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一次面接通過者にメールする二次面接の案内テンプレート・例文

最終更新日:(記事の情報は現在から186日前のものです)
一次面接通過者宛てに送る二次面接案内のメールテンプレートや例文、書き方のポイントについて解説します。また、採用業務をより効率化するためにおすすめの採用管理システムを紹介します。

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二次面接のご案内メールテンプレート(例文)

BOXILビジネステンプレートでは、二次面接のご案内に活用できるメールテンプレートを公開しています。BOXILの会員であれば誰もが無料で使用できます。

テンプレートをベースに、適宜アレンジして二次面接の案内メールを作成してください。二次面接だけではなく、文面を調整することで一次面接や最終面接の案内にも活用できます。

一次面接通過者に送る二次面接案内メールの書き方

一次面接通過者に送る二次面接案内メールを作成する際に注意したい書き方のポイントを紹介します。

件名

件名は一目で二次面接の案内だと理解できるようにシンプルにするのが理想です。

たとえば、「面接日程のご案内【◯◯株式会社】」「一次面接結果および二次面接のお知らせ【◯◯株式会社】」といった記載方法があります。

求職者は複数の企業の選考を受けていることが多いです。そのため、受け取った相手が誰からのメールかすぐに理解できるように、件名に会社名を入れましょう。

宛名

メールの冒頭には、宛名を記載します。新卒採用であれば大学名や学部学科名、氏名、敬称の順番で記載するのが一般的です。中途採用の場合は氏名+敬称だけで問題ありません。

複数人に一斉送信する場合は、「学生の皆様」「応募者各位」といった表現でも構いません。

宛名を作成する際に注意すべきなのが誤字脱字です。とくに名前の誤字脱字は印象を大きく損ねてしまうので、メールを送信する前に再度確認しましょう。

本文書き始め・一次面接通過連絡

本文の書き始めは、自己紹介をしたうえで、選考に参加してくれたことへの感謝と、一次面接通過の旨を記載するのが一般的です。

自己紹介の例は次のとおりです。

「お世話になっております。■■株式会社採用担当◆◆でございます。」
「■■株式会社人事採用担当◆◆と申します。」

選考に参加してくれたことへの感謝については、

  • 「この度は、弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございます。」
  • 「先日は弊社面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございます。」

といった表現が考えられます。

一次面接通過の旨に関しては、次のような記載をします。

  • 「早速ではございますが、◆◆様にはぜひとも二次面接にお進みいただきたく存じます。」
  • 「厳選な選考の結果、◆◆様にはぜひ二次面接に参加していただきたい所存です。」

二次面接候補日程の提示依頼

二次面接候補日については、企業側から提示するパターンと求職者から候補日を募るパターンが存在します。

候補日を募るパターンとしては、

  • 「お忙しい中恐れ入りますが、お越しいただく日程をご調整いただけますでしょうか。つきましては、次回面接日時の調整をさせていただきますので、面接にお越しいただける日時を複数ご回答いただけますでしょうか。」

候補日を提示するパターンとしては、

  • 「お忙しい中恐れ入りますが、お越しいただく日程をご調整いただけますでしょうか。つきましては、次回面接日時の調整をさせていただきますので、下記の候補日のご都合はいかがでしょうか、1.●月●日●●:●●~●●:●●、2.●月●日●●:●●~●●:●●~(候補日を記載する)」

といった記載方法があります。

本文の締め

本文の締め方は基本的に、

  • 「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。何卒よろしくお願いいたします。」

のような記載をすれば問題ありません。

相手が連絡先をすぐ理解できるように署名に会社名・部署・役職・担当者名・電話番号・メールアドレスといった情報は記載するようにしましょう。

面接日程が合わなかった場合のメールテンプレート・書き方

面接の日程が確定した後に、企業側の都合で面接日をずらしたい場合はその旨を求職者に伝える必要があります。メールテンプレートと書き方のポイントは次のとおりです。

変更理由

  • 「●月●日に予定しておりました面接ですが、××の事情により予定が合わなくなってしまいました。誠に申し訳ございません。」

いつ予定していた面接を日程変更したいのか、事情は何なのかを記載します。とくに注意を払うべきなのが事情を説明する部分です。

一度確定している日程の変更を打診するため、求職者側にも可能な範囲で事情を説明しましょう。

ただし、他の候補者の面接を優先したいため、面接担当者が急に退職したためといった理由を素直に説明すると、かえって求職者に不信感を抱かせてしまう場合もあります。伝えにくい理由での日程変更の場合は「諸事情により」といった表現を使うのが無難です。

面接候補日程の提示

  • 「誠に勝手ながら、面接日程を変更させていただきますようお願い申し上げます」

と記載したうえで候補日を記載してください。候補日に関しては、求職者が把握しやすいように箇条書きで記載したほうが良いです。

候補日がいずれも都合がつかないケースも想定されるので、

  • 「上記日程に関してご都合がつかない場合は、◆◆様のご都合のつく日程をご提示ください。」

といった一文を記載します。

本文の締め

本文の締めの部分で企業側の都合で面接日程を変更する旨を再度謝罪します。

例としては、次のような一文です。

  • 「弊社の都合で誠に申し訳ございませんが、どうかご容赦ください。何かご不明な点があればご連絡ください。」


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二次面接日程確定メールのテンプレート・書き方

面接日の折り合いがつき、二次面接日程が確定した場合は、求職者のスケジュールを抑えなければならないので、早期に二次面接日程確定のメールを送信します。二次面接日程確定のメールテンプレートと書き方のコツについて説明します。

件名

件名は、一次面接通過者に送る二次面接案内メールと同様に簡潔に要件を伝えられるように作成しましょう。

  • 「【株式会社■■】二次面接のご案内」

といったシンプルなタイトルで問題ありません。また日程情報なので、

  • 「【株式会社■■】二次面接のご案内(●月●日開催)」

のように件名に日程まで記載する方法も良いでしょう。

確定した面接日時

確定した面接の日時を記載します。記載方法はシンプルで構いません。

  • 【日時】●月●日(●) ●●:●●~●●:●●

終わりの時間については記載しない場合もありますが、終わり時間が決まらないと求職者も次のスケジュールを立てられないので目安の時間を示したほうが親切です。12時制、24時制どちらの表記でも構いません。

面接会場・受付方法/Web面接用URL

面接日時と同じくシンプルに記載するのが妥当です。会場をより丁寧に伝えるならば、会場位置がわかるURLや最寄り駅の情報も記載しましょう。最寄り駅からの地図画像を添付しても良いです。

受付方法は企業によって異なるので、各企業の受付方法を記載してください。求職者が受付で戸惑わないように受付方法まで記載する方が親切です。


【面接会場】
場所:■■株式会社 本社ビル●階
住所:■■県■■市■■~

【受付方法】
オフィス入口につきましたら、内線番号●●を推していただき◆◆(採用担当者)をお呼び出しください。


Web面接用URLを送る際には次のような記載をします。●●の部分はWeb会議アプリ名が入ります。事前にインストールが必要な場合もあるので、記載しておきましょう。


【Web面接用URL】
お時間になりましたら、●●にて以下のURLからご参加ください。
URL:××××××××××××
ミーティングID:×××××
パスコード:××××××××

担当者名・緊急連絡先

当日、トラブルがあった場合に備えて担当者名と緊急連絡先も求職者に共有します。

注意書きとして、

  • 「当日トラブルが発生した場合は●●(電話番号)までご連絡ください。」

といった一文を適宜挿入してください。求職者が電話をする場合はトラブルが発生したときが多いので、つながりやすく事情を把握している担当者が緊急連絡先だとスムーズです。

持ち物

日時や会場と同様にシンプルに記載すれば良いです。

【ご持参いただくもの】
履歴書、職務経歴書、筆記用具

具体的な持ち物は、面接する企業によって異なるので自社に必要な持ち物を記載してください。また成績証明書、卒業証明書といった書類はすぐに用意できない場合があるので、余裕をもって持ち物を準備できるように明記しておきましょう。

本文の締め

相手に会えるのを楽しみにしている旨、何かメールに関して不明な点があれば連絡が欲しい旨を記載します。

  • 「以上が二次面接のご案内です。当日お会いできること、心より楽しみにしております。また、本件に関してご不明な点がございましたらご連絡ください」

求職者が確認できるようにメール署名に連絡先も記載しましょう。

好印象を抱いてもらうためのメール術

二次面接に進んでもらいたいと思えた求職者だからこそ、メールで好印象を持ってもらうための工夫が大切です。具体的には次の2つのポイントです。

選考結果はなるべく早く連絡する

選考結果はなるべく早く連絡するのが原則です。

一般的に、求職者は同時に複数社の選考を受けています。そして、多くの企業が内定承諾期間を設けています。そのため、求職者は内定承諾・選考辞退の意思決定をスピーディーに行わないといけません。

選考結果の通知が遅い企業は、どうしても求職者にとって優先順位が低くなります。逆に選考結果、内定通知の連絡がはやい企業ほど求職者は良いイメージを抱きます。

合否判定に時間がかかる場合は「●月●日までにメールにて結果をご案内します」といったように求職者に期限を示すと良いでしょう。

一次面接のフィードバック(高評価/懸念だった事項)を伝える

一次面接に合格した旨を記載するだけでなく面接のフィードバックを添えると、求職者からの好印象を得られやすくなります。フィードバックを行うことにより、個別に対応してくれている、興味を持ってくれているといった良い印象を求職者は感じます。

フィードバックすべきポイントは面接で高評価だった点と懸念だった事項の2種類です。両者のバランスは基本的に好印象だった点を中心に説明し、数点懸念事項を添えるといったバランスが良いでしょう。

面接連絡・管理を楽にする採用管理システム3選

応募者が多くなればなるほど当然、求職者に対して送るメールの数も増加します。メールの送受信を手動で管理していると、誰に何を送ったかも把握しづらくなる恐れがあります。

そこで便利なのが、採用管理システム(ATS)です。採用管理システムは、複数の求人媒体での応募状況を一括で管理できたり、応募から面接までを自動化できたりする機能があるため、採用活動の効率化と管理の徹底に役立ちます。

おすすめの採用管理システムを3つ紹介します。

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HERP Hireは、採用担当者だけでなく現場担当者も巻き込んで採用を行う「スクラム採用」を実現するための採用管理システムです。カレンダー・オンライン会議ツールと連携して、タイムライン機能でSlackやChatworkなどを通じて各種通知を行い、採用に関する社内のコミュニケーションを活性化させます。IPアドレス制限やSAMLによるSSOといったセキュリティ対策も充実しています。権限も柔軟に設定できるので採用情報を安全に保護できます。

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