【保存版】オンラインストレージ導入のメリット・デメリットまとめ

オンラインストレージとは

オンラインストレージは、インターネット上で利用するデータの保存場所のことで、クラウドストレージとも呼ばれます。

オンラインストレージを活用することで、場所やデバイスに依存せずにファイルや資料を閲覧可能です。ファイル共有や同時編集など、業務効率化に役立つ機能が多数搭載されているため、多くの企業で導入が進んでいます。

一方で、オンラインストレージの導入にはコストがかかるだけでなく、セキュリティ面におけるリスクの懸念があることも認識しておきましょう。

オンラインストレージとクラウドの違いとは

オンラインストレージとクラウドは、両方ともデータを保存しアクセスするための方法ですが、いくつかの違いがあります。

オンラインストレージは、クラウドサービスの一種で、インターネット上でファイルを保存・共有できるサービスです。Dropbox、Google Drive、OneDriveなどのSaaSが該当します。

クラウドは、インターネットを通じて利用できるサービスの総称です。オンラインストレージ以外にも、Webサービス、アプリケーション、コンピューティング、データベースなど、さまざまなサービスが含まれます。代表的なクラウドプロバイダーには、Amazon Web Services（AWS）やMicrosoft Azure、Google Cloud Platform（GCP）などが挙げられます。

つまり、クラウドはより広い概念であり、オンラインストレージはその一部であるといえるでしょう。

オンラインストレージの導入メリット

オンラインストレージは、基本的にファイルの保存先として導入されます。そのため保存さえできれば十分と思う方も少なくないかもしれません。

しかし、適切なオンラインストレージを選べば、次のような多くのメリットが得られます。

1. いつでもどこでもアクセス
2. ファイルを簡単共有・共同作業
3. 複数拠点でも一元管理
4. バックアップの自動化
5. サーバー管理・運用の必要なし
6. 最新機能を常に利用できる
7. 導入コストが安価
8. 月額料金制でコストを可視化
9. 拡張性が高い
10. リスクヘッジ
11. 業務デジタル化によるコスト削減

導入時のコストパフォーマンスを高めるためにも、クラウドストレージで得られるメリットの詳細を確認しておきましょう。

1.いつでもどこでもアクセス可能

オンラインで利用できる性質上、いつでもどこでもストレージにアクセスできるのは大きなメリットです。

紙資料を持たずとも営業先から顧客情報を閲覧したり、緊急で確認しなければならない書類をすぐに確認したりできます。

インターネットに接続できる環境さえあれば、PCやスマートフォンといったデバイスを問わないので、シームレスなファイル管理が可能です。

2.ファイルを簡単共有・共同作業

オンラインストレージは個人ファイルの管理はもちろん、チームや会社全体でファイルを共有するのも簡単です。Windowsのファイル管理画面のようなインターフェースを持つサービスも多いので、操作に迷うことも少ないでしょう。

さらに、同時編集に対応しているオンラインストレージであれば、より効率的に業務が進められます。たとえば、Web会議の議事録に使用したり、外出先から部下の資料に直しを入れたり、幅広いシーンで活用できます。

3.複数拠点でも一元管理

これまでのファイル管理は、拠点ごとに行うのが当たり前でした。しかし、オンラインストレージを導入することで拠点間のファイルを一元的に管理できます。

拠点ごとにファイル管理を行っている場合、他拠点のデータを閲覧するためには、メールやFAXでのやり取りが必要でした。また資料が更新されるたびに資料を整理しなければならず、資料整理に大変な手間がかかります。

オンラインストレージを導入すれば、すべての拠点のデータを1つの場所で管理できます。そのため、情報管理や更新、閲覧における手間を大幅に削減可能です。

4.バックアップの自動化

多くのオンラインストレージサービスでは、ファイルのバックアップを自動的に行っています。パソコンのフリーズや充電切れにより、作成中の資料が保存できなかった経験をしたことがある方も少なくないのではないでしょう。

一方、オンラインストレージサービスによっては、常時自動でバックアップを取ってくれているため、そのような失敗を防げます。ただし、サービスによっては自動バックアップを取っていない場合もあるので、事前に必ず確認してください。

5.サーバー管理・運用の必要なし

ファイル共有は、これまで社内にサーバーを設置して管理する必要がありました。サーバーの設置にはコストがかかり、運営には人件費がかかります。

しかしオンラインストレージにおいては、サービス提供会社がサーバーの運用を行います。そのため、サーバーの運用・保守に関する業務が不要となり、本来の業務に集中可能です。

6.最新機能を常に利用できる

自社独自でファイル管理システムを運用している場合、システムの改善も社内で行わなければなりません。

オンラインストレージサービスにおいては、サービス提供会社が機能の更新やアップデートを行います。そのため、ユーザーがシステムの機能について検討したり、改善したりする必要はありません。

常にアップデートされていく便利な機能を使えるのも、オンラインストレージを導入するメリットといえます。

7.導入コストが安価

自社サーバーでファイルを管理するためには、高額な初期投資が必要です。またシステムの構築までに数か月以上かかってしまいます。

一方、オンラインストレージの多くは、初期費用がかかりません。月額費用もサービスの容量や利用人数に応じて選べるため、中小企業やスタートアップでも負担にならない費用感で利用できます。

また、契約からすぐに利用できるのもオンラインストレージの魅力といえるでしょう。

8.月額料金制でコストを可視化

オンラインストレージは、コストを簡単に視覚化できるのも大きなメリットです。対して、自社サーバーを設置する場合は、ランニングコストを視覚化しづらい傾向があります。

オンラインストレージの多くはユーザーごとの月額制です。そのため毎月のコストがハッキリします。コストを可視化できるため予算も立てやすく、今後のIT資産運用に役立てられるでしょう。

9.拡張性が高い

これまで自社サーバーでファイル管理をしていた企業では、情報システム部から、「ファイルサーバーが圧迫されているのでファイルを整理してください」との指示が出ることも多かったのではないでしょうか。

オンラインストレージなら、いつでもストレージ容量の増減が可能なので、状況に合わせて拡張できます。

10.リスクヘッジ

今ではほとんどの企業が、災害やセキュリティインシデントに対するリスクを感じているかと思います。災害やサイバー攻撃のようなリスクを分散するためには、外部にデータを保管する選択肢が挙げられます。

そのため近年では、リスクヘッジを意識してオンラインストレージを導入する企業も少なくありません。DR（ディザスタリカバリ）のためのバックアップとしても活用できるため、ミッションクリティカルなデータを保存したいときにも役立ちます。

11.業務デジタル化によるコスト削減

オンラインストレージで、紙で管理していた資料をデータ化して管理することで、印刷代や場所代のコストを削減できます。またデータ化した情報は検索によってすぐに探せるため、利便性や業務効率も向上します。

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このように、オンラインストレージはファイルの保存場所にとどまらないメリットを享受できるサービスです。

一方、オンラインストレージを導入した結果、失敗してしまったケースも少なからず存在します。そのため、導入にあたってはクラウドストレージのデメリットもよく確認することが大切です。

オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージのデメリットには、次の4つがあります。

• 柔軟なカスタマイズはできない
• データ漏えいといったセキュリティリスクがある
• 障害発生時の対応はサービス会社に依存する
• 災害による影響を受けることがある

1.柔軟なカスタマイズはできない

基本的にオンラインストレージはパッケージ化されたサービスです。そのため、カスタマイズの柔軟性は高くなく、各サービス会社が提供するオプション以外の機能は付けられません。

そのため、オンラインストレージのサービス選定では、どれだけ自社の要件定義にマッチしているかが重要です。各サービスの機能やサポートを徹底的に比較する必要があるので、選定が難しい面もあります。

必要な機能を備えつつ、余計な機能を削ぎ落としているサービスがおすすめです。

2.データ漏えいといったセキュリティリスクがある

オンラインストレージサービスは、運営会社のサーバー上にデータを保存してもらうサービスです。そのため、運営会社のセキュリティ対策によっては、情報漏えいのリスクがあります。

また、アクセス権限を柔軟に設定できるサービスでなければ、悪意ある従業員によって内部情報を流出させられてしまう危険性も無視できません。

オンラインストレージに限ったリスクではありませんが、クラウドサービスは、IDとパスワードさえ手に入ればどこからでもアクセスできてしまいます。退職者のIDとパスワードを破棄し忘れ、不正にアクセスされる事案も度々報告されているので十分な注意が必要です。セキュリティ対策がしっかりとしているサービスを選ぶようにしましょう。

こちらの記事ではオンラインストレージのセキュリティに関して詳しく解説しています。重要な情報の補完先を探している方はこちらの記事も参考にしてください。

3.障害発生時の対応はサービス会社に依存する

サーバーの管理・運用の必要がない半面、障害が発生した際はサービスベンダーの対応を待たなくてはなりません。そのため、自社では何もできないストレスを感じる可能性もあります。

4.災害による影響を受けることがある

オンラインストレージサービスは、サービス運用会社が契約しているサーバーにデータを保存してもらうサービスです。

そのため、サービス運営会社本体のサーバーが地震や浸水といった災害で破損してしまうと、データが失われてしまう可能性があります。

オンラインストレージサービスによっては、地理的に離れた複数拠点でバックアップを取っています。大切なデータの預け先になるため、安心して預けられるサービスを選びましょう。

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ここまで、オンラインストレージのメリットとデメリットを解説してきました。他社サービスを利用する以上、少なからずデメリットは存在します。

しかし、多くの企業がオンラインストレージを導入しているのは、デメリット以上にメリットが大きいからです。そのため、ファイル管理に課題を感じている場合には、ぜひ導入を検討してみてください。

また次の記事では、実際の導入例をもとにオンラインストレージを導入することで得られた効果について解説しています。より具体的な効果について知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

オンラインストレージの選び方

オンラインストレージを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 目的に合った機能があるか
• 操作性
• 他サービスとの連携
• データ容量と料金のバランス
• 利用可能ユーザー数
• セキュリティ対策

それぞれの選定ポイントを説明します。

目的に合った機能があるか

オンラインストレージの選択において、自社のニーズや目的に合った機能がそろっているかを確認することは、最も重要な選定ポイントです。

たとえば、ファイル共有を日常的に行う場合、共有機能が充実しているかをチェックする必要があります。また、大量のデータをバックアップする必要があるなら、大容量のストレージが利用できるかどうかを確認することが重要です。画像や動画のプレビュー機能、複数人での同時編集機能、バージョン管理やバックアップ機能など、必要とする機能を事前に洗い出し、それらを提供しているサービスを選ぶようにしましょう。

操作性

オンラインストレージの使いやすさは、導入するうえで非常に大切なポイントです。

直感的なインターフェースか、だれでもすぐに使えるか、ファイル共有がスムーズにできるか確認することが必要です。無料トライアルや無料プランで、Webインターフェースやモバイルアプリの使い勝手を試し、操作性を体験することをおすすめします。また、既存ユーザーのレビューや口コミを参考にするのもよいでしょう。

他サービスとの連携

オンラインストレージを使う際には、他のアプリケーションやサービスとの連携がスムーズかどうかも重要な確認ポイントです。

とくに、メールやチャットツール、Officeソフト、プロジェクト管理ツールなど、日常的に使うツールとの連携が容易なことが重要です。APIの提供やサードパーティ製アプリとの連携機能が充実しているサービスなら、作業効率を一段と向上させてくれます。

データ容量と料金のバランス

保存できるデータ容量とそれに対する料金は、長期的にオンラインストレージを使用するうえで大きな検討要素です。無料プランの容量上限と機能制限、有料プランのグレードごとの容量と料金、追加オプションの費用などを考慮し、自社の要件に合ったプランを提供しているサービスを探しましょう。

オンラインストレージのデータ容量と料金は連動する傾向があるので、想定されるデータ容量をもとにコストパフォーマンスがよいサービスを選択してください。料金体系が明確で、将来的なコスト設計が立てやすいサービスがおすすめです。

利用可能ユーザー数

オンラインストレージはチームや組織での共有利用が多いため、どれだけのユーザーが同時にアクセスできるのか、グループごとのアクセス権限の設定が柔軟に行えるのかを確認することが重要です。少人数でしか使用できないプラン、データ容量ではなくユーザー数に応じた課金形態のプランもあるので、事前に必ずユーザー数とコストを試算する必要があります。

法人向けオンラインストレージの導入を考えている場合は、十分な利用可能ユーザー数に加えて、ユーザー管理機能やコラボレーション機能が備わったサービスを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ対策

データの安全性を守るためには、セキュリティ対策がしっかりとされているオンラインストレージを選ぶことが不可欠です。セキュリティリスクには、マルウェアや不正アクセスのほか、サイバー攻撃、人による情報漏えい、自然災害によるサーバーダウンなど、幅広い種類が考えられます。

そのため、オンラインストレージが、エンドツーエンドの暗号化、アクセス権限の設定、二要素認証、ログ機能、定期的なセキュリティ監査など、データ保護のための機能が充実しているかをチェックしてください。また、サービス提供会社のセキュリティに関する実績や、第三者による認証も参考にするとよいでしょう。

法人向けオンラインストレージの選定ポイントは、次の記事でも解説しているのでサービスを選ぶときはぜひ参考にしてください。

ここからは、上記の記事でも紹介したBoxilおすすめのクラウドストレージサービスを紹介します。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

• ユーザー数無制限の法人向けクラウドストレージ
• 日本国内3か所のデータセンターに分散保存
• 「災害対策・遠隔地バックアップ」オプションも

DirectCloudは、ユーザー数無制限で利用可能な、法人向け法人向けクラウドストレージです。国内のデーターセンターを使用しているため安全性が高く、物理的に区分けされた日本国内3か所のデータセンターにファイルが分散保存されます。プライバシーマーク（Pマーク）やISO 27001の認証を得るなど、セキュリティ対策も万全です。

アドバンスドプラン以上では、WordやExcelなどのOfficeファイルをブラウザ上で編集できます。さらに、ビジネスプラン以上で利用できる有料オプション「災害対策・遠隔地バックアップ」では、大阪リージョン、シンガポールにて構築されるDR（ディザスタリカバリ）サイトにもデータが分散保存されるため、災害の際にファイルが閲覧できなくなる心配がありません（別途：60,000円／月〜）。

• ユーザー数無制限の法人向けクラウドストレージ
• 電子帳簿保存法対応オプションあり
• 30日間の無料トライアル

Fileforce（ファイルフォース）は、エクスプローラーから使える簡単操作の法人向けクラウドストレージです。最小プラン以上は、ユーザー数無制限で使えます。また、自動タグ機能と全文検索機能があり、大量のデータの中からすぐに目的のファイルを探せます。柔軟なアクセス権限設定と多要素認証・SSO連携で、セキュリティと効率性を両立可能です。

プラン	容量	月額料金
Small Business	10GB／ユーザー	900円／ユーザー（税抜）
Unlimited-1	1TB	55,000円（税抜）
Unlimited-3	3TB	98,000円（税抜）
Unlimited-10	10TB	198,000円（税抜）
Unlimited-30	30TB	330,000円（税抜）
Enterprise	要問い合わせ	要問い合わせ

• パワフルな拡張機能
• 遠隔削除や無制限のファイル復元といったビジネスユースに対応
• 7億人^※以上のユーザー実績

Dropboxは、全世界で7億人以上が愛用するクラウドストレージサービスです。

Microsoft Officeとの統合や数多くのアプリの拡張機能が利用可能なため、業務の作業効率の向上が実現できます。操作性の高さに加え、権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できるでしょう。また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

※出典：Dropbox「dropbox.com」（2024年2月6日閲覧）

プラン	容量	月額料金
無料	2GB	0円
Plus	2TB	9.99ドル（年間払い）
Essentials	3TB	18ドル（年間払い）
Business	9TB〜	20ドル（年間払い）
Business Plus	15TB〜	26ドル（年間払い）
Enterprise	要問い合わせ	要問い合わせ

• Windowsエクスプローラーで操作可能
• ファイルサーバーに特化したオプションが豊富
• 24時間365日の監視、障害対応体制

ファイルサーバークラウド Ver.3は、クラウド環境にWindows Serverを搭載し、Windowsエクスプローラーで利用できるオンラインストレージです。タブレットやスマートフォンを紛失してしまった際も、遠隔でデバイスをロックすることで、データの漏えいを防げます。Windowsのスナップショット機能を利用し、データの状態を定期的に記録でき、ユーザーが誤ってファイルを削除してしまった場合でも、対象ファイルを簡単に復元できます。

プラン	初期費用	容量	月額料金
スタンダード	30,000円	100GB～	29,800円～
ゴールド	30,000円	100GB～	42,700円～
プラチナ	30,000円	500GB～	95,200円～

• 最低1TBから利用可能で、容量追加は無制限
• ユーザー数による料金アップはなし
• ISO27001（ISMS）認定

使えるファイル箱は、ユーザー数無制限のクラウドストレージサービスです。ストレージ容量により課金するシステムで、最低1TBから利用可能。1TB単位で、必要に応じて無制限に容量を追加できます。ユーザーは、属性により権限を設定でき、外部ユーザーの追加や削除、専用フォルダの作成も簡単です。外部ユーザーともファイルを共有しやすく、モバイルデバイスにも対応しているため、多様な働き方やさまざまなチーム編成に対応できます。

プラン	容量	月額料金
スタンダード（単月払い）	1TB	19,300円（税抜）
アドバンス（年契約）	3TB	55,000円（税抜）

※容量追加は1TBあたり7,800円／月（税抜）

• オンラインでいつでもファイル共有・編集
• セキュアな運用が可能
• さまざまなファイルをダウンロードせずに閲覧できる

Fleekdrive（フリークドライブ）は、1つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカスし、単純なファイルの管理や共有だけでなく、リアルタイムにチャットでコミュニケーションを取りながらファイルを共同で編集ができます。

また、セキュリティ面でも文書のファイルを守りながら、扱いやすい管理を実現することで、社外の人ともセキュアにファイルを共有可能です。

プラン	容量	月額料金
Team	10GB／ユーザー	500円／ユーザー（税抜）
Business	200GB／ユーザー	1,500円／ユーザー（税抜）
Enterprise	無制限	4,000円／ユーザー（税抜）

※最低10ユーザーから利用可能

• 高度なセキュリティ機能
• 抜群のユーザービリティ
• ユーザー数無制限で完全定額制

Secure Storage（セキュアストレージ）は、セキュリティを追求した法人向けオンラインストレージサービスです。256bitのSSL暗号化による盗聴防止、ファイアウォールによるウイルス対策、契約者ごとのOS専有といった高度なセキュリティ機能により、ビジネスパートナーや顧客の双方に安心・安全なファイル共有を提供します。ファイル操作は、WindowsやMacコンピューターのドライブと同じなので、初心者でも簡単です。

完全定額制でユーザーを追加しても月額費用以外は一切かからないため、利用するユーザーが増えるほどコストパフォーマンスを実感できるでしょう。

プラン	初期費用	容量	月額料金
エントリー	50,000円（税抜）	500GB	39,800円（税抜）
スタンダード	50,000円（税抜）	1TB	58,800円（税抜）
エンタープライズ	50,000円（税抜）	2TB	90,800円（税抜）

Nextcloud - 株式会社スタイルズ

• オープンソースのオンラインストレージ
• オンラインファイル編集も対応可能
• iPhone・iPad専用アプリを無料提供

Nextcloudは、オンプレミスに導入できる安全で低コストなオープンソースの法人向けオンラインストレージです。クラウド上のオンラインストレージやファイル共有サービスに比べて、高機能でありながら低コストで運用が可能です。

既存のストレージも利用可能で、暗号化、マルチデバイス、Active Directory連携、監査ログなど、企業ユーザーの必要な機能がすべて利用できます。さらに、iPhone・iPad専用アプリも無料提供されています。

• クリエイティブのためのクラウドストレージ
• どんなデータでもプレビュー・確認可能
• iOS ・Androidアプリ提供

Jector（ジェクター）は、どんなデータでもアイデアを確認できるクリエイティブのためのクラウドストレージです。ファイルのフォーマットに左右されずに、Officeファイルから動画まで、多様な形式のデータをプレビューできます。

1ファイルあたりのアップロード容量制限はなく、数百GBのファイルでもアップロード可能です。また、クラウド上でOfficeファイルの編集もできます。メンバーごとに5段階に権限設定を変更できるほか、送信を記録するログやパスワード、有効期限設定といったセキュリティ機能も豊富です。

オンラインストレージの導入によるメリットとデメリットのまとめ

オンラインストレージのメリットとデメリットをどう捉えるかは、企業によって異なります。

しかし、多くの企業ではオンラインストレージを導入することによるメリットのほうが大きくなるでしょう。とくに情報システムの担当者がいない中小企業にはおすすめです。

オンラインストレージは、メリット・デメリットをしっかりと把握したうえで、サービスを比較選定しましょう。オンラインストレージを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 目的に合った機能があるか
• 操作性
• 他サービスとの連携
• データ容量と料金のバランス
• 利用可能ユーザー数
• セキュリティ対策

下記の記事では、4大クラウドストレージである、Box、Dropbox、Onedrive、Google Driveのメリットやデメリットを比較しています。口コミをもとに、容量・利便性・セキュリティの観点から5段階で評価しているので、クラウドストレージを選ぶ際の参考にしてください。

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