中小企業向け「名刺管理ソフト」おすすめ10選！選定ポイントと導入メリット

中小企業が抱える名刺管理の課題

中小企業にとって、顧客や取引先との関係構築は事業成長のために欠かせません。この基盤となる名刺管理は、効率的な業務運営をするうえでなくてはならない要素です。

しかし、多くの中小企業は名刺管理に関してさまざまな課題を抱えています。

まずは、中小企業が直面する名刺管理の主な課題を詳しく解説します。これらの課題を理解し、適切な解決策を選択しましょう。

名刺の整理や保管に時間と手間がかかる

中小企業では、限られた人員で多岐にわたる業務をこなす必要があります。なかでも、名刺の整理や保管は時間と労力を要する作業の一つです。

従来の方法では、受け取った名刺を手作業でファイリングし、必要な情報を探す際には一枚ずつ確認する必要があります。この作業は膨大な時間を消費し、本来の業務に支障をきたす可能性があります。

また、整理方法が個人に依存するため、統一された管理体系の構築が困難となり、業務効率の低下につながりかねません。さらに、集めた名刺が増加してくると、物理的な保管スペースの確保も課題となります。

名刺の情報を社内で共有しにくい

中小企業において、顧客や取引先の情報は貴重な資産です。しかし、従来の紙ベースの名刺管理では、この情報を効果的に社内共有することが困難です。特定の従業員が保持する名刺情報にアクセスできないことで、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。

また、営業担当者が不在の際に、他の社員が適切な対応を取れないといった問題も発生しがちです。さらに、部門間での情報連携が滞ることで、顧客対応の質が低下したり、営業活動が重複して行われてしまったりする恐れもあります。

効率的な情報共有の仕組みがないことは、中小企業の成長を阻害する要因となりかねません。

名刺の紛失や破損により情報の損失が起きている

紙の名刺は紛失や破損のリスクが高く、中小企業にとって貴重な顧客情報の損失につながる可能性があります。

オフィス内での移動や外出時の携帯など、さまざまな場面で名刺を紛失する危険性があります。また、長期保管による劣化や水濡れのような事故により、名刺が読めなくなることも発生しかねません。

こうした情報の損失は、ビジネスチャンスを失ったり、顧客との関係性の低下を招いてしまったりする恐れがあります。さらに、個人情報保護の観点からも、紙の名刺の管理には常にリスクが伴います。

情報セキュリティの確保が難しいことも、中小企業にとって大きな課題です。

コストの制約があり適切な管理方法を選択しにくい

中小企業は大企業に比べて投資可能な資金が限られていることも多く、名刺管理ソフトの導入にも制約があります。高機能な名刺管理ソフトは初期投資や運用コストが高額になる場合もあり、導入を躊躇する企業も少なくありません。

また、既存の業務システムとの連携や、従業員のトレーニングにかかる時間とコストも考慮する必要があります。さらに、導入後のメンテナンスや更新にかかる費用も長期的な負担となるかもしれません。

これらの要因により、中小企業は最適な名刺管理方法を選択することに苦慮しています。コスト効率の高い、かつ効果的な解決策を見出すことが重要な課題となっています。

中小企業が名刺管理ソフトを導入するメリット

中小企業が名刺管理ソフトを導入して得られるメリットは、主に次のとおりです。

名刺情報をすぐに確認できる

名刺管理ソフトを導入することで、必要な情報をわずか数秒で検索し、確認できます。従来の紙ベースの管理では、目的の名刺を見つけるのに時間がかかりました。しかし名刺管理ソフトを使えば、名前、会社名、役職などの情報をキーワードとして、即座に検索可能です。

また、スマートフォンやタブレットと連携することで、外出先でも顧客情報にアクセスできるため、営業活動の効率が大幅に向上します。さらに、最新の連絡先情報を常に把握できるため、顧客とのコミュニケーションの質も向上し、ビジネスチャンスの継続的な拡大も可能です。

なかには、名刺に書かれていないSNSのアカウントやニュース記事、関連企業などの情報も、ソフトが自動的に補完してくれるサービスがあります。これにより、商談相手に対する理解を深められます。

人脈の可視化ができる

名刺管理ソフトのなかには、自身のもっている名刺をさまざまな観点で分析できるソフトもあります。たとえば、業界別や地域別、関係性別などをグラフやマップで表示可能です。

このような機能のある名刺管理ソフトを活用することで、人脈を可視化し、戦略的な活用が可能です。この分析機能によって、取引先や顧客との関係性を業界、地域、取引履歴などの観点から多角的に把握できます。

これにより、新規ビジネスの開拓や既存顧客との関係強化に向けた、効果的なアプローチが可能です。また、社内での情報共有も容易になるため、営業担当者間での顧客情報の連携がスムーズになり、組織全体での営業力の向上につながります。

ほかにも、名刺交換した相手とのコミュニケーションをサポートする機能のある名刺管理ソフトもあります。たとえば、メールや電話の履歴を記録したり、次のアクションをリマインドしたりが可能です。これにより、人脈の維持や拡大に役立ちます。

名刺情報の紛失や破損を防げる

名刺管理ソフトを使えば、名刺を紙のまま保管する必要がありません。そのため、物理的な名刺の紛失や破損のリスクを大幅に軽減できます。

名刺をスキャンしてデジタル化された情報はクラウド上に安全に保管されるため、オフィスの移転や災害時でもデータが失われる心配はありません。また、定期的なバックアップにより、万が一のシステムトラブルにも対応できます。

さらに、アクセス権限を設定すれば、機密性が高い顧客情報の適切な管理も可能です。これにより、個人情報保護法への対応もしやすくなり、顧客からの信頼向上にもつながります。

デジタル化による情報の永続的な保存は、中小企業の貴重な資産を守る重要な役割もはたします。

少人数での効率的な顧客管理が可能になる

限られた人員で多くの顧客をカバーする必要がある中小企業にとって、効率的な情報管理は不可欠です。その方法として、名刺管理ソフトは非常に有効です。

名刺管理ソフトを活用することで、1人あたりの管理可能な顧客数が増え、業務効率が大幅に向上します。また、従業員間での情報共有が容易になるため、急な休暇や退職があっても、顧客対応の継続を維持できます。

さらに、名刺情報の登録がスキャンや読み取りなどで自動化されれば、日常的な管理作業が軽減され、少人数でも質の高い顧客サービスを提供しやすくなります。

コスト効率の高い営業活動が実現する

名刺管理ソフトの導入は、中小企業にとってコスト効率の高い営業活動を実現する手段となります。大規模な営業部門や高額なCRMシステムをもたない中小企業でも、名刺管理ソフトを活用することで効果的な顧客管理が可能です。

たとえば、顧客の購買履歴や問い合わせ内容を一元管理することで、的確なフォローアップや提案が可能になり、少ない営業リソースで最大の効果を得られるようになります。

また、重複した営業活動やムダな外出が減れば、交通費や時間のコスト削減も可能です。さらに、データ分析により効果的な営業戦略の立案が可能になり、限られた予算で最大の成果を上げられるようになります。

中小企業が名刺管理ソフトを選定する際のポイント

中小企業が名刺管理ソフトを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

セキュリティ対策を確認する

名刺には重要な個人情報や取引先情報が記載されています。名刺管理ソフトを利用する際は、これらの情報が漏えいしたり、不正にアクセスされたりしないように、セキュリティ対策が十分に行われているか確認が必要です。

たとえば、データの暗号化やバックアップ、アクセス権限の設定、セキュリティ証明書の有無など、各ソフトのセキュリティレベルを比較検討しましょう。また、サービス提供元の信頼性や実績も重要な判断要素です。

名刺データの共有機能について確認する

名刺管理ソフトのメリットの一つは、社内で名刺データを共有できることです。これにより、同じ顧客や取引先に関わる複数の部署やメンバー間で、最新の連絡先情報や履歴を迅速に共有できます。

しかし、共有機能にはさまざまな種類があります。たとえば、全社での共有か部署やチーム単位での共有か、共有する情報の範囲や粒度、共有する際の手順や操作性など、各ソフトの共有機能の仕様を確認しましょう。

自社の業務フローや情報管理の方針に合った共有機能を選ぶことが重要です。

データ入力や取り込みのサポートがあるか確認する

名刺管理ソフトは、紙の名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーで読み取り、OCR（光学文字認識）によってテキストデータ化する機能を搭載しています。

しかし、OCR技術も完全ではなく、手書きの文字や独自のフォント、低解像度の画像などでは認識率が低下し、誤認識する可能性があります。 このような場合、正確性が求められるビジネスシーンでは、データの手動チェックや修正が必要です。

そのため、データ入力や取り込みの際に、オペレーターのダブルチェックや自動修正などのサポートがあるかどうか、各ソフトのサポートレベル、認識率の高さを確認しましょう。

また、データの更新や追加が簡単にできるかどうかも重要なポイントです。

名刺管理ソフトの比較表

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

中小企業におすすめの名刺管理ソフト10選

次に、中小企業におすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

• 名刺をAIと手入力で高精度にデータ化し、全社で人脈を共有できる
• メールやデジタル名刺、スマートフォームなど、さまざまな接点から顧客情報を蓄積できる
• 100万件^※を超える最新の企業情報や役職者情報を搭載し、ターゲットに最適な施策を行える

Sansanは、名刺管理や接点管理、企業情報、マーケティング機能など、営業DXを実現する機能が利用できるサービスです。他サービスとAPI連携ができ、ビジネスプラットフォームとしても利用できます。単なる名刺管理にとどまらず、情報を有効活用したい企業におすすめです。

※出典：Sansan「機能 - Sansan - 営業DXサービス」（2024年10月10日閲覧）

• スマートフォンで名刺を撮影するだけで、名刺情報をデータベースに登録できる
• 名刺情報を社内で共有でき、人脈の可視化や営業活動の効率化に役立つ
• 取引相手もEightユーザーであれば、ツール上での連絡や情報の自動更新ができる

Eight Teamは、スマートフォンで名刺を撮影するだけでデータ化され、社内の名刺を一元管理ができる、中小企業向け名刺管理サービスです。名刺管理アプリEightの基本機能に加えて、社内のEightユーザーが保有する名刺情報を一括管理・共有でき、顧客リスト作成に活かせます。

• オンライン名刺交換機能で名刺情報を簡単に取得・共有できる
• シンプルでわかりやすい画面設計と高いセキュリティを備えている
• 簡易的な顧客管理システムとしても利用できる

トーニチ ネクスタ メイシは、名刺情報の検索や登録を効率化できる法人向け名刺管理ソフトです。名刺の読み取り精度を向上させるAIが搭載されており、誤りがあったとしても一度補正をすれば、類似の名刺を次回以降は正しく認識してくれます。ほかにも、取り込み時にメールアドレスと名前が一致すれば、同一人物として自動的に名刺を統合する便利な自動名寄せ機能も備わっています。

• 名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込み、顧客データベースを自動作成できる
• データ化した名刺情報に業種や上場区分などの属性情報を自動付与し、ターゲットの絞り込みや分析ができる
• 営業メールを一斉配信し、メールの開封状況やWebアクセス状況を確認でき、購買意欲の高い顧客を発掘できる

ホットプロファイルは、名刺のデータ化や企業属性情報の自動付与、営業メール配信など新規開拓から営業支援までをワンストップで実現するサービスです。名刺に紐づけて顧客情報を管理でき、拡張機能でSFA、MA、Web解析を行えるカスタマイズ性が備わっています。他ツールとのAPI連携にも対応しているのも嬉しいポイントです。

• 名刺を送るだけで、メイシーのプロスタッフが代行してデータ化し、高い精度で名刺情報を登録する
• スマートフォンから名刺情報に簡単にアクセスでき、地図や経路、会社ホームページ、株価情報などもワンクリックで表示できる
• 絞り込んだ名刺リストに一斉メールを送信したり、CSVファイルでエクスポートしたり、CRMやSFAシステムと連携したりできる

名刺管理のメイシーは、名刺のデータ化や共有、メール配信や他サービスとの連携など、名刺管理に必要な機能が利用できるクラウドサービスです。CRMや請求書作成のMisocaとの連携にも対応しており、無料スマートフォンアプリでは、名刺データの検索・閲覧と、カメラによる名刺スキャン機能が利用可能です。データは端末上に保存されるため、オフラインでも閲覧できます。

• 個人向け名刺管理サービスの気軽さと、ビジネス向け名刺管理サービスの必要な部分を備えたシンプルなサービス
• スマートフォンアプリを使って名刺を撮影するだけの簡単操作で、専門のオペレーターがOCRで正確にデータ化
• クラウドによる名刺情報の管理・共有でスムーズな顧客対応が可能となり、ビジネスチャンスを拡大できる

BizCompassは、名刺をデータ化し、社内で一括管理・共有できるクラウド名刺管理サービスです。クラウドサービスなので、パソコンやiPadでの閲覧をはじめ、AndroidやiPhoneアプリも用意されています。MAP機能による訪問前の地図表示や、現在地検索など、実務面でかゆいところに手が届く機能を豊富に備えています。

• オンライン名刺交換や人事異動情報の配信、メールマガジン配信機能などの便利な機能がある
• 展示会で収集した名刺の活用やマーケティング活動への活用、個人情報の漏えいリスクの回避などの効果が期待できる
• 17か国語^※に対応しており、グローバルな営業活動にも有効活用できる

CAMCARD BUSINESSは、名刺情報をデータ化しクラウドで一元管理できる、法人向け名刺管理ソリューションです。機能がシンプルだからこそのコストパフォーマンスが評価されています。簡易SFA機能をもち、商談情報やタスクを名刺に紐づけて共有可能です。またSalesforce、Dynamics CRM、SugarCRM、Google Contact、Kairos3、Oracle Sales CloudといったCRM・SFAと連携でき、情報を効率的に活用できます。

※出典：キングソフト「【クラウド名刺管理】CAMCARD BUSINESSでビジネスを加速させる - 機能一覧」（2024年10月10日閲覧）

• 名刺の取り込み方法が2種類あり、コスト削減と負担軽減のどちらも実現できる
• 人脈の見える化や担当名でのDM配信など、営業活動を拡げる機能が充実している
• SFA／CRMツールと連携でき、顧客管理を効率化できる

UltimaBlue（アルテマブルー）は、名刺のデジタル化や人脈の見える化、SFA／CRMとの連携など、営業力を最大化させる名刺管理サービスです。名刺情報をもとにした人脈マップ作成、メール一斉送信といった豊富な機能をもち、CRM／SFAとの柔軟な連携でビジネスを加速します。

• 最短15分でスタートできるスピード導入と簡単な設定・カスタマイズ
• スマートフォンで名刺を撮影するだけで、顧客情報や活動報告に紐付けできる
• 顧客管理や営業管理に加え、スケジューラーや名刺管理、タイムライン（社内外SNS）などの機能が標準搭載

eセールスマネージャーRemix MSは、5,500社超^※の導入実績を誇るeセールスマネージャーRemix Cloudの中小企業専用製品です。顧客管理や営業管理、スケジュール管理などのCRM／SFA機能に加え、名刺管理やタイムライン（社内外SNS）などの機能が利用できます。Web上で簡単な質問に回答するだけで、自社にフィットしたシステムがすぐに構築され、いままでシステムを導入したことのなかった方でも簡単に導入できます。

※出典：ソフトブレーン「5,500社超の導入実績を誇るCRM/SFAから中小企業専用のeセールスマネージャーRemix MS」（2024年10月10日閲覧）

クラウドサービスサスケ

• 「商談前の見込み客の導入意欲を高める」ことに特化
• パソコン上からの電話発信や通話録音データの自動記録などができる
• 名刺の自動入力や手書きの商談メモのデータ化など、「紙」データの自動デジタル化が可能

クラウドサービスサスケは、見込み客の管理やメール配信、Web行動分析など、インサイドセールスやテレマーケティングに必要な機能が利用できるクラウドサービスです。SFA／CRM／MAが一つになった見込み顧客リスト管理システムであり、「選択式・記述式アンケートのデータ化」「重複情報の自動ピックアップ・削除」など、多彩な機能でアプローチします。

サービス選びは比較して検討しよう

名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

名刺管理ソフトは、次の記事でも詳しく紹介しています。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

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