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経費精算とは - 対象や運用フロー | 効率化する方法

記事の情報は2021-10-27時点のものです。
経費精算とは、従業員が業務にかかった費用を申請し会社から還元してもらう仕組みを指します。経費精算業務は手間がかかるのでコストを削減したいであればアウトソーシングやシステム導入を検討するとよいでしょう。

経費精算とは

経費精算とは、従業員が業務に使った費用を申請し企業から還元してもらう行為を指します。経費精算には大きく分けて小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類が存在し、それぞれ経費を使った用途に応じて分類されます。

経費精算の運用は企業によってまちまちです。申請方法が紙やExcel、経費精算システムのいずれなのか、精算する際は現金を手渡しするのか、給料と同時に振り込むのかなどの種類があります。また、金額や内容によっては、事前に稟議が必要なケースもあります。詳しくは企業の担当者に確認しましょう。

経費の対象

経費とは、事業を営むうえで必要な費用全般を指します。代表的な経費の勘定科目には次のような種類が考えられます。

勘定科目
給料賃金 正社員やパートに支払った給料
法定福利厚生費 健康保険や年金保険、労災保険で会社が負担すべき費用
地代家賃 事務所や店舗、駐車場のために支払った賃料
減価償却費 自動車やパソコンなどの設備を耐用年数に合わせて分割した経費
旅費交通費 営業や出張に使用した交通料金や宿泊代
外注費 他社に仕事を業務委託した費用
新聞図書費 仕事で使う新聞や書籍の代金
租税公課 固定資産税や自動車税などの税金
支払手数料 振込手数料や代引き手数料、仲介手数料
水道光熱費 水道、ガス、電気料金
通信費 電話料金や切手代

経費の対象外となるもの

経費の対象外となるものは、事業を営むのに不要な出費です。たとえば、従業員がプライベートで行った旅費や私物の購入代金はもちろん経費となりません。また、私的でなくても法人税、一定以上の接待交際費、駐車禁止で発生した罰金などは対象外です。なお、税金の計算上は経費としては扱わずとも、規則によっては会社から給付される場合はあります。

経費精算の手順・フロー

経費精算の手順として、オーソドックスなものであれば次の7段階が考えられます。もちろん、上長の事前承認が必要だったりシステムによって割愛できたりするケースはります。いずれにしても会社の規則に則ったが経費精算をしましょう。

1. 従業員が経費を立替

従業員が交通費や接待交際費、備品の購入費などの費用を会社に代わって支払います。金額によっては上長や経理担当者などの事前決裁が求められるケースもあるでしょう。また、支払いが現金ではなくコーポレートカードの場合もありえます。

2. 従業員が領収書を受領

従業員がサービス提供者から領収書を受け取ります。支払った金額や日付、明細などが記載されていれば、レシートであっても税法上は有効です。ちなみに、領収証やレシートなど支払ったことを証明する書類はまとめて証憑と呼ばれます。

3. 従業員が経費精算書を作成

従業員が経費精算書を作成して会社に申請します。この際「2. 従業員が領収書を受領」で受け取った領収書を忘れずに添付しましょう。経費精算システムを導入している場合は、経費精算書の代わりにシステムで申請、領収書原本の代わりに画像で申請といったケースもあります。

4. 上長が経費を承認

上長が従業員の申請した経費を承認します。企業によって承認の必要な上長の数や相手は異なるでしょう。紙による申請で上長が出張にて出社しない職場では、この段階でフローが止まるケースは多々あります。

5. 経理担当者が経費を承認

続いて経理担当者が経費の承認可否を判断します。必要に応じて何に使用した費用なのかといったヒアリングも実施。ルールと照らし合わせて間違いがなければ承認され無事に精算が決定します。

6. 経理担当者が立替を精算

経理担当者が申請者に対して経費を精算します。現金を手渡しするケース、給料日にまとめて口座へ振り込むケースなどが一般的です。ただし、申請方法と同様に精算方法も企業によって形式はさまざまです。

7. 経理担当者が書類を保管

経理担当者が、申請された内容を仕訳して会計システムへ入力します。また、経費精算の書類は決算の際に使用するため、税務調査の際には証憑として提出できるよう準備が必要です。最低7年間は法律によって領収書を保管が求められているので紛失しないように注意しましょう。

経費精算書の種類

経費精算時に使う代表的な書類としては「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「出張旅費精算書、旅費精算書」の3種類があります。ただし、実際は企業ごとで運用が異なり、より細分化されていたりシステムで入力するので不要だったりします。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、高額な立替経費が発生すると予測される時点で申請する書類です。会社から一時的に経費を充当してもらうために利用します。会社から仮払金を受け取るためには、経費の内容や概算について説明する必要があります。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払いで受け取った現金を具体的に何に使用し過不足がどの程度発生したのかを申告するための書類です。一般的には仮払経費申請書と仮払経費精算書はセットで運用されます。申請期限や書類に記載する内容は企業によって異なるため、規則を確認しておきましょう。

出張旅費精算書、旅費精算書

出張旅費精算書・旅費精算書は、旅費精算に使用する経費精算書です。企業によっては通常の経費精算とは別に旅費や出張の規定が定められており、別途申請を求められます。宿泊費の上限が決まっていたり日当が発生したりと企業によってルールが異なるケースも多いので、規定の確認は必須です。

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経費精算を効率化する方法

経費精算を効率化してコストを削減するためには、「BPO・アウトソーシング」、「Excel・Word」、「経費精算システム」の3つが主に考えられます。経費精算は経理業務の中でも負担になりやすい業務の一つです。効率化してほかの重要な業務に時間を回しましょう。

BPO・アウトソーシング

経理業務の一部もしくは全部をアウトソーシングして効率化する方法です。中小企業で経費担当者が不足していて依頼するケース、年末調整をはじめ繁忙期に臨時で依頼するケースなどが存在します。小規模な経理業務からアウトソーシング可能なサービスも存在するので、状況に合わせてメリットがあるか試算するとよいでしょう。

Excel・Word

経理の書類作成業務は、ExcelやWordにより効率化できます。紙の書類と比べてデータ処理しやすいほか、紛失するリスクを軽減可能。導入にかかる費用はほぼかからないため、いますぐに取り組みたい企業にとってはおすすめです。

経費精算システム

書類の申請、領収書ファイルの添付、振り込み金額の計算などをシステムでまとめて行うため、経費の申請から精算までをスピードアップ可能です。会計ソフトや給与計算ソフトとの連携を見込める場合はさらに効果を期待できるため、ぜひ導入を検討しましょう。

経費精算システムでコストを削減

経費精算とは、業務のために支出した費用を精算する業務を指します。経理担当者の業務のなかでも他者とのコミュニケーションが多く発生し負担になりやすい作業ですがその分効率化もしやすいです。

また、経費精算システムであれば会計ソフト、給与計算システムとの連携によって工数の削減に期待できます。具体的な経費精算システムの内容については次の記事を確認してください。

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