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電子決裁とは | 紙文書との違い・承認フローを改善した導入事例とおすすめシステム

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電子決裁にはコスト削減、不正防止、業務効率化などさまざまなメリットがあり、企業・自治体ともに多くの組織がワークフローシステムを導入して決裁の電子化を推進しています。電子決裁のメリットやデメリットと共に、導入したいおすすめのワークフローシステムを紹介します。

電子決裁とは?

電子決裁とは、企業や行政の決裁処理を電子文書を用いて行う方法です。電子決裁を導入することによって、文書の閲覧も捺印もすべてコンピューターで行えるようになります。

紙文書に比べて決裁の手間や紙のコストが削減できるメリットがあり、政府・自治体の中にも、電子決裁システムを導入して決裁処理を効率化している事例がたくさんあります。

電子決裁移行加速化方針が普及を促進

電子決裁の普及が進む背景の一つとして「電子決裁移行加速化方針」という閣議決定があります。

2016年に官民データ活用推進基本法が成立したことで、データ流通環境の整備・行政手続きのオンライン化に関する政府の取り組みが義務化されました。2017年には「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」の策定と「デジタル・ガバメント推進方針」も示され、行政における業務のデジタル化が本格的に推進されています。

電子決裁移行加速化方針とは、このような業務のデジタル化の中で示された方針であり、従来の紙を使用した決裁処理を電子化する取り組みとして策定されました。この方針が示されることで政府・地方自治体における決裁処理の電子化が急速に進んでいます。

出典:電子決裁移行加速化方針(案)

電子決裁を導入するメリット

電子決裁を導入するメリットは次のとおりです。

  • ペーパーレス化でコスト削減できる
  • 記入ミスや不正の防止になる
  • 作業時間を短縮できる

紙文書にはない電子決裁のメリットについて説明します。

ペーパーレス化でコスト削減できる

電子化により紙が不要となるため、紙代、印刷代、保管・管理コストを削減できます。

紙による決裁・承認処理は資料を印刷しなければならないので、紙代+印刷代のコストがかかります。さらに決裁処理がきちんと実行されたのか確認するための証拠として、書類を保管しておかなければなりません。管理費用までを考えると一つの決裁に対するコストは高くなります。

電子決裁を導入することによってペーパーレスが実現すれば、決裁・承認処理にまつわる文書の作成、管理コストが削減できます。

記入ミスや不正の防止になる

決裁の電子化は、記入ミスや不正の防止につながります。

まず紙の文書で大きな記入ミスをすると、書類を作成しなおす手間がかかります。承認フローが進行していれば出し直しよる時間もかかります。

また、紙の決裁文書には不正のリスクが伴います。例えば、三文判で決裁処理をしている場合は、文房具店で同じ印鑑を簡単に購入すれば捺印を偽装できてしまいます。印鑑の保管が不適当なら、適切な権限を持たない人が処理にあたっているかもしれません。

電子データなら修正が簡単で手間がかからないうえ、権限コントロール、操作履歴の確認で、不正使用の防止にもなります。

作業時間を短縮できる

紙の書類で決裁する場合、物理的に書類を決裁権者にまわさなければなりません。必然的に出社義務が生じます。担当者不在のため承認が進まない、という事態が生じます。

しかし、電子決裁の場合はインターネット環境さえあれば、すき間時間で簡単に書類のチェック、承認作業を行えます。クラウド型の電子決裁システムならデバイスを問わないため、出張先や別支店でも対応可能。また、過去の決裁文書もシステムからチェックできます。保管庫でファイルを探す必要はありません。

電子決裁を導入することで、文書の決裁処理、履歴のチェックともに時間短縮の効果が期待できるでしょう。

電子決裁を導入するデメリット

電子決裁を導入するデメリットとしては「システム導入にコストがかかる」ことです。ただし、電子決裁のメリットと比較するとこれらのデメリットは軽微だと考えられます。

システム導入の費用は、ペーパーレス化することによって長期的には回収が可能です。また業務効率化にもつながるので、一時的にコストはかかりますが、長期的に見れば恩恵が大きいと考えられます。

ITに詳しい担当者を置けず、設定や運用が不安な方は、カスタマーサポートに注力しているサービスを選ぶとよいでしょう。

電子決裁の導入事例

電子決裁システムの導入事例を紹介します。さまざまな企業・公的機関がワークフローシステムを導入して決済の電子化を進めています。

ワークフローシステム「X-point」を導入し、承認フローの改善に成功したゴム・プラスチックメーカー「オカモト株式会社」の成功事例を紹介します。

オカモト株式会社の成功事例

ゴム・プラスチックメーカーのオカモト株式会社は2007年にワークフローシステム「X-point」を導入、稟議書の電子化に成功しました。

オカモト株式会社では本社と工場が離れた場所にあるため承認フローに時間がかかり、承認者の出張や稟議が重なると承認が遅れて業務に支障をきたしていました。

そこで、オカモト株式会社はワークフローシステム「X-point」を導入。稟議の迅速化に取り組み、一週間以上かかっていた決裁の改善に成功しています。

出典:決裁に一週間以上もかかっていた稟議書が、X-pointの導入で最短一日に短縮

ワークフローシステムのおすすめ比較

電子決裁を導入する際に活用したいおすすめのワークフローシステムを4つ紹介します。各システムの価格や特徴は次のとおりです。

Create!Webフロー X-point Cloud ジョブカンワークフロー SmartDB(スマートDB)
価格 初期費用:0円
月額費用:500円/ユーザー
初期費用:140,000円
月額費用:500円/ユーザー
初期費用:0円
月額費用:300円/ユーザー
月額費用:300,000円〜
導入実績 アサヒ飲料、ミサワホーム、小田急電鉄など エービーシー・マート、松屋フーズ、ブックオフコーポレーションなど タマホーム、エイベックス、ラクスルなど セブン・アンド・アイ・ホールディングス、立命館大学、コクヨなど
特徴 申請書の様式を変えずに、紙の申請書と近い感覚で利用できる 直感的に使用できて、稟議に関する手間を大幅に削減できる 業界最安値クラスの価格設定で導入実績も豊富、申請・承認作業に関する手間は1/3に プログラミング知識なしで使用できて、10,000人超えのワークフローに対応

Create!Web(クリエイトウェブ)フロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

<料金プラン>

内容 詳細
初期費用 0円
月額費用 500円×ユーザー数
無料トライアル

X-point Cloud(エクスポイントクラウド) - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 紙のような直感的な入力フォームだから手書きと同じ感覚で使用可能
  • ワンクリックで承認可能で、決裁の進行状況も一目で確認
  • SSL証明書やIP制限などセキュリティ対策が充実

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減できます。稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上が期待できます。また回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

<料金プラン>

内容 詳細
初期費用 140,000円
月額費用 500円×ユーザー数
無料トライアル

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

  • 申請・承認業務にかかる時間を約1/3に削減
  • 10,000社以上の導入実績がある人気のシステム
  • 初期費用・サポート費用も0円。月額費用も業界最安値クラス

ジョブカンワークフローは、クリックだけで申請・承認を行い、業務の効率アップと社内統制の強化を実現するクラウドベースのワークフローシステムです。

スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請・承認が行えるほか、一覧画面ですべての申請の検索を実現、稟議申請、交通費精算、支払い依頼など、あらゆる申請・承認フローに対応し、承認段階プロセスも柔軟に設定可能です。

<料金プラン>

内容 詳細
初期費用 0円
月額費用 300円/ユーザー
無料トライアル

SmartDB(スマートDB) - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB公式サイトスクリーンショット 画像出典:SmartDB公式サイト

  • 大企業向けシステムとして10,000人超のワークフローにも対応
  • プログラミング不要で誰もが簡単にシステムを使用可能
  • 豊富なノウハウと標準機能により最短1か月で導入可能

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

<料金プラン>

内容 詳細
初期費用 300,000円
月額費用 300円/ユーザー
無料トライアル

次の記事では、ほかのワークフローシステム、ワークフロー機能を備えたグループウェア、クラウドERPについて紹介しています。

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システム導入で効率的な電子決裁を

ワークフローシステムを導入することで電子決裁を効率化できます。決裁の電子化は政府も推進している取り組みで「電子決裁移行加速化方針」をもとに各政府機関、自治体も導入を進めています。

ワークフローシステムの導入で、ペーパーレス化によるコスト削減、記入ミスや不正使用の防止、時間の短縮などさまざまな恩恵が受けられます。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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