電子決裁とは？紙文書との違い・承認フローを改善した導入事例とおすすめシステム

電子決裁とは？

電子決裁とは、企業や行政における書類の承認や意思決定のプロセス（決裁処理）を電子化したシステムのことを指す用語です。

電子決裁を導入することで、文書の閲覧も捺印もすべてWeb上で行えるようになります。これにより、業務の効率化や迅速化、コスト削減などのメリットが得られます。

電子決裁は、ビジネスにおける意思決定のスピードアップと利便性の向上に大きく貢献しており、政府・自治体でも電子決裁システムを導入しているのが特徴です。

「決済」とはまったく別の単語

よく混同されがちですが、電子決裁の「決裁」と、金銭の支払いを意味する「決済」は、まったく別の単語であることに注意が必要です。

「決裁」は、意思決定や承認を表す言葉であり、「決済」とは異なる意味をもっています。電子決裁システムは、金銭のやり取りではなく、社内の意思決定プロセスをデジタル化するためのツールです。

書面による決裁との違い

電子決裁は、書面による決裁と比べて多くの利点があります。たとえば書類の移動にかかる時間や労力を大幅に削減できるため、決裁プロセスのスピードアップが図れます。

また、紙の書類の保管スペースが不要になり、ペーパーレス化やコスト削減も可能です。さらに、決裁の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、業務の透明性が向上します。

ワークフローとの違い

電子決裁とワークフローは、どちらも業務のデジタル化に関連する概念ですが、厳密には異なるシステムです。

ワークフローは、業務プロセス全体の自動化や最適化を目的としており、電子決裁も当プロセスの一部に含まれます。

一方、電子決裁は意思決定や承認のプロセスに特化したシステムです。

電子決裁の普及が進んでいる背景

技術的な進歩や社会的な変化といったさまざまな要因が関係し、近年は電子決裁の普及が加速しています。次に、電子決裁の普及が進んでいる背景について、いくつかの観点から説明します。

「電子決裁移行加速化方針」の閣議決定によるもの

電子決裁の普及が進む背景の大きな要因が「電子決裁移行加速化方針」の閣議決定です。

2016年に官民データ活用推進基本法が成立したことで、データ流通環境の整備・行政手続きのオンライン化に関する政府の取り組みが義務化されました。2017年には「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」の策定と「デジタル・ガバメント推進方針」も示され、行政における業務のデジタル化が本格的に推進されています。

電子決裁移行加速化方針とは、このような業務のデジタル化のなかで示された方針であり、従来の紙の決裁処理を電子化する取り組みとして策定されました。この方針が示されることで、政府・地方自治体における決裁処理の電子化が急速に進んでいます。

出典：電子決裁移行加速化方針（案）

また、政府自体も電子決裁を推進しており、2016度時点で889万件の決裁のうち813万件で電子決裁が行われ、電子決裁率は83.9%に達しました。

出典：アクションプランを踏まえた電子決裁取組状況について（平成27年度）

働き方改革の推進

電子決裁の普及は、働き方改革の推進とも密接に関係しています。長時間労働の是正やワークライフバランスの実現には、業務の効率化が不可欠です。

こうしたなか、電子決裁は決裁プロセスのスピードアップと省力化を実現するため、働き方改革の重要な手段として注目されています。

また、在宅勤務やリモートワークの普及にも貢献しており、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を可能にすることで、多様な人材の活躍を支援しています。

デジタルトランスフォーメーション（DX）の加速

企業におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）の加速も、電子決裁の普及を後押しする要因です。

DXは、デジタル技術を活用して業務プロセスや組織、ビジネスモデルの変革を目的としています。

電子決裁はDX化の重要な要素の一つであり、ペーパーレス化や業務の自動化を通じて、業務のデジタル化を推進しています。DXへの取り組みが加速するなかで、電子決裁の導入は不可欠な課題として認識されつつあるのが現状です。

コスト削減の必要性

コスト削減の必要性も、電子決裁の普及を後押ししています。

紙の書類を使った決裁プロセスには、印刷や配送、保管などのコストがかかります。また、決裁に要する時間も、業務の生産性を下げる要因です。

一方、電子決裁はこれらのコストを大幅に削減できるため、経営の効率化に貢献します。とくに、昨今の経済状況を踏まえると、コスト削減は企業における重要な課題の一つであり、電子決裁への注目度が高まっている要因です。

セキュリティ意識の高まり

情報セキュリティに対する意識の高まりも、電子決裁の普及に影響を与えています。紙の書類による決裁は、情報漏えいのリスクが高く、セキュリティ面での課題があります。

一方、電子決裁では、アクセス権限の設定やログ管理、暗号化などのセキュリティ対策が可能です。企業や組織におけるセキュリティ意識の向上に伴い、電子決裁のセキュリティ面でのメリットが注目されています。

電子決裁を導入するメリット

電子決裁を導入するメリットは次のとおりです。

• ペーパーレス化でコスト削減できる
• 記入ミスや不正の防止になる
• 意思決定が迅速になる

ペーパーレス化でコスト削減できる

電子化によって紙が不要になるため、紙代、印刷代、保管・管理コストを削減できます。

紙による決裁・承認処理は資料を印刷しなければならないので、紙代＋印刷代のコストがかかります。さらに決裁処理がきちんと実行されたのか確認するための証拠として、書類を保管しておかなければなりません。管理費用までを考えると、一つの決裁に対するコストは高くなります。

一方、電子決裁を導入することによってペーパーレスが実現すれば、決裁・承認処理にまつわる文書の作成、管理コストが削減できます。

記入ミスや不正の防止になる

決裁の電子化は、記入ミスや不正の防止につながるのもメリットです。

たとえば紙の文書で大きな記入ミスをすると、書類を作成しなおす手間がかかります。もし承認フローが進行していれば、出しなおしによる時間が発生しかねません。

また、紙の決裁文書には常に不正のリスクが伴います。たとえば、三文判で決裁処理をしている場合は、文房具店で同じ印鑑を簡単に購入すれば捺印を偽装できてしまいます。印鑑の保管が不適当なら、適切な権限をもたない人が処理にあたっているかもしれません。

電子データなら修正が簡単で手間はかからないうえ、権限コントロール、操作履歴の確認で、不正使用の防止にもなります。

意思決定が迅速になる

紙の書類で決裁する場合、物理的に書類を決裁権者にまわさなければなりません。そのため、必然的に出社義務が生じるだけでなく、担当者不在のため承認が進まないといった事態も生じます。

しかし、電子決裁の場合はインターネット環境さえあれば、すき間時間で簡単に書類のチェック、承認作業を行えます。さらにクラウド型の電子決裁システムならデバイスを問わないため、出張先や別支店でも対応可能です。

また、電子決裁では決裁の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、遅延や滞留を防ぐことにもつながります。

業務フローの可視化による見直しがしやすい

電子決裁では、決裁プロセスが可視化されるため、業務フローの見直しがしやすくなります。

決裁の進捗状況や所要時間、承認者の行動パターンなどを分析することで、業務の非効率な部分や改善点を特定可能です。

また、電子決裁のシステムでは、業務フローの設定を柔軟に変更できるため、見直しの結果を速やかに反映できます。業務フローの最適化により、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

過去情報の検索性が増す

電子決裁では、書類がデジタルデータとして保存されるため、過去の情報を検索しやすくなるのもメリットです。キーワードやメタデータを使って、必要な書類を瞬時に見つけ出せます。

また、書類の保管スペースが不要になるため、大量の情報を長期間にわたって保存可能です。過去情報の検索性の向上は、業務の効率化だけでなく、トラブル発生時の原因究明や、監査対応の迅速化にも役立ちます。

電子決裁を導入するデメリット

電子決裁には多くのメリットがある一方で、導入するにあたってのデメリットも存在します。主なデメリットとして考えられるのは、次のとおりです。

初期コストがかかる

電子決裁を導入するには、システムの構築や機器の購入など、初期投資が必要になります。とくに、大規模な組織や、既存のシステムとの連携が必要な場合は、コストが高くなるかもしれません。

また、システムの運用や保守にも継続的なコストがかかるため、長期的な費用対効果を検討する必要があります。中小企業やスタートアップのように資金的な余裕が少ない組織にとっては、初期コストが導入の障壁となるかもしれません。

ただし、電子決裁のメリットと比較するとこれらのデメリットは軽微だと考えられます。

システム導入の費用は、ペーパーレス化することによって長期的には回収が可能です。また業務効率化にもつながるので、一時的にコストはかかりますが、長期的に見れば恩恵が大きいと考えられます。

従業員の抵抗感がある

電子決裁の導入は業務プロセスの変更を伴うため、一時的に従業員の抵抗感を生じさせる可能性があります。とくに、紙の書類に慣れ親しんだ従業員にとっては、電子決裁への移行が負担に感じられるかもしれません。

また、システムの操作方法の習得に時間がかかったり、トラブル発生時の対応に不安を感じたりする従業員もいるでしょう。従業員の抵抗感を和らげ、スムーズに電子決裁を定着させるためには、丁寧な説明と教育、そしてサポート体制の整備が欠かせません。

システム互換性の問題がある

電子決裁のシステムは、業務で使用している他のシステムとの互換性が問題になる場合もあります。

たとえば、既存の業務システムとの連携ができなかったり、データの移行が困難だったりする可能性は考慮しましょう。

また、外部の取引先とのデータ交換においても、フォーマットの違いからスムーズにやり取りできない場合があるかもしれません。

電子決裁システムの種類

電子決裁システムには、導入形態や運用方法によって、いくつかの種類があります。次に、代表的な電子決裁システムの種類として、オンプレミス型とクラウド型を取り上げ、それぞれの特徴を説明します。

オンプレミス型

オンプレミス型の電子決裁システムは、自社内にサーバーを設置し、自社で運用・管理するタイプのシステムです。

業務にあわせたカスタマイズが可能で、高いセキュリティ対策を施せます。また、大量のデータを扱う場合や、既存のシステムとの連携が必要な場合にも適しています。

ただし、初期コストが高く、システムの運用・保守に専門的な知識が必要となるため、IT部門の負担が大きくなる傾向にあるのが特徴です。

クラウド型

クラウド型の電子決裁システムは、インターネット上のサーバーを利用して運用するタイプのシステムです。

システムの運用・保守は、クラウドサービス提供者が行うため、自社IT部門の負担が軽減されます。また、アップデートやバージョンアップも自動的に行われるため、常に最新の機能を利用できます。

さらに、オンプレミス型と比べると初期コストが低く、導入が容易であるため、中小企業でも利用しやすいのが特徴です。

ただし、セキュリティ面での不安や、カスタマイズの制限といったデメリットがある点は覚えておきましょう。

電子決裁の導入事例

近年ではさまざまな企業・公的機関がワークフローシステムを導入して、決済の電子化を進めています。

次に、ワークフローシステム「X-point」を導入し、承認フローの改善に成功したゴム・プラスチックメーカー「オカモト株式会社」の成功事例を紹介します。

オカモト株式会社の成功事例

ゴム・プラスチックメーカーのオカモト株式会社は2007年にワークフローシステム「X-point」を導入、稟議書の電子化に成功しました。

オカモト株式会社では本社と工場が離れた場所にあるため承認フローに時間がかかり、承認者の出張や稟議が重なると承認が遅れて業務に支障をきたしていました。

そこで、オカモト株式会社はワークフローシステム「X-point」を導入。稟議の迅速化に取り組み、一週間以上かかっていた決裁の改善に成功しています。

※出典：エイトレッド「オカモト株式会社のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2024年4月7日閲覧）

電子決裁システムの選び方

電子決裁システムを導入する際は、業務内容や規模、セキュリティ要件、予算などを考慮し、最適なシステムを選びましょう。次に、電子決裁システムの選び方のポイントについて説明します。

業務内容と規模にあったシステムを選ぶ

電子決裁システムを選ぶ際は、業務内容と規模にあったものを選ぶことが重要です。業務の種類や量、決裁プロセスの複雑さなどを考慮し、必要な機能が備わったシステムを選びましょう。

また、将来的な業務の拡大や変化にも対応できるよう、拡張性のあるシステムを選ぶことも大切です。

セキュリティ面での要件が満たされているシステムを選ぶ

電子決裁システムには、機密情報を扱うため、セキュリティ面での要件を満たすことが求められます。

導入時にはシステムのセキュリティ機能や、データの暗号化、アクセス制御、監査ログの記録といった機能が充実しているかを確認しましょう。

また、クラウド型のシステムを選ぶ場合は、ベンダーのセキュリティ対策や、データの保管場所、バックアップ体制なども重要なポイントです。自社のセキュリティポリシーに合致し、十分な安全性が確保できるシステムを選びましょう。

操作性とユーザビリティを重視する

電子決裁システムは、社員全員が使用するツールであるため、操作性とユーザビリティを重視することも欠かせません。システムの画面構成やナビゲーションがわかりやすく、直感的に操作できるものを選びましょう。

また、見落としがちなポイントとして、スマートフォンでの利用にも対応しているかどうかも確認が必要です。

操作性の高いシステムは、社員の利用率を高め、業務の効率化につながります。導入前には実際にトライアル運用できる機会を設けたり、ユーザーアンケートを実施したりと、ユーザビリティを十分に検討することをおすすめします。

既存システムとの連携を考慮する

電子決裁システムを導入する際は、既存の業務システムとの連携を考慮することも重要です。

たとえば、経理システムや人事システム、ワークフローシステムなどと、スムーズにデータ連携できるかどうかを確認しましょう。既存システムとの親和性が高いシステムを選ぶことで、業務の効率化と、データの一元管理が可能になります。

また、将来的な他システムとの連携も見据えて、APIやWebサービスなどの連携機能が備わったシステムを選ぶことも大切です。

コストパフォーマンスを検討する

電子決裁システムの導入には、コストがかかります。初期費用だけでなく、ランニングコストや保守費用なども含めて、トータルコストを検討しましょう。

また、システムの導入による業務の効率化や、ペーパーレス化によるコスト削減効果なども考慮し、中長期的な視点でコストパフォーマンスを評価しましょう。

予算にあったシステムを選ぶことはもちろん、システムの価格だけでなく、提供される機能や性能、サポート体制なども総合的に判断することが求められます。

ワークフローシステムのオススメ比較

電子決裁を導入する際に活用したいオススメのワークフローシステムを5つ紹介します。各システムの価格や特徴は次のとおりです。

	Create!Webフロー	X-point Cloud	ジョブカンワークフロー	SmartDB
価格	初期費用：0円 月額費用：500円/ユーザー	初期費用：0円 月額費用：500円／ユーザー数（税抜）	初期費用：0円 月額費用：300円/ユーザー	月額費用：要問い合わせ
導入実績	アサヒ飲料、ミサワホーム、小田急電鉄など	エービーシー・マート、松屋フーズ、ブックオフコーポレーションなど	タマホーム、エイベックス、ラクスルなど	セブン・アンド・アイ・ホールディングス、立命館大学、コクヨなど
特徴	申請書の様式を変えずに、紙の申請書と近い感覚で利用できる	直感的に使用できて、稟議に関する手間を大幅に削減できる	業界最安値クラスの価格設定で導入実績も豊富、申請・承認作業に関する手間は1/3に	プログラミング知識なしで使用できて、10,000人超えのワークフローに対応

• 申請・承認業務にかかる時間を約1/3に削減
• シリーズ累計20万社の導入実績^※
• 初期費用・サポート費用も0円。月額費用も業界最安値クラス

ジョブカンワークフローは、クリックだけで申請・承認を行い、業務の効率アップと社内統制の強化を実現するクラウドベースのワークフローシステムです。

スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請・承認が行えるほか、一覧画面ですべての申請の検索を実現します。稟議申請、交通費精算、支払い依頼など、幅広い申請・承認フローに対応し、承認段階プロセスも柔軟に設定可能です。

※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」」（2024年4月7日閲覧）

＜料金プラン＞

内容	詳細
初期費用	0円
月額費用	300円/ユーザー
無料トライアル	あり

• 紙の申請書のデザインを変えずに電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務を変えずに電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握可能です。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

＜料金プラン＞

内容	詳細
初期費用	0円
月額費用	500円/ユーザー
無料トライアル	あり

• 大企業向けシステムとして10,000人超のワークフローにも対応
• プログラミング不要で誰もが簡単にシステムを使用可能
• 豊富なノウハウと標準機能により最短1か月で導入可能

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。そして、大企業ならではの複雑なフローにも対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

＜料金プラン＞

内容	詳細
初期費用	要問い合わせ
月額費用	要問い合わせ
無料トライアル	あり

• 紙のような直感的な入力フォームだから手書きと同じ感覚で使用可能
• ワンクリックで承認可能で、決裁の進行状況も一目で確認
• SSL証明書やIP制限などセキュリティ対策が充実

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績4,000社以上^※のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減可能です。稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上にも期待できます。また回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

※出典：エイトレッド「X-point Cloud シェアNo.1のクラウドワークフローシステム」（2024年4月7日閲覧）

＜料金プラン＞

内容	詳細
初期費用	0円
月額費用	500円／ユーザー
無料トライアル	あり

• モバイル端末での申請・承認が可能で、メール通知機能も搭載
• 自由度の高い申請フォームをノンプログラミングで簡単作成
• ドキュメント管理との連携で、承認済み申請書を自動保管

eValue V Air ワークフローは、業務を電子化し効率化を支援します。ウィザード式エディタで多彩な機能を持つ申請書を簡単作成できます。社外からの申請や承認で決裁を迅速化し、状況共有も可能です。また、データ集計や外部出力機能でワークフローデータの再利用と分析が容易となり、ドキュメント管理連携で承認済み申請書を自動保管し、文書管理を効率化できます。

＜料金プラン＞

内容	詳細
初期費用	要問い合わせ
月額費用	要問い合わせ
無料トライアル	あり

• 小規模から大規模まで規模を問わず運用できる
• アラートや通知機能でスムーズに申請や承認業務を進められる
• Microsoft 365、Google Workspaceとシングルサインオン連携が可能

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するワークフローシステムです。ExcelやWordで作成した申請書フォーマットを同じイメージで変換でき、フォーマットをゼロから作成する手間がかかりません。ダッシュボードでは、対応が必要な申請書や申請中の書類の進捗状況も一覧で確認できるため、申請や承認の対応漏れを防げます。

＜料金プラン＞

内容	詳細
初期費用	0円
月額費用	300円／ユーザー
無料トライアル	あり

次の記事では、ほかのワークフローシステム、ワークフロー機能を備えたグループウェア、クラウドERPについて紹介しているので、気になる方は参考にしてください。

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システム導入で効率的な電子決裁を

ワークフローシステムを導入することで電子決裁を効率化できます。決裁の電子化は政府も推進している取り組みで「電子決裁移行加速化方針」をもとに各政府機関、自治体も導入を進めています。

ワークフローシステムの導入で、ペーパーレス化によるコスト削減、記入ミスや不正使用の防止、時間の短縮などさまざまな恩恵を受けましょう。

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