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2019-03-14

総務とは - 仕事内容と役割 | 業務カテゴリ別生産性向上サービス解説

総務の仕事内容は秘書業務から経理の役割まで多岐に渡ります。イメージが持ちづらいですが、経営陣と社員との円滑なコミュニケーションを促進する役割を担い、難しい分やりがいの大きい仕事です。具体的な仕事内容や、総務業務を効率化する5つのサービスをご紹介します。
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総務とは

総務とは、「組織内のどの部署にも属さず、だれがやればいいか判断できない業務」を一手に担い、全従業員が円滑に業務を遂行できるようサポートする仕事です。

特に規模の小さな企業や、人的リソースの足りないベンチャー企業などでは、人事、法務、労務、広報などの部署が独立していないことも。こうした場合には、それぞれの領域で必要になる業務を総務が担当します。

会社ごとで役割が異なり中々仕事内容のイメージが湧かない総務業務ですが、次項からは具体的な仕事内容や役割を見ていきましょう。

社外対応から経理まで!多岐にわたる総務の仕事内容

総務部は企業運営に必要な業務を、他の部署に代わって担当しています。したがって総務の仕事内容は、多岐にわたります。

同じ総務部でも、会社によって担当業務が異なることも、イメージの掴みづらさの原因となっているようです。

具体的な仕事内容
オフィス環境整備 名刺の手配、デバイス管理、オフィス用品や消耗品の管理、固定資産管理、郵送物の手配
施設管理 オフィス賃貸契約、レイアウト変更
保守管理 照明の交換、空調やOA機器のメンテナンス対応、業者への清掃依頼、防災設備の管理
法務の仕事 就業規則や社内規程の制定・改定、福利厚生の整備・告知、契約書の作成・管理、社員の法律相談、知的財産権の管理
経理の仕事 伝票や法定調書の作成、資金調達
社内イベント企画・運営 朝礼・表彰イベント・社員旅行・忘年会・新年会の企画・運営、社内報の作成
人事・労務の仕事 入退社の対応、勤怠管理、採用
株主総会や取締役会関連業務 運営、議事録の管理
社外対応 来客対応、代表電話の対応
安全衛生管理 健康診断病院選定・実施、ストレスチェックツール選定・実施、時間外労働抑制
リスク管理 情報セキュリティや個人情報保護の教育・取り組み、内部監査対応

たとえば大企業の総務部と別に経理や人事、IT部門が設けられている一方、中小企業の総務部では経理、人事、ITの役割も担うことがあります。

このように、総務の担当している業務内容は幅広く、一つひとつの仕事を効率的に進める必要があります。

仕事に優先順位をつける習慣をもって総務の仕事を効率化する方法については次の記事を参考にしてください。

「デキル」総務になる!総務の仕事で優先順位をつける7つの習慣 | ボクシルマガジン
毎日仕事が多くてそれに追われていませんか?「毎日仕事が多くて残業しても終わらない」そんな悩みを抱えていませんか?こ...

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社内規定・福利厚生の整備

就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作りを担い、社員がリフレッシュして仕事に臨むための福利厚生の整備・告知も、総務の仕事です。

海外出張旅費など、前例のないケースが発生した際は社内規定整備が必要となるため、人事労務管理業務を担っている企業が多くあります。

満足度の高い福利厚生サービスについては、次の記事を参考にしてください。

福利厚生サービス満足度ランキング | おすすめ紹介・導入メリット | ボクシルマガジン
福利厚生サービスをアウトソーシングする動きが加速しています。企業主導の流れが変化したのはなぜか?制度の基本から従業...

会社運営・重要文書の管理

会社行事の運営を行うため、株主総会の議事録や取締役会議事録といった会社の重要文書の管理も行います。
また、就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作りや管理も行っています。

企業によっては、契約書の作成・管理、伝票や法定調書の作成、資金調達など、法務や経理の役割を担っている場合もあります。

社外対応

会社の受付対応や代表電話の対応など、総務が会社の窓口としての仕事を担うこともあります。

社外対応は、自社を印象づける重要な業務です。電話対応で好印象を与えたい方は、次の記事を参考にしてください。

電話対応マニュアル事項7選 | 相手に好印象を与える言い回しは? | ボクシルマガジン
ビジネスにおいて、電話はかける側も受ける側もその対応で会社の印象を左右します。ビジネス上の電話対応について、かける...

総務が果たすべき役割

会社によって異なりますが、総務は主に経営陣と社員をバックアップし、経営陣と社員の思いをつなぐという役割があります。

小規模の企業では、大企業でいう管理部門の役割を一手に担うことがあります。大企業では、「各社員が働きやすい環境を作り出す」「社員間・部署間・グループ会社間のコミュニケーションの円滑化」という役割も担います。

よって組織全体を俯瞰して臨機応変に対応し、各社員が働きやすい環境を作り出すファシリティマネジメントが、会社の成長にも影響を与えると注目され始めています。

全社員のサポート役

総務の代表的な役割は全社員のサポートです。全社員が100%の力を発揮できるように、福利厚生を整えたり、部署間での困りごとを解決したりします。

業務上必要となる物品やツールの選定・導入・管理はもちろん、就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作り、さらには社員のメンタルヘルスや健康状態の把握、ストレスチェックを担当します。

ストレスチェックが義務化されたことについては、次の記事を参考にしてください。

ストレスチェック制度義務化とは | 雇用主に生じる義務・規定・対応方法 | ボクシルマガジン
2015年12月より従業員に対するストレスチェックが義務化されましたが、実際どういった制度なのでしょうか。ストレス...

経営層の参謀役

規模が大きい企業では、経営層の参謀役という役割も重要になってきます。

会社が小さいうちは経営層と社員との距離も近いため、それぞれの思いが直接伝わります。しかし規模が大きくなってくると、双方の考えが伝わりづらくなります。

総務が経営層と社員の間に入って「経営層の思いを噛み砕いて伝える」「社員の要望や不満などを経営層に上げる」という役割を担います。

企業運営の実働部隊

株主総会や内定式、入社式といった会社行事などの運営も、総務の大きな役割の1つです。

さらに契約書管理やセキュリティ管理といった企業の安全を守る仕事も、企業運営の実働部隊として担当します。

契約書の管理方法について知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

契約書の管理方法とは?管理すべき項目を解説! | ボクシルマガジン
会社が順調に成長していくと、自ずと契約書の数は増えていくことでしょう。その契約書たちをきちんと管理できていないと思...

株主総会

株主総会の運営では、会場の手配や招集通知の発送、決算資料などの各種資料の用意、議事運営のシナリオや質疑に対する回答作成などが挙げられます。総会当日も補佐としてサポートし、終了後の議事録作成も行います。

社内コミュニケーションの促進

社員旅行は行わない企業が増えたものの、入社式やキックオフミーティングなど、多くの企業でさまざまなイベントが年間を通して行われます。

株主総会同様、総務が中心にとなって各種手配を行い、当日の進行を担当する場合もあるでしょう。これらをイベントごとに年間スケジュールに落とし込み、予算の確保なども行う必要があります。

トラブル対応

組織内のどの部署にも属さない業務を担うのが総務であるため、トラブルなどのイレギュラー時の対応も総務が担います。社内外での冠婚葬祭などはいい例でしょう。挨拶や電報の手配、祝儀やお悔やみの準備などはもちろん、社葬などが必要なケースでは、葬儀の手配や運営も行います。

従業員の出張に伴う、リスクマネジメントなども総務の領域だといえます。

総務の平均年収・給与

総務の平均年収は求人募集の平均額だと、約330万円程度のようです。もちろん、組織によって総務の対応範囲は大きく変動するため、兼務が多い場合はやや高額になるかもしれません。こうした場合にも、簿記の資格があれば有利に働くでしょう。

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総務の仕事を効率化するサービス

総務の役割や仕事内容は多岐に渡り、すべてを満足に行うには、莫大な労力や時間が必要です。総務の仕事を効率化するサービスを導入すると、より手軽に社員が働きやすい環境作りができます。

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会社を俯瞰して、生産性向上の戦略を立てよう

総務と一概に言っても、期待される役割や仕事は多岐にわたります。総務業務はもとより、会社について、他部署について、社員一人ひとりについて、さまざまなことを知らなければなりません。

総務は会社運営の全般を俯瞰して、戦略を立てられる部門です。積極的に動くことで、企業の成長に大きく寄与できます。

担当する総務の仕事を効率化させるだけではなく、会社全体で生産性向上を目指すためにどういうシステムを導入すべきか検討・選定することも今後の総務のあり方なのではないでしょうか。

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