中小企業向けの文書管理システム13選！導入メリットと選定ポイント

中小企業が抱える文書管理業務の課題

中小企業は大企業に比較するとリソースが不足しがちで、文書管理業務にも多くの課題を抱えています。代表的な課題としては次のようなものがあげられます。

• 保管場所の確保に労力や費用がかかる
• 管理や検索に手間がかかる
• 紛失や流出のリスク管理ができていない
• 社外から情報を確認できない
• 文書業務が属人化してしまう
• 法改正に適切に対応できない

保管場所の確保に労力や費用がかかる

文書の保管場所の確保に労力や費用がかかることは、人的リソースも費用も不足している中小企業では致命的な文書管理の課題です。契約や社内マニュアルの増加に伴って管理するべき文書が増えると、より大きなスペースを確保するための労力や費用も大きくなるからです。

契約しているオフィス内に十分なスペースがない場合は、新たに書類保管のためだけの場所を確保しなければなりません。社外の保管場所に書類を移動する際にはムダな労力がかかり、スペースにはムダな継続コストが発生します。

このように、文書の保管場所に関連して大きな労力や費用がかかる点は、中小企業の文書管理において大きな課題です。

管理や検索に手間がかかる

書類の管理や検索に手間がかかる点も、人的リソースの限られた中小企業では大きな課題です。人員が十分ではない中小企業では、業務を効率化して成果をあげることが非常に重要なため、ノンコア業務である書類探しに時間をかけている状況は望ましくありません。

紙の文書を多く扱っている中小企業では、必要な書類やマニュアル、社内規程などを探したり元の場所に戻したりするために多くの時間を費やしているところも少なくないでしょう。

紛失や流出のリスク管理ができていない

文書の紛失や流出のリスクを適切に管理できていないことも、中小企業の文書管理業務の課題です。紙で書類業務を行っている中小企業の場合、文書の社外持ち出しやコピーが管理しきれず、文書に対して不正な処理が行われる可能性が高いためです。

顧客情報や作業マニュアルを持ち帰って業務を行おうとしたときに、万が一紛失や盗難が発生した場合、企業の信頼に傷がつきます。また、不正にコピーした文書が流出した場合も、企業イメージに傷がついたり行政処分の対象になったりと、企業活動に大きな悪影響を与えます。

文書の紛失や盗難、流出が企業活動に与える影響は重大で、不適切な文書管理により発生するリスクを把握できていない中小企業は、非常に危険な状態で経営を行っているといえるでしょう。

文書業務が属人化してしまう

文書業務の属人化も中小企業の課題です。契約企業に関連した作業マニュアルや契約内容が属人化すると、顧客との関係性も属人化してしまい、結果として担当の離職に伴った売上の減少につながるためです。

人員が不足した中小企業では、1人の営業が多くの顧客を担当することは珍しくありません。顧客対応や関係性構築もその営業のみが担当していることも多く、ほかの営業では対応できないこともよくあるでしょう。

この状態では、担当営業が離職した際に顧客との関係性が無くなることから、契約が終了になるリスクもあります。大企業に比べて一つひとつの取引先の重要性が大きい中小企業では、属人化による契約を失うリスクは非常に大きいと考えましょう。

法改正に適切に対応できない

中小企業の文書管理体制では、法改正に適切に対応できないことも多いです。リソースの足りない中小企業では、法改正に対応するための人員や時間の確保が難しいからです。

2024年にあった文書関連の大きな法改正としては、電子帳簿保存法（電帳法）の宥恕期間が終了したことがあげられます。2022年1月に改正された電帳法は、2024年1月に対応が義務化されており、悪質な違反の場合には青色申告の取消や追徴課税といった罰則が設けられています。

法改正の対応に手が回らないからと後回しにして思わぬ罰則を課されるリスクがあることは、中小企業における文書管理業務の課題です。

中小企業が文書管理システムを導入するメリット

文書管理業務に多くの課題を抱える中小企業が文書管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

• デジタルで保管できて省スペース化できる
• 管理や検索が効率化できる
• 社外からもオンラインで書類を確認できる
• 文書の共有が容易にできる
• 法対応がより迅速に行える

デジタルで保管できて省スペース化できる

紙で文書管理を行う中小企業が文書管理システムを導入すると、デジタルデータで文書を保管できて省スペース化できることがメリットです。データで文書を管理できれば紙での保管は不要になり、保管場所とコストを削減できるためです。

膨大な量の紙の文書も、デジタルデータとして保管すれば必要なスペースはサーバー分だけになるでしょう。さらに、クラウド型のサービスを利用して、サービス内にデータを保存すれば自社でサーバーを用意する費用もスペースも不要になります。

紙で文書を保管する場合に比べて、オフィスの狭い中小企業は圧倒的に省スペース化して文書を保管・管理できることは、文書管理システムの大きなメリットといえます。

管理や検索が効率化できる

文書管理システムで文書を管理すれば、管理や検索の業務が大きく効率化できます。データであればフォルダ移動も書類同士の関連付けも非常に簡単で、指定の条件で検索すれば必要な文書が簡単に表示できるからです。

文書管理システムなら多くの文書を一元管理でき、必要情報の関連付けも容易です。マニュアル名や企業名から簡単に文書を検索できるため、文書探しの時間も大幅に短縮できます。業務効率化が非常に重要な中小企業では、文書管理と検索が容易になる文書管理システムの効果は非常に大きいでしょう。

社外からもオンラインで書類を確認できる

文書管理システムがオンライン対応していれば、社外からもオンラインで書類を確認できます。システムの導入によりリモートワークにも対応できるため、出社格差が問題になっている中小企業でもメリットは大きいでしょう。

また、リモートワークに対応できるだけではなく、営業先で急に文書の閲覧が必要になった場合や、出張先で文書業務を行わなければならないときも文書管理システムは役立ちます。これまでオフィスに出社しなけければできなかった文書業務がオフィス外からもできることで、中小企業における業務効率は大きく改善できます。

文書の共有が容易にできる

文書の共有が容易になり文書や契約が属人化しにくくなることも、文書管理システム導入メリットとして考えられます。これまで担当ごとに管理していた文書をシステムで一元管理することで、取引先の情報共有や引き継ぎが容易になり、営業担当のみではなく部署や企業全体がチームとして取引先に対応できるためです。

取引先が営業担当だけに紐づいているわけではないため、営業担当が退職しても取引先との関係性が無くならず、契約は継続されやすいはずです。過去のデータもシステムに保存しておけば、契約の背景も理解しやすく後任の担当への引き継ぎもスムーズに行えます。

中小企業において大きなリスクである解約を防ぐ意味でも、システムで文書を共有しやすい体制を構築できることはメリットです。

法対応がより迅速に行える

文書管理システムを導入すると法対応をより迅速に行えます。文書管理に関連した法令に対応したシステムを導入すれば、自社での対応工数を最小限に抑えて法対応ができるため、人員や時間が不足する中小企業の法対応に便利です。

たとえば、電帳法では、次のようなことが文書の保存要件として定められています。

• 文書が改ざんできない、もしくは訂正や削除の履歴が残るようにする
• 電帳法対応システムの概要や操作のマニュアルを備える
• 文書を閲覧できるようにディスプレイや操作機器を用意する
• 一定の条件で文書を検索できるようにする

これらの条件を満たす環境を中小企業で整えることは難しいため、すでに要件を満たしたシステムを導入することで手間なく法対応できることは、工数削減や適切な法対応を行う観点からメリットになるといえるでしょう。

中小企業が文書管理システムを選定する際のポイント

中小企業が文書管理システムを選定する際のポイントとしては、次のようなものがあります。大企業と比べて予算や人員が少ないことを考慮に入れつつ、システム選定をしなければならない点に注意が必要です。

• 操作性が高く誰にでも扱いやすいか
• 現状のワークフローの変更は不要か
• セキュリティは強固か

操作性が高く誰にでも扱いやすいか

操作性が高く誰にでも扱いやすいことは、中小企業が文書管理システムを導入する際に気を付けるべきポイントです。なぜなら、画面表示や操作感が悪いシステムだと、導入後の利用が浸透せず、結局紙のままの非効率な運用が残ってしまう可能性が高いからです。

また、文書管理システムには電子契約システムを兼ね備えているものもあります。この場合、取引先もシステムを利用する機会が多いため、取引先に不便だと思われないためにも操作性が高くわかりやすいシステムを導入すべきです。

現状のワークフローの変更は不要か

現状のワークフローの変更が不要なシステムを選べば、余計な手間なく文書管理システムを導入可能です。文書管理システムには文書申請・承認機能をもつものがあり、申請フローを自由に設定できるものであれば、既存のワークフローに大きな影響を与えずに利用開始できるためです。

システムの導入によってワークフローの大幅な変更が必要になると、その検討や周知に時間と手間がかかります。リソースが少ない中小企業では少しでも手間を抑える方がよいため、現場のワークフローに影響が少ないシステムを導入候補にしましょう。

セキュリティは強固か

文書管理システムを選ぶときには、セキュリティが強固であることを条件にすることも重要なポイントです。中小企業では、情報の流出や不正な利用によって発生する企業イメージの低下が致命的な経営リスクとなるため、セキュリティが強固で情報がしっかりと守られるシステムを選ばなければなりません。

文書管理システムのセキュリティ機能には次のようなものがあります。

• 不正なアクセスを防止する二段階認証
• コピーであることが明示できるファイルへの透かし付与機能
• ダウンロードや閲覧したユーザーが把握できる履歴管理機能
• 操作や閲覧を特定の人物しかできないようにする権限制限機能
• 不正なアクセスがあってもファイルを閲覧させないファイル暗号化機能

十分なセキュリティ対策が取れるかどうかも事前によく確認して、文書管理システムを選びましょう。

中小企業におすすめの文書管理システム13選

中小企業におすすめの文書管理システムを13選紹介します。

• ファイルの中身まで検索できる検索機能に強み
• 豊富なテンプレートで統一感のある文書ができる
• ナレッジ共有がしやすく属人化の防止にも役立つ

NotePMは、社内文書の作成や共有に強みをもつナレッジマネジメントシステムです。マニュアルや社内Wikiを簡単に作成でき、共有にも便利に使えるため、社内でのノウハウ蓄積や共有に課題がある中小企業には最適なシステムです。

強力な検索機能もNotePMの優れたポイントで、Word・Excel・PDFなどファイルの中身まで含めて検索できるため、必要な情報をすぐに取り出せて業務を効率的に行えます。文書業務の効率化や、1つのシステムにノウハウをまとめて蓄積して継続的な事業成長を目指したい中小企業は、NotePMの利用を検討しましょう。

• 管理部門の文書から営業部門の契約書類まで幅広い文書に対応
• AI技術を利用した高性能で高度な検索機能
• 組織体制や規模にあわせて導入形態を選べる

楽々Document Plusは、管理部門の社内文書から営業部門の契約関連文書まで、幅広い文書に対応した文書管理システムです。ISO対応の文書や営業報告の管理もできるため、文書の定期的な見直しや情報の共有・活用にも役立ちます。

さらに、AI技術を搭載した高度な検索機能をもっているため、必要な情報をもつ文書の利用にも便利です。クラウド版とオンプレミス版で利用が可能なため、組織規模にマッチした形態を選択できることも楽々Document Plusの魅力です。さまざまな文書を1つのシステムで一元管理したいが、ムダに規模が大きくて費用がかかることを避けたい中小企業には、楽々Document Plusが優れた選択肢といえるでしょう。

• 紙の契約書と電子契約をまとめて1つのサービスで管理
• 必要な書類だけをリモートでスキャン
• 契約が紙で行われたか電子で行われたか一覧で表示

CLOUD CABINETは、倉庫での保管業務を得意とする寺田倉庫が運営する文書管理サービスです。寺田倉庫で紙の文書を保管し、その管理をCLOUD CABINET上で行えます。手元に文書がなくても必要に応じてリモートで紙文書をスキャンし電子化できるため、本当に必要な分の費用しかかからない点は、システムにかかる予算をできるだけ抑えたい中小企業にとって最大のメリットでしょう。

さらに、CLOUD CABINETなら契約が紙で行われたか電子で行われたか、また、紙の場合には文書がどこで管理されどのようなステータスであるかまで管理できます。紙の契約書も電子契約も1つのシステムで管理したい中小企業の方には、CLOUD CABINETの利用をおすすめします。

• 多くの部署にまたがってナレッジを共有しサイロ化を解消
• プロジェクト計画やブレーンストーミングにも活用可能
• 作成したドキュメントはAIで整理してきれいな文書に整えられる

Confluenceは、ノウハウの共有や活用に向いている機能を多く備えたナレッジ共有プラットフォームです。複数人での文書作成や部署を横断した文書の共有に強みをもち、コミュニケーションを取りながら文書作成を進められます。

作成した文書をデータベースで管理できるほか、プロジェクト計画やブレーンストーミングにも利用できるホワイトボードのような機能を備えており、作成したメモからAIできれいなドキュメントにまとめられます。部署を横断した文書作成の機会や、多くの関係者が協議しながらプロジェクトを進める機会が多い中小企業では、Confluenceが役に立つでしょう。

• 現在の帳票フォーマットを変更せずに電子化
• 豊富なシリーズサービスと連携で幅広い業務の効率化
• 帳票の受信・保管・データ化・配信を1つのシステムで一元管理

invoiceAgentは、長年帳票業務を行ってきたウイングアーク１ｓｔ株式会社が、そのノウハウを活用して運営する電子帳票プラットフォームです。既存の帳票フォーマットに変更を加えない電子化や、シリーズ製品と連携して電子契約やAIによる文書読み取りを実現します。

帳票の受信や配信、保管やデータ化などを1つのシステムで一元管理し業務負担を大きく軽減できるため、リソース不足に悩む中小企業にはinvoiceAgentがよい選択肢といえます。

• ユーザー数の制限なしかつ定額費用でシステムを使える
• 自由な管理台帳の項目設計により任意のステータスでの検索もできる
• 柔軟な条件でのアラート設定により書類の不備を防止

MyQuickは、資料の保管や、他サービスとの連携による電子契約管理を行える文書管理システムです。ユーザー数の制限なく一定の費用でシステムを使えるため、従量課金による負担増を懸念する中小企業でも安心して利用できます。管理台帳で項目を自由に設定できることもポイントで、従来の台帳をそのまま踏襲できて導入負担を最小限に抑えられます。

また、いろいろな条件でアラートを通知する機能で書類不備に気付きやすいため、不備のある書類や期限切れの書類を放置するリスクも回避可能です。MyQuickは従量課金の費用負担を避けたい中小企業や、契約書業務の不備によるリスクを徹底的に回避したい事業者に向いている文書管理システムです。

• AIによる契約情報を抽出により管理台帳を自動作成
• 柔軟な検索機能や自動リマインド機能で契約後のリスクを回避
• 複数の契約を紐づけた管理により契約内容の見落としを防止

LegalForceキャビネは、契約締結後の契約書管理に焦点を当てたAI契約書管理システムです。契約書を京都大学と共同研究したAIが読み取り、自動で管理台帳を作成するため、台帳作成の手間を大きく削減可能です。また、柔軟な検索機能や自動リマインド機能で必要な契約をすぐに見つけて、問題のある契約に迅速に対応できるため、契約後のリスク回避にも役立ちます。

原契約と関連する覚書をAIが自動で判断して提示するため、利用者はその情報をもとに簡単に契約の紐づけもできます。AIを活用した最新の契約書管理システムを活用し、契約書管理に関するさまざまな業務負担を軽減してリソースを確保したい中小企業には、LegalForceキャビネの利用がおすすめです。

• ストレージ容量無制限
• ファイル上限5GB
• 60種類以上のログやセキュリティレポートでセキュリティも安心

Box／Box over VPNは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が運営する、容量無制限のコンテンツ・マネジメント・プラットフォームです。さまざまなファイルを1つのシステムで一元管理でき、社内外との共有も容易です。また、ファイル上限が5GBと非常に大きいことも特徴で、大容量のファイルでも問題なく保存・共有・活用できます。

豊富なログやセキュリティレポートがあるうえに、国際的なセキュリティ規格にも準拠していることから、Boxは政府機関でも採用されています。セキュリティリスクを重視し、安全なファイル運用をしたい中小企業に向いているサービスです。

• ユーザー数の制限なく定額料金で利用できる
• 簡単な操作でストレージが利用できるため、従業員教育の手間がかからない
• 中小企業にも利用しやすい価格帯で利用を開始できる

使えるファイル箱は、ユーザー数ではなく容量で課金する形式のクラウドストレージサービスです。ユーザー数に制限がなく、従業員数が増えても課金額が変わらない点は、コストが気になる中小企業には嬉しいポイントです。

また、使い慣れた従来のWindowsのエクスプローラーやMacのFinderでファイル操作ができるため、システム導入にかかる教育コストが削減できることも、リソース不足の中小企業にはメリットといえます。システム導入の価格や教育コストを抑えつつストレージサービスで文書管理を行いたい中小企業は、使えるファイル箱の利用を検討しましょう。

• 文書の管理だけではなく、プロセスやコミュニケーションまで集約
• バージョン管理や変更点の閲覧も簡単にできる
• 契約業務体制の改善まで手厚いサポートで支える

Hubbleは、契約書の締結だけではなく、契約締結プロセスやその後の管理までを円滑にすることを目指した契約書管理クラウドサービスです。単純に文書を一元管理するだけではなく、コミュニケーションまでHubbleに集約できるため、法務担当から営業担当までをチームとして効率化が図れます。

すでに導入済みのさまざまなツールとも連携が可能で、慣れ親しんだツールの中でHubbleは活用可能です。また、システムの導入までではなく契約業務体制が全社に浸透するまで手厚く継続的にサポートしてくれるため、導入後の運用がうまくいくか不安な中小企業にも向いています。手厚いサポートを受けながら、契約業務全体をシステムで効率化したい事業者にHubbleの利用はおすすめできます。

• 文書を見ながらチャットができる機能で相談内容も蓄積
• チャット内容や添付ファイル内も検索できる強力な検索機能
• GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのURLでプレビューを表示

flouuは、ナレッジ共有や社内Wikiの構築に便利な、クラウド情報共有ツールです。社内でばらばらに管理されている情報をflouuに集約し、効率的なナレッジマネジメントができます。文書を見ながらチャットできるため、ドキュメント単位での確認内容や相談内容を蓄積可能です。また、強力な検索機能で必要な文書を見つけるまでの時間も短縮できます。

セキュリティ対策も万全で、国際的な認証であるISMSを取得しているほか、世界最高水準の信頼性をもつデータセンター（AWS）を使っており、安心して文書を管理できます。手間を最小限に抑えつつ、安全な環境で文書管理したい中小企業の方は、flouuの導入を検討しましょう。

• パソコンやスマートフォンといったさまざまなデバイスからアクセスが可能
• Dropboxで直接クラウドコンテンツや作成したファイルを作成、編集ができる
• 2段階認証や新しいデバイスのログイン認証といったセキュリティ機能が充実している

Dropboxは、世界中にユーザーをもつ大手のクラウドストレージサービスです。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットといったさまざまなデバイスからアクセスが可能で、ファイル管理が便利です。また、Dropbox内で直接コンテンツの作成や編集ができるため、シームレスにファイル作業ができます。

2段階認証や新しいデバイスからのログインに対して通知を送れるなど、セキュリティ対策も万全で、安全にシステムを利用可能です。グローバルに展開する大手サービスならではの安心感のあるサービスを利用したい事業者には、Dropboxが向いています。

• 企業や法人の利用に特化したオンラインストレージサービス
• 安全で障害にも強いAWSで、セキュアにファイルを保護できる
• 数十人から数千人規模まで対応可能

Fleekdriveは、企業や法人の利用に特化したオンラインストレージサービスで、企業や法人にとって必要な機能を十分に備えており安心して利用できます。安全性と障害に強いことで定評のあるAWSを利用しセキュアにファイルを保護できるほか、業種別のさまざまな課題にも対応できる点がメリットです。

たとえば、サービス業では帳票作成から保管までをミスや漏れなく対応できたり、他サービスと連携して大量の個人情報を安全、かつスムーズに管理できたりと多くのシーンでFleekdriveが役立っています。企業活動に特化した高度なセキュリティをもつシステムで、安全にファイルを活用したい中小企業にはFleekdriveがおすすめです。

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中小企業の文書管理はシステムで効率化しよう

中小企業の文書管理はシステムで効率化できます。業務効率や文書管理コストなど、中小企業の文書業務にはさまざまな課題があります。しかし、それらの課題は紙の文書を利用していることで発生しているものが多く、文書管理システムを導入すればそのほとんどが手間なく解決可能です。

大手企業と異なり業務効率化やコスト削減が最重要課題の中小企業では、文書管理システム導入のメリットは非常に大きいと感じられるでしょう。ぜひこの記事の注意点や文書管理システムを参考に、最適な文書管理システムの導入を検討しましょう。