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電子決裁とは?紙文書との違い・承認フローを改善した導入事例とおすすめシステム

最終更新日時:
記事の情報は2022-03-01時点のものです。
電子決裁にはコスト削減、不正防止、業務効率化などさまざまなメリットがあり、企業・自治体ともに多くの組織がワークフローシステムを導入して決裁の電子化を推進しています。電子決裁のメリットやデメリットと共に、導入したいおすすめのワークフローシステムを紹介します。

電子決裁とは?

電子決裁とは、企業や行政の決裁処理を電子文書によって行う方法です。電子決裁を導入することで、文書の閲覧も捺印もすべてWeb上で行えるようになります。

電子決済は紙文書に比べて決裁の手間やコストを削減できるメリットがあり、政府・自治体でも電子決裁システムを導入している事例があります。

電子決裁移行加速化方針が普及を促進

電子決裁の普及が進む背景の一つとして「電子決裁移行加速化方針」という閣議決定があります。

2016年に官民データ活用推進基本法が成立したことで、データ流通環境の整備・行政手続きのオンライン化に関する政府の取り組みが義務化されました。2017年には「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」の策定と「デジタル・ガバメント推進方針」も示され、行政における業務のデジタル化が本格的に推進されています。

電子決裁移行加速化方針とは、このような業務のデジタル化の中で示された方針であり、従来の紙の決裁処理を電子化する取り組みとして策定されました。この方針が示されることで政府・地方自治体における決裁処理の電子化が急速に進んでいます。

出典:電子決裁移行加速化方針(案)

政府自体も電子決裁を推進しており2016度時点で889万件の決裁のうち813万件は電子決裁が行われ、電子決裁率は83.9%に達しています。

出典:アクションプランを踏まえた電子決裁取組状況について(平成27年度)

電子決裁を導入するメリット

電子決裁を導入するメリットは次のとおりです。

  • ペーパーレス化でコスト削減できる
  • 記入ミスや不正の防止になる
  • 作業時間を短縮できる

紙文書にはない電子決裁のメリットについて説明します。

ペーパーレス化でコスト削減できる

電子化により紙が不要となるため、紙代、印刷代、保管・管理コストを削減できます。

紙による決裁・承認処理は資料を印刷しなければならないので、紙代+印刷代のコストがかかります。さらに決裁処理がきちんと実行されたのか確認するための証拠として、書類を保管しておかなければなりません。管理費用までを考えると一つの決裁に対するコストは高くなります。

電子決裁を導入することによってペーパーレスが実現すれば、決裁・承認処理にまつわる文書の作成、管理コストが削減できます。

記入ミスや不正の防止になる

決裁の電子化は、記入ミスや不正の防止につながります。

まず紙の文書で大きな記入ミスをすると、書類を作成しなおす手間がかかります。承認フローが進行していれば出し直しよる時間もかかります。

また、紙の決裁文書には不正のリスクが伴います。たとえば、三文判で決裁処理をしている場合は、文房具店で同じ印鑑を簡単に購入すれば捺印を偽装できてしまいます。印鑑の保管が不適当なら、適切な権限を持たない人が処理にあたっているかもしれません。

電子データなら修正が簡単で手間はかからないうえ、権限コントロール、操作履歴の確認で、不正使用の防止にもなります。

作業時間を短縮できる

紙の書類で決裁する場合、物理的に書類を決裁権者にまわさなければなりません。必然的に出社義務が生じます。担当者不在のため承認が進まないといった事態が生じます。

しかし、電子決裁の場合はインターネット環境さえあれば、すき間時間で簡単に書類のチェック、承認作業を行えます。クラウド型の電子決裁システムならデバイスを問わないため、出張先や別支店でも対応可能。また、過去の決裁文書もシステムからチェックできます。保管庫でファイルを探す必要はありません。

電子決裁を導入することで、文書の決裁処理、履歴のチェックともに時間短縮の効果が期待できるでしょう。合わせてシステム導入をチャンスに決裁ルール自体・承認権も見直して、決裁フローを簡略化するとさらなる作業時間の短縮が期待できます。

電子決裁を導入するデメリット

電子決裁を導入するデメリットとしては「システム導入にコストがかかる」ことです。ただし、電子決裁のメリットと比較するとこれらのデメリットは軽微だと考えられます。

システム導入の費用は、ペーパーレス化することによって長期的には回収が可能です。また業務効率化にもつながるので、一時的にコストはかかりますが、長期的に見れば恩恵が大きいと考えられます。

ITに詳しい担当者を置けず、設定や運用が不安な方は、カスタマーサポートに注力しているサービスを選ぶとよいでしょう。

電子決裁の導入事例

電子決裁システムの導入事例を紹介します。さまざまな企業・公的機関がワークフローシステムを導入して決済の電子化を進めています。

ワークフローシステム「X-point」を導入し、承認フローの改善に成功したゴム・プラスチックメーカー「オカモト株式会社」の成功事例を紹介します。

オカモト株式会社の成功事例

ゴム・プラスチックメーカーのオカモト株式会社は2007年にワークフローシステム「X-point」を導入、稟議書の電子化に成功しました。

オカモト株式会社では本社と工場が離れた場所にあるため承認フローに時間がかかり、承認者の出張や稟議が重なると承認が遅れて業務に支障をきたしていました。

そこで、オカモト株式会社はワークフローシステム「X-point」を導入。稟議の迅速化に取り組み、一週間以上かかっていた決裁の改善に成功しています。

出典:決裁に一週間以上もかかっていた稟議書が、X-pointの導入で最短一日に短縮

ワークフローシステムのオススメ比較

電子決裁を導入する際に活用したいオススメのワークフローシステムを4つ紹介します。各システムの価格や特徴は次のとおりです。

Create!Webフロー X-point Cloud ジョブカンワークフロー SmartDB
価格 初期費用:0円
月額費用:500円/ユーザー
初期費用:0円
月額費用:500円/ユーザー数(税抜)
初期費用:0円
月額費用:300円/ユーザー
月額費用:要問い合わせ
導入実績 アサヒ飲料、ミサワホーム、小田急電鉄など エービーシー・マート、松屋フーズ、ブックオフコーポレーションなど タマホーム、エイベックス、ラクスルなど セブン・アンド・アイ・ホールディングス、立命館大学、コクヨなど
特徴 申請書の様式を変えずに、紙の申請書と近い感覚で利用できる 直感的に使用できて、稟議に関する手間を大幅に削減できる 業界最安値クラスの価格設定で導入実績も豊富、申請・承認作業に関する手間は1/3に プログラミング知識なしで使用できて、10,000人超えのワークフローに対応

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud
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  • 紙のような直感的な入力フォームだから手書きと同じ感覚で使用可能
  • ワンクリックで承認可能で、決裁の進行状況も一目で確認
  • SSL証明書やIP制限などセキュリティ対策が充実

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,500社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減できます。稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上が期待できます。また回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

X-point Cloud公式サイトより(2022年2月27日閲覧)

<料金プラン>

内容 詳細
初期費用 0円
月額費用 500円×ユーザー数(税抜)
無料トライアル あり

ジョブカンワークフロー - 株式会社DONUTS

ジョブカンワークフロー
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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  • 申請・承認業務にかかる時間を約1/3に削減
  • シリーズ累計12万社の導入実績
  • 初期費用・サポート費用も0円。月額費用も業界最安値クラス

ジョブカンワークフローは、クリックだけで申請・承認を行い、業務の効率アップと社内統制の強化を実現するクラウドベースのワークフローシステムです。

スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請・承認が行えるほか、一覧画面ですべての申請の検索を実現、稟議申請、交通費精算、支払い依頼など、あらゆる申請・承認フローに対応し、承認段階プロセスも柔軟に設定可能です。

※出典:DONUTS「ジョブカンワークフロー」(2022年2月28日閲覧)

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月額費用 300円/ユーザー
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Create!Webフロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー
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  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

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内容 詳細
初期費用 0円
月額費用 500円×ユーザー数
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Styleflow - TDCソフト株式会社

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  • 小規模から大規模まで規模を問わず運用できる
  • アラートや通知機能でスムーズに申請や承認業務を進められる
  • Microsoft 365、Google Workspaceとシングルサインオン連携が可能

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するワークフローシステムです。ExcelやWordで作成した申請書フォーマットを同じイメージで変換でき、フォーマットをゼロから作成する手間がかかりません。ダッシュボードでは、対応が必要な申請書や申請中の書類の進捗状況も一覧で確認できるため、申請や承認の対応漏れを防げます。

<料金プラン>

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初期費用 0円
月額費用 300円/ユーザー
無料トライアル あり

SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB
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  • 大企業向けシステムとして10,000人超のワークフローにも対応
  • プログラミング不要で誰もが簡単にシステムを使用可能
  • 豊富なノウハウと標準機能により最短1か月で導入可能

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

<料金プラン>

内容 詳細
初期費用 要問い合わせ
月額費用 要問い合わせ
無料トライアル あり

次の記事では、ほかのワークフローシステム、ワークフロー機能を備えたグループウェア、クラウドERPについて紹介しています。

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無料で使用できるワークフローシステムはある?

基本的にワークフローシステムは有料です。以前はジョブカンワークフローに無料で使えるプランは存在しましたが、現在は有料プランのみです。ただし、30日程度の無料トライアル期間を設けているシステムは多いので、システムの使い勝手が気になる場合はトライアルで使用すればよいです。

システム導入で効率的な電子決裁を

ワークフローシステムを導入することで電子決裁を効率化できます。決裁の電子化は政府も推進している取り組みで「電子決裁移行加速化方針」をもとに各政府機関、自治体も導入を進めています。

ワークフローシステムの導入で、ペーパーレス化によるコスト削減、記入ミスや不正使用の防止、時間の短縮などさまざまな恩恵が受けられます。

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