで、過去のやり取りや対応状況を把握し、誰でも迅速かつ適切な対応を行えます。また、過去の問い合わせ内容を分析することで、顧客ニーズの把握やサービス改善にも役立てられます。

最新情報を即時に共有し、意思決定の迅速化を促進

物件情報や市況の変化など、不動産業界では常に最新の情報を共有することが重要です。メール共有システムを活用すれば、これらの情報を即時に共有し、迅速な意思決定と対応が可能です。

たとえば、物件の成約情報や価格変更などをリアルタイムに共有することで、機会損失を防ぎ、顧客満足度向上にも貢献します。

メール共有システムの選び方

メール共有システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

不動産業界特有のニーズに対応しているか

不動産業界では、物件情報や顧客情報など、扱う情報の種類や量が膨大です。物件管理システムや顧客管理システムとの連携機能、不動産特有の専門用語に対応した検索機能など、業界特有のニーズに対応していることを確認しましょう。

顧客情報との連携機能が充実しているか

顧客情報と連携することで、メール対応履歴と顧客情報を紐づけて管理し、よりパーソナルな顧客対応が可能になります。顧客管理システムとの連携機能が充実しているか、API連携は可能かなどを確認しましょう。

セキュリティ対策が万全か

メール共有システムは顧客の個人情報や機密性の求められる物件情報を取り扱うため、セキュリティ対策が非常に重要です。メールの暗号化やアクセス制限、不正ログイン対策など、強固なセキュリティ対策が施されていることを確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

導入時のサポートや操作方法に関する問い合わせ対応など、サポート体制が充実していることを確認しましょう。特に、システムトラブル発生時の対応や復旧体制は重要です。

費用対効果は高いか

初期費用や月額料金だけでなく、導入による業務効率化や生産性向上などの効果も考慮し、費用対効果が高いシステムを選びましょう。無料トライアル期間がある場合は、実際に使用してみて使い勝手や機能を確認しましょう。

操作性・UI/UXが優れているか

直感的に操作できるか、見やすい画面設計になっているかなど、操作性やUI/UXが優れているかも重要な選定ポイントです。使いにくいシステムでは、業務効率が低下したり、従業員の負担が増えたりするかもしれません。

将来的な拡張性があるか

将来的な事業拡大や業務の変化に対応できるよう、拡張性の高さも確認しておきましょう。たとえば、ユーザー数やストレージ容量の追加、他システムとの連携機能の拡充などが柔軟に行えるかを確認します。

不動産業界におすすめのメール共有システム5選

不動産業界におすすめのメール共有システムを紹介します。それぞれの特徴や機能についても触れているため、これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

• メッセージングやヘルプセンターなど、顧客対応の効率化に役立つ機能
• AIボットや最適な担当者への自動割り当てなどにより、業務を自動化
• 分析・レポーティング機能を搭載しており、データ活用で業務の品質と効率を高める

Zendeskは、1つの管理画面からまとめて問い合わせを管理できるカスタマーサポートソフトウェアです。社内外のチームとの連携やAIによる自動化機能が搭載されており、オムニチャネルなカスタマーサービスを実現します。

• 対応状況に応じてタブにメールを自動で振り分け、対応の漏れや重複を防ぐ
• チームの対応履歴を時系列で一覧表示し、すぐに状況を把握できる
• メールアドレスや電話番号を顧客名に紐づけて管理できる顧客情報管理機能がある

メールディーラーは、チーム全体の対応状況を見える化し、問い合わせ対応の漏れや遅れを防ぐメール共有システムです。対応履歴や週計レポートの機能が搭載されており、対応状況と自社の課題を可視化できます。

• 電話やメール、チャット、LINE公式アカウントなどのチャネルを統合できる
• 会社HPのフォームへの問い合わせもRe:lationの受信箱へ転送できる
• 応対状況を6つのステータスで見える化し、対応漏れを防ぐ

Re:lationは、電話やメールなどの問い合わせ対応を統合できるメール共有システムです。AIによる業務効率化やChatworkとの連携機能が搭載されており、効率化と対応漏れ防止を両立できます。

• 月額600円（税抜）、5ユーザーから利用でき、小規模チームでも使いやすい
• 余計な機能がなく、ITツールに不慣れなスタッフでも使いこなせる
• 絞り込みとは別にフォルダを作成でき、メールを整理・処理しやすい

サイボウズ メールワイズは、小規模チームでも利用しやすいメール共有システムです。時系列での対応履歴管理やコメント機能が搭載されており、チーム内の情報共有を効率化できます。

• メールやフォーム、電話、チャットなどのチャネルを自動で一元管理
• 担当やグループへの自動割り当て、チームチャットなどチームワークに役立つ機能を搭載
• FAQやチャットボット、カスタマーポータルで対応工数を削減

Freshdeskは、問い合わせ対応のDX化を推進できる問い合わせ管理システムです。問い合わせの自動タスク化やヒアリング防止のためのテンプレート機能が搭載されており、問い合わせ対応の漏れやミスを防止できます。

自社に最適なメール共有システムを導入しよう

不動産業界における情報共有の課題は、顧客満足度の向上や業務効率化を妨げる大きな要因となります。メール共有システムの導入は、これらの課題を解決し、企業の成長を促進するための有効な手段です。

顧客情報の一元管理、問い合わせ対応の効率化、迅速な情報共有など、メール共有システムがもたらすメリットは多岐にわたります。しかし、最適なシステムを選ぶためには、不動産業界特有のニーズや自社の課題を明確にし、機能やセキュリティ、サポート体制などを比較検討することが重要です。

この記事で紹介した選び方やおすすめシステムを参考に、自社に最適なメール共有システムを導入し、業務効率化と顧客満足度向上を実現しましょう。