メール共有システムの導入事例4選！よくある課題と導入効果

メール共有システム導入前のよくある課題

メール共有システム導入前には次のような課題があります。

• 情報が分散し、管理が難しい
• メール対応の遅れや抜け漏れが発生する
• コミュニケーションが非効率である

従来のメール対応業務では、メールの情報が個別に保存されます。そのため、チーム全体での共有が困難になり、対応漏れや二重対応につながる傾向にあります。

また、担当者不在時には対応の遅れや重要メールの見逃しがちです。対応の遅れや重要メールの見逃しは顧客満足度が下がるのみならず、トラブルやクレームにつながる可能性があります。

さらに、メールのやり取りが煩雑化し、情報伝達の速度が低下する可能性があります。情報伝達速度が低下することで手間が増え、生産性の低下やコストの増加につながるため、対策が必要です。

メール共有システムの導入効果・メリット

メール共有システムには、次のようなメリットがあります。

• 情報共有の効率化
• 対応の迅速化
• コミュニケーションの向上

それぞれ詳しく解説します。

情報共有の効率化

メール共有システムはクラウド上でメール共有とメールの一元管理ができるため、情報共有の効率化が可能です。メールごとに「未対応」「対応中」「対応済」といったステータスがシステムに表示され、誰が担当したのかもわかります。

また、メールだけでなく、電話やチャット、SNSといった他のチャネルに寄せられたメールもシステム上で一元管理ができます。そのため、チャネルごとにログインとログアウトを繰り返す手間がなくなり、業務の効率化が可能です。

対応の迅速化

メール共有システムの導入は対応の迅速化につながります。「未対応」「対応中」「対応済」といったステータスが一目でわかるため、まだ対応していないメールを探す手間が省け、迅速な対応が可能です。

また、担当者を自動で割り当てる機能があります。差出人ごとに自動で担当者を割り当てたり、「返品」といった特定の文字が入ったメールは自動で返品のラベルに割り当てたりすることで、問い合わせ業務をスムーズにできます。

さらに、問い合わせに対して定型文を自動返信する機能があるため、不在時や営業時間外に寄せられたメールに対しての自動フォローが可能です。

コミュニケーションの向上

メール共有システムはコミュニケーションの向上にも役立ちます。スレッド管理での一連のやり取りを可視化できるため、返信内容をリアルタイムでの確認と相談が可能です。したがって、メールを転送したり口頭で伝えたりする手間が省け、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。

また、内部チャットやコメント機能もコミュニケーションの向上に役立ちます。このような機能は各メールに対してコメントを残せるため、担当者が不在でも引継ぎができたり複数の担当者に申し送りができたりします。

メール共有システムの導入事例

メール共有システムを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

メーカー/製造系業界A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
メーカー/製造系	31件〜50件

抱えていた課題

お客様対応業務において、各メンバーごとに対応品質に差があることや、情報共有の不足からお客様からのクレームが発生することがありました。

また、過去のメールが消えるトラブルが発生することもあり、メールの管理についても課題がありました。

導入後の効果

メール共有システムの導入後は、お客様対応の質のレベルアップに使えたり、チーム間での情報共有ができたりと業務効率化や品質向上につながっています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞メールディーラー

IT/通信/インターネット業界B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	2件〜10件

抱えていた課題

今までは、メーリングリスト機能でメール共有をしていたため、メールを見落としていたり、返信漏れや二重返信があったりとメール対応についての課題がありました。

導入後の効果

メール共有システム導入後は、メールに対して誰がどこまで対応しているのかが見える化されたことで、返信漏れや二重返信が防げるようになりました。共有メールアドレス宛に届いたメールに対してもスムーズに対応ができるようになり、業務効率が向上しました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞メールディーラー

コンサルティング・専門サービスC社の場合

業界・業種	利用アカウント数
コンサルティング・専門サービス	2件〜10件

抱えていた課題

これまでは、各サイトの問い合わせにそれぞれの担当が決まっており、対応が属人化していました。そのため、対応のムラや遅延が起きることが多く、問い合わせの一元管理についての課題がありました。

導入後の効果

導入後は、問い合わせの内容ややり取りが履歴で確認できるため、過去の担当者と異なる担当者が対応する場合もスムーズに返答できるようになりました。

また、メールでの問い合わせに返信する際に2重返信防止機能があり、ワークフローの追加もできるので誤送信も予防できています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞メールディーラー

医療系D社の場合

業界・業種	利用アカウント数
医療系	2件〜10件

抱えていた課題

導入前は、顧客からの問い合わせが多く、対応に追われることが多くありました。また、メールの見落としで未対応のままのお問い合わせがあることもあり、メール管理について課題がありました。

導入後の効果

導入後は、お問い合わせの内容を判断して、フォルダ分けを自動で行えるようになったことで、業務効率が上がり対応に追われることや未対応のお問い合わせがなくなりました。

お問い合わせの一元管理や、誰がいつ対応したかなどの履歴もすぐにわかるため、対応がスムーズになりました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞メールディーラー

不動産/建設/設備系E社の場合

業界・業種	利用アカウント数
不動産/建設/設備系	11件〜30件

抱えていた課題

社内共通のメールアドレスで顧客とのメールのやり取りが膨大にあり、そのメール対応が属人化していたことが課題でした。

導入後の効果

導入後は、メール対応の抜け漏れや二重対応がなくなり、属人化がなくなり、メールを共有できることで業務効率の向上にもつながりました。画面デザインがわかりやすく、操作性に優れているため、スムーズに扱えます。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Re:lation

おすすめメール共有システム比較表

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おすすめのメール共有システム4選

メール共有システムの中でも導入実績、導入事例が多いおすすめのシステムを紹介します。各メール共有システムの特徴をまとめているので、システム選びの参考にしてください。

• 1ユーザーあたり月額500円で利用可能
• チームでのメール対応の共有に必要な機能を網羅
• 業界や業種を問わず豊富な導入実績

サイボウズ メールワイズは、月額500円から利用できるメール共有システムです。チームでのメール対応を一元管理できるため、メール関連業務の効率化が可能です。

一般のメール機能だけでなく、顧客情報の管理や対応履歴、コメント機能といった汎用的な機能を網羅しています。また、返答文テンプレートがあるため、対応の迅速化が可能です。

• 複数のチャネルを一元管理し、送受信が可能
• メールの対応状況が一目で確認できる
• チームメンバーがリアルタイムで問い合わせの対応状況を共有できる

Re:lationは、問い合わせ対応のチャネルを一元管理し、対応漏れや二重対応を防げるメール共有システムです。メール、LINE、電話など10種類のチャネルを一元管理できます。

また、お問い合わせメールが届いた際は未対応、保留中、対応完了、対応不要の4種類のステータスで管理可能です。また、対応が終わるまで未対応のステータスで残り続けるため、対応漏れを防げます。

管理画面はチームで同じ画面をリアルタイムで共有できます。そのため、メールの対応状況を一目で確認可能です。さらに、対応の進捗状況や担当者の割り振りも同じ画面で確認できます。また、対応中のメールにはロックをかけられるため、二重対応の心配がありません。

• システムの導入が簡単で申し込んだ日から利用可能
• 編集画面が直感的
• SSLで通信を暗号化しているため、セキュリティリスクが低い

Tayoriは、無料から始められるメール共有システムです。フォーム、FAQ、アンケート、チャットの4つを無料で作成し、運用できます。導入が簡単であることが特徴で、初期費用や面倒な手続きの必要がありません。そのため、申し込んだ日から使い勝手を試せます。

編集画面が直感的であることが特徴です。一目でわかるユーザーインターフェースであるため、ITリテラシーに関係なく利用できます。セキュリティは常にSSLで暗号化されているため、情報漏えいのリスクを低減できます。

• メールの対応状況を1画面で把握可能
• テンプレート機能を利用することで対応の迅速化ができる
• 集計レポート機能を利用することで問い合わせの傾向を分析可能

メールディーラーは、チーム全員のメール対応状況が確認できる、共有管理に特化したメール共有システムです。1画面上でメンバーの対応状況やステータスごとのメール数が確認できます。また、対応状況に合わせて自動でメールの振り分けができるため、対応漏れの防止が可能です。

テンプレート機能があるため、頻繁に利用する文章は登録することで、ワンボタンで本文へ挿入できます。さらに、メール分類ごとに集計が可能です。そのため、よくある問い合わせの傾向を分析し、業務の効率化に役立ちます。

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サービスを比較しましょう

メール対応業務には、情報が分散してしまい、管理が困難である、メール対応の漏れや二重対応、コミュニケーションが非効率といった課題がありました。メール共有システムの導入により、これらの課題解決につながります。

メール共有システムは、従業員同士のメール対応状況の共有が可能であるため、対応漏れや二重対応を防げます。また、テンプレート機能を利用して頻繁に利用する文章を登録することで、迅速なメール対応が可能です。

メール共有システムの導入を検討する際は、ニーズや課題解決に役立つかを考慮するのが重要です。複数のサービスを比較し、課題に対してシステムの親和性が高いのか、コストに見合った成果が得られるかを確認して導入しましょう。

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