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Web会議システムの導入事例|抱えていた課題と導入後の効果まとめ

最終更新日時:
記事の情報は2022-05-17時点のものです。
この記事では、Web会議システムの導入事例を紹介しています。導入した背景や抱えていた課題、その後の効果など、BOXIL編集部が独自にヒアリングした内容を掲載しています。

小売/流通/商社の導入事例

小売業界A社の場合

A社は医療関係商品の販売を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 101~200人
所在地 東京都
設立年数 51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.COVID-19の感染拡大

Web会議システムの導入に至った理由は、COVID-19の感染拡大に伴い、感染リスクを抑えるために会議をオンラインで行う必要があったからです。
事前に予定していた会議や緊急時の打ち合わせが可能なシステムを求められていました。

課題2.顧客からWeb会議の要望があった

これまで顧客の元まで足を運んで商談を行っていたものの、顧客からWeb会議の希望が多くありました。
そのため、アポ調整の際にすぐに会議用のURLが発行できるといった利便性も求められていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

Microsoft Teams - 日本マイクロソフト株式会社

Microsoft Teams
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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導入後の効果

効果1.社内会議が完全オンライン化

実際にMicrosoft Teamsを導入することにより、Web会議にて感染抑制に努めながら会議できています。
これまで各地で行われていた全社会議も完全にオンライン化され、キックオフ会議や決算会議もZoom会議が主流となり、経費削減につながりました。

効果2.顧客の要望にも応え、効率的な営業が可能に

Microsoft Teamsを導入することにより、顧客からのWeb会議の要望へ応えられるようになりました。
また、現場セールスが商談に活用できることで、商品PRのため現場へ赴く時間を削減できました。
アポイントも取得しやすくなり、効率的な営業活動が可能になっています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

メーカー/製造の導入事例

製造業界T社の場合

T社は医薬品の開発・製造・販売を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 1,001人以上
所在地 東京都
設立年数 51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.世界各国の拠点と画面共有をしたかった

Web会議システムの導入に至った理由は、日本の拠点と海外の拠点間でWeb会議できるシステムを導入する必要があったためです。
今までは電話会議を中心としていたものの、画面を共有できず画面共有が必要な際にはテレビ会議システムを利用していました。

課題2.英語対応している必要があった

世界各国からの利用になるため、英語でセットアップ可能なシステムである必要がありました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

Cisco Webex meetings - シスコシステムズ合同会社

Cisco Webex meetings
BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門受賞
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導入後の効果

効果1.世界各国で画面共有が可能になった

実際にCisco Webex Meetingsを導入することにより、画面共有をすぐにできるようになりました。
また、自宅から会議に参加できたうえ、時差の関係で深夜や早朝に出社する必要がなくなり、肉体的・精神的な負担を軽減できています。

効果2.世界各国で会議の環境作りがスムーズになった

Cisco Webex Meetingsにより、英語でセットアップでき、世界各国でスムーズに利用可能になりました。
海外赴任の日本人についても、赴任後すぐに会議の環境を構築できるようになり、固定電話を整備する手間が削減されました。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

メーカー/製造の導入事例

製造業界S社の場合

S社はプリント板の製造を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 101~200人
所在地 神奈川県
設立年数 31~50年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.緊急事態宣言によりWeb会議が必須になった

Web会議システムの導入に至った理由は、COVID-19の感染拡大防止によって緊急事態宣言で出社を控える動きがあり、会議をオンラインにする必要があったためです。
また、各拠点や取引先企業からもWeb会議への切り替え希望や提案が来ていたため、S社も切り替える必要がありました。

課題2.パソコンに不慣れな従業員が多い

S社の従業員は50代が多いため、パソコンに不慣れな従業員も多く、新しいシステムを導入することに抵抗感や不安を感じとれました。
そのため、できるだけわかりやすい仕組みで、取引先でも導入実績のあるシステムを探していました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

Zoom

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導入後の効果

効果1.拠点間や取引先との会議で活用

実際にZoomを導入することにより、各拠点間での会議や取引先との会議がWeb会議になり、出張費や移動時間の削減になりました。
また、海外工場ともWeb会議が可能になり、今までリアルタイムで情報共有できていなかったことまで共有可能になりました。

効果2.コミュニケーションが増加

Zoomを導入することにより、拠点間での従業員同士のコミュニケーションが活発化しました。

また、パソコンに不慣れで新しいシステムに抵抗感や不安を感じていた従業員も、簡単な操作画面によってスムーズにWeb会議システムを利用してもらえました。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

小売/流通/商社の導入事例

小売業界E社の場合

E社はスーパーマーケット事業、ディスカウントストア事業を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 1,001人以上
所在地 千葉県
設立年数 31~50年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.研修をオンラインで行う必要があった

Web会議システムの導入に至った理由は、COVID-19によって他府県への移動が推奨されていなかったため、地方で行っていた研修をオンラインで行うことになったためです。
また、従業員は年齢層が広く、パソコンやタブレット端末の操作に慣れていない従業員も多くいたため、直感的に操作可能なサービスである必要がありました。

課題2.大人数が同時にアクセス可能な環境が必要

研修の際は同時に50名以上が参加するため、大人数が同時にアクセスしてもサービスが安定するシステムを求められていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

Zoom

Zoom
BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門1位
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導入後の効果

効果1.幅広い年齢層がオンラインで研修を受講できるようになった

Zoomを導入することにより、パソコンに不慣れな従業員でもスムーズに研修へ参加できるようになりました。
直感的な操作ができる簡単なシステムのため、パソコンやタブレット端末など、各自が使い慣れたツールで参加できています。

効果2.大人数の研修でも安定したサービス

Zoomによって、安定した通信環境で研修や会議が可能になりました。
大人数が同時にアクセスをするため、タイムラグやサーバー落ちが懸念されていましたが、大手のサービスということもあり、安定してアクセスできています。
当初は研修用として導入していましたが、今では社内外の会議でも活用しています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

導入前に知っておきたいWeb会議システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1:取引先や関連企業が使用しているシステムを調べていなかった

取引先や関連企業が使用しているWeb会議システムを調べていないと失敗しやすいです。
なぜなら、業界や業種によって使用しているWeb会議システムが異なるため、事前の日程調整時のURL発行や打ち合わせに手間がかかるからです。

サービスを選ぶ際は、取引先や関連企業が使用しているシステムを調べてから導入するシステムを選びましょう。

導入ユーザーの体験談

事前に取引会社が使用しているWeb会議システムを確認しておく必要がありました。
機能や使い方の確認は事前にテストしていたので問題ありませんでしたが、取引会社の使用しているシステムに合わせることが多く、最終的には導入したシステムを解約して取引企業と同じシステムを導入しました。事前に取引先や同業他社が使用しているシステムを調べておけばよかったです。

失敗例2:利用シーンを想定していなかった

国内だけでなく海外ともWeb会議を行うのか、参加人数は最大どれくらいになるのかなどの利用シーンを想定しないと失敗しやすいです。

理由は、外国語や同時接続数はツールによって対応できない場合もあり、システムを入れ替える可能性が考えられるためです。

サービスを選ぶ際は、海外とのWeb会議や最大の参加人数など、実務で利用するシーンを想定してシステムを選びましょう。

導入ユーザーの体験談

海外拠点がある場合、普段使用しているネットワークの通信速度・通信量を明確化しておき、どの程度通信に余裕があるかを調査しておくべきでした。
また、ここまでWeb会議が世間に浸透すると思っていなかったので、全体会議のような大人数で会議を行う想定もしてサービスを選べばよかったです。

失敗例3:セキュリティリスクの確認ができていなかった

第三者がWeb会議へ入れないようにするためにパスワード設定が可能か、会議前の待機室機能があるかといったセキュリティリスクを確認できていないと失敗しやすいです。
第三者がWeb会議に入って情報漏えいした場合、重大な責任問題に発展し企業価値を毀損しかねないためです。

サービスを選ぶ際は、パスワード設定や待機室機能にといった対策機能が充実しているのかを確認して選びましょう。

導入ユーザーの体験談

会議URLを使いまわした事により、会議に招待していない社員が間違えて入ってきてしまったため、社内でのURL発行ルールを決めておく必要がありました。
もしこれが取引先や第三者だった場合、会議の内容が外部に漏えいする可能性や、悪意を持って会議に参加する可能性があります。そのため、事前にどのような対策ができる確認したり、社内ルールを整備したりすべきでした。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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