保険代理店向けグループウェア比較おすすめ5選！課題と解決策・導入事例

「グループウェアを導入するにあたり、サービスの機能を比較したい！」というあなたは、無料でダウンロードできるグループウェアのサービス資料で比較・検討するのがおすすめです。

保険代理店の現状と課題

まず、保険代理店の現状と課題からみていきましょう。

保険代理店の現状

国内の保険代理店は、少子高齢化などの影響により保険加入者が減少傾向にあり、それが契約取扱高の減少につながっています。

保険会社の収益の減少は保険会社のスタッフ数にも影響を与え、それが結果として保険代理店にも大きな影響を与えています。具体的には代理店数の減少であり、今後代理店同士の合併なども増えることが予想されます。

保険代理店の抱える課題

そういった厳しい環境のなかで、各保険代理店では、いかにムダのない効率的な営業を積み重ね、確実に収益につなげていくかが課題となっています。成約率の高い面談をするために、必要な情報の集約による戦略的な営業活動を行うことが求められているのです。

特に個人代理店や組織内に複数の募集人がいる代理店では、組織的な営業の体を成していないケースが多いことが指摘されており、情報の共有と一貫した営業アプローチによる成約率の改善が必要とされています。

保険代理店とグループウェア

そういった課題を解決するための手段として、最近では多くの代理店でグループウェアの導入が盛んになっています。

ここからはグループウェアの概要と機能について解説し、保険代理店に与えるメリットについて説明していきます。

グループウェアの概要

グループウェアとは、主にLAN環境を利用して企業内の複数のスタッフ間で情報共有をしたり、メッセージのやり取りをしたりするためのソフトウェア全般を指します。

業務の効率を向上させるさまざまな機能を搭載しており、テキストファイルをはじめとした情報データを共有状態のまま作成・更新ができるほか、スケジュールの管理や掲示板といった社内コミュニケーションを活性化する機能も取り揃えています。

グループウェアの機能

グループウェアの代表的な機能としては、上述のデータ共有機能（共有フォルダ）やスケジュール管理機能、外出先から顧客検索ができる機能など、営業活動を後押しする有用なものが多くあります。

特に保険代理店向けのグループウェアには、顧客との面談予定や更新期限を一元管理できるものや、商談の進捗状況が一目でわかるような機能をもち、代理店の運営をシステム面で強力にサポートしてくれます。

グループウェア導入のメリット

保険代理店でグループウェアを導入するメリットは次のとおりです。

• 顧客対応の高品質化
• 情報共有インフラの構築
• 顧客情報の最適化・一元化
• オフィス業務にかかる時間の削減

具体的なメリットの内容について解説します。

顧客対応の高品質化

顧客との電話や商談などの対応履歴を残すことにより、より質の高いスピーディーな顧客対応を実現できます。きめ細かい対応によって顧客のリピート率の向上を促し、長期的な利益に結びつけます。

情報共有インフラの構築

全社的な情報共有インフラを構築することで、顧客に関する情報や知識の共有が可能になります。紙ベースでの管理では書類のやりとりや検索に時間がかかりますが、パソコンによる一括検索などにより即時に必要な情報を手に入れられます。

顧客情報の最適化・一元化

顧客情報の整理と体系化によって、組織的に一貫性のある営業アプローチを実現できます。上述のように、特に小規模な保険代理店では、全社的に統一された営業ができていないケースがみられますが、グループウェアの導入によって、組織的に統一された営業がしやすくなります。

オフィス業務にかかる時間の削減

書類申請やデータ入力といった手間のかかる業務を簡略化したり、時間のかかる仕事のプロセスを短縮したりできます。そういった作業にかかっていた時間を、より売り上げにつながる生産性の高い仕事に割り振ることが可能になります。

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グループウェア導入事例

それでは、実際の保険代理店へのグループウェア導入事例をいくつか紹介しておきましょう。

創業10年の保険代理店の事例

ある保険代理店では、多くの情報を紙ベースで管理していたため、企業内に紙が溢れてしまい整理に多大な時間がかかっていました。スタッフが必要書類を見つけるのに時間をとられ、重要な顧客対応や営業にかける時間が削られていたわけです。

そこでグループウェアを導入し、自社の業務に合わせたカスタムアプリを作成することでペーパーレス化を実現し、無駄な作業の短縮化をはかりました。またスタッフ間で営業ノウハウをグループウェア上で共有したところ、営業スタッフ一人あたりの成約率が大幅に向上しました。

保険代理店・人材サービス業を営む企業の事例

人材サービス業務とともに保険代理店業を営む某社では、これまで自社のサーバ室でサーバーを管理するオンプレミスによる管理システムの運用をしてきました。しかし、災害時などのセキュリティの問題や、モバイル環境への対策ができていませんでした。

そこでグループウェアを刷新し、クラウド化とモバイル活用環境の整備を進めることで、セキュリティを高めるとともに、日常業務でのモバイル機器の活用により業務効率が改善しました。またサーバーの管理から解放されたことでコスト削減にも成功し、システムのバージョンアップのたびに余計な時間をかける必要もなくなりました。

代表的なグループウェア5選

保険代理店向けのおすすめグループウェアを紹介します。

本記事で紹介しているグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下からご覧になれます。

• 国内最大級の導入実績
• 直感的でわかりやすいインターフェース
• 先進技術や流行機能を積極実装

desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）は、デスクネッツ・ネオとは国内最大級の導入実績を誇るWEBベースのグループウェアです。直感的でわかりやすいインターフェースと、どんな業界でも活用できる豊富な機能を標準搭載している点が特徴です。ユーザー数も300万人以上ともいわれており、顧客満足度調査においては毎年高い評価を得ています。グループウェアの導入に迷ったらこれを選択しておけば間違いないでしょう。

• 情報配信に掛かる負担の軽減
• 業務の効率化
• 場所を選ばないワークスタイル促進

ひかりクラウド スマートスタディは、伝達事項の閲覧履歴をチェックできるサービスです。コンテンツを配信しても「見ていなかった」というケースを想定して、送信相手の閲覧履歴を確認できます。これを利用すれば、確認した／確認していないのいざこざは解消できます。

• 10年連続国内シェアナンバーワン
• 日本特有のビジネスニーズを反映
• 安心のフォロー体制

サイボウズOfficeは、10年連続国内シェアナンバーワンを誇る代表的なグループウェアです。10,000社以上の顧客の要望を反映することにより、不動産業界を含めた多くの業界が本当に必要とする機能を集約しています。導入形態はパッケージ版とクラウド版があり、自社に適したプランを選択できます。

保険代理店向けには専用のパックがあり、代理店特有の業務を効率化するための機能が豊富で、改正保険業法にも対応しています。

• 代理店向けの業務改善ソリューション
• 顧客情報の最適化・一元化を実現
• 利用側のニーズに合わせて柔軟に対応

保険VOSは、保険代理店の業務を最大限サポートし、顧客対応のコンプライアンスを強化してくれる代理店向けの業務改善ソリューションです。日々の商談履歴は当然のこと、案件管理では保険代理店ならではの事故対応や失効管理にも対応しており、顧客満足度の向上に寄与してくれます。

• 保険代理店業務に特化した顧客・契約管理システム
• 顧客・契約情報を常に自動更新
• 低コストで簡単導入

WiseOffice2は、保険代理店業務に特化した顧客・契約管理システムです。 代理店業務に必要とされる機能が網羅されており、損害保険や生命保険などの商品分野を問わずに管理可能です。クラウド型で顧客・契約情報を常に自動更新できるため、利用側に負担をかけずに最新の状況が確認できるシステムになっています。

新規・苦情・解約といった各種業務記録をプロセスごとに管理するため、戦略的な営業アプローチのための検証・分析に活用できます。

グループウェアを導入して代理店業務をスムーズにする

保険代理店の現状と課題について説明するとともに、その解決のための手段としてグループウェアの導入について解説してきました。

現在、さまざまな業界向けにたくさんのグループウェアが提供されていますが、導入する際にはしっかりとシステムのもつ強みやメリットについて把握し、何のために利用するのかを明確にしておく必要があります。盲目的に取り入れるのではなく、事前に必要な機能を洗い出し、計画的に導入を進めるようにしましょう。

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