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2019-02-04

総務とは - 仕事内容と役割 | 業務カテゴリ別生産性向上サービス解説

総務の仕事内容は多岐にわたり、法務や経理の役割を担うこともあります。経営陣と社員をバックアップし、円滑なコミュニケーションを促進します。また、業務を効率化する5つのサービスを紹介します。ファシリティマネジメントの観点から見た総務の役割とは。
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地味にすごい!総務とは

多くの企業にある総務部ですが、仕事内容のイメージが湧かない人もいるかもしれません。

総務の仕事内容は、企業規模によって異なります。大企業の総務部では、経理や人事、IT部門から切り離されていたり、中小企業の総務部では経理、人事、ITの役割も担っていたりします。

総務部は企業運営に必要な業務を、他の部署に代わって担当しています。

多岐にわたる総務の仕事

従業員の架け橋となる総務の仕事は、多岐にわたります。

仕事内容として人事労務、経理、法務、情報セキュリティが挙げられますが、会社によっては担当していない場合もあります。

総務の担当している業務内容が多ければ多いほど、仕事を効率的に進める必要があります。仕事に優先順位をつける習慣については次の記事を参考にしてください。

「デキル」総務になる!総務の仕事で優先順位をつける7つの習慣 | ボクシルマガジン
毎日仕事が多くてそれに追われていませんか?「毎日仕事が多くて残業しても終わらない」そんな悩みを抱えていませんか?こ...

オフィス全般の管理

社員が日々の業務を気持ちよく行えるように、名刺の手配やデバイス管理、オフィス用品や消耗品の管理をします。オフィス賃貸契約やレイアウト変更、郵送物の手配などの業務も行ないます。

また、入社退社の対応、勤怠管理といった人事・労務の仕事もあわせて担当している場合があります。

会社運営・重要文書の管理

会社行事の運営を行うため、株主総会の議事録や取締役会議事録といった会社の重要文書の管理も行います。

また、就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作りや管理も行っています。

企業によっては、契約書の作成・管理、伝票や法定調書の作成、資金調達など、法務や経理の役割を担っている場合もあります。

社内規定・福利厚生の整備

就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作りを担い、社員がリフレッシュして仕事にのぞめるための福利厚生の整備・告知も、総務の業務です。

海外出張旅費など、前例のないケースが発生した際は社内規定整備が必要となるため、人事労務管理業務を担っている企業が多くあります。場合によっては、採用も担当する場合があります。

このほか、会社全体での朝礼や、表彰イベント、社内報や社員旅行、忘年会、新年会などの企画・運営といった社員のコミュニケーションを円滑にする役割もあります。

満足度の高い福利厚生サービスについては、次の記事を参考にしてください。

福利厚生サービス満足度ランキング | おすすめ紹介・導入メリット | ボクシルマガジン
福利厚生サービスをアウトソーシングする動きが加速しています。企業主導の流れが変化したのはなぜか?制度の基本から従業...

リスク管理

企業はさまざまなリスク管理をしなければなりません。総務の主導で、情報セキュリティや個人情報保護の教育・取り組み、安全衛生管理を行うこともあります。

内部監査の際には社内外の関係各位の調整から実施まで責任を持つため、情報セキュリティに関する専門知識も求められます。

社外対応

会社の受付対応や代表電話の対応など、総務が会社の窓口としての仕事を担うこともあります。

社外対応は、自社を印象づける重要な業務です。電話対応で好印象を与えたい方は、次の記事を参考にしてください。

電話対応マニュアル事項7選 | 相手に好印象を与える言い回しは? | ボクシルマガジン
ビジネスにおいて、電話はかける側も受ける側もその対応で会社の印象を左右します。ビジネス上の電話対応について、かける...

総務が果たすべき役割

総務の果たすべき役割とは何なのでしょうか。

営業は売上をあげ利益を稼ぐ、製造なら製品を作る、人事なら人事管理を行うというように役割は明確です。

会社によって異なりますが、総務は主に経営陣と社員をバックアップし、経営陣と社員の思いをつなぐという役割があります。

小規模の企業では、大企業でいう管理部門の役割を一手に担うことがあります。大企業では、「各社員が働きやすい環境を作り出す」「社員間・部署間・グループ会社間のコミュニケーションの円滑化」という役割も担います。

各社員が働きやすい環境を作り出すファシリティマネジメントが、会社の成長にも影響を与えると注目され始めています。

全社員のサポート役

総務の代表的な役割は全社員のサポートです。全社員が100%の力を発揮できるように、福利厚生を整えたり、部署間での困りごとを解決したりします。

業務上必要となる物品やツールの選定・導入・管理はもちろん、就業規則や社内規程の制定・改定といったルール作り、さらには社員のメンタルヘルスや健康状態の把握、ストレスチェックという業務を担当します。

ストレスチェックが義務化されたことについては、次の記事を参考にしてください。

ストレスチェック制度義務化とは | 雇用主に生じる義務・規定・対応方法 | ボクシルマガジン
2015年12月より従業員に対するストレスチェックが義務化されましたが、実際どういった制度なのでしょうか。ストレス...

経営層の参謀役

規模が大きい企業では、経営層の参謀役という役割も重要になってきます。

会社が小さいうちは経営層と社員との距離も近いため、それぞれの思いが直接伝わります。しかし規模が大きくなってくると、双方の考えが伝わりづらくなります。

総務が経営層と社員の間に入って「経営層の思いを噛み砕いて伝える」「社員の要望や不満などを経営層に上げる」という役割を担います。

企業運営の実働部隊

株主総会や内定式、入社式といった会社行事などの運営も、総務の大きな役割の1つです。

さらに契約書管理やセキュリティ管理といった企業の安全を守る仕事も、企業運営の実働部隊として担当します。

契約書の管理方法について知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

契約書の管理方法とは?管理すべき項目を解説! | ボクシルマガジン
会社が順調に成長していくと、自ずと契約書の数は増えていくことでしょう。その契約書たちをきちんと管理できていないと思...

総務の仕事を効率化するサービス

総務の役割や仕事内容は多岐に渡り、すべてを満足に行うには、莫大な労力や時間が必要です。

総務の仕事を効率化するサービスを導入すると、より手軽に社員が働きやすい環境作りができます。

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会社を俯瞰して、生産性向上の戦略を立てよう

総務と一概に言っても、期待される役割や仕事は多岐にわたります。総務業務はもとより、会社について、他部署について、社員に一人ひとりについて、さまざまなことを知らなければなりません。

総務は会社運営の全般を俯瞰して、戦略を立てられる部門です。積極的に動くことで、企業の成長に大きく寄与できます。

担当する総務の仕事を効率化させるだけではなく、会社全体で生産性向上を目指すためにどういうシステムを導入すべきか検討・選定することも今後の総務のあり方なのではないでしょうか。


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