【説明会・面接後】応募者へのお礼・案内メールのテンプレート！書き方のポイント

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応募者へのお礼・案内メールを送りましょう

中小企業にとって、経験ある中途の方に入社してもらうのは非常に重要なことです。説明会に来てくれた方々にはしっかりお礼メールを送って、選考へも足を運んでもらいましょう。

本記事ではボクシルが作成した、求人の応募者への説明会・面接お礼メールのテンプレートを紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

また、初めての方でも安心して求人の応募者への説明会・面接お礼メールを発行できるように、メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。お礼メール作成のコツも紹介しているため、あわせて参考にしてください。

応募者へお礼メールを送る重要性

応募者へお礼メールを送る重要性は、マイナビが行っている学生就職モニター調査^※を見ることで理解できます。この調査によれば、「良い印象が残っている対面式の個別企業説明会を挙げた理由」として、第1位に「就活生への対応が丁寧だった」が挙げられています。

24年卒で50.2％、23年卒で53.9％といずれも半数を超える高い数値です。つまり、学生や求職者は説明会の内容や社員の魅力以上に、企業が学生や求職者をどのように扱っているかに注目していることがうかがえます。当然面接においても同様に、企業の対応は見られていると予想できるでしょう。

学生や求職者への対応は、当日の受付や会話、質疑応答の仕方のほかにも、案内メールや説明会・面接後に送るお礼メールも該当します。適切なタイミングで適切な内容のメールを送れば、学生・求職者から丁寧な対応をする会社だと感じてもらえ、選考や次の面接へとつなげやすくなるでしょう。

※出典：マイナビ「マイナビ 2024年卒 学生就職モニター調査 4月の活動状況」（2023年12月7日閲覧）

応募者へお礼メールを送る目的

応募者へお礼メールを送る目的としては、次のものが挙げられます。

• 応募者へ好印象を与える
• 応募者にスケジュールを伝える

お礼メールを送ることで応募者へ好印象を与え、迷っている応募者を選考に進めるための一助になるでしょう。また、もう1つの目的として挙げられるのは、応募者へスケジュールを伝えることです。

基本的に求職者は新卒学生に限らず、タイトなスケジュールで就職・転職活動を行っています。早い段階でスケジュールを知らせることで、応募者が面接の日程を調整しやすくなります。また企業側としても、応募者の予定を押さえやすくなるでしょう。

くわえてスケジュールを伝える際に、面接後の流れやステップを簡潔に伝えられれば、応募者は今後をイメージしやすく、さらに好印象を与えられるでしょう。

テキスト形式で使える無料のメールテンプレート

ボクシルでは、必要な箇所を記入するだけで簡単に求人の応募者への説明会・面接お礼メールが発行できる、テキスト形式の無料テンプレートをダウンロードできます。

テンプレートをダウンロードして、ぜひ効率的に応募者へのお礼メールを作成してください。

求人の応募者への説明会・面接お礼メールテンプレート

説明会のお礼と1次面接への案内メールのテンプレートです。

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応募者へのお礼メールの書き方

説明会や面接に来た応募者には、今後の流れを説明するための案内メールを送ります。

来てくれたことや面接を受けてくれたことへの感謝の気持ちや、今後の流れを説明する案内メールであり、応募者にとっても大切な内容です。次にこのお礼メールの書き方について紹介します。

なお説明会と面接時ではお礼メールの書き方が異なるため、それぞれのパターンにわけて詳しく解説します。

説明会参加者への選考案内メール

メールアドレスは間違いがないか必ずチェック

応募者にメールを送るのが初めての場合、宛名リストをチェックし、応募者からもらったメールアドレスに間違いがないか確認しましょう。ダブルチェックや、テストメールの配信、採用管理システムなどを活用するのもおすすめです。

件名は「説明会後の流れについて」

件名は一目でメールの内容がわかるように記載し、件名の後ろには会社名を入れます。お礼メールは、説明会に来てもらったことへの感謝を伝えるものですが、それ以上に今後の流れを知ってもらうことが重要です。そのため件名は、「説明会後の流れについて」「書類選考のご案内」といった、今後の流れに重点を置いた件名にしましょう。

宛名は間違えないように

宛名は本文の文頭にフルネームで記載します。このとき、漢字や名前の間違いがないように注意しましょう。宛名を間違えるのは失礼であり、気遣いができない会社と印象を与えてしまいます。細かい部分ではありますが、しっかり配慮を行ってください。

本文書き始めの挨拶は「はじめまして」

応募者に初めてメールを送ることも多いため、基本的に書き始めは「はじめまして」でいいでしょう。もし初めてでない場合は、「お世話になっております」で問題ありません。この後に続けて、自分の会社名・部署名・名前を略さずに書きます。

感謝の気持ちを伝える

次に説明会に参加してくれたことへの感謝の気持ちを伝えてください。数ある企業の中から、自社の説明会に参加してもらったことに対する喜びの気持ちを、素直に文章にします。またこのときに、参加者とだけ共有できる情報を盛り込むことで、より丁寧で親密な印象を与えられるでしょう。

たとえば雨が降っていたら「昨日はお足元の悪い中、参加いただきありがとうございました。」と書きます。また、「説明会に登壇した〇〇がお話したように、弊社は○○に力を入れており…」といったように、当日起こった・紹介されたトピックを盛り込みましょう。

説明会での質問に関連した案内も可能なら入れる

説明会で質疑応答を行っていた場合は、質問への補足として自社のURLを貼り付けることや、補足事項を記載するのもおすすめです。これにより、応募者が自社へさらに強い興味をもってくれるでしょう。ただし、長すぎるとメールが読みにくくなるため、短くコンパクトにまとめるのが重要です。

もし質問への補足が難しい場合は、質問しやすい雰囲気づくりを行うのもおすすめです。「説明会で気になる点があれば、メールやお電話で遠慮なくご質問いただければと思います。」や「ご不明な点がございましたらお申しつけください。」などと記載しましょう。

説明会後の予定の日程や必要書類などを記載

説明会が終了した後は、応募・必要書類の提出・書類選考・面接といった流れで選考が進むため、これらの流れを日程や時間、必要書類などにわけて箇条書きで書きましょう。これにより、応募者はスケジュールを調整しやすくなります。

また中途採用の場合、新卒とは違い必要書類が少ない場合もあるため、説明会後の予定や必要書類の案内メールは内容をわけて作るのがおすすめです。

担当者名や連絡先を記載

最後に、不明点や説明会での気になる点を問い合わせるための連絡先として、会社名・部署名・担当者名・連絡先を記載しましょう。

面接に参加した応募者への案内メール

面接後の案内メールも、説明会後の案内メールと基本的には同じです。ただし件名や本文の出だし、今後の予定などが若干異なるため、次の3点を中心に説明します。

件名は「面接後の流れについて」

説明会後の案内メールと同様に、件名は「面接後の流れについて」といった今後の予定に重点を置いた内容にし、この後ろに会社名を記載しましょう。

本文の出だしは「こんにちは」もしくは「お世話になっております」

面接後は面識もあるため、本文の出だしは「こんにちは」や「お世話になっております」にしましょう。この後に説明会のメールと同じく、自分の名前や部署名などを名乗って本文を書き始めます。

面接後の予定を記載

面接後、何週間ほどで合否の結果が出るのか、また1次面接であれば通過した場合の2次面接の予定を記載します。求職者は基本的に複数の企業を併願しているため、焦って先に他社への就職を決められないよう、しっかりスケジュールは伝えてください。

応募者へのお礼・案内メールを書くポイント

応募者へのお礼・案内メールを書くうえでは、次のポイントに注意しましょう。

• お礼・案内メールはなるべく早く送る
• 情報は整理し簡潔にまとめる
• 応募者を分類しそれぞれに内容を変える

お礼・案内メールはなるべく早く送る

応募者にお礼・案内メールを送る際はなるべく早く、できれば当日中に、遅くとも翌日の朝には送信してください。応募者は基本的に複数の企業の説明会・面接に参加しているため、時間が経てば徐々に記憶は薄れます。

また説明会や面接を経て、就職の意欲が高まった応募者に対して、お礼とともにすぐに今後の流れや日程を案内することで、次のステップに進んでもらいやすくなります。

情報は整理し簡潔にまとめる

メールに記載する情報を整理し、簡潔にまとめましょう。盛り込もうと思えば、企業の最新トピックやコラムなど多くの情報が盛り込めますが、情報が多ければ応募者にしっかりと読んでもらいにくくなります。

また情報量が多いと重要なポイントがわかりにくいため、伝えるべき情報が届かなくなる可能性もあります。そのため、メールを作成する前に伝えたい情報を洗い出して絞り込み、短くわかりやすい内容にまとめましょう。

ただし、あまり簡潔すぎるとそっけなく冷たい印象を与えてしまうため、親しみを感じられる文章で書くことも大切です。

応募者を分類しそれぞれに内容を変える

もし余裕があれば、応募者を分類して送るメールの内容を変えるのもおすすめです。新卒と中途採用で内容をわけるのはもちろん、志望度や文系・理系、志望する業界など属性で分類し、それぞれにあわせたメールを作成します。これにより応募者は企業側の本気を感じ、丁寧な対応をする企業だと思ってもらえるでしょう。

こういった応募者の分析や分類は、Excelのようなアナログな管理では時間がかかりますが、採用管理システムといったツールを使えば短時間で効率的に行えます。

応募者へのお礼・案内メールはテンプレートをうまく活用しましょう

応募者へのお礼・案内メールは、応募者に好印象を与え次のステップへと進めるために重要です。しかし応募者ごとに作成すると手間がかかるため、テンプレートを使うことで、効率よく作成しましょう。作成する際は、内容を簡潔にまとめてなるべく早く送ることが重要です。

採用に限らず、ビジネス全般でのお礼メールについて知りたい方は、次の記事を参考にしてください。おもにメールを送るタイミングやポイント、シーン別の文例・テンプレートを紹介しています。

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