情報共有のメリットとは | 質向上・促進へ向けて準備しておきたい3つのポイント

情報共有とは、個人が持つ情報やノウハウを蓄積・共有し、活用することです。ビジネスにおいては、個人やチームの生産性を高めるうえで、情報共有は重要な意味を持ちます。また業務が円滑に進むだけではなく、各部門のメンバー同士や従業員同士の信頼関係を築けるでしょう。

最近ではチャットツールを使った情報共有が広がりを見せており、情報共有にかかる時間が格段に短縮されています。

情報共有によって得られるメリットを解説し、情報共有する際に必要な準備やおすすめの情報共有ツールを紹介します。

情報共有とは

情報共有とは、個人が持つ情報を、組織全体やチームで共有することです。情報共有により、意思決定の迅速化や業務効率化、協調作業の促進が期待できます。共有する情報としては、具体的には次のようなものが挙げられます。

• 業務に関する情報：プロジェクトの進捗状況、顧客情報、社内資料など
• 経験や知識：個人が業務で培った経験や知識、専門スキル
• アイデアや提案：新しい企画や改善点などのアイデア
• 社内情報：新しい制度や社内イベントの情報など
• 市場動向：競合他社の動向や新製品の情報など
• トラブルやインシデント：進行中のトラブルやセキュリティインシデントの情報

情報共有によって、「自分は知っているが、他の人は知らない」といった情報の属人化を防げます。組織全体の業務レベルを高めたり、社内コミュニケーションを円滑にしたりする意味で、情報共有は極めて重要です。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、個人の知識を企業全体で蓄積・共有し、業務の効率化や企業価値を高める経営手法のことです。ナレッジマネジメントを導入して情報共有することで、新たな知識創造やイノベーションの促進、業務効率の向上、企業の競争力強化が実現できます。

ナレッジベースとは

ナレッジベースとは、従業員が業務を通じて獲得した知識を蓄積し、一か所にまとめたデータベースのことです。ナレッジベースはナレッジマネジメントのための企業の重要な資産で、業務の効率化や人材育成、経営戦略を支援するツールとして利用されています。

最近では、ChatGPTをはじめとした生成AIツールを、社内のナレッジベースと連携させて、問い合わせ対応の効率化やFAQの自動生成などに活用している企業も増えています。

情報共有の必要性と目的

組織に情報共有が必要とされる理由として次のものが挙げられます。

• 業務内容や進捗を見える化する
• ノウハウや知識を活用する
• 業務の停滞を防ぐ

業務内容や進捗を見える化する

業務内容や進捗の見える化は、チームメンバーが現在の状況を正確に把握し、次に何をすべきかを理解するために不可欠です。情報共有による見える化により、全員が同じ目標に向かって効率的に動けるようになります。

たとえば、プロジェクト管理ツールを使用してタスクの割り当てや期限を共有することで、だれが何を担当しているのか、プロジェクトがどの程度進んでいるのかをリアルタイムで追跡可能です。これにより、チームの透明性を高め、個々の責任を明確にし、結果的にプロジェクトの成功率を向上できます。

ノウハウや知識を活用する

組織内で蓄積されたノウハウや知識は、新しいメンバーが迅速に業務に適応し、効率的に作業を進めるための貴重な資源です。情報共有を通じて、これらの知識を組織内で広めることで、全員が過去の成功や失敗から学び、より良い意思決定が可能になります。

たとえば、社内wikiツールや文書管理システムを活用して、重要な情報やベストプラクティスを文書化し共有することで、情報の属人化を解消でき組織全体の知識ベースの底上げが可能です。チームメンバーは必要な情報を迅速に見つけ出し、それを自分の仕事に効果的に適用できるようになります。

業務の停滞を防ぐ

チームメンバーが必要な情報を得られない場合、仕事の進行が遅れたり、間違った方向に進んでしまったりする可能性があります。情報共有を促進することで、「担当者がいないから対応できない」といった業務の停滞リスクを最小限に抑え、スムーズな業務の流れを確保可能です。

定期的なミーティングやステータスのアップデートを通じて、プロジェクトの進捗や発生している問題について情報共有を行います。これにより、問題が小さいうちに対処でき、業務の流れを維持できるようになります。

情報共有のメリット

情報共有をするメリットとして次のものが挙げられます。

1. 業務効率や社内コミュニケーションが促進される

情報共有は、業務効率や社内コミュニケーションに強く影響します。きちんと情報共有が行われていないと、次のような問題が発生するでしょう。

• 現在、だれが何の業務をしているのか見えない
• 電話やメールによる業務連絡のみなので会話にきっかけが少ない

情報共有によって、だれが何の業務を行っているのか、伝達済みの情報と未伝達の情報が可視化されます。メンバーが進捗や情報伝達の有無を把握できていれば、コミュニケーションロスが削減され、業務効率も上がるでしょう。

情報共有ツールを導入すれば、チャットやコメントをきっかけに従業員同士の会話のきっかけが生まれ、社内コミュニケーションの促進にもつながります。

2. ナレッジが底上げされる

情報共有が習慣化されることで、社内のナレッジ（知識）が底上げされます。たとえば、業務のノウハウを「自分は知っているが同僚は知らなかった」といったケースは少なくありません。ナレッジの例として次のものが挙げられます。

• 営業担当者のトークスキル・スクリプトのコツ
• 成約率が高まりやすい資料作成ノウハウ
• 経理におけるミス防止のためのマクロの作り方

情報共有がされていないと業務ノウハウが属人的になりやすいです。個人が持っている有益なノウハウを全体に共有することで、組織全体の生産性アップにつながります。情報共有によってメンバー全員にノウハウを届け、円滑に業務を進めることが必要です。

3. 意思決定やトラブル対応のスピードが上がる

ビジネスにおいて意思決定のスピード感は重要です。とくにスタートアップやグローバル企業では判断速度が大切で、素早く決断し市場ニーズに柔軟に対応することで、成長につながっていきます。

意思決定の速さはトラブル対応にも結びつきます。情報共有を行っておけば、前提情報をおさらいする必要がないため、万が一のトラブルが起きても迅速な対応が可能です。

4. 組織内の信頼関係が安定しやすい

組織内の信頼関係を安定させるためにも、情報共有は重要です。情報共有が行われていないと、「だれが何をしているのか」「どこまでプロジェクトが進んでいるのか」が見えません。そのため、「自分だけが頑張っている」と思ってしまう従業員が出てくる可能性があります。結果、社内コミュニケーションに齟齬が生まれ、信頼関係が崩れてしまいます。

きちんと情報共有を行っていれば、業務をきっかけとする人間関係トラブルの火種がなくなり、組織内の信頼関係が安定しやすいでしょう。

5. 顧客満足度の向上

情報共有は顧客サービスの質の向上にも役立ちます。顧客管理システム（CRM）を利用して顧客情報を共有すれば、顧客の問い合わせに迅速かつ正確な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

また、営業部門は、CRMの過去の商談履歴や問い合わせ履歴を参考に、成約獲得のチャンスを高めるアプローチが可能です。

情報共有のデメリット

情報共有にはメリットがある反面、デメリットも存在します。とくに次の3つには注意が必要です。

1. ルールが明確でないと逆効果になる

情報共有を行う際は必ずルールを設けましょう。ルールが明確でないと情報の取捨選択ができず、不要な情報があふれてしまいます。その結果、かえって業務が非効率になったり、コミュニケーションの齟齬が生まれたりします。それらを防ぐためにも、次のポイントを意識しましょう。

• いつ情報を共有するのか（タイミング）
• どこで情報を共有するのか（場所やチャットツールなど）
• 何の情報を共有するのか（内容）

情報共有においては「いつ」「どこで」「何を」を明確にし、社内コミュニケーションに損失が生まれないようにしましょう。

2. 対面でのコミュニケーションが希薄になりやすい

たとえばビジネスチャットツールを導入すれば、非対面での情報共有が日常になります。対面での会議を行わなくなったり、オフィスに出勤しなくても仕事ができたりと、必然的にメンバーに会う機会が減ってしまうでしょう。

情報共有をツールに依存すると、対面でのコミュニケーションが希薄になり、組織全体の士気も下がりかねません。オンライン・オフラインの区別を明確にし、直接のコミュニケーション機会を確保することが大切です。

3. 従業員のモチベーションが下がる可能性がある

情報共有によって業務状況が可視化されますが、それをよく思わない従業員も出てくるでしょう。たとえば次のようなケースです。

• ノルマの達成率が良くないので、他のメンバーに売上を見られたくない
• 自分の努力で手に入れた知見やノウハウを他のメンバーに教えたくない
• オンラインでのやりとりでは伝わらず、結局対面で説明しなければならない

上記のように情報共有に対してよく思わない従業員は一定数います。だからといって、これらの従業員の考えを無視して情報共有を強行すれば、彼らのモチベーションは下がってしまうでしょう。

そのため、情報共有を行うことで個人やチーム、企業にとってどのようなメリットがあるのか伝えたり、評価制度を見直したりする必要があります。伝え方や仕組み作りを工夫することで、よく思わない従業員からの協力を促しましょう。

情報共有に役立つツール

情報共有に役立つツールを、それぞれの機能や特徴、メリット・デメリットとともに紹介します。

メール

メールはテキスト、添付ファイルなどを使って情報を送受信するための、広く普及している情報共有手段です。

メリット：多くの人が使い方を理解しており、時間と場所を問わずに情報の送受信が可能。

デメリット：情報の過多による管理の難しさ、スレッドの追跡が難しい場合がある。返信が遅れることがあり、迅速なコミュニケーションには向かない。

ビジネスチャット／社内SNS

ビジネスチャットや社内SNSは、リアルタイムのチャットやグループチャット、ファイル共有、コラボレーション機能を提供するツールです。

メリット：リアルタイムコミュニケーションが可能で、迅速な情報共有ができる。チームのコミュニケーションを活性化させる。

デメリット：通知の多さによる集中力の低下。非生産的なコミュニケーションが増えることもある。

Web会議システム

Web会議システムは、リモートでのオンライン会議やビデオ通話を可能にするツールです。

メリット：地理的な制約を排除し、遠隔地のメンバーとリアルタイムでコミュニケーションができる。

デメリット：インターネット接続環境により、接続が不安定になることがある。時差がある場合、全員が同時に参加するのが難しい。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、ファイルやデータをクラウド上に保存・管理するサービスです。ファイル共有やバックアップ機能も提供されます。

メリット：地理的な制約なくデータにアクセス可能。ファイル共有や同時編集が可能。データ損失リスクの軽減。

デメリット：インターネット接続が必要。プライバシーやセキュリティの懸念がある。

顧客管理システム（CRM）

顧客管理システム（CRM）は、顧客情報を管理し、顧客との関係を強化するためのツールです。顧客の連絡先情報、購買履歴、取引履歴などを一元管理します。

メリット：顧客情報を一元管理でき、顧客満足度の向上につながる。マーケティング活動の効率化が可能。

デメリット：適切なデータ入力が必要であり、維持管理に手間がかかることがある。

SFA（営業支援システム）

SFAは、営業活動を支援するためのツールです。見込み顧客の追跡、営業活動の管理、顧客とのコミュニケーション履歴の記録などを行います。

メリット：売上の追跡や見込み顧客の管理が容易。データの可視化や分析により、営業戦略の改善が可能。

デメリット：適切なデータ入力が必要。導入コストが高額になる場合がある。

社内wikiツール

社内wikiツールは、社内で知識を共有し、ドキュメントを作成・編集するためのツールです。

メリット：ドキュメントの編集履歴や検索機能により、情報の追跡と管理が容易。新入社員の教育や業務の効率化が可能。

デメリット：情報の更新や管理に手間がかかる。更新が滞ると情報が古くなる可能性がある。

文書管理システム

文書管理システムは、文書やファイルを組織内で管理・共有するためのツールです。

メリット：文書のバージョン管理やアクセス権限の管理が容易。複数メンバーでの同時編集や共有リンクによる外部への共有が可能。

デメリット：ファイルが散在している場合、整理と統合が難しいことがある。

プロジェクト管理ツール／タスク管理ツール

プロジェクト管理ツール、タスク管理ツールは、プロジェクトの計画、進捗状況の追跡、タスクの割り当てなどを行うツールです。

メリット：チーム全体の進捗状況やタスクの優先順位を可視化し、プロジェクトの効率化が図れる。タスクの割り当てや期限の設定により、作業の整理と追跡が容易。

デメリット：ユーザーの習熟や適切な使い方に時間がかかることがある。タスクの更新が滞ると情報が古くなる可能性がある。

情報共有ツールおすすめ7選

それでは、情報共有の質を向上させる情報共有ツールを紹介します。料金も記載しているので、導入検討時の判断材料にしてみてください。

注目のビジネスチャット、サービス資料まとめ

• PCやスマートフォンなどデバイスを問わず利用できる
• 他のシステムとチャットボットで連携
• 暗号化や国内データセンター利用などセキュリティも万全

TAGS（タッグス）は、法人に特化した高セキュリティかつ高可用性のビジネスチャットです。PCやスマートフォンなどさまざまなデバイスに対応しているうえ、社内外のどこにいても利用できます。

個別やグループチャット、画像、動画の各種ファイル添付など、必要最小限の機能に絞ることで、価格を抑えながら高い利便性を実現しています。他のシステムとチャットボットで連携可能です。

データベースや通信のほか、デバイスのキャッシュにも暗号化処理を行っています。企業ごとに専用のサービスサーバーを構築し、サービスをまたぐ情報漏えいを防ぎます。国内データセンターにデータを保管しているためセキュリティ面でも安心できるでしょう。

価格

初期費用	月額料金	無料トライアル
無料	180円／1ユーザー〜	-

※30IDから契約可能

• トークや掲示板、日報など情報共有を円滑にする機能が充実
• 掲示板では2,000字までの投稿ができ「いいね！」やコメントも可能
• ChatGPTを活用した「WowTalk AI」も提供

WowTalk（ワウトーク）は、シンプルな操作性が特徴の国産ビジネスチャットツールです。トーク（チャット）や掲示板、タスク、日報、ビデオ通話など情報共有・コミュニケーション活性化を実現できる機能が揃っています。

たとえば「掲示板」では、共有したい議題について2,000文字までの投稿ができ、従業員はリアルタイムに確認可能。投稿に対しては「いいね！」やコメントによるリアクション、掲示板を使っての社内アンケートも可能です。ChatGPTを活用した生成AIチャットサービス「WowTalk AI」も提供しています。

災害や緊急事態が起きた場合の安否確認もスムーズです。管理者から一方的にメッセージの送信・集計がされ、「安全」「安全でない」といった従業員の現状を自動で振り分けてくれます。

価格

プラン	初期費用	月額料金	無料トライアル
シンプル	-	300円（税抜）／1ID	-
スタンダード	-	500円（税抜）／1ID	14日間
プロフェッショナル	-	800円（税抜）／1ID	-

※30IDから契約可能

• 43万社以上^※の導入実績があるビジネスチャットツール
• テキストやファイル共有、タスク、重要事項の共有を1つのスレッドで行える
• 過去メッセージの検索性も高い

Chatwork（チャットワーク）は、43万社以上の導入実績があるビジネスチャットツールです。テキストやファイル共有をすべて1つのスレッドで行えるため、チャットツールが初めてでも簡単に利用できるでしょう。

グループチャットでは、発信者やメンションによって「だれがだれに対して、何を発信しているのか」が一目で把握できます。投稿内容やタスク、重要事項などもメンバー全員に共有可能です。

過去のメッセージも、「〇〇（キーワード）+検索ボタン」のクリックで容易に検索でき、すぐに当該メッセージにアクセスできます。送信したメッセージは削除や編集できるため、誤送信によるトラブルも回避できるでしょう。

※出典：Chatwork「Chatwork - 中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1」（2024年4月18日閲覧）

価格

プラン	初期費用	月額料金	無料トライアル
フリー	無料	0円	-
ビジネス	無料	700円（税抜）／1ユーザー	1か月間
エンタープライズ※1	無料	1,200円（税抜）／1ユーザー	1か月間

※料金はすべて年間契約の場合
※1 最小ユーザー数は5ユーザー

Chatworkの使い方はこちら

• 従業員エンゲージメント向上を目的としたチャットツール
• スタンプやサンクス機能もオプション利用できる
• チームの状態や士気を高められる機能も搭載

Talknote（トークノート）は、従業員のエンゲージメント向上を目的としたビジネスチャットツールです。業務効率化から社内コミュニケーション活性化、HRまでさまざまな目的に応じて活用できます。

情報の種類に応じて共有できる「ノート」を使って、フィード（時系列）によるリアルタイムでの情報共有が可能です。従業員の基本情報や経歴を確認できる「プロフィール機能」や、テキストでは伝わりにくい感情を表現できる「スタンプ」も利用できます。他のメンバーに感謝を伝えられる「サンクス機能」も搭載。情報共有の円滑化はもちろん、気軽にコミュニケーションを取るための機能が充実しています。

ほかにも、ツールへのアクセス時間を調べて心身の健康状態をはかる「オーバーワーク検知」機能や、チームへの関心や積極性がわかる「アクションリズム解析」機能も。チームの状態や士気を高めるために活用したいツールといえます。

価格

プラン	初期費用	月額料金	無料トライアル
年間契約一括払い	要問い合わせ	1,180円／ユーザー	14日間
月契約月々払い	要問い合わせ	1,380円／ユーザー	14日間
エンタープライズプラン	要問い合わせ	要問い合わせ	14日間

• GPSやビーコンによる位置情報で情報共有を促進するツール
• 居場所だけでなく営業ルートや安否確認にも汎用できる
• シンプルな操作性と金融機関レベルの高いセキュリティを実現

Linkit（リンキット）は、ヒトやモノの位置情報を共有・管理・登録できるビジネスチャットツールです。GPSやビーコンを活用し、従業員や社用車などの位置を特定します。

「だれがどこにいるのか」「どこにあるのか」を即座に把握できるため、業務効率が上がり、万が一のトラブル対応もスムーズになるでしょう。屋内外どこにいても位置情報を容易に共有できるため、従業員の居場所だけでなく、営業における訪問ルートの共有、災害時の安否確認も可能です。

面倒な管理や難しい設定は不要なのでシンプルで使いやすいツールです。従業員の名前とメールアドレスを登録するだけで登録できるうえ、操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。金融機関レベルのセキュリティを搭載している国産ツールなので信頼性も高く、導入実績は5,000社以上^※にのぼります。

※出典：ACCESS「リンキット | ビジネスチャット・勤怠管理・屋外屋内の位置情報共有ならリンクイット、IoT・DX推進で働き方改革」（2024年4月18日閲覧）

価格

プラン	初期費用	月額料金	無料トライアル
Linkit チャット	-	187円／1ID	30日間

※最低契約数：10ID〜
※プランによって料金は異なる

• ブラウザからiPhone、Androidアプリまで利用できる
• やりとりは「チャンネル」に集約されカテゴリー別に作成できる
• 外部ツールとの連携によってSlackに通知を一元化できる

Slackは、生産性向上を目的に開発されたコミュニケーションツールです。ブラウザはもちろん、iPhoneとAndroidアプリも利用できます。タイムライン形式で表示されるチャット機能をはじめ、ファイル管理、検索、ビデオ通話まで情報共有に役立つ機能が充実しています。

やりとりは「チャンネル」に集約され、進行中のプロジェクトやチーム、トピックなどカテゴリー別に専用のチャンネルを開設可能です。それぞれのチャンネルで適した情報を共有できるためコミュニケーションロスが削減され、組織の生産性向上につながります。

外部ツールとの連携機能も充実しており、Google カレンダーやGoogle ドライブ、Trello（タスク管理）、Zapier（ワークフロー自動化）などさまざまです。連携させておくことで通知をSlackに一元化できます。すべての有料プランで「Slack AI」を購入可能です。

価格

プラン	初期費用	月額料金	無料トライアル
フリー	無料	0円	-
プロ	無料	925円／1ユーザー	-
ビジネスプラス	無料	1,600円／1ユーザー	-
Enterprise Grid	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ

※料金はすべて年払いの場合

Slackの使い方と連携サービスについてはこちらの記事で紹介しています。

• 業務外交流で従業員の「関係の質」を深める設計
• 多様な機能で交流を促進しコミュニティを活性化
• 熱量分析や運営サポートで効果的な情報共有環境を支援

OSIRO for TEAMは、従業員間の交流を促進し社内コミュニティを活性化するプラットフォームです。業務外の交流（B面コミュニケーション）を重視することで、従業員間の「関係の質」を深め、業務上のコミュニケーション円滑化を目指す設計が特徴です。

ブログやイベント、グループ機能、ポイント付与、興味関心タグなど、交流を促す多様な機能がオールインワンで揃っています。

また、従業員のアクションを「熱量」として計測／分析する機能に加え、コミュニティの企画や設計、運用、継続的な活性化まで伴走する充実した運営サポートを提供してます。効果的な情報共有や交流環境の構築を支援するツールです。

価格

初期費用	月額料金	無料トライアル
要問い合わせ	要問い合わせ	-

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上記で紹介したSlackとChatworkの2サービスは、こちらの記事で比較しています。

次の記事では、情報共有ツールの機能や役割ごとにツールを特徴・紹介しているのであわせて参考にしてください。

情報共有ツールで期待できる3つの効果

情報共有ツールの導入で期待できる3つの効果を解説します。

1. 社内コミュニケーションが円滑になる

情報共有を積極的に行うことで、チーム内のコミュニケーションが円滑に進むようになります。従来コミュニケーションツールとして一般的だったメールは、CCを設定すれば複数人へメールを送信できるものの、意見をとりまとめるのには時間がかかっていました。

情報共有ツールを使えば、チャット機能によりチーム内のコミュニケーションが図れるので、メンバーが複数人いても、非対面で意見を取り交わせます。迅速なコミュニケーションが行えることで業務効率化につながります。

2. 情報管理のストレスが軽減される

メールでのコミュニケーションでは、スレッドごとにメッセージを作成し、フォルダを振り分ける情報整理が一般的ですが、この作業に煩わしさを感じている人は多いでしょう。

情報共有ツールではスレッドやコンテンツごとにグループ設定を行えるため、面倒な振り分け作業のストレスが解消されます。チャットでは情報が自然と時系列に整理されるので、情報の整理や閲覧が楽になります。

3. 遠隔でもスムーズにやりとりできる

多くの情報共有ツールでは、パソコンのみならずタブレットやスマートフォンでも利用できるアプリがリリースされています。そのため、社内のみにとどまっていたコミュニケーションが、社外からでもサクサク行えるようになりました。

営業先や出張先、海外など場所にかかわらずインターネットが接続できる場所であれば、どこにいても円滑なコミュニケーションが可能です。

情報共有ツール導入のポイント

情報共有の効果を得るために準備しておきたい、3つのステップを解説します。従業員に対して情報共有を強制するのでなく、社内に考え方が浸透するように働きかけることが効果的です。

1. 情報共有の目的を明確にする

ひと口に情報共有といっても、自社の課題に合った解決方法を選択することが重要です。

「ファイルの共有や保存ができていない」
「単純にコミュニケーションの量が少ない」
「ノウハウの蓄積ができていない」

――など、企業ごとに情報共有が課題になった背景はさまざまです。より情報共有の質の向上を目指すなら、課題を深掘りしておきましょう。

2. ツール導入の検討とユーザー数を把握する

情報共有の課題を解決するならば、ビジネスチャットやオンラインストレージといったツールの導入が必要かどうかを判断しましょう。

ただ単に導入しただけでは何も変わりませんが、導入後のアフターフォローや使い方のレクチャーをすることで、情報共有の活性化につながるでしょう。

ツールにもよりますが、情報共有ツールはユーザー数に比例し利用料金も異なるケースが多いです。導入するのであれば、全体の費用感をつかむためにも社内で利用するユーザー数をできる限り詳細に確認しておきましょう。

3. 無料版を使ってみる

ツールを導入するにあたって、実際に使ってみないことには自社に合っているかわからないことが多いです。

情報共有ツールは多くの場合、少人数で利用できる無料プランが用意されているか、もしくは無料トライアルができるので、まずは各部門の責任者がお試しで利用して検討してみましょう。

情報共有を活性化して多くのメリットを実現しよう

情報共有には、業務内容や進捗の見える化、ノウハウや知識の共有、業務の効率化、意思決定のスピード向上、顧客満足度の向上など、多くのメリットがあります。

円滑なコミュニケーションにより普段の業務で情報共有が生まれやすくなり、リモートワークやリアルタイムなやり取りが実現することで生産性向上につながるでしょう。

本記事で紹介した情報共有ツールを活用し、情報共有の活性化を目指してみてください。

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