RPAの導入事例｜抱えていた課題と導入後の効果まとめ

RPAとは

RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション：Robotic Process Automation」の略称で、パソコン上で人間が行う定型的な作業を自動化するためのツールです。

RPAは、作成したシナリオにもとづいて動作するソフトウェアロボットにより、ExcelやWebブラウザなどで行うルーチン業務を自動化できます。さらにRPAはAI技術との連携により、判断や思考を伴う作業も自動化できるケースもあります。

RPAの意味と仕組み、RPAツールの導入手順については、次の記事で詳しく紹介しています。こちらもあわせて参考にしてください。

RPA導入のメリット

RPAの導入には次のような多くのメリットがあります。

• 生産性の向上
• ミスの削減
• コスト削減
• 従業員エンゲージメントの向上

生産性の向上

RPAは、繰り返し行われる作業を自動化することで、業務の効率性を大幅に向上させます。人間が手作業で行うと時間がかかる作業も、RPAでは高速な処理が可能です。従業員はより重要な業務に集中できるようになり、組織全体の生産性が向上します。

ミスの削減

人間が行う作業には、ヒューマンエラーによるミスが含まれる可能性があります。RPAは設定されたルールにもとづいて作業を行うため、ミスを大幅に削減可能です。

また、RPAは常に同じ手順で作業を行うため、業務品質のばらつきがなくなり、安定した品質を維持できます。RPAを法令遵守に則った作業を行うように設定すれば、コンプライアンス違反のリスクも軽減できます。

コスト削減

RPAの導入により、人が行っていた作業を自動化することで、人件費や作業時間を大幅に削減できます。また、RPAは24時間の稼働が可能なため、時間外労働の削減にも寄与します。

従業員エンゲージメントの向上

RPAの導入により、単純作業から解放されることで、従業員の業務負担や残業時間が削減され、従業員のモチベーション向上やワークライフバランスの向上につながります。

従業員は、より付加価値の高い業務に集中できるようになったり、新しいスキルを習得する機会が得られるようになったりするため、従業員エンゲージメントの向上が期待できるでしょう。

次章からは、RPAの導入事例を業界や業種別に紹介します。

RPAの導入事例【輸送・物流業界】

輸送・物流業界におけるRPAの導入事例を紹介します。

物流業Y社の場合

Y社は個人・法人の貨物運送事業を行っています。

会社情報	内容
従業員数	1,000人以上
所在地	東京都
設立年数	11～20年

抱えていた課題

課題1. 業務効率化と同時にDXを推進

Y社が、RPAの導入に至った理由は、業務を効率的に処理していくとともにDXを推進するためです。Y社はグループ企業約30社の経理、財務、給与、社会保険に関する業務を処理しているため、業務量が多い企業でした。

課題2. 属人化の解消

業務に取り組む中で、個人での業務効率化はできていた反面、属人化している状況が課題となっていました。業務量の多さから残業時間が増加しているうえ、人が行うため一定のミスが発生し、属人化のために情報共有が不足していたとのこと。

これらの課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. 業務負荷の軽減

実際にRPAロボパットDXを導入することにより、月間約1,200時間の削減が実現しました。今まではすべての業務を人が行っていましたが、RPAの活用を進めることで、社員の就業時間外でも業務を進めることに成功。その結果、残業時間の減少やミスが発生しない体制を作れました。

効果2. 属人化の解消

RPAロボパットDXの導入により、業務の可視化および共有化が進み、個人ではなく組織として業務に対応できる状態を作れました。

効率的で負担の少ない業務の進め方が実現し、人の負担が増えないような業務オペレーションが可能になりました。

RPAの導入事例【マスコミ・広告業界】

マスコミ・広告業界におけるRPAの導入事例を紹介します。

広告業界T社の場合

T社は経営・採用の支援事業を行っています。

会社情報	内容
従業員数	201〜300人
所在地	東京都
設立年数	21～30年

抱えていた課題

課題1. 入稿やデータ分析の業務が逼迫

T社がRPAの導入に至った理由は、求人広告業界におけるサービスが多角化する中で、入稿やデータ分析の業務量が増加し、業務が逼迫し始めたためです。そのため営業活動以外の部分で営業担当の時間が取れず、アポ取りをはじめとした新規開拓の進捗しない状況が続いていました。

課題2. 価値提供時間の確保

業務量増加に伴い、営業活動以外にも、顧客へ価値のある提案を提供する時間が圧迫されていました。そのため、十分なフォロー体制を築けず、クレームにつながりかねない状況にあったとのことです。

課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. アポイント件数が1.2倍から1.5倍に向上

battonを導入することにより、入稿やデータ分析業務を一気に自動化し、営業のアポイント件数が1.2倍から1.5倍に向上しました。同時に業務の見直しも行ったため、今までやっていた無駄な業務を削減し、業務が効率化されました。

効果2. 顧客への価値提供の創出

battonを導入することにより、顧客へ価値提供する時間を創出できています。

また、それぞれの顧客に対して十分なフォロー体制を構築できるようになり、何かあれば気軽に相談してもらえるように顧客との密なコミュニケーションを取れるようになりました。

RPAの導入事例【小売業】

小売業におけるRPAの導入事例を紹介します。

小売業I社の場合

I社はインテリア商品の開発・製造・企画・販売を行っています。

会社情報	内容
従業員数	31〜50人
所在地	福岡県
設立年数	11～20年

抱えていた課題

課題1. 出荷報告の遅延を抑止したかった

I社がRPAの導入に至った理由は、毎日実施している出荷報告が遅延しないようにしたかったからです。遅延が度重なると、ECサイトでの露出機会が減少してしまうため、出荷報告の遅延は販売機会の損失につながる重要な課題でした。

課題2. だれでもできる作業を置き換えたい

I社では、だれにでもできる作業やルーティーン業務をRPAに置き換え、業務効率化を図っていきたいと考えていました。

当時は業務に追われていたものの、人にしかできない売上創出や分析、新商品の企画を行い、商品価値や企業価値を高める活動に時間を充てたい考えもあったとのこと。

これらの課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. 年間で949時間分の業務を自動化

実際にRPAロボパットDXを導入することにより、当日中に出荷報告するために夜遅くまで残業することがなくなり、出荷報告の担当者の働き方が劇的に変わりました。

年間で949時間分の業務をRPAで自動化できるようになったことで、人にしかできない業務へ時間を充てられています。

効果2. 従業員の時間を有効活用

RPAロボパットDXにより、業務効率化とともに空いた時間で、従業員の教育や商品企画といったより収益につながる業務、顧客に寄り添ったサービスを充実させていくための時間に充てられるようになりました。

こちらのRPA導入事例は、次の記事にてより詳しく紹介しています。

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RPAの導入事例【レストラン・外食業界】

レストラン・外食業界におけるRPAの導入事例を紹介します。

外食業界G社の場合

G社は飲食店の経営を行っています。

会社情報	内容
従業員数	301〜500人
所在地	愛知県
設立年数	11～20年

抱えていた課題

課題1. 集計や勤怠管理の業務効率化を図りたかった

G社がRPAの導入に至った理由は、総務、経理、労務、営業管理など複数の部署で集計の手間が多かったからです。新しいことを行う際に毎回急な業務負荷がかかり、従業員の稼働時間が増える状況になっていました。

課題2. 後回しにしている業務が山積

日々の業務に追われていたため、本来やっておいた方がよいことや、もっと時間を割いて内容を練るべき業務が後回しになっていたとのことです。また、従業員には自動化できそうな業務よりも、人が考えるべき業務に着手してもらいたいとも考えていました。

課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. 集計や勤怠管理業務を効率化

RPAロボパットDXを導入することにより、各種システムと連携して、毎日の入金と売上の集計、勤怠の確認とチェックを自動化できました。申請書類を作るような単発の業務についても自動化でき、活用の幅が広がっています。

効果2. 後回しにしていた業務に着手できるようになった

RPAロボパットDXにより、業務負荷が軽減され、後回しにしている業務へ手を付けられるようになりました。考える業務や新しいことにもチャレンジできるようになり、従業員の働き方改革や満足度の向上につながっています。

RPAの導入事例【製造業】

製造業におけるRPAの導入事例を紹介します。

製造業A社の場合

A社は、全国でパソコンや情報機器のリユース・リサイクル事業を行っています。

会社情報	内容
従業員数	101〜200人
所在地	東京都
設立年数	約30年

抱えていた課題

課題1. 慢性的な人手不足を解消したい

A社は、拠点の新設や大手企業子会社の買収で事業を拡大する一方、慢性的な人手不足が大きな課題となっていました。

課題2. パソコン1台から使い始めたい

検討当初はパソコン1台から使い始められることを重視し、端末単体で使用するクライアント型RPAツールを候補としていました。

しかし最終的には、複数台運用に拡大した際にも追加費用なしで対応できる次のサーバー型RPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. 13業務に活用し年間4,000時間相当の余力を創出

BizRobo!の導入以降、現在では13業務で合計18体のソフトウェアロボットが稼働しています。稼働中のRPAが1年間で創出する人的リソースは、約4,000時間相当にのぼっています。

効果2. RPA活用拡大に向け社内開発者を育成

A社では、今後のRPA活用範囲を拡大するため、社内開発者の養成に着手しています。現在は週1回ペースで社内勉強会を開催し、各部署に開発者が在籍する体制、そして現場主体によるRPA開発を実現する方針です。これにより、RPA開発時の業務ヒアリング工程を省き、作業工程が変わった際の改修を迅速化することを目指しています。

RPAの導入事例【ホテル業】

ホテル業におけるRPAの導入事例を紹介します。

ホテル業S社の場合

S社は、創業当時から「おもてなしの心」を常に大切にしているホテルです。

会社情報	内容
従業員数	201〜300人
所在地	東京都
設立年数	71～80年

抱えていた課題

課題1. バックオフィス業務を効率化したかった

S社がRPAの導入に至った理由は、スタッフの負担になっているバックオフィス業務や、属人化していた宿泊予約管理業務を効率化したかったからです。

とくに、サイトコントローラーで集約できない予約サイトの場合、FAXやメールの情報をもとにスタッフが手入力で登録しなければならず、負荷の高い作業の一つになっていました。

課題2. フロントでのより良い接客を

同様に、サイトコントローラーで集約し、施設管理システムへ連携された予約の場合、サイトのフォーマットが異なることから、宿泊履歴をチェックするには条件をいろいろと変えながら検索する必要があったため、改善が求められていたとのこと。

そこでRPAにより、属人化された業務プロセスの見える化を実現したいと考えました。

課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. RPAによる予約自動登録で大幅な業務効率化を実現

BizRobo!を導入して、予約サイトから最新の予約情報を抽出し、ホテルの施設管理システムへ自動登録する仕組みとしたことにより、大幅な業務効率化に成功しました。

効果2. スピーディーな検索と顧客対応

RPAを使って、さまざまな検索条件から宿泊履歴を自動的にチェックする仕組みにしたことにより、検索漏れも解消し、スピーディーな検索ができるようになりました。これにより、フロントで過去の宿泊履歴を迅速に確認することで、どのスタッフでもより良い接客が実現できるようになりました。

RPAの導入事例【不動産業】

不動産業におけるRPAの導入事例を紹介します。

不動産業N社の場合

N社は、ビル・施設管理やマンション管理を行っています。

会社情報	内容
従業員数	5,000〜6,000人
所在地	東京都
設立年数	41～50年

抱えていた課題

課題1. メールの問い合わせ内容を自動で印刷したかった

N社がRPAを導入した理由は、毎日委託会社から届くメールの問い合わせ内容を自動で印刷したかったからです。担当者から「長時間に渡って単純作業をやるのはもう疲れた」と相談を受けことがきっかけでした。

課題2. Excelの情報をシステムに転記したい

N社で使っている基幹システムと、クライアントが使っているシステムは違うため、毎回双方のシステムに手動で入力する必要がありました。Excelの情報を2つのシステムに入力し、入力内容をチェック担当者が確認。1件約15分かかる作業が1日約30件あり、合計で約7.5時間かかっていました。

課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. RPAで朝9時までに印刷完了

RPAロボパットDXは、メールで届いた案件内容を自動で印刷し朝9時までに完了。社員の業務が開始する前に完了させておくことで、始業と同時にスタートダッシュが切れるので、業務にメリハリが出ているとのことです。担当者は「ロボットがいてくれて助かっている」と言っています。

効果2. 年間1万時間の業務削減

RPAロボパットDXで、Excelの情報転記作業を自動化することで、人は重要項目をチェックするだけになり、かかっている時間は1件約5分に。合計2.5時間で終わり、時間の短縮につながっています。

現在N社では、情報システム部でもロボットを一つ作っており、住宅事業部と合わせると、年間で1万時間ほど削減されているとのことです。

RPAの導入事例【建設業】

建設業におけるRPAの導入事例を紹介します。

建設業S社の場合

S社は、日本を代表する大手総合建設会社です。

会社情報	内容
従業員数	10,000〜11,000人
所在地	東京都
設立年数	200年以上

抱えていた課題

課題1. 部門ごとの業務のRPA化に伴う課題が表面化

これまでS社内では、部門ごとに業務のRPA化を推進し、100体以上のロボットを導入、RPAの優れた活用事例を水平展開してきました。

その一方で、さまざまなベンダーのRPAが導入された結果、ロボット開発のノウハウの分散、情報セキュリティリスクの顕在化、RPA化のコスト管理など、部門ごとの業務のRPA化に伴う課題も明らかになってきたとのこと。

そこで、全社でのロボットの利用状況や開発状況、運用スケジュールなどを可視化できるように、次のサーバー型RPAの導入を決定しました。

RPA導入後の効果

効果1. 間接業務の15％を自動化

Automation Anywhereを導入することにより、繰返し行う単純作業やデータ作成・集計作業などの間接業務の15％を自動化する計画です。あわせて、ロボットの開発プロセスや運用ルールを標準化し、開発済みロボットおよび開発時FAQの共有、ロボット用部品の共通化を進めています。

効果2. RPA推進チームを設置

S社では、RPAの効率的な管理に向け、デジタル戦略推進室内に「RPA推進チーム」を設置しました。

RPAのユーザーとなる部門がワークフローで利用申請することにより、デジタル戦略推進室が全ユーザーの開発プロセスから利用状況に至るまで管理できる仕組みになっています。また、ユーザーは社内RPAホームページにアクセスすることで、他部門で作成した利用可能なロボット、開発時のFAQや運用ルールなども共有可能とのことです。

RPAの導入事例【病院・医療業界】

病院・医療業界におけるRPAの導入事例を紹介します。

N病院の場合

N病院は、中部エリアにおける高度医療を担ってきた病院です。

会社情報	内容
職員数	2,500〜3,000人
所在地	愛知県
設立年数	70年以上

抱えていた課題

課題1. 疲弊する医療現場の負担軽減を実現したい

N病院は、過重労働・人手不足が深刻化する医療業界の課題解決策の一つとして、RPAツールに注目し、疲弊する医療現場の負担軽減を実現したいと考えていました。

課題2. 事務職員をより付加価値の高い業務へシフトさせたい

N病院では、RPAの効果を検証する意味合いもあり、まずは事務部門での浸透、展開を目指しました。定型的な事務業務のロボット化を進めることで、医師のサポートをはじめ、より専門性の高い業務に専念できる環境を構築できると考えたとのことです。

N病院では、病院内の全事務部門への展開を考え、一定以上の規模での運用に適したサーバー型のRPAツールを検討。医療現場での導入事例が豊富な、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. ロボット12体を運用し年間663時間の業務削減に成功

N病院は2018年にRPA導入の検討を開始、プロジェクトチームを編成し、RPA対象業務の洗い出しを進め、自動化が可能な68の業務をリストアップしました。

現在運用中のBizRobo!のロボット12体が代替した事務作業は、年間663.4時間相当に達するとのこと。効果が顕著な例として、人事労務課で稼働する「医師勤務時間計算支援ロボット」、経営企画課で稼働する「外部資金予算執行状況確認表作成・送付ロボット」が挙げられます。

「医師勤務時間計算支援ロボット」は、医師の勤務時間をExcelファイルで収集して自動計算。従来は月間400枚を1枚2分ほどかけて計算していたところ、ロボットによって年間160時間の効率化ができたとのことです。

効果2. 業務効率化に加えてペーパーレス化も実現

N病院では、ロボットに親和性の高い作業を模索し、紙の配付からPDFのメール配信に切り替えました。業務効率化に加えてペーパーレス化も実現できているとのことです。

RPAの導入事例【介護業界】

介護業界におけるRPAの導入事例を紹介します。

介護業界K社の場合

K社会福祉法人は、九州エリアで障がい者支援や生活介護などの福祉サービスを提供しています。

会社情報	内容
職員数	300〜400人
所在地	長崎県
設立年数	41～50年

抱えていた課題

課題1. 請求業務の負担を削減したかった

K社会福祉法人では、各施設における請求業務を月初に集中して取り組まねばならず、入力項目も多いことから担当者の負担が大きかったとのこと。また、イレギュラーな事象に対応しきれず、改善したいと考えていました。

課題2. 紙の書類管理を効率化したい

K社会福祉法人では、紙で管理している情報が多く、担当者は膨大な書類の管理に苦慮していました。また、紙の稟議書は承認までに時間を要し、スムーズな業務遂行にも課題があったとのことです。

課題を解決するために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. 年間550時間の業務時間を削減

WinActorにより、施設利用者550人分のサービス提供実績の入力を自動化できたことで、年間550時間の業務時間を削減できました。また、入力の手間が省けたことで、月初の繁忙期に余裕を持って業務に取り組めるようになったとのことです。

効果2. 全体の3分の2にあたるペーパーレス化を実現

また、RPAの導入により、全体の3分の2にあたるペーパーレス化を実現できたとのこと。手書きの稟議書が「見える化」し、2週間かかっていた決裁が3～4日で済むようになりました。

入力の自動化やペーパーレス化により生産性が向上したことで、増加する事務作業にも対応でき、限られた人員で従来の業務が遂行できるようになったとのことです。

RPAの導入事例【自治体】

自治体におけるRPAの導入事例を紹介します。

自治体K市の場合

K市は、日本の中部地方に位置する観光資源が豊富な市です。

会社情報	内容
職員数	301〜500人
所在地	石川県

抱えていた課題

課題1. 人口減少による人員確保と職員の業務負荷増大への対応

K市では、人口減少により必要な人員の確保が難しくなっており、職員の負荷が高まっている状況に対応する必要がありました。

K市では、RPAを活用して過大化する市職員の業務負荷を低減し、市民へのサービスレベル向上を目標にしました。

課題2. イノベーション推進に活用できる最新技術の模索

K市には、RPAを職員が業務に活かしながら、最終的には地域の企業にそのノウハウを展開して普及させていきたいとの思いもありました。

地域振興・産業創出が模索されている中で、ITを核とした業務の効率化と市役所内の煩雑な業務の自動化による生産性向上を目的に、RPA導入がスタートしました。「未来を切り開くイノベーションシティ」とのビジョンを掲げ、企業誘致や民間企業の模範になるべくRPAの導入を決定したとのことです。

この目標のために、次のRPAツールを導入しました。

RPA導入後の効果

効果1. 73%の業務削減効果により高付加価値業務へシフト

UiPathの導入により、全体で73%の業務削減効果を確認できました。具体的には、時間外勤務集計業務では81%の削減、契約管理システムと電子入札システムの相互連携事務では87%の削減、財産貸付・使用許可事務では74%の削減、工事検査情報自動連携事務では50%の削減になったとのことです。

効果2. RPA導入を市内企業に展開、イノベーション推進と地域振興に活用

K市では、今後はRPAの適用範囲を、部内の定型業務から窓口業務のような市民サービスに直結する分野に拡大していく計画を持っています。さらにRPAの導入効果を高めつつ、より広く市民にまで恩恵を伝播させるのが狙いです。将来的には、活用に前向きな企業向けのRPAの講義も考えたいとのことです。

自治体におけるRPA導入ガイドブック

自治体のRPA導入について詳しく知りたい方は、総務省が作成した「自治体におけるRPA導入ガイドブック」を参照するとよいでしょう。

「自治体におけるRPA導入ガイドブック」では、過去の自治体導入状況調査の結果を踏まえ、RPA導入時の進め方、導入対象業務の選定、導入後の運用方法などについて解説しています。また、RPAを活用した業務のフロー図、RPAを導入した自治体の取組事例も紹介されています。

導入前に知っておきたいRPA導入の失敗例

RPAツール導入で重要なのは、自社にあったサービスを選ぶことです。たとえRPAのシェア率が高かったとしても自社に合うとツールは限りません。RPAの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1：パソコンのスペックを確認しないで導入した

社内で利用しているパソコンのスペックを確認しないでRPAを導入すると失敗しやすいです。

RPAではパソコンに一定以上のスペックが求められるため、スペック不足にて利用できないケースがあるからです。RPAを選ぶ際は、事前にサービス提供側が推奨するスペックと利用予定のパソコンのスペックを確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

RPAのトライアルの際は簡単な業務自動化しか試していなかったものの、実際の業務に近い複雑な自動化も試しておく必要がありました。

RPAのベンダーからはパソコンスペックの説明はありましたが、説明を受けた全員が疑問を抱かずに、性能の良さや画面の操作性のみに注目。あわせて、導入予定のパソコンのスペックまで確認しておけばよかったです。

失敗例2：トライアル時に実際に利用する社員を含めていなかった

RPAの導入は、現場の社員を含めてトライアルをしておかないと失敗しやすいです。

なぜなら、RPAツールのデスクトップ型、サーバー型、クラウド型のタイプのうち、どのタイプが自動化したい業務に適しているかを判断できるのは業務を行っている社員だからです。

サービスを選ぶ際は、自動化したい業務を実際に行っているユーザーにトライアルへ参加してもらうようにしましょう。

導入ユーザーの体験談

RPAツールの全社導入を進めたものの、情報システム部が選定して導入したRPAツールは事業部門で利用するにはハードルが高かったため、ファイル加工の手間が必要でした。

受発注の際はパソコン内のファイルを集計・編集するため、クラウド型のRPAツールは合いませんでした。そのため、事業部の社員が事前にトライアルに参加しておくべきだったと反省しています。

失敗例3：自動化したい業務を明確にしていなかった

RPAで自動化したい業務を明確にし、タスクへ落とし込み、どのように操作しているかを分解しておかないと導入に失敗しやすいです。

なぜなら、自動化できる業務かを判断するためには、パソコンでどのように操作しているかが重要になるからです。

たとえば、労務管理の有休未取得者の連絡をRPA化する場合は次の3ステップが必要になります。

1. 勤怠管理システムから有休未取得者を確認する
2. Excelに対象者の情報をまとめる
3. 個別にメールで連絡する

RPAツールを導入する際は、自動化したい業務を明確にして、RPA化が導入予定のシステムで対応可能なのかを確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

給与計算の効率化のために導入しましたが、勤務形態が複数パターンあるため1回分の実行では従業員すべての情報を1つのファイルで集計できず、毎月10以上のファイル集計を別でする必要があります。

導入したRPAツールはパターン化された業務のみ対応していて、分岐やパターンを組み合わせられないため、事前に業務を分解して最終的なアウトプットを確認しておけばよかったです。

RPAのメリットを理解して導入を検討しよう

RPAの導入事例を業種別に紹介しました。RPAの導入には、生産性の向上、ミスやコストの削減、従業員エンゲージメントの向上といった多くのメリットがあります。

最適なRPAツールを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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