指定人数の承認機能を搭載するワークフローシステムおすすめ7選

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ワークフローの承認ルートの種類

ワークフローの承認ルートには、主に次の種類があります。

直線型承認

申請から最終決裁までが一直線に進む承認ルートです。一般的に、申請者の上司が承認者となり、その上位者が最終決裁者となります。プロセスが明確で追跡しやすいため、小規模な組織や単純な決裁プロセスに適している形式です。

直線型承認は、具体的には次のようなケースで採用されます。

• 稟議書の承認
• 契約書の最終承認

指名型承認

直線型から派生した形式で、承認ルートの途中で新たに承認者を追加する承認ルートです。承認を進める中で、他部署の担当者の確認や承認が必要になった場合に採用されます。指名型承認は、指名された承認者がさらに別の承認者を指名することもあり、リレー型のように進行することもあります。

条件分岐型承認

申請内容や金額などの条件に応じて、承認ルートが分岐する形式です。たとえば、申請金額が一定額未満の場合は課長が最終決裁者となり、一定額以上の場合は部長や社長が最終決裁者となる、といった設定が考えられます。条件分岐により、申請内容の重要性や規模に応じて適切な承認ルートを設定できます。

条件分岐型承認では、申請内容の重要性や金額が大きくなるほど、決裁までに必要な承認ステップが増えるのが一般的です。

並列承認

並列承認とは、複数の承認者が同時に承認プロセスを進める承認ルートのことです。各承認者が独立して承認作業を行うことにより、全体の承認時間を短縮できます。

並列承認は、具体的には次のようなケースで採用されます。

• 契約書や重要な書類の承認（法務・経理・営業が同時に確認）
• プロジェクトの意思決定（複数部門が関与する場合）
• システム変更の承認（IT部門と業務部門が同時に評価）
• 予算申請（財務部・事業部・経理が並列承認）

並列承認についてはさらに詳しく解説します。

ワークフローの並列承認の種類

ワークフローの並列承認には、次の3つの種類があります。

• AND承認
• OR承認
• 多数決承認

AND承認（全員承認）

すべての承認者が承認しなければ、次のステップに進めません。慎重な意思決定が求められる承認申請に適しています。

承認者の中に遅延が発生する人がいると、全体の承認プロセスが遅れる可能性があるので注意が必要です。

OR承認（いずれか承認）

複数の承認者のうち、誰か一人が承認すれば次に進めます。迅速な対応が求められる承認申請に有効です。

多数決承認

設定された承認者の過半数以上の承認が得られれば、次のステップに進めます。合意形成が必要な承認申請に適しています。

並列承認のメリット・デメリット

並列承認のメリットとデメリットについて解説します。

並列承認のメリット

承認スピードの向上

並列承認では、複数の承認者が同時に承認を行うため、全体の承認時間が短縮されます。とくに大規模なプロジェクトや緊急の案件において、迅速な意思決定が可能です。

多角的な視点の反映

並列承認では、各承認者が独立して判断することで、さまざまな観点からの検討が可能となり、意思決定の質が向上します。異なる視点からの意見を取り入れることにより、リスクを軽減する効果も見込めます。

柔軟な承認ルート設定

プロジェクトの進行状況に応じて、必要な承認者を選定し、承認ルートを柔軟に設定できます。これにより、特定の部署や役職に依存せず、適切な意思決定が可能になります。

並列承認のデメリット

意見の不一致の可能性

複数の承認者がいることで、意見の不一致が生じる可能性があります。この場合、最終的な決定を下すために追加の調整や議論が必要になることがあります。

承認ルートの複雑化

並列承認では、複数の承認ルートを設定するため、ワークフローの設計や管理が複雑になる可能性があります。承認者の役割や責任が明確でない場合、混乱が生じる場合があります。

並列承認のポイント

並列承認の運用ポイントについて解説します。

承認ルートの設計

並列承認を導入する際は、各承認者の役割や責任を明確にし、明確な承認ルートを設計することが重要です。AND承認、OR承認、多数決承認のルールを適切に適用しましょう。

進捗管理

複数の承認が同時進行するため、各承認の進捗状況をリアルタイムで把握できる仕組みを整えることが求められます。「誰かがやるだろう」との心理を防ぐため、期限を明確にし、未対応者にはリマインド通知を送るといった工夫が推奨されます。

ワークフローシステムの活用

ワークフローシステムを活用することで、並列承認のプロセスを自動化し、承認の進捗をリアルタイムで可視化できます。

ワークフローシステムについて詳しく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

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承認ルートを柔軟に設定できるおすすめワークフローシステム7選

承認ルートを柔軟に設定できるワークフローシステムを紹介します。並列承認以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。

コラボフローは、タスク依頼や停滞書類検索、マスター管理などの機能を備えたワークフローシステムです。既存のワークフローに合わせて多様な使い方ができる柔軟性が強みです。タスク依頼機能を用いれば、進行中もしくは決裁後の申請に関連した起案タスクを指定したユーザーに依頼できます。停滞書類検索機能では、判定が停滞している申請書を停滞期間に応じて検索可能です。並列承認の設定では、「AND承認」と「OR承認」に加え、一定の割合の判定者が承認した場合に次に進む「議決承認」があります。

kickflow（キックフロー）は、検索・抽出や申請・承認、システム運用支援などの機能を搭載したクラウドワークフローシステムです。複雑な組織図や承認経路にも対応できる機能性が強みです。検索・抽出機能では、申請内容だけでなく添付のWordやPDFの文章からも検索が可能。また、指定した申請書を一覧で確認したうえで、CSVでダウンロードできます。複数の申請を一括もしくは連続で承認できるほか、代理申請・承認の権限を付与する承認ルート設定も可能です。また、複雑な承認フローの設定が可能で、承認者のチームや役職、人数などを指定できます。

楽々WorkflowIIは、ユーザー・組織管理やシステム連携、帳票出力などの機能を搭載したワークフローシステムです。全社・グループ会社で利用できるカスタマイズ性の高さが強みです。ユーザー・組織管理では、グループ会社対応として、会社単位で文書の種類ごとの権限設定ができます。多様な社内外システム・サービスと連携できるように、データのCSV出力やWeb API、アドオン開発などの機能が用意されています。承認者の人数指定や差し戻し・中止の可否など、承認ルートの細かな設定が可能です。

SmartDB（スマートデービー）は、Webデータベース機能も備えた大企業向けのワークフローシステムです。複雑な決裁・承認ルートに対応できることが強みです。入力フォームの作成は、テンプレート選択・Excel取り込み・新規作成の3つの方法から選択できます。合議のように複数部門の承認が必要なシーンでは、並列承認が可能です。承認者の人数や承認割合を満たすと次に進む設定ができる「遷移条件機能」も用意されています。

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）は、自動申請や印影機能、データ出力機能などを備えたワークフローシステムです。直感的な操作性と豊富なテンプレートが強みです。承認フローの進捗によって、関連書類を自動作成・申請できます。たとえば出張申請が承認されると、必要な情報を転記した旅費申請書が自動的に作成・申請されます。印影機能では、申請内容に合わせた印影をWebフォーム上に表示。並列承認の場合には、AND条件・OR条件・人数指定の条件設定が可能です。

eValue V Air ワークフローは、企業内の業務の流れを電子化し、効率化をサポートするソリューションです。ウィザード式フォームエディタで、乗換案内連携や採番コントロールなどを活用した申請書を簡単に作成できます。また、社外からの申請や承認で決裁スピードが向上し、関係者間で決裁状況を共有可能です。データの集計や外部出力機能でワークフローデータの再利用と分析が容易となり、ドキュメント管理との連携で承認済み申請書を自動保管し、文書管理も効率化します。

Gluegent Flow（グルージェントフロー）は、申請のスケジュール実行やコメント追加、処理の催促などの機能を搭載するワークフローシステムです。シンプルな操作性で申請フォームや経路を簡易に作成できることを強みとしています。申請時に日時を設定することで、申請プロセスを予約して一括で実行可能。コメント追加の機能では、申請者や承認者の申し送り事項をフォーム内に記録できます。並列承認の設定では、複数名のうちの1名や多数決、全員の合意など、承認や決裁条件をさまざまに設定できます。

ワークフローシステムを比較しましょう

ワークフローの並列承認は、承認プロセスの迅速化や透明性向上に役立ちます。ワークフローシステムを活用することで、承認の進捗をリアルタイムで可視化でき、スムーズな運用が可能になるでしょう。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社のニーズや承認ルートに合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。