人事評価システムとは？導入するメリットや主な機能、導入形態

人事評価システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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人事評価システムとは

人事評価システムとは、企業が従業員の業績や能力、態度などを評価し、結果を人事管理に活用するための仕組みおよびITシステムのことを指します。

単なる評価のためのツールではなく、評価データを統合的に管理し、適切な処遇や育成につなげることが特徴です。組織全体のパフォーマンス向上を支援する総合的なシステムといえます。

従来の人事評価システムは、評価基準の設定、目標管理、評価の実施、フィードバックなど、一連の評価プロセスをデジタル化し、効率化することが主な目的でした。

しかし、近年では人事評価機能だけにとどまらず、より広範な人事業務領域をカバーするツールも登場しています。

たとえば、人事情報システムと連携し、従業員の基本情報や職歴、スキルなどのデータを一元管理することで、評価の精度向上や人材配置の最適化に役立てられます。

また、タレントマネジメントシステムと呼ばれるツールでは、キャリア開発、後継者育成、エンゲージメント調査などの機能を提供。戦略的な人材マネジメントを支援可能です。

統合型の人事評価システムを活用することで、人材データの有効活用、人材育成の最適化、エンゲージメントの向上など、多面的な人事課題の解決を図れるでしょう。

人事評価システムが注目される背景

これまで人事評価はExcelや紙のシートで行うことが一般的でした。しかし、配布・回収の手間や全体状況の把握の難しさ、評価者の主観が入りやすいなどの課題から、人事評価システムを導入する企業が増えています。

とくに、リモートワークの普及により対面での評価が難しくなったことがシステム活用の後押しとなり、導入のハードルも下がってきました。

さらに近年では、クラウド型のシステムやAIを活用した仕組みも登場し、評価のブレを補正したり、人材配置や離職リスクを可視化したりする取り組みが進んでいます。

こうした技術革新によって、人事評価システムは単なる効率化ツールにとどまらず、経営戦略を支える存在へと進化しつつあります。

一方で、システムの活用精度や評価の納得感をどう高めていくかは今後の重要な課題といえるでしょう。

人事評価システムの機能

人事評価システムには、評価業務を効率的に行うためのさまざまな機能が搭載されています。まずは、人事評価システムの主要な機能について紹介します。

人事情報管理

人事評価システムの基本的な機能のひとつが、従業員の個人情報や職務経歴、スキルなどの人事情報を一元的に管理することです。

プロフィールを詳細に登録し、必要な情報へすぐアクセスできるようにすることで、評価業務を円滑に進められます。

たとえば、評価者が被評価者のこれまでの職務経験やスキルを把握することで、より的確な評価が可能になります。また、人事情報の変更履歴を追跡することで、評価の根拠を明確にできるでしょう。

目標・進捗管理

目標管理・進捗管理機能とは、設定された目標にどの程度近づいているか、どのように進行しているかチェックするための機能です。

評価する上司が、部署や個人ごとの目標について一覧で確認できます。従業員側は、定期的に入力することで進捗管理や振り返りに利用できるのも特徴です。蓄積した評価と照らし合わせて、自身の成長にもつなげられます。

また、人事評価システムにより直接業務に関わらない人事部でも評価の状況を把握できます。データの集計・分析も容易になるので管理業務が効率化されるでしょう。

評価の実施と分析

人事評価システムの中核となるのが、評価の実施と分析の機能です。評価基準に沿って、被評価者の業績や能力、行動などを多面的に評価します。

評価の方法はMBOや360度評価など多岐にわたりますが、代表的なものは次のとおりです。

MBO

MBOは、企業理念や会社としての目標を、部門や従業員ごとの目標に反映させます。個人が目標を達成することにより、ボトムアップで会社としての理念や目標を達成しようとする目標管理手法です。

近年多くの企業が採用している目標管理手法のため、MBOを円滑に進めるために多くの人事評価システムがMBO評価機能を搭載しています。

360度評価

360度評価は、評価手法の一種です。評価者が1人しかいないのであれば、主観に評価が大きく影響され、不合理な評価・待遇が発生します。

そのため、上司だけではなく部下や同僚など複数の関係者が評価するものが360度評価です。

人事評価システムに搭載されていることも多く、360度評価を重視したサービスや実施支援のツールも登場しています。

OKR

OKR（Objectives and Key Results）は、目標管理フレームワークの一種で、組織目標と個人目標を連動させ、業績向上を図る手法です。

「Objectives」は達成すべき目標を指し、「Key Results」は目標達成度を測る指標のことです。

OKRでは、組織全体の目標から部署目標、個人目標へとスライドさせていきます。個人目標は、組織目標に紐づいているため、従業員一人ひとりが会の戦略に貢献していることを実感できるでしょう。

人事評価システムには、OKRの設定や進捗管理、評価の機能が搭載されているものもあります。システムを活用することで、目標の可視化や進捗状況の共有がスムーズになり、OKRの運用効率を高められるでしょう。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、高業績者に共通する行動特性や能力のことを指す用語です。コンピテンシー評価では、従業員のスキルや行動を、あらかじめ定義されたコンピテンシーモデルに照らして評価します。

たとえば、「顧客志向」「問題解決力」「コミュニケーション力」などのコンピテンシーを設定し、それぞれの発揮度合いを評価します。コンピテンシー評価を導入することで、組織が求める人材像を明確にし、従業員の行動変容を促せるでしょう。

人事評価システムには、コンピテンシーモデルの作成や、コンピテンシーにもとづく評価の機能が備わっているものもあります。

システム上でコンピテンシーの定義や評価基準を管理することで、評価の一貫性と公平性を確保できるでしょう。

1on1

1on1（ワンオンワン）とは、上司と部下が定期的に実施する個別面談のことです。

目標設定や進捗確認、フィードバックなどにより部下の成長を支援し、パフォーマンスの向上を図ります。

1on1では、業務の進捗だけでなく、部下の悩みや不安、キャリアプランなども話し合うことが一般的です。これは、上司と部下の信頼関係を築き、エンゲージメントを高めることも目的です。

人事評価システムには、1on1の予定管理やアジェンダの作成、議事録の保存などの機能が搭載されているものもあります。

システムを活用することで、1on1の実施状況を可視化し、PDCAサイクルを回しやすくなります。

また、過去の1on1の記録を参照することで、部下の成長プロセスを追跡しやすくなるでしょう。

ワークフロー管理

ワークフロー管理機能とは、人事評価の手続きがどこまで進んでいるかを可視化する機能のことを指します。

人事評価は、手続きの進捗をしっかり管理していなければ、評価に時間がかかり、誰かの評価が漏れるといった事態が発生しかねません。

このようなミスを防ぐために、ほとんどの人事評価システムはワークフロー管理機能を搭載しています。

評価シートの作成・配布・集計

人事評価システムには、評価シートの作成や配布、回収、集計などを効率化する機能が備わっています。

Excelのような表計算ソフトで評価シートを作成していた企業も、システムを導入することでより簡単に評価シートを作成できるでしょう。

また、オンライン上で評価シートを配布・回収することで、評価者と被評価者の手間を大幅に削減できます。回収した評価シートのデータは自動的に集計され、評価結果の分析にも活用できます。

人事異動シミュレーション

人事評価の結果は、人事異動や昇進・昇格の判断材料としても重要です。人事評価システムには、評価結果をもとに、適切な人事異動をシミュレーションする機能があります。

特定の部署の業績が芳しくない場合、該当部署の評価結果を分析し、適切な人材を配置し直すことで、パフォーマンスの改善を図れるでしょう。

組織図表示

人事評価システムには、組織図をビジュアルに表示する機能も搭載されています。組織図上に評価結果を表示することで、部署ごとの業績の偏りや、優秀人材の分布状況を一目で把握できます。

また、将来の組織体制をシミュレーションし、最適な人員配置の検討も可能です。

人事評価システムでできること

人事評価システムを導入・活用することで、人事評価に関連するさまざまな業務を効率化できます。次に、人事評価システムを用いてできることについて紹介します。

評価基準の設定と管理

人事評価システムを使えば、評価基準を明確に定義し、システム上で一元管理可能です。

評価項目や尺度、ウェイト付けなどを詳細に設定し、評価者全員が同じ基準で評価できるようにします。また、評価基準の変更や更新もシンプルなため、社内の制度変更や戦略の転換にも柔軟に対応可能です。

目標設定と進捗管理

人事評価システムでは、個人の目標設定から進捗管理まで一貫してできます。

最初に上司と部下が面談を実施し、システム上で目標を設定すれば、目標の進捗状況は随時システムに記録されます。これにより、上司はいつでも部下の進捗を確認してフィードバックを与えられるでしょう。

結果として、PDCAサイクルを効果的に回せるようになります。

評価の実施と集計

人事評価システムを活用すれば、評価の実施から集計まで、一連の業務を効率的に進められます。

被評価者の情報や評価項目が自動的に評価シートに反映され、評価者は簡単に入力できます。また、評価結果の集計や分析もシステムが自動で進めるため、手作業による集計ミスや時間のロスを防げるでしょう。

多面的な評価の実現

人事評価システムを用いることで、多面的な評価を実現できます。

上司だけでなく、同僚や部下からの評価を取り入れた360度評価や、コンピテンシー評価、行動評価など、さまざまな評価手法を組み合わせられます。

これにより、能力や実績を多角的に捉え、より公正で納得感の高い評価につなげられるでしょう。

フィードバックと育成施策の実行

人事評価システムでは、評価結果にもとづいて、従業員へのフィードバックや育成施策をスムーズ実施できます。

システム上で評価結果を分析・フィードバックしたうえで、必要な研修の受講や異動、昇進・昇格などの育成施策を実行します。

評価と育成が密接に連動することで、従業員の能力開発と組織力の強化が図れるでしょう。

人事評価システムの種類

人事評価システムには、大きく分けて3つの種類があります。

クラウド型

インターネットを通じてサービスを利用する形態です。ユーザー数に応じた月額料金が発生し、手軽に導入できる点が魅力といえるでしょう。

インターネット環境さえあればアクセスできるため、リモートワークとの相性も抜群です。さらに、サーバー構築やバージョン管理の手間がかからず、常に最新の機能を使えます。

一方で、ネット接続が前提であるため、通信環境に左右されるリスクや、独自の運用に合わせた細かなカスタマイズが難しい課題もあります。

コスト面では、シンプルな低価格プランから高機能な大規模対応プランまで幅広く、導入前に見積もりを取ることが一般的です。

パッケージソフト型

専用ソフトを購入してパソコンにインストールして使う形態です。初期費用がかかるものの、一度導入すれば月額費用は発生しません。継続的なコストを抑えられることがメリットといえます。

しかし、ソフトのバージョンアップやセキュリティ対策を実施する必要があります。そのため、手間や技術的な対応が求められる場面もあるでしょう。

また、クラウド型と同様に大幅なカスタマイズには不向きな側面もあります。

導入コストをかけてでも、安定的に長期運用を考えている企業に向いています。

オンプレミス型

自社内にサーバーを構築し、専用ソフトウェアをインストールして運用する方法です。柔軟なカスタマイズとセキュリティのコントロール可能なところが大きな特徴です。

しかし、初期費用が大きく、運用開始までの準備や時間もかかります。また、バージョンアップやシステム保守もすべて対応する必要があるため、担当者の確保や継続的なメンテナンスが前提といえるでしょう。

コストも含めて体制が整っている、中・大規模企業に適した形態です。

人事評価システムのメリット

人事評価システム導入の主要なメリットについて、くわしく説明します。

• 人事評価手続きを効率化できる
• 人事情報の一元管理を実現
• 戦略的な人材配置の実現
• 評価の公平性と透明性の確保

人事評価手続きを効率化できる

人事評価では、評価面談の実施や書類作成をしなければならず、データを集計・分析するのにも時間がかかります。

一方で、システムを導入すれば、ワークフロー機能を使えば人事評価の進行状況がひと目で把握できるようになるでしょう。また、紙の書類を回収・集計・分析する手間もありません。

人事評価に必要な人件費や時間を削減、他のクリエイティブな仕事に時間を割けます。

人事情報の一元管理を実現

人事情報を一元管理できることも、人事評価システム活用のメリットです。

人事には従業員の名前や所属だけではなく資格やスキル、経歴以外にも多くの情報が含まれています。これらの情報を管理することは、強い組織作りにおいて重要なテーマです。

人事評価システムのなかには、人事管理機能をもったシステムもあり、連携できるものもあります。こういったシステムを活用することにより、必要に合わせて素早く情報を引き出せるようになります。

戦略的な人材配置の実現

戦略的な人材配置を実現し、会社として業績をあげられることも人事評価システムのメリットです。

評価に手間がかかりすぎると、評価されるべき人間が評価されず、組織として最適な人材配置ができなくなる可能性があります。

人事評価システムを活用することにより、評価に関わる手間やデータ分析にかかる手間を削減し、評価者が評価自体に集中できるでしょう。
評価の分析結果をもとに経営陣が人材配置の意思決定を下せば、組織の最適化も可能となります。

評価の公平性と透明性の確保

人事評価システムを導入することで、評価基準や評価プロセスが標準化されます。公平で透明性の高い評価も、人事評価システムのメリットといえるでしょう。

システム上で評価基準を明確に定義し、評価者全員が同じ基準で評価することで、評価の偏りや不公平感を防げます。また、評価結果についても従業員に開示することで、納得感のある評価につなげられるでしょう。

人事評価システム導入のデメリット

人事評価システムの導入には大きなメリットがあります。しかし、同時にいくつかのデメリットがある点にも留意しておきましょう。

人事評価システム導入における5つの主なデメリットについて説明します。

• 人事評価制度・手続きの見直しが必要
• 評価シートといった帳票を直接移行できるとは限らない
• コスト・他のシステムとの連携を考慮しなければならない
• 従業員の抵抗感や不安への対応
• セキュリティ面での配慮

人事評価制度・手続きの見直しが必要

人事評価システムの導入には、既存の人事評価制度や手続きの見直しを同時に進める必要があります。

これは、人事評価システムが既存の評価制度に対応していないケースもあるためです。システムと人事評価制度が適合するかの事前チェック、人事制度の見直しなどが必要です。

テレワークやジョブ型雇用のように人事制度に関する新しいトレンドが発生している昨今においては、既存の人事評価制度が老朽化しているのが現状です。

正しく評価できず、魅力的な人材を採用できないトラブルも少なくありません。

人事評価システムの見直し、人事評価制度のありかた自体を見直すことによって、より良い体制に移行できるかもしれません。

【関連記事】テレワークに活用できる人事評価システムは？

既存の評価シートを直接移行できるとは限らない

既存の評価シートのフォーマットを直接システムに移行できるとは限らないのも、人事評価システムを導入するデメリットのひとつです。

もちろん、人事評価システムの大半は導入時にヒアリングし、シートや運用のカスタマイズを提案してくれるので、大きな心配は不要です。

ただし、複雑な人事評価制度や評価手法を採用している場合、完全に同じものはできない可能性も考えておく必要があります。

コストや他システムとの連携を考慮しなければならない

システム自体の機能や使いやすさとは別に、コストや他のシステムとの連携も重要な要素です。

人事評価システムは導入費用、運用費用ともに一定以上のコストが必要になるので、小規模事業者の場合はとくに注意が必要です。

また、人事管理やタレントマネジメントシステムといった他のシステムと連携して利用するケースも多いです。システム間の連携ができていないと、入力ミスや人件費が発生することも想定されます。

従業員の抵抗感や不安への対応

人事評価システムの導入に際して、従業員のなかには新しいシステムへの抵抗感や不安を抱く人がいるかもしれません。

とくに、紙ベースでの評価プロセスが突然システム上に切り替わることで、評価の方法や基準が変わるのではないかといった懸念をもつ従業員もいるでしょう。

システム導入の目的や期待される効果についての十分な説明、システムの使い方についての研修など、理解と協力を得ることが必要です。

また、従業員からの質問や懸念に真摯に耳を傾け、適切にフォローすることも大切でしょう。

セキュリティ面での配慮

人事評価システムには、個人情報や評価情報など、多くの機密情報が含まれます。そのため、システムのセキュリティ面での配慮も欠かせません。

たとえば、アクセス権限の設定や、データの暗号化、定期的なバックアップなど、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

また、情報セキュリティに関する教育を実施し、機密情報の取り扱いについて注意喚起することも必要です。

セキュリティ面での問題が発生した場合、信頼を失うだけでなく、法的な問題に発展する可能性もあります。人事評価システムの導入においては、セキュリティ対策にも十分な注意を払う必要があります。

人事評価システムを選ぶ際のポイント

人事評価システム導入のポイントは次の6つです。人事評価は組織作りの根幹となりえる業務なので、導入前の丁寧な準備が重要です。

• 導入目的・時期を明確にする
• 目的に合った導入形態を選ぶ
• 人事評価制度も合わせて見直す
• 評価プロセス・運用ルールを決めておく
• 評価結果の活用方法について決定する
• 従業員に使い方を周知する

導入目的・時期を明確にする

人事評価システムを導入する際は、まず目的と時期を明確にしましょう。現行の評価制度の問題点を洗い出し、改善するために必要な機能を整理することが重要です。

たとえば、現在の評価制度では評価基準が曖昧で、評価者によってばらつきが生じている課題があるとします。この場合、評価基準の明確化や評価者教育の機能が必要だといえます。

また、紙ベースでの評価業務に時間がかかりすぎている問題があれば、評価プロセスの自動化や電子化が求められるでしょう。

このように、導入目的を明確にすることで、数多くのシステムのなかから最適なものを選定する基準ができます。

人事評価制度の改定は、全社に影響を及ぼす重要な変更です。したがって、プロジェクトの計画を立て、いつから変更を開始するかといったスケジュールも明確にしておく必要があります。

十分な準備期間を設けることで理解を得やすくなり、円滑なシステム導入につながるでしょう。

目的に合った導入形態を選ぶ

人事評価システムの導入形態には、オンプレミス型・クラウド型・パッケージソフト型があります。

それぞれのメリット・デメリットを理解したうえで、適した導入形態を選ぶことが重要です。たとえば、オンプレミス型は独自の評価制度や高いセキュリティ要件を持つ中・大規模企業に向いています。

一方、クラウド型は手軽に始めたい、リモートワークにも対応した柔軟な運用を求める企業に向いています。また、パッケージソフト型は初期費用をかけてでも、安定運用とコスト抑制を重視する中小企業に向いているでしょう。

予算や目的を考慮して、適切な導入形態を選びましょう。

人事評価制度も合わせて見直す

人事評価システムを刷新する際は、人事評価制度自体の見直しも重要です。

変則的な人事評価制度だとシステム上で再現できない可能性があったり、既存の人事評価制度では対応できなくなったりしていることも少なくありません。

人事評価制度も合わせて見直した方が、より効果的なシステムの導入が可能になります。

評価プロセス・運用ルールを決めておく

評価プロセス・運用ルールが不明確であると、うまく制度が機能しない可能性もあります。

評価制度の見直し、システムの選定、導入準備と並行してどのような評価プロセスや運用ルールにするのかについては時間をかけて考えることがポイントです。

評価結果の活用方法について決定する

評価結果を何に活用するのかについて、明確にする必要があります。

人事評価の結果が与える大きな影響としては、昇給や昇進があります。それだけではなく、評価の結果および理由、改善すべき点についてもきちんと各従業員にフィードバックしましょう。

評価結果をどのように分析、活用して組織や個々の能力改善に取り組むのか、一定の方針を考えることが大切です。

従業員に使い方を周知する

人事評価は、従業員にとって本業とは別の業務であるため、評価者によっては負担に感じるかもしれません。新しいシステムを導入する際は、評価がおろそかになる可能性があります。

このような事態を防ぐためには、新システムや評価制度に関する従業員への周知徹底が不可欠です。
まず、具体的なシステムの使い方について、研修を実施し、マニュアルを作成して配布する対策が考えられます。
操作方法に加えて、評価基準や評価プロセスについても説明しましょう。

また、なぜこの評価制度が必要なのか、評価者が人事評価に取り組むことにどのような意義があるのかについても、しっかりと説明する必要があります。

人事評価が組織の成長や個人の能力開発につながることを理解してもらい、評価者のモチベーションを高めることが大切です。

人事評価システムで人事評価業務を効率的に正確に

人事評価システムとは、企業が行う人事評価業務をサポートするツールであり、人事評価制度の発展とともに進化するシステムです。

現代のシステムにおいては目標・進捗管理機能、MBO評価機能、360度評価機能、ワークフロー管理機能などを搭載しています。今後HRTechの進化とともにさらに便利なシステムが出現することも考えられます。

人事評価システムの導入を検討している場合は、人事評価制度自体の改善も並行して考えられると、より効果的な人事評価が可能になるでしょう。

注目の人事評価システム、サービス資料まとめ

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