中小企業向けのオンラインストレージおすすめ12選！選定のポイントと導入のメリット

オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは

オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上のサーバーを利用してデータを保管・管理するサービスのことです。

ユーザーは自身のパソコンやモバイル端末からインターネットを介してクラウド上のストレージにアクセスし、ファイルのアップロード・ダウンロード・共有などが行えます。

オンラインストレージを利用することで、データの容量不足や紛失のリスクが軽減され、場所を問わずデータにアクセスできるようになるのが大きな特徴です。

クラウドサーバーとの違い

オンラインストレージとクラウドサーバーは、どちらもクラウド上でデータを保管・管理するサービスですが、主な用途が異なります。

オンラインストレージは主にファイルの保管・共有に特化しているのに対し、クラウドサーバーはアプリケーションの実行環境やWebサイトのホスティングなど、より広範囲な用途で利用されます。

また、クラウドサーバーは利用者側で設定やメンテナンスを必要とする場合が多いのに対し、オンラインストレージはサービス提供者側で管理されているため、利用者側の負担が少ない点も大きな違いです。

ファイル共有サービスとの違い

オンラインストレージとファイル共有サービスは、どちらもインターネット上でファイルを共有できるサービスですが、主な目的が異なります。

ファイル共有サービスは、主に他のユーザーとの一時的なファイル共有やファイル転送を目的としているのに対し、オンラインストレージは長期的なデータの保管・バックアップを主な目的としています。

また、オンラインストレージは一般的にファイル共有サービスよりも大容量のストレージを提供しており、セキュリティ面でも強固な暗号化やアクセス制御を施している点が特徴です。

デジタルアセットマネジメント（DAM）システムとの違い

オンラインストレージとデジタルアセットマネジメント（DAM）システムは、どちらもデジタルデータを一元管理するためのシステムですが、主な対象となるデータの種類が異なります。

オンラインストレージはデータの管理や保管することを目的としているため、アップロードするファイル形式は問いません。一方、DAMシステムは写真・動画・音声・3Dデータなど、より多様で高度な形式のデジタルアセットを管理することに特化しています。

また、DAMシステムはメタデータの管理や権利管理、ワークフロー管理など、デジタルアセットに特化した高度な機能を備えている点が特徴です。

中小企業が抱えるデータ保管の課題

オンラインストレージを導入していない中小企業は、データ保管に関して次のような課題を抱えがちです。

そもそもデータの保管ができていない

中小企業では、重要なデータを適切に保管するための仕組みやルールが整備されていないケースも少なくありません。

個人のパソコンやUSBメモリに散在しているデータもあれば、紙の書類のまま保管されているデータもあるでしょう。

そもそもデータを保管する習慣がない企業では、重要な情報が失われるリスクも高くなります。また、データの保管状況が把握できていないと、業務の効率化や生産性の向上も難しくなってしまいます。

データの管理や整理が煩雑になっている

データの保管ルールがない状態では、ファイルの命名規則やフォルダ構成がバラバラになりがちです。

各部署や担当者ごとに独自の管理方法を用いていると、データの検索や共有に手間取ります。また、同じようなデータが複数の場所に存在していたり、古いバージョンのファイルが残っていたりと、データの重複や陳腐化も起こりやすくなります。

データの管理や整理に時間を取られることで、本来の業務に集中できなくなってしまうかもしれません。

ファイルへのアクセスや共有、編集に手間がかかる

データが個人のパソコンや部署ごとのサーバーに分散していると、ファイルにアクセスするために時間がかかったり、アクセス自体が難しかったりします。

また、メールやUSBメモリでファイルを受け渡しする際にも、最新版の確認や変更履歴の管理が難しくなります。

さらに、複数人で同じファイルを編集する場合、上書き保存によるデータの不整合や、編集中のファイルがロックされてしまうといった問題が発生しやすくなるのも、解決すべき課題です。

リモートワークへの対応も困難

昨今、リモートワークの普及が進んでいます。しかし、オンラインストレージを利用していない企業では、在宅勤務者へのデータ共有は困難です。

社外からのアクセスに制限があると、自宅で仕事をする際にファイルを利用できなくなってしまいます。

また、リモートワーク中のデータのやり取りをメールに頼ると、容量面での制約やセキュリティリスクが生じます。

保存先の容量が限られている

個人のパソコンや部署ごとのサーバー、USBメモリ、外付けHDDといった各デバイスは、容量が無限ではありません。そのため、大容量のファイルを保存しようとすると、容量不足でデータを保存できなくなる可能性があります。

また、容量の増設にはコストがかかるため、中小企業では対応が難しいケースも考えられます。データ量の増加に伴って、保存先の容量不足が常態化してしまうと、業務に支障をきたすことにもなりかねません。

セキュリティリスクが高い

オンラインストレージを使わずにデータを保管していると、セキュリティ面でのリスクが高くなります。個人のパソコンやUSBメモリは、紛失や盗難の危険性があるだけでなく、不適切な取り扱いによってウイルス感染といったトラブルに巻き込まれることも考えられます。

また、アクセス制御が十分でない場合、機密情報が社外に漏えいしてしまうかもしれません。中小企業では専任のIT担当者を置けないことも多く、セキュリティ対策が後手に回りがちです。

物理的な紛失・破損の懸念がある

紙の書類やDVD、外付けハードディスクなどの物理メディアでデータを保管していると、火災や水害、地震といった災害時にデータを失う危険性があります。

また、経年劣化によってメディアが読み取り不能になるリスクもあります。しかし、バックアップを取っていない場合、一度失われたデータを復元することは困難です。

物理的な紛失や破損は、企業活動の継続にも影を落としかねない大きな脅威といえます。

バックアップ体制も不十分になりがち

物理的な紛失や破損に備えて、重要なデータはバックアップを取るのが一般的です。しかし、オンラインストレージを利用していない中小企業では、データのバックアップ体制が十分でないこともよくあります。

定期的なバックアップを取っていなかったり、バックアップの保管場所が適切でなかったりすると、データ損失のリスクは高いままです。

また、物理デバイスにおける手動でのバックアップ作業には手間がかかるため、業務の負担にもなりがちです。

高度なデータ活用が難しい

オンラインストレージを導入していない企業では、データの集約や分析が難しくなることもあります。各所に分散したデータを一元的に管理できていないと、データ活用の基盤が整いません。

また、AIやビッグデータ解析などの高度なデータ活用を行う際にも、クラウド環境の利用を前提とすることが多いため、オンラインストレージを使えないことが障壁になる可能性もあります。

中小企業がオンラインストレージを導入するメリット

中小企業がオンラインストレージを導入して得られるメリットは次のとおりです。

ファイルの共有や編集がスムーズ

オンラインストレージを導入することで、社内外を問わずインターネット経由でファイルにアクセスできるようになります。クラウド上でファイルを共有し、リアルタイムで編集作業を行うことも可能です。

メールでファイルを添付して送信する手間が省けるほか、常に最新版のファイルを利用できるため、データの不整合も防げます。また、外出先からもファイルにアクセスできるので、リモートワークでの活用にも適しています。

ストレージ容量を柔軟に拡張可能

オンラインストレージは、必要に応じて容量を柔軟に増減できるのが大きな特徴です。自社でサーバーを用意する場合と比べて、初期投資を抑えつつ、データ量の増加にあわせてストレージ容量の拡張が可能です。

また、容量の上限を気にすることなく、大容量のファイルを保存できるようになります。ストレージ容量の拡張に伴うコストも、従量課金モデルを採用すれば抑えられます。

強固なセキュリティを保てる

オンラインストレージは、データの暗号化やアクセス制御、ログ管理など、セキュリティ面での充実した機能を提供しているのが一般的です。サービス提供者側で最新のセキュリティ対策が施されているため、中小企業でも高いセキュリティ水準を確保できます。

また、二要素認証の導入により不正アクセスのリスクを低減できるほか、詳細なアクセス権限の設定によって機密情報の閲覧者の限定も可能です。

データ消失のリスクが低い

オンラインストレージでは、データの自動バックアップが行われるため、ファイルの消失リスクを大幅に下げられます。ローカル環境でのファイル保存と異なり、ハードウェアの故障によるデータ消失の心配がありません。

また、クラウド上では複数のサーバーにデータが分散保存されるため、一部のサーバーに問題が生じても、データを失うことはまずありません。オンラインストレージを利用することで、データ消失による業務への影響を最小限に抑えられます。

低コストで運用しやすい

オンラインストレージは、自社でサーバーを構築・運用するよりも低コストで利用を開始できます。初期投資が不要なことに加え、保守運用の手間も省けるため、ITコストの最適化が可能です。

また、多くのオンラインストレージでは、シンプルで直感的なユーザーインターフェースが採用されているため、専門知識をもたなくても使いこなせるのが特徴です。導入時の従業員教育に大きな手間がかからず、スムーズに運用を始められます。

オンラインストレージならではの注意点

オンラインストレージは利便性が高く、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。クラウドサービスならではの注意点として、次のような点を考慮したうえで導入しましょう。

利用にはインターネット環境が必須

オンラインストレージを利用するには、インターネットへの接続が不可欠です。通信環境が不安定な場所では、ファイルへのアクセスが難しくなることもあります。また、通信速度が遅い場合、大容量ファイルのアップロードやダウンロードに時間がかかってしまうことも考えられます。

さらに、インターネット接続に依存するため、通信障害が発生した際には、ファイルにアクセス自体できなくなるかもしれません。

運用がサービス提供者に依存してしまう（ベンダーロックイン）

特定のオンラインストレージサービスに依存しすぎると、ベンダーロックインのリスクが生じます。ベンダーロックインが生じると、サービス提供者の方針変更や価格改定によって、利用条件が悪化する可能性もあります。

また、他のサービスへの移行を検討する際に、データの移行が難しかったり、移行コストが高くなったりかもしれません。

さらに、サービス提供者の経営状況によっては、サービスが突然終了してしまう可能性もあります。サービス終了に伴いデータが消失するリスクも、ゼロではありません。

長期的にデータを保管する際は、サービスの継続性についても考慮しましょう。

サービス提供側のトラブルでデータが消える可能性もある

オンラインストレージでは、サービス提供者側の人的ミスや技術的トラブルによって、データが消失する危険性もあります。

実際に、Google ドライブでは利用規約のポリシー違反としてAIに誤って判断された結果、Googleアカウントが削除され、アカウントに紐づいていたGoogle ドライブのデータも削除されてしまったケースが報告されています。

可能性としてはかなり低いものの、リスクの一つとしては覚えておきましょう。

継続的なコストが発生する

オンラインストレージは、初期費用が安い一方で、利用期間に応じた継続的なコストが発生します。長期的に利用する場合、トータルコストが意外と高額になるかもしれません。

また、ストレージ容量の増加に伴って、料金プランのアップグレードが必要になることも考えられます。導入前に、中長期的なコスト試算を行い、予算との兼ね合いを考慮することが大切です。

社内の既存システムとの連携が難しい場合もある

オンラインストレージを導入する際、社内の既存システムとの連携が困難なケースもあります。

たとえば、自社で使用している業務アプリケーションとオンラインストレージの相性が悪く、スムーズにデータ連携できない可能性があります。また、オンプレミス環境を中心に使用している場合、クラウド環境とのデータ共有はかえって手間がかかるかもしれません。

導入前に、既存システムとの親和性を十分に検討しましょう。

中小企業がオンラインストレージを選定する際のポイント

オンラインストレージサービスは多種多様であり、それぞれ特徴が異なります。中小企業がオンラインストレージを選ぶ際は、ニーズや予算にあったサービスを選択することが重要です。

サービス選定の際には、次のポイントを意識しましょう。

データ量課金かユーザー数課金か

オンラインストレージの料金体系は、主にデータ量に応じた課金とユーザー数に応じた課金の2種類があります。

データ量課金は、保存するデータの容量に応じて料金が変動するモデルです。ユーザー数課金は、利用するユーザーアカウントの数に応じて料金が決まるモデルです。

データ量が多い企業はデータ量課金、ユーザー数が多い企業はユーザー数課金のサービスを選ぶと、コストを最適化できます。

ストレージ容量は十分確保できるか

オンラインストレージを選ぶ際は、保管すべきデータ量を見積もり、十分なストレージ容量のあるサービスを選びましょう。

将来的なデータ量の増加も考慮し、余裕をもった容量のプランを選択するのがおすすめです。また、容量の追加がしやすいサービスを選ぶことで、データ量の増加に柔軟に対応できます。

サービスによっては容量の追加自体にも上限値を設けている場合があったり、アカウントごとに容量の上限があったりするため、実際の運用ベースで必要な容量を見積もりましょう。

ファイル編集や管理がスムーズか

オンラインストレージの利便性を高めるには、ファイルの編集や管理がスムーズに行えることも欠かせません。

ドラッグ&ドロップでのファイルアップロードや、クラウド上でのファイル編集、バージョン管理機能など、利用シーンにあった機能が備わったサービスを選びましょう。

また、外出先でのファイル確認や編集を想定し、モバイルアプリの充実度も確認しておくのがおすすめです。

データ移動時のファイルサイズに制限はないか

オンラインストレージにデータを移行する際は、移動できるファイルサイズの制限にも注意が必要です。サービスによっては、1ファイルあたりのサイズ上限が制限されていることもあります。

また、なかにはAWS Lambdaのような従量課金型の外部サービスを使っているケースがあります。このような場合、大容量のファイル移動にはLambda側の性能を高める必要があり、それに伴って開発コストも増大するのが一般的です。

しかし、サービス提供者側がコスト増を抑えるために性能を制限すると、大容量ファイルの移動時にタイムアウトが発生する可能性もあります。

こうしたタイムアウトのサイズ制限は表立って記載されていないこともあるため、実際に大容量ファイルの移動が問題なく行えるかどうかは、無料トライアルやデモ環境で確認することが賢明です。

また、一度にアップロードできるファイル数や、アップロード時の通信速度にも着目しましょう。

セキュリティ対策や認証方法はどうなっているか

オンラインストレージでは、保管するデータのセキュリティが非常に重要です。サービス選定の際は、データの暗号化や二要素認証、アクセスログの取得など、セキュリティ対策の内容を十分に確認しましょう。

とくに、機密情報を扱う場合は、高度なセキュリティ対策が施されたサービスを選ぶことが求められます。

また、業種によってはコンプライアンス対応が必須となるため、認証取得の有無も重要なポイントです。

管理者機能や権限機能は存在するか

オンラインストレージを業務で利用する場合、管理者機能や権限機能の充実度も重要なポイントです。

ユーザーやグループごとにアクセス権限を設定できる機能や、ファイルの共有範囲を制御する機能などが備わっていると、セキュリティリスクを抑えつつ、円滑にファイル共有を行えます。

また、ユーザーの追加・削除や、ストレージ容量の割り当てを管理できる機能も重宝します。

もしものときにファイルの復元ができるか

オンラインストレージでは、誤操作やサービス障害によってファイルが消失する可能性もゼロではありません。このような事態に備え、ファイルの復元機能のあるサービスを選ぶことが重要です。

一定期間のファイル履歴を保持し、過去のバージョンに戻せる機能や、削除したファイルを復元できる機能などを備えたサービスであれば、もしものトラブルにも対処しやすくなります。

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中小企業におすすめのオンラインストレージ12選

中小企業におすすめのオンラインストレージを紹介します。

• 1ユーザーあたり月額1,980円（税込）〜で容量無制限
• SOC1やSOC2、ISO/ISC 27001、ISO/ISC 27018などの第三者認証を取得
• プレビューのみをはじめとした7段階のアクセス権限

Box／Box over VPNは、ストレージ容量が無制限で、VPN経由でセキュアにアクセスできるオンラインストレージです。社内外との共同作業やファイル共有などができ、フォルダ単位でユーザーのアクセスレベルも設定可能です。さらに、編集権限やダウンロード、タグの追加なども管理できます。

また、マルチデバイスでの利用のほか、シングルサインオンによる外部サービス連携機能などに対応し、コンテンツの作成・共有・アクセスを制御できます。

• Chatworkとの連携でファイル共有がスムーズ
• ユーザー数無制限のプランでも月額25,000円（税抜）から利用可能
• 暗号化通信やアクセス権限、二段階認証などの情報漏えい対策

セキュアSAMBAは、ローカルフォルダのような操作性が特徴の中小企業向けクラウドストレージサービスです。Chatworkとの連携機能や、ユーザー数無制限のプランなどを提供しています。

デスクトップアプリやスマートフォンアプリから利用できるほか、URLによるファイル共有が可能なので、社外との共有もスムーズに行えます。電話サポートにも対応しているので、初めて導入する場合にもおすすめです。

• ランサムウェアに感染したファイルを自動で復元
• ユーザーごとに使用できる機能を制限
• DLP機能で機密情報の流出を防止

DirectCloudは、初期費用無料やユーザー数無制限など、コストパフォーマンスに優れたオンラインストレージです。国内のデータセンターを使用しているため安全性が高く、プライバシーマーク（Pマーク）やISO 27001の認証を得るといった、セキュリティ対策も万全です。

アドバンスプラン以上では、WordやExcelなどのOfficeファイルをブラウザ上で編集できます。さらに、ビジネスプラン以上では、地理的に離れた場所にある国内3か所のデータセンターでファイルが保存されるため、災害時にファイルが閲覧できなくなる心配もありません。

• ドキュメントの共有管理、ファイル転送機能を搭載
• 共有フォルダーや共有リンクによるファイル共有が可能
• ファイルの内容や送付先に応じた柔軟なアクセス制御に対応

Final Documentは、電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージサービスです。アップロード可能なドキュメントの種類に制限がなく、パソコンで管理できるドキュメントであればアップロードできます。

アップロード時に自動的にウィルスチェックを行ってくれるほか、ファイル共有時の上司承認を必須化できるので、手軽に安全に配慮したファイル共有が可能です。フォルダーごと社外と共有できるので、報告書といった資料を定期的に社外共有する業務にもおすすめです。

• 容量に応じた料金体系が明確で、ユーザー数に関係なく利用可能
• ファイルはAES256にて暗号化され情報漏えいを予防
• ファイルの履歴管理やバージョン管理で復元も簡単

Everidaysは、ユーザー数無制限で国内データセンターにデータを保存できるオンラインストレージです。国内の複数拠点でファイル管理をしているため、災害が起きた際もすぐに業務を復旧できます。ビジネスチャットと連携できる点も嬉しいポイントです。

個別に更新やダウンロードの権限制限をかけられるほか、端末とファイルを同期しないため、データの持ち出しを防ぐことで情報漏えいのリスクを減らせます。

• Microsoft 365やAdobe Creative Cloudなど多くのサービスと連携
• 無料のBasicから充実したサポートのEnterpriseまで料金プランが豊富
• 重要な契約書の作成、電子署名などを行える

DropBoxは、遠隔削除や無制限のファイル復元といったビジネスユースに対応しているオンラインストレージサービスです。Microsoft Officeとの統合やアプリとの拡張機能が豊富なため、作業効率の向上につながります。

管理者権限の設定も操作性が高く、ビジネスユースに最適な使い勝手を誇ります。また、Google PlayとApple App Storeのエディターズ チョイス賞を受賞^※しており、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素です。

※出典：Dropbox Japan「dropbox.com」（2024年6月5日閲覧）

• 1万ユーザー以下なら容量に応じた定額制
• AndroidやiPad、iPhoneで利用できるアプリを提供
• 第三者機関による認証を取得

PrimeDriveは、セキュリティやコンプライアンスに高い要求がある業種や業界に適したオンラインストレージです。第三者機関による認証を取得しており、複数の企業で取り組むプロジェクトの情報共有の場面でも、情報漏えいの心配をせずに利用できます。

文書ファイルをはじめ、プレゼンテーションや画像、動画ファイルをはじめとした大容量ファイルも共有できるほか、契約容量に関わらず1万ユーザーまで利用可能です。Microsoft 365連携やPDFダウンロード機能も備えています。

• ISO/IEC27001やISO/IEC 27017などの国際規格に準拠
• 担当者による24時間365日の監視やアクセス権限の管理
• スマートフォンでのオフライン利用、ワークフロー承認

Fleekdriveは、セキュリティや業務の自動化に優れたオンラインストレージです。ファイル共有・共同編集といったストレージサービスとしての機能はもちろん、業務効率化のために必要な機能もあります。

自動ワークフロー、スマートルールといった機能で日常業務のミスや漏れ、無駄な作業を軽減します。動画のストリーミングにも対応しているので、社内向けの動画コンテンツ活用にも採用可能です。

• 国内に複数のデータセンターを保持
• 暗号化された通信により、社内ネットワークと同等のセキュリティを実現
• 導入から運用までメールや電話、LINEにてサポート

ixMarkは、Excelの同時編集防止機能をはじめ、他のオンラインストレージにはない強みが利用できるオンラインストレージです。

マニュアル不要と謳われるほどの簡単な操作でファイル管理ができるほか、もしもの場合でも専任スタッフによる無償サポートが充実しています。

• 容量やID数によってプランを選択できる料金体系
• ファイルのバージョン管理や履歴管理
• WindowsやMac、iOS、Androidに対応

コワークストレージは、NTT東日本発の高い操作性と充実したセキュリティ機能をもつオンラインストレージが利用できるサービスです。

UI/UXをWindowsの標準エクスプローラーに寄せてあり、デスクトップ感覚で使える使いやすさを誇ります。もちろん、操作方法もWindowsに準拠しているため、新しい操作を覚える必要がありません。

• 無料で5GBのストレージを提供
• Microsoft 365のアプリケーションと連携できる
• 電話やWebでのサポートも可能

OneDriveは、Microsoft 365やビジネス向けのアプリケーションとの連携に強みをもつオンラインストレージです。

同社が提供するMicrosoft 365とのシームレスな連携により、ExcelやWordの直接編集や共同編集が実現します。高度な暗号化による強固なセキュリティ機能もあり、コンプライアンス強化を図りたいニーズにも適しています。

• Google ドキュメントやスプレッドシートを協同編集
• AI活用による高度な検索機能を搭載
• 15GBまでのストレージ容量を無料で提供

Google ドライブは、Google Workspaceとの連携やAI技術の活用など、他のオンラインストレージにはない高度な機能が利用できるオンラインストレージです。

Googleが提供しているスプレッドシートやドキュメントの他に、MicrosoftのWordやExcel、PowerPointもオンライン上で共同編集可能です。さらに、オフラインでも編集できる機能まで備えています。

中小企業がオンラインストレージを導入する際に注意すべきポイント

オンラインストレージを導入する際は、サービスの選定だけでなく、導入後の運用面でも注意が必要です。中小企業がオンラインストレージを円滑に活用するために、次のようなポイントを意識しましょう。

利用規約を確認する

オンラインストレージサービスの利用規約の内容を、導入前によく確認することが大切です。サービスの提供範囲や利用制限、データの所有権、セキュリティ対策、障害時の対応などについて、十分に理解する必要があります。

とくに、データの取り扱いに関する条項は重要です。データがどのように保護・管理されるのか、サービス終了時のデータ返還方法などを確認し、問題がないかを見極めましょう。

社内ルールを整備する

オンラインストレージを業務で活用するには、社内ルールの整備も欠かせません。どのようなデータをオンラインストレージに保管するのか、アクセス権限の設定方法、ファイルの命名規則、フォルダ構成のルールなどを明確しましょう。

また、機密情報の取り扱いについても、ルールを定める必要があります。オンラインストレージの利用方法を標準化することで、セキュリティリスクを減らし、業務の効率化を図れます。

定期的なデータ整理を実施する

オンラインストレージを長期的に利用していると、不要なデータが蓄積されがちです。そのため、定期的にデータの整理を行い、無駄なデータを削除するよう心がけましょう。

不要なデータを放置すると、ストレージ容量を圧迫し、コストの増大につながります。そして、データの整理は、情報漏えいリスクの低減にも役立ちます。

定期的なデータ整理を習慣づけることで、オンラインストレージの最適化を図りましょう。

バックアップ体制を整える

オンラインストレージはクラウド上でデータを保管するサービスです。しかし、万が一の事態に備えて別途バックアップ体制を整えることも重要です。

オンラインストレージとは別のクラウドサービスやオンプレミスのストレージにバックアップを取ることで、データ消失のリスクを最小限に抑えられます。

また、バックアップデータの定期的な検証も忘れてはいけません。バックアップが正常に取得できているか、復元できるかを確認しておきましょう。

中小企業におすすめのオンラインストレージ活用術

オンラインストレージは、単なるデータ保管場所ではありません。うまく活用することで、業務の効率化や生産性の向上につなげられます。

最後に、中小企業におすすめのオンラインストレージ活用術を紹介します。

社内コミュニケーションツールとの連携

オンラインストレージを社内コミュニケーションツールと連携させることで、ファイル共有の利便性を大きく底上げ可能です。

たとえば、チャットツールやグループウェアとオンラインストレージを連携させれば、会話の中で必要なファイルをすぐに共有できます。また、プロジェクト管理ツールとの連携により、タスクに関連するファイルを集約管理できます。

コミュニケーションツールとオンラインストレージを一体的に活用することで、情報共有の効率化が可能です。

外部サービスとのAPI連携

オンラインストレージの中には、APIを公開しているサービスがあります。APIを活用することで、外部サービスとオンラインストレージを連携させ、業務の自動化を実現できます。

たとえば、経費精算システムと連携させれば、領収書の画像データを自動的にオンラインストレージにアップロードし、経理業務の効率化が可能です。他にも、顧客管理システムとの連携により、顧客との契約書をオンラインストレージに自動保存するといった活用が考えられます。

社外との安全なファイル共有

オンラインストレージを活用すれば、社外の取引先や協力会社とのファイル共有も安全に行えます。メールでファイルを送信するよりも、オンラインストレージ上で共有する方が、セキュリティ面でのリスクは低いです。

また、オンラインストレージ上のファイルはアクセス権限を細かく設定できるため、必要な相手にのみファイルを公開できます。さらに、共有期間を設定したり、ダウンロードを禁止したりといった機能を使えば、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

社内教育・研修への活用

オンラインストレージによって、社内教育や研修の効率化も可能です。研修資料や動画教材をオンラインストレージに保管しておけば、従業員はいつでも好きなタイミングで学習できます。

また、研修の課題やレポートの提出にオンラインストレージを活用すれば、ペーパーレス化が図れるだけでなく、提出状況の管理も容易になります。

オンラインストレージを活用した教育・研修システムが構築できれば、従業員のスキルアップも支援可能です。

監査・証跡管理への活用

オンラインストレージは、監査や証跡管理にも活用できます。ファイルのアクセスログや操作履歴が記録できる機能のあるサービスを選べば、いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたのかを追跡可能です。

この情報は、内部統制の強化やコンプライアンス対応に役立ちます。また、改ざんされていないファイルを保管することで、トラブル発生時の証拠保全にも活用可能です。

オンラインストレージを監査・証跡管理に活用することで、ガバナンス強化につなげられます。

サービス選びは比較して検討しよう

オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティ対策や他システムとの連携、運用コストなどが重要です。各サービスの口コミとあわせて比較検討し、自社にあったサービスを導入しましょう。

中小企業以外でおすすめのオンラインストレージは次の記事で紹介しているため、気になる方は参考にしてください。

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