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2016-02-24

多くの企業が文書管理システム導入に失敗した4つの理由とその対策

EDI
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はじめに

紙文書のペーパーレス化により削減出来る作業時間は1日およそ10分。
1年間に換算すると5日にもなります。


そんなペーパレス化を図るための文書管理システムのニーズは年々高まっており、既に国内にある半数近くの企業では導入が進んでいます。


しかし、実は多くの企業で文書管理システム導入の取り組みが円滑に進んでいないというのが現状です。


なぜ、紙文書を電子化するだけなのに導入が難しいのか?


今回は文書管理システムを導入しても取り組みが円滑に進まない理由を紹介していきます。
既に導入している企業は改善をするために、そしてまだ導入していない企業は導入に失敗しないために是非参考にしてください。


1. 社員のITスキルを把握していない

導入を推進するIT部門はもちろんのこと、経営層の人間に関しても比較的ITスキルに富んだ人物が多いため、文書管理システムの利用にはほとんど抵抗ないかと思います。


しかし、実際にシステムを利用する末端の社員に関しては話は別です。


IT部門や経営層の人間と比較してITスキルの低い社員が圧倒的に多いので、いきなり文書管理システムを導入しても上手く活用できないケースが多々あります。


「使用方法が分からない」や、機能を上手く使いこなせないが故に起こるトラブルなどが多発し、IT部門の社員が1日に何度も駆り出される結果になり業務効率化どころか会社全体の業務負担に。


導入を推進するチームでまず重要なのは、会社全体のITスキルの把握です。
それに伴い導入する文書管理システムが決定したらすぐに現場に適用するのではなく、推進チームで試験的に使用し、使用方法をマニュアル化する必要があります。


2. 導入推進チームと末端社員とのズレ

文書管理システムの導入が上手く行かない理由で最も多いのがこの導入推進チームと末端社員とのズレです。


つまり、導入推進チームのワンマンになってしまい現場の意見をまったく取り入れていない状況が「ズレ」を生み出しています。


例えば導入推進チームではペーパーレス化によるコスト削減ばかりに気を取られ、機能面やインターフェースを無視した文書管理システムを導入。
結果、現場に必要な機能が不十分になり業務効率化が図れないという事態に。


導入検討段階で現場責任者を巻き込み、現場に必要な機能要件を洗い出して導入を推進する必要があります。


3. 機能要件を満たしていなかった

文書管理システムの性質上、各業務システムの中でも比較的簡単に導入できると思われがちであり、機能要件を満たしていないシステムを導入してしまったという企業も多く存在します。


今まで管理に最も手を焼いていた図面ファイルの形式に対応していなかったなどの事態になると、カスタマイズも容易ではなく場合によっては別のシステムを導入しなければならない事に。


これでは業務効率も図れずコスト増を招いてしまいます。


「文書管理システムの導入は難しい」という認識をまずはしっかりと持ちましょう。
その上で自社に必要な機能要件を洗い出し、それにマッチしたシステムを選定することが重要です。


4. 導入の目的が共有されていない

ペーパーレスによる業務効率化、コスト削減、承認フローの簡略化など文書管理システムの導入では各社それぞれに目的があるでしょうが、これが末端社員と共有できていないことで取り組みが上手くいかないこともあります。


目的を共有されていない社員からすれば何のためのシステムなのかを理解出来ず、「システムの利用に慣れなければならない」という課題の優先順位が下がります。


結果他の課題へ優先的に取り組み、文書管理システムの熟練度がいつまでも上がらず業務効率化が図れなくなるのです。


導入の目的、意義などはしっかりと末端社員まで浸透させるように共有しましょう。


まとめ

既に「導入に失敗した」と感じている企業も、これから体制を立て直すことで業務効率化やコスト削減は十分に間に合います。
今一度、導入推進チームでシステムのマニュアル化や利用目的の共有などを課題として取り組む事が大切です。


まだ導入していないという企業は、今回紹介した事を参考に正しい文書管理システム導入を目指してください。

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