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2017-11-21

総務とは - 仕事内容と役割 | 業務カテゴリ別生産性向上サービス解説

意外と知らない総務の役割や多岐にわたる仕事内容について紹介します。また、総務の仕事を効率化するサービスも紹介。戦略的総務、「各社員が働きやすい環境を作り出す」というファシリティマネジメントの観点から見た総務の仕事、必要なスキルとは。
経営企画・マーケティング
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地味にすごい!総務の仕事とは

総務とは

どこの会社にも総務部はあり、なんとなく社員のためにいろんなことを行う部署というイメージがありますね。

大きな会社では経理や人事、ITなどが総務部から切り離されていたり、小規模の会社では総務部の役割の中に経理、人事、ITなども担っていたりするという部署であり、総務部というとそれぞれのイメージがあると思います。

総務が果たすべき役割

総務の果たすべき役割とは何なのでしょうか。

営業は売上をあげ利益を稼ぐ、製造ならば製品を作る、人事ならば人事管理を行うというように果たすべき役割は明確です。

それに対して、総務の果たすべき役割は会社ごとの事情によって異なります。
主に経営陣と社員をバックアップし、経営陣の思いを社員へとつなぐ架け橋という役割があります。

大企業でグループ会社も多数あるという会社では、「各社員が働きやすい環境を作り出す」「社員間・部署間・グループ会社間のコミュニケーションの円滑化」という役割も担います。
小規模の会社では、大企業でいう管理部門の役割を一手に担うということもあります。

このような幅の広い「各社員が働きやすい環境を作り出す」というファシリティマネジメントが会社の成長にも影響を与えるとして注目され始めています。

全社員のサポート役

総務の仕事としてわかりやすいのが全社員のサポート役という役割です。全社員が100%の力を発揮できるように、福利厚生を整えたり、部署間での困りごとを解決したりします。

業務上必要となる物品やツールの選定・導入・管理はもちろん、就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作り、さらには社員のメンタルヘルスや健康状態の把握、ストレスチェックという業務を担当します。

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経営層の参謀役

またある程度会社の規模が大きくなってくると、経営層の参謀役という役割も重要になってきます。

会社が小さいうちは経営層と社員との距離も近いため経営層の思いが直接社員に伝わりますが、規模が大きくなってくると経営層の思いが社員に伝わりづらくなります。

そこで、総務がその間に入って「経営層の思いを噛み砕いて伝える」「社員の要望や不満などを経営層に上げる」という役割を担います。

企業運営の実働部隊

株主総会や内定式、入社式といった会社の行事などを運営するのも総務の大きな役割の1つです。
さらに、契約書管理や事務所、セキュリティ管理といった企業の安全を守る仕事も企業運営の実働部隊としての仕事になります。

総務の仕事は多岐に渡る

そんな従業員それぞれの架け橋ともなる総務ですが、具体的にどのような仕事があるのでしょうか。

人事労務、経理、法務、情報セキュリティと仕事内容が多岐に渡っているので、会社によっては担当していない場合もあります。

総務の担当している業務内容が多ければ多いほど、システムを利用した方が効率化が図れるかもしれません。

あなたの会社の総務と比較しながら見てみてください。

事務用品の手配はお手の物!オフィスの管理全般

社員が日々の業務を気持ちよく行えるように、名刺の手配やデバイス管理、オフィス用品や消耗品の管理も総務は行います。

その他にもオフィスの管理業務には以下のようなものが該当します。

  • オフィス賃貸契約
  • レイアウト変更
  • 郵送物の手配

また、入社退社の対応、勤怠管理といった人事・労務の仕事もあわせて行なっている場合があります。

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会社運営・重要文書の管理も

企業運営の実働部隊の役割として株主総会や取締役会の運営を行う関係で、株主総会の議事録や取締役会議事録といった会社の重要文書の管理を行います。

また、就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作りや管理も行っています。

企業によっては、法務の役割から契約書の作成、契約書のチェックに始まり、契約書の管理までを行う経理の役割から、伝票や法定調書の作成、資金調達までを総務の役割として行っている会社もあります。

経理の役割も担っている場合は経費精算システム等を導入すると業務が効率化するようです。

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社内規定・福利厚生の整備

就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作りを担い、また社員がリフレッシュして仕事にのぞめるように福利厚生の整備・告知といった業務も総務の仕事です。

海外出張旅費など、前例のないケースが発生した際は社内規定整備が必要となることもあり、人事労務管理業務を担っている企業が多く、場合によっては採用も担当する場合があります。

このほか、会社全体での朝礼や、表彰イベント、社内報や社員旅行、忘年会、新年会などの企画・運営といった社員のコミュニケーションを円滑にする役割もあります。

リスク管理

企業にはさまざまなリスク管理を行う必要性があり、情報セキュリティや個人情報保護の教育・取り組み、安全衛生管理に関する運動を総務で主導して行うこともあります。

内部監査の際には社内外の関係各位の調整から実施まで責任を持つため、情報セキュリティに関する専門知識も求められます。

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社外対応

会社の受付対応や代表電話の対応など、総務が会社の窓口として機能する仕事を担っていることも多くあります。

総務の仕事を効率化するサービス

以上、見てきたように総務の役割や仕事内容は多岐に渡り、すべてを満足に行おうと思うといくら人手や時間が合っても足りません。

そこで、総務の仕事を効率化するサービスを導入することで、より社員が働きやすい環境を作ることができます。

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会社を俯瞰して見渡し、生産性向上の戦略を立てる

以上、見てきたように総務と一概に言っても、そこに期待される役割や仕事は多岐にわたり、総務業務はもとより、会社について、他部署について、その社員に一人ひとりについてとさまざまなことを知らねばなりません。

このように総務は会社運営の全般を俯瞰して見渡し戦略を立てられる部門です。
自身が担当する総務の仕事を効率化させるためだけではなく、会社全体で生産性向上を目指すためにどういうシステムを導入すべきかを検討・選定することも今後の総務のあり方なのではないでしょうか。

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