情報共有のメリットとは | 質向上・促進へ向けて準備しておきたい3つのポイント

情報共有とは、個人が持つ情報を蓄積・共有し、活用していくことを言います。個人やチームの生産性を高めるうえで、情報共有は重要な意味を持ちます。また業務が円滑に進むだけではなく、各部門のメンバー同士や社員同士の信頼関係を築けるでしょう。

最近ではチャットツールを使った情報共有が広がりを見せてきており、情報共有にかかる時間が格段に短縮されています。

情報共有によって得られるメリットを紹介し、情報共有する際に必要な準備を紹介したうえで、促進に役立つ情報共有ツールを紹介していきます。

社内で情報共有するメリットとは

社内へ情報共有をするメリットとしては主に次の3つのメリットが挙げられます。それぞれを詳しく解説していきます。

• 円滑なコミュニケーションの実現
• 情報整理の簡略化
• 社外でのやり取りも楽々

1. 円滑なコミュニケーションの実現

情報共有を積極的に行うことによって、チーム内のコミュニケーションが円滑に進むようになります。

従来コミュニケーションツールとして一般的だったEメールは、CCを設定すれば複数人へメールを送信することは可能だったものの、複数人の意見をとりまとめるのに時間がかかりすぎていました。

情報共有ツールでは、いわゆるチャット機能によりチーム内のコミュニケーションが図れるので、複数人が対面でなくてもチャット内で意見を取り交わせます。そうすることで、より迅速なコミュニケーションで業務が捗ります。

2. 情報整理の簡略化

Eメールでのコミュニケーションを主としている場合、コンテンツごとにファイルを作成しメールの保存先を振り分ける情報整理が一般的であり、この作業に煩雑さを抱えている人はかなり多いのではないでしょうか。

情報共有ツールではコンテンツごとにグループ設定を行えるため、面倒な振り分け作業のストレスが一気に解消されます。

また、チャットでは情報が自然と時系列に整理されているので、情報整理・閲覧が楽になります。

3. 社外でのやり取りも楽々

多くの情報共有ツールでは、パソコンのみならずタブレットやスマートフォンでも利用できるアプリがリリースされています。

そのため、社内のみにとどまっていたコミュニケーションが、社外からでもサクサク行えるようになりました。

営業先や出張先、海外など場所に関わらずインターネットが接続できる場所であればどこからでも円滑なコミュニケーションが可能です。

情報共有を促進させるために準備しておきたいこと

社内における情報共有を促進させて効果を得るために準備しておきたい、3つのステップを解説してきます。闇雲に情報共有を強制するだけでなく、社内に考え方が浸透するように働きかけることが重要です。

1. 情報共有の目的を明確にする

一口に情報共有といっても、自社の課題に合った解決方法を選択することが重要です。

「ファイルの共有や保存ができていない」
「単純にコミュニケーションの量が少ない」
「ノウハウの蓄積ができていない」

など、企業ごとに情報共有が課題になった背景はさまざまです。より情報共有の質の向上を目指すなら、課題を深掘りしておきましょう。

2. ツール導入の検討とユーザー数の確認

情報共有の課題を解決するならば、ビジネスチャットやオンラインストレージといったツールの導入が必要かどうかを判断しましょう。

単に導入しただけでは何も変わりませんが、導入後のアフターフォローや使い方のレクチャーをすることによって、情報共有の活性化につながる可能性が高いです。

ツールにもよりますが、情報共有ツールはユーザー数に比例し利用料金も異なります。そのため導入するのであれば、全体の費用感を掴むためにも社内で利用するユーザー数をできる限り詳細に確認しておきましょう。

各サービス間で料金に違いがある点に注意する必要があります。

3. 無料版の試用

ツールを導入するにあたって、実際に使ってみないことには自社に合っているかわからないことが多いです。

情報共有ツールは多くの場合、少人数で利用できる無料プランが用意されているか、もしくは無料トライアルができるので、まずは各部門の責任者がお試しで利用して検討してみましょう。

情報共有ツールおすすめ6選

それでは、情報共有の質を向上させる情報共有ツールを紹介します。料金も記載しているので、検討時の判断材料にしてみてください。

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

※記載料金は有料プラン（年間契約を含む）を参照しています

• マルチデバイス対応で社内外問わず利用可能
• 30人規模のスモールスタートから全社導入まで対応
• 高セキュリティで安心して利用できる

TAGS（タッグス）は、法人に特化した高セキュリティかつ高可用性のビジネスチャットです。マルチデバイス対応で社内外を問わず利用できます。

個別やグループチャット、画像、動画の各種ファイル添付など、必要最小限の機能に絞ることで低価格を実現。30人規模のスモールスタートから全社導入まで、各ステージでの導入を支援します。

DB暗号化や通信暗号化のほか、端末のキャッシュも暗号化。企業ごとに専用のサービスサーバーを構築し、サービスをまたぐ情報漏えいを防ぎます。国内データセンターでサービスを提供する万全のセキュリティ体制で安心して利用可能です。

WowTalk（ワウトーク）は、社員同士の連絡・情報共有を円滑にするビジネスチャットです。

主な機能は、トーク、掲示板、IP通話、タスク管理、日報、安否確認の6つで、社内コミュニケーションにおけるさまざまな課題を解決します。「トーク」では、既読や未読の判別、14ヵ国語対応の翻訳ができるので、スピーディな報告、連絡、相談を実現します。「掲示板」では、自由なカテゴリを設置できるので、情報共有やアイデア出し、集計機能を利用した簡単なアンケートとしても活用できます。また、タスク管理や日報をデジタル化することで進捗や提出状況もスムーズに確認できるため、在宅勤務や出張などで社外にいる社員とも、円滑なコミュニケーションを取ることができます。

20万社以上の導入実績を誇るChatwork（チャットワーク）は、ファイル共有、グループチャット、Web会議機能もあるビジネスチャットツールです。あらゆる情報共有の場面で活用できる機能を備えつつ、ユーザーやIP制限機能によってセキュリティも担保しています。

Chatworkの使い方はこちら

Talknote（トークノート）は、社内、社外問わずコミュニケーションが簡単に取れて情報共有を効率化するツールです。タイムライン機能で関連グループの投稿を時系列で追えるので、会社の動きが可視化されます。その他、既読・未読機能やメンション、スタンプなどもあり、社内の情報共有を円滑に行える機能が整っています。

• IT管理者が不在でも操作できるシンプルなUI
• 万全のセキュリティで、情報漏えいのリスクを軽減
• 不要な機能を省き、業界最安レベルの料金を実現

Linkitは、面倒な管理や難しい設定不要なシンプルで使いやすい社内SNSです。設定は、社員の名前とメールアドレスを登録するだけ。また個人チャットと同様に操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。高度な暗号化通信で外部へ情報漏えいする心配もありません。無駄な機能を省き、業界最安クラスの料金を実現したビジネスチャットです。

Slackは全世界1,000万ユーザーに到達したチャットツールです。基本のチャットや通話機能があるのはもちろんのこと、メールやGoogleドライブ、カレンダーをはじめ連携機能が豊富なためSlack一つで多彩な情報共有の形を実現できます。2017年11月からは日本語に対応し、より導入しやすくなりました。

Slackの使い方と連携サービスについてはこちらの記事で紹介しています。

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上記で紹介したSlackとChatworkの2サービスは、こちらの記事で比較しています。

次の記事では、情報共有ツールの機能や役割ごとにツールを特徴・紹介しているのであわせてご覧ください。

情報共有の活性化で生産性の向上を

情報共有のメリットをおさらいすると、「円滑なコミュニケーションの実現」「情報整理の簡略化」「社外でのやり取りも楽々」という3つの点でした。

円滑なコミュニケーションにより普段の業務で情報共有が生まれやすくなり、情報整理やリアルタイムなやり取りが実現することで生産性向上につながるでしょう。

本記事で紹介した情報共有ツールを活用し、情報共有の活性化を目指してみてください。

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