グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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グループウェアとは
グループウェア（Groupware）とは、わかりやすくいえば、社内での情報共有やコミュニケーションを効率化させるためのソフトウェアのことです。
ビジネスチャットやカレンダー、掲示板、オンラインストレージなど複数の機能を搭載しています。これらの機能を活用して、オンライン上で情報共有し、コミュニケーションを図ることで、業務効率が向上できます。
グループウェアの機能
グループウェアには次のような機能が搭載されています。
主な機能について、詳しく紹介します。なお製品によって搭載されている機能が異なるケースや、オプションで調整できるケースもあります。機能の詳細については下記もチェックしてください。
スケジュール管理機能
社員がいつどこで、誰と何をするかの予定を共有できる機能です。
カレンダーといった形式でわかりやすく可視化されます。予定を共有することにより、効率的にミーティングや行事の日程調整が行えます。
会議室（施設）予約
会議室といった施設や、プロジェクターや社用車といった備品の予約ができる機能です。空き状況や予約状況を社員で共有することにより、バッティングをなくして確実に利用できるようになります。
また施設や備品を一元的に管理できるため、施設・社用車の鍵や備品が紛失しても、予約・貸出状況を確認すれば、原因を突き止めやすくなるでしょう。
文書管理機能
社内で利用している文書やPDFといったファイルを保管・共有できる機能です。
まとめて管理できるため、情報が散らばらずに有効活用でき、紛失や情報漏えいの防止にもなります。また検索機能がついており、効率的に求めている情報を見つけやすいのもメリットです。
ワークフロー機能
社内における申請や承認、稟議の流れを可視化させ、効率的に処理を進められる機能です。
通常は紙を印刷して入力し、押印によって承認を進めますが、どこまで進んだかが不透明で、書類を紛失する危険性があります。
しかしワークフロー機能ではこの流れを電子化・可視化することで紛失を防止し、現在どこまで承認が進んでいるかを把握できます。
ほかにも、アラート通知やメール通知などがあるため、滞りがちな承認の流れをスピーディーにし、ペーパレス化も促進できるでしょう。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入するメリットとしては、次のようなことが挙げられます。
情報共有の効率化
グループウェアを導入すると、情報共有の効率化が図れます。グループウェアにはスケジュール管理や会議室予約、タスク管理といった機能があり、グループウェアを見れば誰が何をするか、わざわざ確認せずともすぐにわかります。
またファイル共有やチャット機能もあるため、手軽に質問や必要な情報のやり取りが可能です。これらの機能により、対面でのやり取りや連絡のすれ違いを大幅にカットできるため、効率的に業務が行えるでしょう。
コミュニケーションの活性化
グループウェアを導入すれば、社員同士のコミュニケーションも活発化できます。グループウェアには、チャット機能のほかにも社内SNSやWeb会議機能、社内掲示板など社員同士で気軽にコミュニケーションを図れる機能が豊富に用意されています。
これらの機能を活用できれば、社員同士での認識のずれを最小限に抑え、社員同士の連携を強化できるため、チームとしての生産性向上にも期待できるでしょう。
業務フローの可視化・最適化
グループウェアを導入すると、業務の流れを可視化でき、最適化も可能です。グループウェアにはタスク管理やワークフローといった機能があり、業務の流れや現在の進捗状況が確認できます。これらを利用すれば、社員は次に何を行うべきか一目でわかります。
また業務の流れや進捗状況が把握できれば、無駄な作業は何か、業務のどこに課題があるかも可視化されるため、業務フローを最適化できるでしょう。
グループウェアの種類
グループウェアは、導入形態によってオンプレミス型とクラウド型の2種類にわかれます。それぞれにメリット・デメリットがあるため、違いを理解しましょう。
オンプレミス型グループウェア
オンプレミス型とは、自社にサーバーを設置し、ネットワーク環境やシステムを構築して運用するタイプです。
オンプレミス型グループウェアは、カスタマイズ性が高く、導入後の運用費を安く抑えられるのがメリットです。自社のニーズに合わせてシステムを調整できるため、現場に定着しやすく、使いやすいシステムになります。
またシステムの運用・保守に人的コストはかかるものの、クラウド型のように月額利用料がかからないため、長期的に見ればコストパフォーマンスは高くなる可能性もあります。ただし、初期費用が高く、導入に手間がかかる点はデメリットです。
サーバーの設置からシステムの構築まで行うため、コストが上がりやすく導入まで時間がかかるため、長期的な計画が必要です。
また導入後、サーバー・システムのメンテナンスやアップデートは、基本的に自社で対応するため、情報システムに精通した人材を確保しなければなりません。
クラウド型グループウェア
クラウド（SaaS）型とは、インターネット（クラウド）上にあるシステムをレンタルのような形で利用できるタイプです。
クラウド型のメリットは、導入時のコストや手間をカットできる点です。自社で環境構築を行うオンプレミス型に比べ、クラウド型のグループウェアは導入にそれほど時間がかかりません。システムはすでに構築されるものを利用し、サーバーはベンダー側が管理しているからです。
そのため初期費用も、低額か無料であるケースがほとんどで、予算をなかなか用意できない中小企業におすすめのタイプといえます。またインターネット環境さえあれば使えるため、テレワークや出張先など時間や場所を選ばず利用できます。
一方でカスタマイズに限界がある点は、クラウド型グループウェアのデメリットです。すでに構築したシステムを利用するため、会社ごとのニーズに合わせた大幅なカスタマイズができず、ある程度業務をシステムに合わせる必要があります。
しかしメリットに対してデメリットが小さいため、近年はクラウド型グループウェアの導入が主流です。
クラウド型グループウェアの選び方
この記事では、現在主流であるクラウド型グループウェアについて紹介します。クラウド型グループウェアは、需要の高まりもあって、さまざまな企業から製品が提供されています。よく比較検討して適切なグループウェアを導入しましょう。
この項目ではグループウェアの選び方を解説します。
目的に合う機能を搭載しているか
グループウェアを選ぶ際は、何に利用したいのかを明確にし、目的に合った機能がついているか確認しましょう。
「業務に役立つだろう」といった曖昧な理由で導入すると、あまり利用されずコストばかり発生する状況になりかねません。課題を洗い出し、解決に必要な機能をよく検討しましょう。
コストパフォーマンスがいいか
クラウド型グループウェアを選ぶ際は、機能や従業員数に対してコストパフォーマンスの優れたシステムを選びましょう。
システムにもよりますが最安プランの場合、初期費用が0円〜5万円、月額利用料は1ユーザーあたり300円〜1,000円程度です。オプションも加味していくらで導入するか検討しましょう。
現場の従業員が操作しやすいか
業務に携わる従業員が操作しやすいかも重要な選定ポイントです。
機能が充実していても操作が難しい場合、運用に乗せられない可能性があります。無料トライアルのあるサービスであれば、実際に従業員に触ってもらうとよいでしょう。
また外出先でも使うなら、スマートフォンやタブレットで使えるマルチデバイス対応のグループウェアがおすすめです。
既存のシステムと連携できるか
すでに活用しているシステムがある場合、連携できるグループウェアを選べば利便性が高まります。
具体的には勤怠管理システムや会計ソフト、Web会議システム、ビジネスチャットなどが挙げられます。海外製のSaaSの方が連携に強い傾向にあるので、この点も踏まえて比較しましょう。
セキュリティ対策や内部統制は十分か
機密情報も取り扱うグループウェアは、セキュリティ対策も見逃せません。
クラウド型グループウェアはセキュリティ対策が事業者ごとに異なるため、高いセキュリティレベルを確保しているかを確認してください。
通信の暗号化やアクセス制限、多要素認証などのセキュリティ対策があるか、ISMSをはじめとした第三者機関による認証を取得しているか、を基準に選定するとよいでしょう。
クラウド型グループウェアの人気おすすめ比較8選
クラウド型グループウェアにはさまざまな種類があり、それぞれ搭載されている機能や特徴、料金体系などが異なります。おすすめの人気グループウェアを紹介するので、サービスの導入を検討する際の参考にしてください。
また料金や総合評価の一覧比較は、次の比較表から行うのがおすすめです。
【特典比較表つき】『グループウェアの資料10選』 はこちら⇒ 無料ダウンロード
一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
Google Workspace
Google Workspaceは、グーグルが提供するクラウド型グループウェアです。
グーグルの技術を活用した検索により、目的のファイルや従業員を簡単に探し出せます。ファイルの同時編集やWeb会議の連携にて、従業員が離れていても円滑にやり取りできます。
ウィルスやフィッシングメールは、AIがスキャンしてブロック可能です。スマートフォンを利用した二段階認証もあるため、セキュリティ対策にも余念がありません。
J-MOTTOグループウェア
J-MOTTOグループウェアは、1ユーザーあたり月額220円（税込）〜と安い価格で利用できるクラウド型グループウェアです。
スケジュール管理や掲示板、ワークフロー申請と承認、といった日々の業務に使える機能も豊富に搭載しています。初期費用も無料のツールであるため、中小企業でもコストをかけず導入しやすいでしょう。
またJ-MOTTOのオプションには、給与明細や賞与明細を電子化し、クラウド上で発行する機能もあります。この機能では給与データをアップロードするだけで、簡単に明細を発行可能です。
NI Collabo 360
NI Collabo 360は、豊富な機能を搭載しながら1ユーザーあたり月額360円と、低価格で利用できるグループウェアです。
表計算ソフトの申請書をそのまま使えるワークフローシステムがあり、これまでの運用を変えずに移行が可能です。
また、グローバルに対応できる機能も備えています。言語切り替えやタイムゾーン対応で世界中のどこででも利用でき、海外進出を目指す企業にも役立ちます。
サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、「誰でも簡単に使える」にこだわって開発された、中小企業向けのグループウェアです。
管理機能は、システムの導入経験やITの専門知識がなくても操作可能です。ユーザー管理や機能選定、利用状況の確認などをシンプルな操作でできます。一般の機能のみならず「カスタムアプリ」として提供されている業種や、職域に特化したサービスもあります。
desknet's NEO
desknet’s NEOは、販売実績が多く、基本機能も豊富なグループウェアです。
拡張機能としてノーコードでアプリを作成できる、「AppSuite」も提供しています。クラウド型のデメリットであるカスタマイズ性の低さをフォローできる機能であり、自社で使いやすいシステムをつくれるでしょう。
初めての方向けに無料オンラインセミナーを開催しており、基本操作を学べるのも魅力です。
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
Microsoft 365は、マイクロソフトが提供するグループウェアです。
WordやExcelに加え、メール管理のOutlook、オンラインストレージのOneDriveなど、使い慣れたサービスで運用が可能です。グローバルに利用されているグループウェアなため、海外拠点のある企業にもおすすめできます。
HotBiz8
HotBiz8は、低コストかつ多機能で利用できる中小企業におすすめのグループウェアです。
スケジュール管理やメッセージ、ファイル共有などの機能を搭載しています。ユーザー数200人までなら月額11,800円（税込）から利用可能です。
SSLによる通信の暗号化や細かな権限設定、IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ対策も抜かりありません。
StarOffice
StarOfficeは、40年以上の歴史と実績を持つ老舗のグループウェアです。
柔軟なアクセス制御の設定ができるため、しっかり情報漏えい対策も行えます。メールは「機密」属性を設定しておくと、社外へ発信されるのを防げます。
全国に約400の保守拠点があり、NECだからこその安心・充実のサポートが受けられます。
クラウド型グループウェアは比較検討して選ぼう
クラウド型グループウェアは、導入の手間がかからず、初期費用を抑えて利用できるのがメリットです。インターネット環境があれば時間や場所を問わずに利用できます。
導入する際は目的を明確にし、自社に合った機能がついているか確認することが大切です。長く使い続けるにはコストパフォーマンスが重要であり、社内へ定着させるには使いやすさも重要です。
また情報漏えいを防ぐために、セキュリティレベルのチェックも行いましょう。
本記事で紹介した製品を参考に、ぜひ自社に合ったクラウド型グループウェアを見つけてください。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
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