【2024年】グループウェア比較！タイプと選び方、機能、メリット
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グループウェアのメリット
グループウェアのメリットを一言でまとめると、コミュニケーションに必要なツールをまとめて導入できることです。具体的には次のようなメリットがあります。
- 情報やノウハウの共有がスムーズ
- ペーパーレス化でコスト削減
- クラウドならテレワークも円滑
- Web会議で生産性を向上
- ワークフローで承認作業を簡略化
これらのメリットにより、社内でのやり取りを効率化でき業務推進のスピードを向上させられます。
グループウェアの機能
グループウェアには主に次のような機能が搭載されています。
このうち後述の海外型と日本型のそれぞれ固有で搭載されているケースの多い機能は次のとおりです。オプションや連携で機能追加できる可能性はあるため、おおまかな目安として考えておくとよいでしょう。
| 海外型 | 日本型 |
|---|---|
| ・ビジネスチャット ・Web会議 ・ドキュメント作成 ・スライド作成 |
・掲示板 ・日報管理 ・経費精算 ・勤怠管理 ・ポータル ・回覧板 ・稟議 |
グループウェアの選び方・タイプ
グループウェアを選ぶときは、どのようなツールを使いたいかを基準に海外型、日本型、アプリ作成型の3つに絞り込むとよいです。日本型は種類が多いので、従業員規模や予算にあわせてさらに細かくツールをみていきましょう。
| 【海外型】 文書や表計算、スライドをあわせて導入したい |
・Microsoft 365 (旧称 Office 365) ・Google Workspace ・Zoho Connect ・Confluence ＞海外型のサービス詳細はこちら |
|
|---|---|---|
| 【日本型】 掲示板や稟議を使いたい |
中小企業 | ・サイボウズ Office ・J-MOTTOグループウェア ・NI Collabo 360 ・rakumo for Google Workspace ＞日本型×中小企業のサービス詳細はこちら |
| 大企業 | ・Garoon ・desknet's NEO ・Knowledge Suite ・Lark ＞日本型×大企業のサービス詳細はこちら |
|
| 無料 | ・GRIDYグループウェア ・クロジカスケジュール管理 ＞日本型×無料のサービス詳細はこちら |
|
| 【アプリ作成型】 独自アプリを作りたい |
・kintone ・楽々Webデータベース ・AppSuite ＞アプリ作成型のサービス詳細はこちら |
|
海外型
海外型のグループウェアは文書作成や表計算、スライド作成といったオフィススイートの機能、ビジネスチャットやWeb会議といった双方向のコミュニケーションに強いのが特徴です。またシステム連携しやすいため、他にSaaSを使っているのであればさらに便利な運用が見込めます。
日本型×中小企業
日本型のグループウェアは、掲示板や回覧板といったオフラインでの運用をそのままクラウド化しやすいのが魅力です。中小企業向けのグループウェアは、多くの機能を手頃な価格にて提供されているため、従業員数の少ない企業でも導入を前向きに検討できます。
日本型×大企業
日本型のグループウェアのなかでも、複雑な稟議や強固なセキュリティ対策を特徴としたグループウェアが大企業におすすめです。また、クラウド提供が多いグループウェアでありながら、オンプレミスに適したパッケージ版の提供も一部見られます。
日本型×無料
日本製のグループウェアながら無料で利用できるタイプで、中小企業のなかでも予算の限られている企業におすすめです。人数制限があったり機能がシンプルであったりするため、要件に合致していることを確かめたうえで導入を検討しましょう。
アプリ作成型
アプリ作成型は、アプリを自作することでグループウェアのように運用するタイプです。デフォルト機能を利用する形式ではないためアプリ制作の手間がかかるものの、柔軟に構成を考えられるのが強みです。サイボウズ Officeとkintoneのように、基本機能と独自機能を連携してまかなうのもよいでしょう。
【関連記事】
アプリ制作に特化したシステムがほしいのであれば、ノーコードやローコードで開発できるツールもおすすめです。
・ノーコード開発ツールの比較
・ローコード開発ツールの比較
グループウェアの比較ポイント
機能の有無
グループウェアの選定時は、ほしい機能を洗い出して各サービスに搭載されているか確認しましょう。その際、必ずほしい機能と可能ならほしい機能に分けるのがおすすめです。ほしい機能を満たすグループウェアがない場合に、その機能を内製したり他ツールで後から導入したりする手段を検討するためです。
コミュニケーション関連の機能
| 機能 (リンクから個別システムの紹介へ移動) | 詳細 |
|---|---|
| ビジネスチャット | 企業内外の人とコミュニケーションをとるチャットツール。社内SNSと呼ばれることも |
| Web会議 | 音声や映像を介してオンラインにて会議をする機能 |
| メール配信 | メールを送受信する機能 |
| 社内Wiki | 社内間にてナレッジを蓄積するための文書作成機能 |
| 社内掲示板 | 社内間にてお知らせや共有事項を書き留める機能 |
| スケジュール管理 | 各従業員の打ち合わせや外出予定を管理する機能 |
| 在席・離席の確認 | 従業員の出退勤、休憩の状況を確認する機能 |
| メモ | 主に自分用のオンラインで閲覧できるメモ |
【関連記事】
・チャット機能のあるグループウェア比較
・掲示板のあるグループウェア比較
・スケジュール管理のあるグループウェア比較
・Google カレンダーと同期可能なグループウェア
情報共有関連の機能
| 機能 (リンクから個別システムの紹介へ移動) | 詳細 |
|---|---|
| オンラインストレージ | Web上でファイルを保存したり共有したりする機能 |
| 文書管理 | ファイルのなかでも主に機密性の高い書類を保管する機能 |
| 日報管理 | 日報を提出し閲覧する機能 |
| プロジェクト管理 | プロジェクトの進捗状況をカレンダーや工数をもとに管理する機能 |
| タスク管理 | やるべき作業をとりまとめる機能 |
| レポート管理 | 報告書の作成や管理をする機能 |
| アンケート作成 | 主に社内向けのアンケートやテストを作成し回収する機能 |
| アドレス帳 | 取引先や社員の連絡先を登録したり検索したりできる機能 |
| 議事録作成 | 会議の要点や決定事項をまとめる機能。テンプレートがあることも多い |
| 組織図共有 | 社員のメンバー構成を図示し共有する機能 |
【関連記事】
・ファイル共有のあるグループウェア比較
・タスク管理のあるグループウェア比較
申請やそのほか業務に役立つ機能
| 機能 (リンクから個別システムの紹介へ移動) | 詳細 |
|---|---|
| 会議室予約 | 会議室の利用状況を閲覧したり予約したりできる機能。カレンダー機能にて代用されることもあります |
| ワークフロー（稟議） | オンラインにて稟議を上げるための機能 |
| 経費精算 | 経費の申請や承認、却下、修正などが可能な機能 |
| 勤怠管理 | 出勤状況を管理する機能。Web打刻、ICカード、生体認証など多様な種類があります |
| 社内ポータル | よく使う機能やレポートをトップページにとりまとめる機能 |
| 従業員の安否確認 | 災害時や緊急時において従業員と連絡がつくか確かめる機能 |
【関連記事】
・ワークフロー（稟議）のあるグループウェア比較
・経費精算のあるグループウェア比較
・勤怠管理のあるグループウェア比較
・安否確認のあるグループウェア比較
そのほか、グループウェアの機能について詳しく知りたい方はこちらにて確認できます。
機能が不十分な場合
システム検討時に要件を満たせない場合、他ツールで代替したり制作したりする手段が取れます。要件から漏れてしまう場合にはあわせてこれらを検討しましょう。また、システム導入時には少し要件に達していなくても調整する方法があることを念頭にいれておくとよいです。
| 方法 | 特徴 | おすすめの状況 |
|---|---|---|
| 他機能で代替 | 別途費用がかからないのでコスト削減できる | 代替可能である状況 |
| 別途サービスを導入 | 専用のサービスであるため機能が充実 | 不足している機能を代替ないし制作しにくい状況 |
| 「アプリ作成型」で制作 | 社内の独自システムを非エンジニアでも作れる | 少量の表やページ作成で十分な状況 |
| スクラッチ開発（ゼロから開発） | 自由度は高いものの費用と工数がかかる | 複雑なシステムがどうしても必要な状況 |
料金プラン（クラウド型とオンプレミス型）
グループウェアの料金相場はおおよそ次のとおりです。クラウド型は初期のサポート費用とアカウントの年額ないし月額料金がかかります。一方のオンプレミス型は初回のソフトウェア費用とサーバーをメンテナンスするランニングコストが発生します。
| クラウド型 | オンプレミス型(パッケージ型) | |
|---|---|---|
| 初期費用 | 0～5万円程度 | 数十万～数百万円程度（1ユーザーあたり数千～1万円前後） |
| 年額費用 | 1ユーザーあたり3,000円〜12,000円程度 | 数万～十数万円程度（1ユーザーあたり数百～2,000円程度） |
| おすすめの企業 | 中小企業〜大企業 | 大企業・セキュリティ要件が厳しい企業 |
※従業員数が500〜1,000名程度の場合
中小企業であれば初期費用を抑えつつサーバーのメンテナンスに注力せずに済むクラウド型がおすすめです。中堅企業や大企業の場合はソフトウェアの管理コストを抑えたいのであればクラウド型、セキュリティ要件がクラウド型で満たせないならオンプレミス型がよいでしょう。
【関連記事】
・グループウェアの費用相場
・無料のグループウェア
・オープンソースのグループウェア
現場従業員にとっての操作性
グループウェアは多くの従業員が使うため、操作性が重要となります。クラウド型のサービスは無料トライアルがあるため、特にパソコンに不慣れな方や外国語話者を対象に、実際に操作してもらう機会を設けましょう。スマートフォン版がある場合には、あわせてスマートフォンの操作がしやすいかも確認します。
セキュリティや内部統制
秘匿情報が集約されるグループウェアにおいて、セキュリティや内部統制の観点は欠かせません。セキュリティ観点では、デバイスやIPアドレスによるアクセス制限、ぜい弱性の定期的な診断などがなされているかチェックします。内部統制の観点ではISOやSOC、プライバシーマークを参考にあたりをつけるとスムーズです。
導入前後のサポート
グループウェアを利用する場面は多いため、わからないことが発生した際にサポートしてもらえる体制が重要です。導入前にセットアップをスムーズにするためのレクチャーをしてもらったり、導入後に不明な点や緊急で解決したい点が発生した際にフォローしてくれるか調べます。ITサービスの比較サイトで口コミをみるのもよいでしょう。
グループウェアの比較4選【海外型】
海外型のグループウェアは知名度の高いサービスが多いです。WordやExcelを使いたいなら「Microsoft 365」、Googleのドキュメントやスプレッドシートがほしいなら「Google Workspace」が便利です。また、コストを抑えたいなら「Zoho Connect」、ナレッジマネジメントとコミュニケーションを強化したいなら「Confluence」がよいでしょう。
Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社
- WordやExcelをオンラインで利用可能
- バージョンの管理や更新作業が不要
- 豊富なプランでアプリやセキュリティ要件を選べる
Microsoft 365 (旧称 Office 365)の口コミ・評判
詳しくはMicrosoft 365とはをあわせて調べるとよいでしょう。
Google Workspace - 株式会社サテライトオフィス
- ビジネス上のやり取りや共同作業をまとめて管理
- 共同編集できるキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーション
- 多要素認証やログ監視など高度なセキュリティ機能を提供
Google Workspaceの口コミ・評判
Zoho Connect - ゾーホージャパン株式会社
- 同社CRMやMAツールとも連携できる
- マニュアル作成機能がある
- 1人あたり120円からと低価格で使える
Zoho Connectの口コミ・評判
Confluence - アトラシアン株式会社
- 社内に点在する情報やナレッジ、コンテンツを集約
- コメントや共同編集機能などでコラボレーションもまとめて管理
- 企画書や議事録、稟議書、ブログなど多様なテンプレートを搭載
Confluenceの口コミ・評判
グループウェアの比較4選【日本型×中小企業】
グループウェアのうち、中小企業におすすめな日本製サービスはサイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア、NI Collabo 360です。サイボウズ Officeはより機能の充実したGaroonも提供しているため、必要にあわせてチェックするとよいでしょう。中小企業向けは低価格で導入しやすいのが特徴です。
サイボウズ Office - サイボウズ株式会社
- 累計導入者数70,000社※
- ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
- 未読一覧が表示されることで、いま対応すべき情報がすぐにわかる
※出典：サイボウズ「サイボウズ Office｜中小企業の”チーム力”を強化するグループウェア」（2024年12月3日閲覧）
サイボウズ Officeの口コミ・評判
J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- 1ユーザーあたり月額150円から25機能を提供
- 約4,000社※導入のノウハウ、充実のサポート体制
- 高度な運用環境とセキュリティ対策
※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「J-MOTTOグループウェア 公式サイト」（2024年12月3日閲覧）
J-MOTTOグループウェアの口コミ・評判
NI Collabo 360 - 株式会社NIコンサルティング
- 多機能のうえグローバル対応や企業間での連携にも対応
- 運用に合わせカスタムできるポータル画面
- 機能を横断して検索できる横断検索機能
NI Collabo 360の口コミ・評判
rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック） - rakumo株式会社
- Google Workspaceと組み合わせて利用するクラウド拡張ツール
- 経費精算やワークフロー、勤怠管理などのコア業務を更に使いやすく
- ユーザー情報はGoogle Workspaceの情報をそのまま利用可能
rakumo for Google Workspaceの口コミ・評判
日本型×中小企業のその他グループウェア
グループウェアの比較4選【日本型×大企業】
大企業向けのグループウェアは、稟議を細かく設定できたりセキュリティに力を入れていたりします。オンプレミス型で導入できるケースが多いですが、随時セキュリティアップデートしてくれるクラウド型もおすすめです。
- サイボウズの大企業向けのグループウェア
- 直観的な操作でだれでも使いやすい
- 大規模組織の情報管理に適した管理機能
Garoonの口コミ・評判
desknet's NEO - 株式会社ネオジャパン
- 徹底した現場主義で直感的に使える
- 高性能かつ高信頼性
- デスクネッツは安心のセキュリティ環境
desknet's NEOの口コミ・評判
Lark（ラーク） - Lark Japan株式会社
- メッセージ、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフローなどを統合
- ボット機能でリマインダー送信やメッセージ掲載をサポート
- 各ツールが連携、拡張に対応
Lark（ラーク）の口コミ・評判
Knowledge Suite - ブルーテック株式会社
- ユーザー数無制限
- 名刺管理の機能に対応
- 営業、社内コミュニケーションに必要なシステムを統合連携
Knowledge Suiteの評判・口コミ
日本型×大企業のその他グループウェア
- ArielAirOne
- StarOffice
- eValue V 2nd Edition
グループウェアの比較2選【日本型×無料】
グループウェアを無料で使いたい企業におすすめなのがGRIDYグループウェアとクロジカスケジュール管理です。GRIDYグループウェアは網羅的で、クロジカスケジュール管理はスケジュール管理をはじめとした機能に強いのが特徴。要件にあわせて使い分けましょう。
GRIDYグループウェア - ブルーテック株式会社
- 組織や権限によって情報の「見せる・見せない」を自動で制御
- 企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が可能
- わずか5分で登録、簡単に導入できる
GRIDYグループウェアの口コミ・評判
クロジカスケジュール管理 - TOWN株式会社
- カレンダー共有と日程調整機能に必要な機能を追加可能
- URL共有後、都合のよい日時を選んでもらうだけで日程調整
- 設定条件に応じた候補日程を自動抽出
クロジカスケジュール管理の口コミ・評判
日本型×無料のその他グループウェア
グループウェアの比較3選【アプリ作成型】
グループウェアをより柔軟に使いたい企業にはアプリ作成型がおすすめです。kintoneは同じ提供会社がサイボウズ OfficeとGaroonを提供しているため、組み合わせて使うのも便利です。AppSuiteとdesknet's NEOも同様なため、比較時には視野に入れておくとよいでしょう。
- 業務に必要なシステムを直感的に作成でき、チーム内で共有して使える
- 通知やスレッドを使ってスピーディーに情報共有ができる
- 顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途に対応
kintoneの口コミ・評判
楽々Webデータベース - 住友電工情報システム株式会社
- 今までどおりExcelを活用した運用を実現
- 複数シートのデータを共有化
- データ登録や更新時に自動でメール通知
楽々Webデータベースの評判・口コミ
- 自社の業務をかんたんにシステム化できる
- 業務を見える化・見せる化できる
- 複雑なアプリを構築できる
AppSuiteの口コミ・評判
「BOXIL SaaS AWARD Winter 2024」の受賞サービス
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。
今回の「BOXIL SaaS AWARD Winter 2024」は、2023年10月1日から2024年9月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約13,000件を審査対象としており、計294サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。
【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。
| 料金の妥当性No.1 | kintone |
| 初期設定の容易さNo.1 | kintone |
| 初期設定の容易さNo.1 | Google Workspace |
| サポートの品質No.1 | Google Workspace |
| サービスの安定性No.1 | rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック） |
| 機能満足度No.1 | Cacoo |
| カスタマイズ性No.1 | Cacoo |
| お役立ち度No.1 | NI Collabo 360 |
| 使いやすさNo.1 | Cacoo |
【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。
＞＞BOXIL SaaS AWARD Winter 2024の詳細はこちら
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