名刺管理ソフトには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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その名刺管理、本当に安全？
交換した名刺を名刺入れで管理して、必要な時に大量の名刺の中から探していませんか？
そのうえ紙媒体なので管理を誤ると、ビジネスチャンスを逃したり個人情報漏えいにつながったりしかねません。
そんな問題を解決するのが「名刺管理アプリ」です。
以下では名刺管理の必要性から名刺管理アプリの紹介・導入の際に必要な知識まで解説します。自社の名刺管理で悩みがある方・名刺管理アプリの導入を検討している方にとって必見のコンテンツとなっているのでぜひお読みください。
名刺管理を軽視してはいけない
名刺の多くは個人的に保管されており、会社全体や組織の各部門の経営資源として活かされていない場合が多くあります。
しかし、これらの名刺を一元管理された情報に変えることで、企業活動の生産性を上げ新たなビジネスを生む可能性があります。
名刺を徹底的に管理するメリット
それでは名刺管理を徹底的に行うことで生まれる具体的なメリットを解説します。
顧客情報の共有
名刺管理の大きなメリットは、集めた顧客情報を全社的に共有し社内に存在するさまざまな人脈を容易に可視化できる点といえます。
ある部門の人があまり注目していない顧客でも、他の社員にとっては「喉から手がでる」ほど貴重な人脈となりえます。そうした情報を共有することで、新たなビジネスチャンスの創設に繋がるでしょう。
業務の生産性向上
Sansan株式会社の調べによると、ビジネスパーソンは名刺探しに1年で20.5時間費やしてます。それほど名刺を探すことによるタイムロスは大きく、生産性を下げる要因となりえます。
つまり、名刺を探す時間を削減するだけで、単純計算でおよそ2日分の業務を削減できることになります。
出典：Sansan「ビジネスパーソンは名刺探しに1年で20.5時間費やしている！1人あたりの平均名刺枚数は1,383枚 〜名刺に関する実態調査2015〜」（2025年9月4日閲覧）
見込み顧客の開拓
人脈は「社脈」です。新規の顧客にアプローチをするときは、なんらかのきっかけが必要となります。そしてそのきっかけが社内の人からの紹介であれば、成功確率も高まるでしょう。
新規見込み顧客の創出のためにも、名刺管理は重要です。
名刺管理をしないと起こるデメリットとは
ビジネスチャンスを逃す
「ゴルフコンペやパーティーで出会ったあの人に連絡を取ろうと思ったのに…」と、ビジネスチャンスを逃して悔しい思いをした方もいるでしょう。
上述のとおり、名刺管理はビジネスチャンス生み出す反面、管理が煩雑であればあるほどビジネスチャンスを失ってしまいます。
引き継ぎに無駄が生じる
人事異動や離職による担当者の変更での引き継ぎで大変なのが「人脈」の継承です。その煩雑な作業を効率的に無理・無駄・漏れなく正確に行うことが求められます。
そんな時「人脈」を名刺によって体系的に管理できていないと、業務に無駄がでてしまい、本来必要なかった作業が課されてしまいます。
情報漏えいの危険性
名刺は個人情報のかたまりです。個人情報を雑に扱えば、他人に悪用される危険性が上がります。
ひとたびそういった実情が世間に知られてしまえば、自社は信頼をなくし、多くのビジネスチャンスを失うことでしょう。
顧客情報の共有の観点でも、情報漏えい防止の観点でも、名刺管理ソフトはもはや必要不可欠です。運用に適した名刺管理ソフトを導入できれば、名刺の情報をもとにした営業活動が盛んになるでしょう。自社に適した名刺管理ソフトを探すために、各社の資料を請求しませんか？
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名刺管理はデータ管理がおすすめ
名刺管理にはいろいろな方法があります。「机の引き出し」「名刺入れ」「名刺ファイル」「Excel」「名刺管理アプリ」などです。
効率的に管理するポイントはアナログデータの集まりである名刺をデジタルデータにすることです。これは活用効率を上げるだけでなくセキュリティの向上にもつながります。
名刺管理アプリのメリット
オフィスの定番ソフト「Excel」でデータ管理する方法は昔から使われていた手法です。ただ、入力が面倒であること・転記ミスが多いことが難点です。
そこで、名刺管理アプリを利用してデータ化することで、部内共有や引き継ぎの際にも効率的に利用できます。
いつでもどこでも情報活用
名刺管理アプリでデータ化することで、いつでもどこでも情報活用が可能になります。デスクのPC、スマートフォンまたはタブレットにデータを入れれば、外出先でも簡単に名刺データを活用できます。
瞬時に検索可能
データ化された名刺情報は瞬時に検索可能です。会社ごとや地域ごとに検索できるため、外回りの効率も向上します。
面会日のデータの記録があれば、最新顧客に別々にDMを送ることにも活用できます。
人脈データベース構築
名刺を集めてデータ化することでデータベースを作成可能です。この人脈データベースは個人で効率的に名刺管理ができるだけでなく、同一組織内のメンバーで相互に人脈データベースを閲覧・更新できるので「社脈」へ発展できます。
外部システム連携
この「人脈データベース」をクラウドを通じて外部連携させれば、グループ企業内での共有や組織を超えた共同プロジェクトなどでも活用できます。
またAIの導入で名刺属性から導き出せる営業面での「強み」と「弱み」の分析にも使えます。
名刺管理アプリ、どう選べばいい？
メリットを知りいざ「名刺管理アプリを導入する」となっても、何を基準に選べばいいのかわからない方は少なくないでしょう。
そこで、名刺管理アプリ導入の際に注意すべきポイントを4つに絞って解説します。
名刺管理アプリ導入で気をつけるべき4点
本当に安全かセキュリティ対策を確認する
名刺は個人情報そのものです。近年、改正個人情報保護法が施行された関係もあり、行政官庁・企業とも個人情報の保護と管理には慎重です。
名刺管理アプリは外部連携して活用されるシーンが増えていますので、セキュリティ対策が万全に施されている必要があります。
特にパブリッククラウドを利用している場合、データの送受信の暗号化対策やログイン認証の二重化などが必須です。
スマートフォン・PCとの連携機能を確認する
名刺管理アプリを選ぶうえで重要なのが使い勝手です。
PCやスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイス型が便利です。また、スマートフォン用のアプリであってもPC側での連携機能があるかどうかが重要です。
PC対応のアプリならスキャナも利用で、ADFや高速スキャナも使えるので大量の名刺処理も即座にでき、取り込んだ名刺データの分類や編集の効率も上がります。
他サービスと連携可能性を確認する
社内のシステム連携を考慮すると、 SFAやCRMにへのデータマッチングのために、インターフェースの仕様やデータエクスポート・インポートの機能が搭載されている必要があります。
また、CSV形式での出力や文字コードの変換機能なども見落とせない機能です。
名刺データの正確性とスピードを確認する
名刺情報の登録に関して、登録データの正確性と登録スピードは業務効率化の面から重要です。
スマホカメラで撮影の場合、色地の名刺のバックグラウンド処理や小さなフォントの識別能力、スキャナからの高速取り込みに対応するOCR機能なども見落とせません。
登録情報の識字率はその後のデータ処理の作業に大きく関わるので、効率を上げるためにはデータの正確性とスピードがポイントです。
おすすめの名刺管理アプリ4選
おすすめの名刺管理アプリを紹介します。
Sansan
- スキャンだけで99％※の精度で名刺データ化
- 顧客管理DBを自動構築
- 一括メール配信や自動ニュース配信で見込み客を発掘
Sansan
は、社内にあるすべての名刺を集約することで「名刺を企業の資産に変える」出会いの価値を最大化する、企業向け名刺管理サービスです。
ユーザーは名刺をスキャンするだけで、名刺情報は入力オペレーターにより正確にデータ化され、クラウド型アプリケーションを通して組織内で名刺情報を共有できます。
※出典:Sansan「 Sansan – ビジネスデータベース 」（2025年9月4日閲覧）
Eight Team
- 共有した名刺を社員同士で検索、閲覧
- 接点のある同僚にその場でメッセージ
- 共有された社内の全名刺を一括でダウンロード
Eight Team は、名刺情報を正確にデータ化して管理できる「Eight」の企業向け有料プランです。Eightで使える機能はもちろん、それに加えて社内のEightユーザーが保有する名刺情報を一括管理・共有できます。
社員が個々に管理していた名刺情報を共有することで、新たな「見込み顧客」の育成につながりです。
ホットプロファイル
- 興味の高い顧客に最速アプローチ
- 顧客情報を1画面に集約
- 安心のセキュリティ対策
ホットプロファイル は、名刺管理・営業支援・マーケティングという売上向上に必要な3つの要素を連動させて営業効率と売上を高めるシステムです。
名刺から得られる顧客情報などの面倒な入力作業を自動化、その情報を使った営業メールを送ることでメールの開封・Webアクセス履歴がわかります。
Knowledge Suite
- スマホからもスキャナからも取り込み可能
- 文字認識+オペレーター入力による高精度のデータ化
- 高セキュリティ完備
Knowledge Suite は、SFAやCRMなど営業に必要な機能を標準装備している名刺デジタル化サービスです。
会社ではスキャナ、出先ではスマホアプリで簡単に名刺を取り込んですぐにデータ処理できるので、即座に営業報告が可能です。高性能の文字認識装置＋独自の名刺辞書＋オペレーター入力により、日本語に限らず、英語や中国語まで名刺情報をほぼ100％の精度でデジタル化できます。
国内法が適用される国内大手IDCでの運用で、文字認識エラーが出た場合はエラー文字のみを国内オペレーターが目視補正しているため、極めて安全に管理されていると言えるでしょう。
安全な名刺管理アプリ導入で生産性向上を
名刺を徹底的に管理するメリットは、社内での顧客情報の共有と業務の生産性向上、新規の顧客アプローチや市場開拓です。
名刺管理は「人」にまつわる情報を営業のチャンスに変え、「人脈」を「社脈」に変えて生産性向上をはかるために、いまや大変重要な業務です。しかし、名刺は個人情報であるため、その管理は徹底しなければなりません。
そんな名刺管理を効率化するため、この機会に名刺管理アプリを導入してみましょう。
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