交通費精算書テンプレート無料15選！ケース別の書き方・注意点・申請の必須項目とは

最終更新日：2024-12-03（記事の情報は現在から1日前のものです）

交通費精算書には状況に応じて必要な項目が異なる側面があります。それらを網羅する15選の無料テンプレートを紹介し、ケースに応じた必須項目、書き方や注意点を解説していきます。

【事業者・経理担当者の方】経費精算でこのようなお悩みはありませんか？

・経費申請を紙面で回収し、手作業で仕訳している
・入力・計算ミスがたびたび起きている
・従業員が増え、作業工数が増加している
これらのお悩み解決には、経費精算システムがおすすめです。

経費精算システムは、経費の申請や承認、支払いをシステムで効率化できるため、工数の削減やヒューマンエラー防止につながります。

また、中にはSuicaやPASMOなどの交通系ICカード（アプリ含む）を読み取れるシステムもあり、交通費を自動でデータ化が可能です。経費精算システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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Excel（エクセル）で使える交通費精算書無料テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで、簡単に交通費精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、この記事を参考に交通費精算書を発行しましょう。

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書 _ ヨコ _ ポリゴン】ブラック

最上段の帯に多角形をイメージしたデザインが施され、日付・訪問先・利用路線・出発／到着・片道／往復・金額の、各項目の入力ができます。
外回り営業での交通費精算に最適な項目で、横方向の印刷に最適化されていますが、承認印欄は省略されています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書 _ ヨコ _ ポリゴン】ブラックを資料請求

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交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書ヨコシンプルライン】グリーン

シンプルで非常に見やすいデザインとされており、通勤交通費の定期代金や、自動車の移動の際にも使える項目が揃えられています。
横方向で印刷するように最適化されており、承認印欄も複数用意しています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_ヨコ_ポリゴン】グリーンを資料請求

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交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書タテシンプルライン】オリーブ

ヨコ＿シンプルラインのフォーマットを引き継ぐ形で、タテ方向のフォーマットと下交通費精算テンプレートです。縦方向で印刷するように最適化されています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ_シンプルライン】オリーブを資料請求

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交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ】ブラウン

シンプルに必要項目を網羅した交通費精算書テンプレートで、精算方法を記載する欄も設けられています。
縦方向で印刷するように最適化されています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ】ブラウンを資料請求

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交通費精算書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
ラク

テンプレートの一覧・DLページ

交通費精算書とは

交通費精算書は、外出や出張など業務上必要な移動のために立て替えた交通費を精算するための書類です。

交通費の精算には基本的に領収書が必要です。ただし、近距離を移動したバスや電車など、すべての移動で領収書をもらうのは、現実的ではありません。

そのため、領収書がない場合に、交通費精算書を領収書の代わりに活用します。この場合、金額や目的地など、移動にかかった交通費の内容について正確に記入して提出し、1か月分まとめて精算されるのが一般的です。

交通費精算書が必要な理由

交通費精算書は、領収書がない場合でも経費の請求内容を正しく把握し、交通費の精算をするために必要な書類です。

消費税法では、3万円（税込）未満の支出については、一定の条件下で領収書以外の記録（交通費精算書など）を用いることが認められているため、多くの企業では3万円未満の交通費に関しては、領収書がなくても精算が可能です。

しかし、口頭や簡易的なメモなどによる申請で処理をしてしまうと、請求内容の把握や管理・不正の防止などが難しくなるほか、税務調査において支出の正当性を証明しづらくなるリスクがあります。

一方で、行き先や目的などを記入した交通費精算書があれば、請求内容をより明確に管理でき、税務調査が入った際にも支出の正当性を証明しやすくなります。

ケース別交通費精算書の書き方

交通費精算書は外回り営業だけではなく、出勤交通費を請求する際も必要な場合もあります。

出勤交通費は6か月一括で支払っている場合も多いようですが、企業ごとに申請の様式も処理方法も異なるため、ケース別に交通費精算書の書き方・必要項目などを解説します。

もし経理担当者ならば、申請方法がばらばらにならないようあらかじめ規定を作っておくのがおすすめです。経費精算の規定を作成する方法についてはこちらで解説しています。

公共交通機関での営業活動

必要項目

営業活動を行う際には、バスや電車・飛行機・新幹線・タクシーなど公共交通機関の利用が多いものの、一部領収書の発行を受けられない場合があります。

領収書がない場合の精算には、利用した鉄道会社名や乗車区間が必要になるため、精算忘れがないように注意しなければなりません。

具体的には、「申請した年月日」「精算者の所属部署や氏名」のほか、「（あれば）社員番号」「交通機関を利用した年月日」「訪問先名」「利用した鉄道会社の名前」などの項目が必要です。また、「出発駅」「到着駅」「片道なのか往復なのか」「発生した費用」「最終合計」も必要です。

上司の確認を取るために、確認印の押印欄を設けるとよいでしょう。

書き方

公共交通機関を利用した場合、所定のフォーマットに従って記入していきます。
領収書が発行されない乗り物や区間に関しては、メモを取る、調べるなどして正確に記入するようにします。

社用車やレンタカーなどでの営業活動

必要項目

社用車、レンタカーを利用した営業活動でも、費用を精算する必要があります。

具体的には、「運転を行った人の氏名」「所属部署」「申請した年月日」「車を利用した日」「行先や出発地と到着地」、「片道なのか往復なのか」「高速道路の利用があったのかなかったのか」などの項目が必要です。その他概要、費用の項目が必要になり、レンタカーを利用した場合はレンタル会社・料金なども必要です。

ほとんどの企業が、会社が発行しているカードを利用して給油するかもしれませんが、自身で精算しなければならない場合は、ガソリン代の領収書を見てレートを記入する欄も必要でしょう。

書き方

車を利用した場合の書き方もフォーマットに従って記入していきます。
ほとんどの場合は駐車場代や高速道路の利用料金の精算になるので、領収書を見ながら記入しましょう。

ガソリン代の請求の場合は、ガソリン代のレートから算出されますが、領収書があれば算出の必要はない企業がほとんどなので、交通費概要欄に「ガソリン代　別途領収書」と記載するとよいでしょう。

通勤交通費

必要項目

通勤にかかる交通費は、入社時に1度だけ申請する企業がほとんどです。ただし、企業によっては毎回精算書が必要になる場合もあります。

通勤にかかる交通費精算に必要な項目は、「所属部署」「氏名」「申請者の住所」「会社までの片道の距離（概算でかまいません）」「通勤時間」があります。また、「定期の期限」「1か月の定期代金」「通勤方法（鉄道会社名や利用する駅の名前など）」「通勤経路」が必要です。

書き方

通勤に必要な交通費なので、金額や区間などを間違えると支払いの遅れにつながる可能性があります。
そうならないように、フォーマットに従って金額や駅、交通機関などは正確に記入しましょう。

領収書は交通費精算書とともに提出

交通費精算書には領収書を一緒に提出することが基本です。
領収書がない場合は、経理担当者に申し添えるか、交通費精算書に記載しましょう。

領収書は、精算書に記載している内容と合致する領収書を、セットにして経理担当者に提出しましょう。

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交通費精算書の記入例

交通費精算書のフォーマットや書き方は企業によって異なりますが、一般的な交通費精算の記入例について、交通費精算書のExcelテンプレートを使ってケース別に紹介します。

公共交通機関を利用した場合の記入例
社用車やレンタカーなどを利用した場合の記入例
通勤交通費を精算する際の記入例

公共交通機関を利用した場合の記入例

公共交通機関を利用した場合の記入例は、次のとおりです。

公共交通機関を利用した場合の交通費精算書

公共交通機関での営業活動の交通費精算においては、一般的に下記の項目を記載します。

申請日
申請者名
日付
訪問先
利用路線
出発地
到着地
片道か往復か
金額
合計金額

記入する際には、利用した路線ごとに入力するようにします。たとえば、移動の際に乗り換えがあった場合や往復で異なる交通機関を利用した場合などには、それぞれを片道として記載し、一行ずつ入力しましょう。往復で同じ路線を利用した場合には、一行に往復分を記入します。

社用車やレンタカーなどを利用した場合の記入例

社用車やレンタカーなどを利用した場合の記入例は、次のとおりです。

社用車を利用した場合の交通費精算書

この場合は、記入例のように次の項目を記載します。

申請日
申請者名
日付
訪問先
交通手段
出発地
到着地
片道か往復か
金額
合計金額

金額については、レンタカーを使用した際には、レンタルにかかった費用を記入します。

社用車を利用した際には、移動にかかったガソリン代を記入しましょう。自家用車の移動であれば、プライベートでの移動を除くため走行距離に応じて支給されることが多いです。一方で、社用車の利用であれば業務上の移動が前提であるため、全額経費で精算します。ただし、ガソリン代を精算する際には、あわせて領収書やレシートの提出が必要です。

高速道路を利用した際には、利用区間を記載し、領収書とあわせて提出が必要なため、忘れずに領収書を受け取っておきましょう。