受注管理を効率化する方法とおすすめシステム7選！メリット・注意点

そもそも受注管理とは

受注管理とは、顧客からの注文を受けてから、商品やサービスを提供し、代金を回収するまでの一連のプロセスを管理することです。受注管理は、販売管理、在庫管理、発注管理、出荷管理、請求管理など、さまざまな業務を包括しています。

受注管理を効率よく進められれば、顧客満足度の向上や業務の生産性向上、コストの削減、売上の拡大などにつながります。

受注管理の一般的なプロセス

受注管理の一般的なプロセスは、次のとおりです。

1.受注

顧客からの注文を受け付け、注文内容を確認します。注文方法は、電話、FAX、メール、Webサイトなどさまざまです。

2.在庫確認

有形商材の場合は、受注した商品やサービスの在庫を確認します。在庫がない場合は発注や生産手配を行うのも、受注管理の業務範囲です。

3.出荷・提供

在庫がある場合は、商品を出荷したり、サービスを提供したりします。出荷時には、送り状の作成や配送手配を行います。

4.請求

商品やサービスの提供が完了したら、次に行うのは顧客への請求書の発行です。請求書には、注文内容、金額、支払い条件などを記載します。

5.入金確認

顧客からの入金を確認し、売上として計上します。

これらのプロセスを効率的に管理することが、受注管理の目的です。

受注業務におけるよくある課題

受注業務は、顧客満足度や業務効率に直結する重要な業務である一方、多くの企業で次のようにさまざまな課題を抱えています。

• 管理が煩雑で効率も悪い
• 人為的なミスが発生する
• 複数部門間での連携がスムーズでない
• 業務が属人化しがち
• セキュリティ上のリスクがある

次に、受注業務におけるよくある課題について詳しく紹介します。

管理が煩雑で効率も悪い

受注業務は、注文受付、受注確認、発注、納品確認、請求書発行、入金確認など、業務内容が非常に広範です。これらの工程を紙やExcelなどで管理している場合、情報共有が遅れたり、入力ミスが発生したり、検索に時間がかかったりと、非効率な状況になりがちです。

とくに、受注量が多い場合は業務が滞ってしまう可能性もあります。

人為的なミスが発生する

受注業務は手作業で行う部分が多いため、人為的なミスも発生しやすくなります。たとえば、注文内容の誤入力、在庫数の誤記、請求書の金額の誤りなどです。

これらのミスは、顧客満足度の低下や業務の手戻りにつながります。

複数部門間での連携がスムーズでない

受注業務は、販売部門、在庫管理部門、物流部門、経理部門など、複数の部門が関わります。しかし、受注業務は多くの工程があり、注文内容の誤入力、納品遅延、請求書の二重発行など、入力ミスやトラブルの発生が頻出することも否めません。

とくに、部門間での情報共有が不足していると、問題が発生しやすくなります。

担当者への負担が大きい

受注業務では、担当者への負担が大きくなりがちです。とくに、受注量が多い場合や締日間近になると、残業が発生したり、休日出勤が必要になったりします。

また、受注業務は顧客対応も必要になるため、精神的な負担も大きくなります。

セキュリティ上のリスクがある

受注業務では、顧客情報や取引情報など、機密性の高い情報を扱うのが一般的です。これらの情報が流出すると、信用失墜や損害賠償請求などにつながるリスクがあります。

とくに、紙媒体での情報管理や、メールでのやり取りでは、セキュリティ上のリスクが高くなりがちです。

受注管理の効率化による具体的なメリット

受注管理を効率化することで、さまざまなメリットが期待できます。次に、受注管理の効率化による具体的なメリットについて詳しく紹介します。

業務の生産性向上

受注管理を効率化することによるメリットとして、まず挙げられるのが業務の生産性向上です。手作業で行っていた業務を自動化したり、システムを導入したりすることで、業務の処理時間を短縮できます。

また、業務のミスを防止することで、手戻りの作業が減り、業務の生産性も向上します。

コストの削減

受注管理を効率化することで、コスト削減も可能です。たとえば、業務の自動化やシステム化により、人件費を削減できます。また、在庫管理を適切に行うことで、在庫の減損リスクを低減できます。

さらに、紙の使用量を減らすことで、印刷コストや保管コストも削減可能です。

顧客満足度の向上

受注管理を効率化することで、顧客満足度が向上します。注文から納品までのリードタイムが短縮されると、顧客は早く商品を受け取れるようになります。

また、受注処理の速度が向上することで、より多くの注文を効率よく処理可能です。顧客満足度が向上すると、リピート注文や追加注文が増加し、売上の拡大にもつながります。

従業員のモチベーション向上

受注管理を効率化することで発生する、従業員のモチベーション向上も大きなメリットです。業務の自動化やシステム化によって単純作業が減り、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。

業務の属人化が解消されることで、従業員のスキルアップやキャリアアップの機会も増えます。

競争力の強化

受注管理を効率化することは、競争力の強化にもつながる要素です。受注処理の速度や精度が向上することで、他社との差別化を図れます。

たとえばtoC領域における消費者目線で考えた際、同じ商品が複数の出品者から販売されている場合、発送が早い販売元から購入しがちです。このように、複数社が発注先候補に挙がった際、受注処理の速度や精度は一つの判断基準になりえます。

また、コスト削減により、価格競争力を高めることも可能です。それだけでなく、顧客満足度の向上は、ブランドイメージの向上や顧客ロイヤルティの向上にもつながります。

受注業務を効率化する具体的な方法

受注業務を効率化する具体的な方法としては、次のようなことが挙げられます。

• 業務フローや受注チャネルを見直しする
• 受注業務をアウトソーシングする
• 効率化できるツールを自作する
• AI-OCRを導入する
• FAX電子化サービスを導入する
• RPAを導入する
• 受注管理システムを導入する

業務フローや受注チャネルを見直しする

受注業務を効率化するためには、まず現状の業務フローや業務内容を見直すことが重要です。無駄な工程がないか、改善の余地はないかを検討し、業務の最適化を図りましょう。

たとえば、受注情報の入力方法を見直したり、受注情報の確認プロセスを簡略化したりすることで、業務の効率化が期待できます。マニュアルを整備することで、スムーズな新人教育や引継ぎも可能です。

また、受注チャネルを見直すことでも、受注業務の効率化を図れます。たとえば、電話やFAXでの受注から、WebサイトやECサイトでの受注にシフトすることで、受注情報の自動化や標準化が進み、業務の効率化につながります。チャットボットやAIを活用することで、問い合わせ対応の自動化も可能です。

受注業務をアウトソーシングする

受注業務の一部または全部を外部の専門業者にアウトソーシング（BPO）することで、業務の効率化を図れます。

たとえば、受注情報の入力業務や、請求書の発行業務などをアウトソーシングすることで、社内リソースを他の業務に振り分けられます。

ただし、受注業務は個人情報や機密情報を扱うため、アウトソーシング先の選定には注意が必要です。

効率化できるツールを導入する

受注業務の効率化に役立つツールを導入することも一つの方法です。主に次のようなツールの導入がおすすめです。

AI-OCR

受注書や注文書などの紙媒体の情報をデジタルデータに変換する際に、AI-OCR（光学文字認識）を導入することで、業務の効率化が期待できます。

AI-OCRを使えば、紙媒体の情報を自動的にデジタルデータに変換できるため、手入力の手間を大幅に削減可能です。また、近年ではOCRの読み取り精度がどんどん向上しているため、入力ミスのリスクも軽減できます。

FAX電子化サービス

FAXでの受注が多い企業では、FAX電子化サービスを導入することで、受注業務の効率化を図れます。FAX電子化サービスを使えば、FAXの内容を自動的にデジタルデータに変換し、メールで受信可能です。

これにより、FAXの印刷や手入力の手間を削減でき、受注情報の管理もスムーズに行えます。

RPAを導入する

RPAを導入することでも、受注業務の自動化を進められます。RPAとは、人間が行う定型的な業務を自動化するためのソフトウェアロボットです。

たとえば、受注情報の入力や、在庫の確認、請求書の発行などの業務を自動化することで、業務の効率化とミスの防止が期待できます。

受注管理システムを導入する

受注管理システムを導入することで、受注業務の大幅な効率化が図れます。

受注管理システムには、受注情報の一元管理、在庫管理、出荷管理、請求管理など、受注業務に必要な機能を幅広く網羅しているのが一般的です。

システムを導入することで、業務の自動化や標準化が進み、業務の効率化とミスの防止につながります。

おすすめの受発注管理システム

受発注管理を効率化できるおすすめのシステムを紹介します。受発注管理システムの導入を検討する際には、ぜひ参考にしてください。

• スマートフォンやパソコンから受発注業務が行える
• インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応
• 取引先別に専用の注文ページを用意できる

CO-NECTは、受発注管理をはじめ見積書や請求書作成や、売上・利益の分析など、販売に関わる多数の業務を一括で対応できるクラウド型の受発注管理システムです。

シンプルな画面と直感的な操作で、初めてシステムを導入する場合でも安心です。注文状況や出荷連絡をWeb上で確認できる仕様になっており、取引先との共有もできます。

• 販売管理の複雑な金額計算を自動化
• 企業ごとの業務フローにあわせてカスタマイズ可能
• マウス操作だけでシステム構築が実現

楽楽販売は、受発注管理だけでなく、見積もり管理や請求管理・入金・支払いや、売上、仕入れ業務など、受発注業務全般を管理する受発注管理システムです。

受注データの登録を自動化することで、業務効率化や人為的ミスを回避できます。他システムとの連携もでき、仕入れ先や得意先との情報共有もスムーズに行えます。

• 案件・プロジェクト型ビジネスに特化
• 法改正にも即座に対応
• 経営状況の可視化や入出金の漏れまでサポート

freee販売は、案件管理や会計・経理など、受発注管理の前後の業務まで一括で行える受発注管理システムです。

経営状況や財務状況が一目でわかるレポート作成や、案件別のステータス管理も簡単に行えるなど、業務効率を高める機能が多く備わっています。

さらに、freee会計と連携することで売上や仕入れのデータを自動登録し、入金や支払いにおける一連の流れも管理できます。

• BtoB専用ECサイトの構築で新しい販路を開拓
• 取引先ごとに価格や表示する商品を設定可能
• 多数の決済サービス、基幹システム、物流システムなどとAPI連携を実現

楽楽B2Bは、BtoB販売向けの業務を効率化する機能が備わった、クラウド型の受発注管理システムです。

見積書や請求書作成、売上・利益の分析、顧客管理のほか、顧客がみずから請求書や見積書を作成できる機能や、顧客の購買履歴から傾向の分析を行える機能など、BtoBマーケティングにも役立つ機能が揃っています。

• モバイルに特化した受発注管理システム
• iOSとAndroidに両対応
• 業務フローごとにパッケージのカスタマイズが可能

BtoB Web受発注システムMOSは、スマートフォンやiPad、タブレットなどで受発注管理が行えるWeb受発注管理システムです。

iOS、Androidの両方に対応し、操作が簡単で使いやすいため、初めての導入やシステムに使い慣れていない場合にもおすすめです。従来のFAXや電話での受発注業務をシステム化して業務効率を図れます。

また、取引先ごとに価格や納期が異なる場合や、受注後の運用フローや必要書類が必要になる場合にも、それぞれカスタマイズして運用できます。

• 複数ネットショップの運営に必要な機能のすべてをワンストップで提供
• フローにあわせた個別のカスタマイズも対応可能
• 導入後はシステムが自動で最新版にアップデート

TEMPOSTARは、複数ECの運営やネットショップの運営の効率化をサポートする、受発注管理システムです。

受発注管理だけでなく、在庫管理や商品管理、倉庫連携など、幅広い機能を備え、ECサイト運用の業務を効率化します。

運用効率を高める機能のほか、事業の成長や運用にあわせた柔軟なカスタマイズが可能なため、継続的に利用できます。

• 50種類^※以上の基本機能を搭載
• 伴走型で徹底した運用サポートを提供
• リアルタイムな在庫管理システムを搭載

TS-BASE 受発注は、受発注から物流・配送まで網羅した受発注管理システムです。必要な機能をカスタマイズして利用できるため、無駄のない運用ができます。

注文サイトから受発注ができ、在庫や出荷の状況がすぐにわかるため、使い勝手がよい点も特徴です。伴走型のサポート体制を提供しており、初めてのシステム導入でも安心して運用できます。

※出典：竹田印刷「TS-BASE受発注 - 受発注管理・在庫管理システム」（2024年5月26日閲覧）

受注管理の効率化に失敗するケースと原因

受注管理の効率化を進める際は、うまくいかないケースもあります。次に、受注管理の効率化に失敗するケースと原因、そして解決策について紹介します。

現状分析が不十分なケース

受注管理の効率化を進める前に、現状の業務プロセスや課題を十分に分析することが重要です。現状分析が不十分なまま効率化を進めると、本当に必要な改善ができず、かえって業務が複雑になってしまうことがあります。

効率化を始める前に、現状の業務を可視化し、課題を明確にすることが大切です。

システム導入の準備が不足しているケース

システム導入の準備が不足していると、うまく運用できずに効率化が失敗することもあります。システムを導入する前に、業務プロセスの見直しや、マスタデータの整備、運用ルールの策定といった準備を十分に行うことが大切です。

また、利用者の教育が不十分だと、新しい業務プロセスやシステムが定着せず、効率化が失敗することもあります。効率化を始める前に、利用者向けの教育計画を立て、十分な教育を実施しましょう。

効果検証や運用体制が整っていないケース

効果検証を行わないまま効率化すると、無駄な施策を継続してしまい、効率化が失敗することもあります。定期的に効果検証を行い、PDCAサイクルを回しながら、効率化を進めることが大切です。

また、受注管理の効率化では、新しい業務プロセスやシステムを導入した後も、継続的な運用が必要です。運用体制が整っていないと、せっかく効率化しても、すぐに元の状態に戻ってしまうことがあります。

効率化を始める前に、運用体制を整え、継続的な改善が行える仕組みを作りましょう。

受注管理の効率化に必要な社内体制づくり

受注管理の効率化を成功させるには、ただ単にシステムを導入するだけでなく、社内の体制づくりが欠かせません。最後に、受注管理の効率化に必要な社内体制づくりについて紹介します。

トップのリーダーシップと明確なビジョンの提示

受注管理の効率化には、トップのリーダーシップが重要です。トップが効率化の必要性を理解し、明確なビジョンを提示することで、社内の意識を高められます。

また、トップみずからが効率化プロジェクトに関与し、必要なリソースを確保することで、効率化を推進しやすくなります。

部門横断的なプロジェクトチームの結成

受注管理は、複数の部門が関わる業務です。効率化を進めるには、部門横断的なプロジェクトチームを結成し、連携して取り組むことが重要です。

プロジェクトチームには、受注管理に関連する部門のキーパーソンを集め、それぞれの立場から効率化の方向性を議論しましょう。

また、プロジェクトチームが効率化の計画立案や進捗管理、社内調整などを行うことで、効率化を着実に進められます。他部門への支援や教育も行うことで、効率化の定着を図れます。

現場の意見を取り入れる仕組みづくり

受注管理の効率化では、現場の意見を取り入れることも重要です。現場の担当者は、業務の詳細を熟知しており、効率化のアイデアをもっていることが多いです。

現場の意見が吸い上げられる仕組みを作り、効率化に反映させることで、現場を巻き込みやすくなります。

社内コミュニケーションの活性化

受注管理の効率化では、社内の情報共有やコミュニケーションも欠かせません。効率化の取り組みを社内に周知し、進捗状況を共有することで、社員の理解と協力を得やすくなります。

また、効率化に関する質問や提案の受付窓口を設けることで、社員の参画意識を高められます。

外部リソースの活用

会社規模や受注管理の規模によっては、システム導入したとしても、社内リソースだけでは対応しきれない場合があるかもしれません。このような場合は、外部リソースを活用することも検討しましょう。

コンサルティング会社やベンダーなどの外部リソースを活用することで、専門的な知見やスキルを取り入れられます。

自社にあう受発注システムの導入で業務効率化を図ろう

受発注業務の効率化には適切なシステムの導入がおすすめです。業務の見直しやシステム選定を通じて、受発注プロセスをスムーズに進めましょう。

受発注管理システムは、受発注業務を効率化し、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。

システム導入を検討している場合は、今回紹介した内容を参考にしながら、自社にあったシステムを選びましょう。また、受発注システムは多くあり、それぞれ機能や特徴が異なります。比較検討を欠かさず行いましょう。

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