給与計算をExcelでできる無料テンプレート | 計算方法や関数も解説

最終更新日：2024-05-01（記事の情報は現在から204日前のものです）

給与計算の方法はご存知ですか？ご存知なくても手間がかかるということだけは知っている人が多いかと思います。そんな悩みを解決するべく給与計算の方法や項目、所得税や社会保険料などの計算もわかりやすく説明無料で使えるテンプレートを4種類用意しました。

給与計算を計算機でぽちぽちしている方、このテンプレートを使えば給与計算が劇的に楽になります。

本記事ではボクシルが作成した給与計算のテンプレート（ひな形）を紹介します。Excel（エクセル）で簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。また、はじめての方でも安心して給与計算を発行できるように、給与計算に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

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【無料】Excelで使える給与計算テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで、簡単に給与計算が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、下記の記事を参考に給与計算を発行してくださいね。

給与計算テンプレート【タテ _ パターン1】

基本的な給与計算が行える一般的なシートです。

【タテ _ パターン1】をダウンロード

給与計算テンプレート【タテ _ パターン2】

こちらはパターン1より項目が多いので、より入力項目が多い場合に使えます。

【タテ _ パターン2】をダウンロード

給与計算テンプレート【ヨコ _ パターン1】

こちらはヨコ方向の給与計算書です。

給与計算テンプレート【ヨコ _ パターン1】をダウンロード

給与計算テンプレート【ヨコ _ パターン2】

こちらはパターン2のヨコ書きバージョンです。お好みで利用してください。

給与計算テンプレート【ヨコ _ パターン2】をダウンロード

テンプレートをカスタマイズする例

テンプレートはあくまでも雛形であるため、適切な形へカスタマイズして利用すべきです。次のポイントに注目してカスタマイズすると、より見やすく使いやすい給与計算シートに仕上がります。

関数を設定しているセルはロック機能で保護をする
表が縦に長くなるときは縞模様に色付けする
項目名を固定してスクロールしても読めるようにする
数字・文字は11pt以上に設定して読みやすくする

ボクシルでは、他にも多数のテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートを確認したい方は下記を参照ください。

テンプレートの一覧・資料請求ページ

また、給与明細を発行できるクラウドサービスについてはこちらも参照ください。

給与明細の書き方・見方とは？Web作成 - テンプレートも紹介

給与明細は所得税法で従業員に対して交付することが義務付けられています。しかしその給与明細、必要事項を過不足なく網羅...

詳細を見る

給与計算の方法と給与計算に必要な書類は？

給与計算は難しいと思われているかもしれませんが、国税庁が準備しているデータを利用できるので、意外と簡単にできます。

では、給与計算に必要な事項や作る手順、計算方法、また給与計算をするときに必要な書類などを説明しましょう。

給料計算をするために必要な書類

給与計算をするときに必要な書類は基本的には6つあります。ですが、うち3つは国税庁のホームページからダウンロードできるので、厳密にいうと3つの書類が必要になります。

3つの書類とは、「タイムカード」「健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」「住民税課税決定通知書」の3つです。

「健康保険と厚生年金保険の保険額表」と「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」の3つ国税庁のホームページでダウンロードできます。

給与明細に必要な事項と作成（記入・計算）方法

給与明細は企業によって異なりますが、給与明細に必要な事項があります。
必要となる部分となくてもかまわない部分があるので、一般的な給与明細に書かれている内容と、必要な部分は計算方法などを交えながら説明しましょう。

給与明細に書くべき事項（一般）

給与明細に書かれている事項は企業によって違いますが、ほとんどの企業でかかれているのが、

給与を受け取る人の宛名・何年何月分の給与かや、勤務日数・出勤日数・有給休暇日数・慶弔休暇日数・欠勤日数・遅刻日数・早退日数・時間外労働時間。また、基本給・役職手当・資格手当・家族手当・時間外手当・通勤手当や、不就労控除・介護保険・健康保険・厚生年金・雇用保険。他に、総支給額・課税対象額・所得税・住民税

などではないでしょうか。こう見ると項目が多いと思われるかもしれませんが、最初の部分はほとんどが計算ではなく何日出勤していたのか、有給は何日使ったのかといった確認のための内容となります。

では、給与明細に必要な事項の計算方法や記入方法などを説明していきましょう。

給与計算の仕方

総労働時間と時間外労働時間の集計

タイムカードを使って、1か月の総労働時間と時間外労働時間の集計を行います。
出張があった社員に関しては、摘要欄や備考欄に出張の有無を記載しておけば日数の数え間違いを防げます。

時間外手当の計算

時間外手当の計算式は「時間単価×割増率×時間外労働時間」です。
たとえば、基本給が250,000円だった場合で勤務日数が20日間とすると、20日間×8時間で160時間が労働時間になります。

つまり250,000÷160時間＝1562.5円が時間単価となり、時間外労働の割増率は25％なので、1562.5円×1.25＝1953.125円が時間外賃金です。

ここに時間外労働時間が10時間だった場合は、1953.125円×10＝19531.25円が時間外手当となり、円未満は50銭以上が切り上げとなるので19531円が正式な時間外手当となります。

通勤手当の計算

通勤手当は公共の交通手段であれば1か月で10万円までであれば非課税となります。
車で通勤している場合は、「往復の通勤距離÷燃費×ガソリン単価×出勤日数」を計算式とし、その他バスや電車などの場合は往復交通費×出勤日数で割り出せます。

ただし、車で通勤している場合は1か月あたりの非課税限度額が決められているので、国税庁のホームページで確認しましょう。

総支給額の計算

総支給額は「基本給+時間外手当+通勤手当」で計算します。

社会保険料の計算

社会保険料は給料から差し引かれる金額です。
健康保険料や厚生年金保険料は保険料額表を見て標準報酬額を基本にして計算します。雇用保険は厚生労働省のホームページに雇用保険料率表があるので、それを参考にして計算します。

課税対象となる項目の計算

課税対象となる項目の計算式は「総支給額-通勤手当-社会保険料」で割り出せます。

源泉所得税額を計算する

国税庁が出している源泉徴収税額表を参考にして割り出す必要があります。さきほどの課税対象額に厳選徴収税額票から導き出した数値をはめ込んで該当する数値を記入します。

住民税を記入

ここは、市区町村から送られてくる「住民税課税決定通知書」を見て記入しましょう。

合計控除額を記入する

さきほど計算した社会保険料の合計と所得税額、住民税額、生命保険料など、控除する金額をすべて足して記入します。

実際に支払う差し引き支給額を記入

最後に、「総支給額-控除額」を計算し、実際に雇用者に支払う金額を記入します。

Excelで給与計算を行う方法

Excelで給与計算を行う方法として、大きく分けて次の2つがあります。

給与計算シートを自作する方法
テンプレートを使用する方法

給与計算シートを自作する方法

Excelで給与計算を行うには、給与計算用のExcelシートを自身で作成する方法があります。

シートを自作する場合、項目を自由に作成でき、カスタマイズもできるため、自社にとって使いやすい給与計算シートを作成できます。

ただし、1から給与計算用のExcelシートを作成するには、Excelに関する知識が必要なうえに、作成に手間と時間を要するのがデメリットです。また、設定にミスがあった場合、正確な給与計算ができなくなり、賃金の過不足が出て従業員とのトラブルに発展しかねません。

そのため、操作に精通している担当者がいるか、相当の必要な理由がなければ、自作するのは避けたほうがよいでしょう。

テンプレートを使用する方法

インターネットで公開された無料テンプレートをダウンロードして使用する方法もあります。

インターネットで公開されているテンプレートは、給与計算に必要な項目や機能があらかじめ用意されているため、パソコンにダウンロードするだけで、初心者でも簡単に給与計算のExcelシートを利用できます。

また、さまざまなテンプレートが用意されており、レイアウトや機能を選べる点もメリットです。ただし、これらは雛型として提供されているものなので、自社の給与形態に合わせて、項目の追加・削除・色の変更などカスタマイズが必要です。

ただし、テンプレートには計算式が入力されているため、調整するときには、計算式がずれないように注意しましょう。

Excelで給与を計算する際に使うExcel関数

Excelで給与計算をする際によく使用される関数には、次のような種類があります。

WEEKDAY関数
CEILING関数・FLOOR関数・MROUND関数
IF関数

WEEKDAY関数

WEEKDAY関数は、日付から曜日を数値で表示できる関数です。シリアル値と対応する曜日の数字を入力することで、日付に合わせて自動で曜日を取得してくれます。

WEEKDAY関数を使うことで、毎月の給与計算のフォーマットを作成する際に曜日を調べて入力する必要がなくなるため、効率化を実現できます。時間をかけずにフォーマットの作成ができるため、他の業務により時間を割けるようになるほか、ミスの削減にも効果的です。

CEILING関数・FLOOR関数・MROUND関数

CEILING関数・FLOOR関数・MROUND関数は、時間の繰り上げ・切り捨て・四捨五入で端数処理ができる関数です。

設定した基準値の倍数にもっとも近い値に切り上げを行うのがCEILING関数、切り捨てを行うのがFLOOR関数、四捨五入を行うのがMROUND関数です。これらの関数は、労働時間や残業時間、割増賃金などの計算で、端数処理に役立ちます。

たとえば、勤務時間を15分単位で切り捨てる、割増賃金に端数が出た場合に0.5円未満は切り捨て、それ以上は1円に切り上げて処理するなどが可能です。端数処理を行う際には、これらの関数を用いると便利です。

IF関数

IF関数は、論理式が条件に合っているときと合っていないときで異なる処理を行う関数です。

2つのセルを比較して、時間が一致している場合と一致していない場合で条件分岐し、残業なしやありの処理を指定できます。

IF関数を使用すれば、実動8時間を超える勤務時間の場合には残業時間の計算を行い、他の場合はブランクにするといった処理が可能です。そのため、残業の有無がすぐにわかります。

Excelで給与計算をするメリット

Excelを使って給与計算をする場合、次のメリットがあります。

コストがかからない
自動計算でミスを防止できる
操作に迷わず使える

コストがかからない

Excelを給与計算に用いる場合、ソフトを導入する場合と違い、追加でコストをかける必要がありません。

多くの給与計算ソフトは有料になりますが、Excelを使用すれば、無料で手軽に給与計算を行えます。Excelは有料ソフトとはいえ、あらかじめインストールされたパソコンを使用していれば、別途給与計算のためにコストをかけて、ソフトを導入する必要はありません。とくに、規模の小さな企業なら、専用のソフトを導入しなくてもExcelでも十分な場合が多いでしょう。

また、Excelで給与計算をする場合に活用できるテンプレートも、インターネットで無料公開されているものが多いため、余分なコストをかけずに運用が可能です。

自動計算でミスを防止できる

Excelの機能を使って計算を自動化すれば、計算ミスを防止し、正確な給与計算が可能になります。

手動で計算する場合、ヒューマンエラー発生のリスクが高いです。途中の計算でミスがあると最終的な金額に誤りが生じ、支給額に誤りが出てしまいます。しかし、Excelで計算式を設定することで、給与明細や社会保険料、税金などを自動計算が可能です。

また、あらかじめ給与計算に必要な式やフォーマットが組み込まれた、無料テンプレートをダウンロードして利用もできます。そのため、専門的な知識をもたないユーザーでも、手間をかけずに計算ミスを防止しながら給与計算が可能です。

操作に迷わず使える

Excelの給与計算テンプレートを使えば、操作方法に迷うことなく給与計算が可能です。

Excelで給与計算を行う際には、インターネット上で公開されている無料の給与計算用テンプレートをダウンロードし、カスタマイズして利用が可能です。

Excelは、どの企業でも業務で日常的に使用するツールで基本操作に慣れている人が多いため、新たに操作方法を覚える必要がありません。そのため、テンプレートを利用して給与計算を行えば、すぐに作業をはじめられます。操作方法や関数の詳しい知識がない人でも、テンプレートを活用して業務に取り組みながら知識を深められるでしょう。

自由にカスタマイズが可能

Excelで給与計算を行えば、使いやすいよう自由にカスタマイズが可能です。

給与計算用の無料テンプレートは多数公開されていますが、テンプレートは既存のまま使用するだけでなく、既存のフォーマットをベースにして、カスタマイズも可能です。使用する前に、運用に合わせて項目を追加するといった調整を行えば、利便性が高まり給与計算の業務効率化が可能になります。

また、Excelは色や文字の大きさなどを自由に変えられるため、見やすいように見栄えを整えて利用しやすいように自由にカスタマイズできます。

Excelで給与計算をするデメリット

Excelで給与計算をする際のデメリットとして、次の3つがあります。

法改正に自動で対応できない
テンプレートは機能が限定される
データのバックアップが必要

法改正に自動で対応できない

Excelで給与計算を行う場合、法改正や保険料率の変更があっても自動修正はされません。そのため、手動で変更しなければいけないことに注意が必要です。

給与を支給する際には、所得税や住民税、社会保険料などを差し引きますが、法改正によって税率が変更になることがあります。

もし変更の確認漏れがあれば、間違った計算で給与が支払われてしまい、未払いや過払いによるトラブルの原因となりかねません。そのため、テンプレートを活用する場合には、どのような設定で計算されているのか、入力されている計算式を把握しておく必要があります。

機能が限定される

Excelの給与計算テンプレートは、ある程度機能が限定されます。

たとえば、社員・非正規雇用といった雇用形態の違いに対応できなかったり、独自の支給項目を追加したりする必要が生じるケースもあるでしょう。

異なる雇用形態に対応できない場合は、雇用形態ごとに異なる複数のテンプレートを使用して給与計算が必要となり、手間がかかります。そのため、あらかじめ自社の様式に適したテンプレートを選び、手間を減らせるようにしましょう。

データのバックアップが必要

Excelで給与計算を行う場合には、データはパソコンのハードディスクやサーバーに保存されるため、万一のリスクに備えて定期的なバックアップが必要です。

誤ってデータを上書き保存してしまったり、パソコンが故障したりすると、元のデータを復元できなくなる恐れがあります。そのため、万一のときにもデータを復元できるように、対策を取っておきましょう。ハードディスクだけではなく、USBメモリやクラウドなど、複数の場所にバックアップを取っておくと安心です。

Excelより給与計算ソフトをおすすめする理由

誰でも簡単に給与計算できる状態を目指すのであれば、Excelよりも給与計算ソフトがおすすめです。給与計算ソフトであれば、入力する箇所がわかりやすいためミスをしづらく、勤怠管理システムからデータをインポート可能。クラウド型であれば法改正へのアップデートも自動なため、負担が少ないです。

特別な知識がなくても操作できる

給与計算ソフトであれば、導入時からすでに計算式や項目が設定されています。そのため、給与計算に関する特別な知識がなくても、直感的に操作できるでしょう。設定画面で独自の手当や休暇制度を設定できるため、運用も容易です。それでも運用が心配な際は、サポート体制が充実している給与計算ソフトを選びましょう。

法改正へ対応するサービスが多い

多くの給与計算ソフトでは、給与計算に関わる法改正が実施されたときは、自動的に計算式が修正されます。たとえば保険料率が〇年4月から変わる場合であれば、〇年4月以降の保険料は改定後の保険料率で自動計算されます。法改正に合わせて計算式を調整する必要がないため、懸念点を減らせるでしょう。

勤怠管理システムをはじめとしたサービスと連携

給与計算は勤務時間や勤務日数に紐づいているため、勤怠管理システムと連携させると便利です。年末調整システムや経費精算システムと連携すれば、控除のような給与とあわせて計算したい項目も調整しやすいです。

給与計算ソフトの選び方

簡単かつ正確な給与計算を実現するなら、Excelよりも給与計算ソフトがおすすめです。しかし、給与計算ソフトによって仕様や特徴が異なります。対応している従業員規模や勤務体系、サポート体制などを事前にチェックしておきましょう。

従業員人数に適しているか

給与計算ソフトによって、対応している人数が異なります。機能だけでなくコストも比例する傾向にあるため、規模に合った給与計算ソフトを選びましょう。また、給与計算ソフトによっては、事業規模別にプランを提供していることもあります。近い将来、事業規模が拡大する予定ならプラン変更可能な給与計算ソフトを選びましょう。

勤務体系や給与体系が対応しているか

自社の勤務体系や給与体系に対応しているかどうかもチェックしましょう。フレックスタイム制に対応しているか、月給と時給の組み合わせに対応しているかなどに注目します。勤怠管理システムと連携するなら、どのデータを参照可能かあわせて見られるとよいです。

サポート体制が充実しているか

給与計算ソフトの性能だけでなく、サービス提供会社のサポートが十分かも確認したいです。チャットやメールだけでなく、電話でのサポートがあると相談しながら問題を解決できるため便利です。また、サポートデスクの対応時間もあわせて確認しておきましょう。

無料で利用できる給与計算ソフト

給与計算ソフトを導入するか迷ったときは、無料ソフトを利用するのも手です。以降では無料で利用できる給与計算ソフトを紹介します。なお、紹介する給与計算ソフトはいずれも無料利用が可能ですが、機能や利用人数によっては料金が発生する点に注意してください。

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