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内定案内・採用通知メールの書き方は?ポイント・注意点 | 新卒採用向け無料テンプレート

最終更新日時:
記事の情報は2020-08-25時点のものです。
新卒採用の内定案内メールは今後働く従業員に向けて送るメールでもあります。書くべき内容や書き方のポイントをしっかり確認して送りましょう。また、ダウンロードしてすぐに使えるメールテンプレートも用意しているのでそちらもご活用ください。

内定案内のメールの無料テンプレートで事業テンプレートを

採用を決めた、としてもその方にどういった形で内定を伝えるか決めてますか?主にメールと電話が考えられますが、メールの場合はその雛形つくらなくてはいけません。

本記事ではボクシルが作成した求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)のテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して採用通知メールを発行できるように、採用通知メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

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求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)テンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に採用通知メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。以下の記事を参考に求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)を発行してくださいね。

求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)テンプレート

新卒の応募者に採用を知らせる案内メールのテンプレートです。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

求人の応募者への採用通知メールを書く時のポイント(新卒採用)

求人に応募いただいた応募者へ採用通知メールを送る時のポイントはたくさんあります。採用通知メールは新卒者にとっては待ち遠しい内容のはずですので、間違いがないよう、細心の注意を払って作成しなければなりません。

また、新卒者の場合、提出書類などを見るのは初めてのことになりますので、できるだけ詳しく提出書類なども記載しておくとわかりやすいでしょう。

では、求人の応募者への採用通知メールの書き方についてポイントを抑えながらご説明したいと思います。

便利なメールツールはこちらの記事を参考にしてみてください。

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書き方のポイント

件名は「採用結果のお知らせ」

件名はわかりやすく「採用結果のお知らせ」で良いでしょう。この後に会社名を入れておくとさらにわかりやすくなります。

宛名

宛名を間違えると大変なことになりますので、宛名は漢字などに間違いがないかなどを確認し、フルネームで正確に書きましょう。

最初に自分の会社名や部署名・名前

採用結果を通知するまえに、まずはどの会社から来た通知なのかということと、送信者がわかるように、会社名と部署名、自分の名前を記載します。

採用試験に応募いただいたことへの感謝の気持ち

採用試験を受けるということはとても疲れますし大変なことです。新卒者の場合はそれを数十社受けている方もいらっしゃいますので、まずは自分の会社を選んいただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

採用結果

採用の場合の伝え方は「厳正なる審査の結果〇〇〇〇様(フルネームで)の採用を内定いたしましたのでご通知申し上げます」で良いでしょう。
採用だけではなく、きちんと内定まで書きましょう。

必要になる書類を細かく通知

採用となると様々な書類が必要となりますが、新卒者の場合は初めて体験することですのでわかりにくいはずです。それぞれの必要書類はどうすれば手に入るのかなどを記載しておくと丁寧です。
例えば「入社承諾書(採用決定の際に送付させていただいております)」のように送付される書類があれば最終学校卒業証明書は自分で準備しなければならない書類です。

また、健康診断書は採用が決定してから行う企業が多いので、この採用通知後に受けることになる人もいるはずです。その書類を失くさないようにと言う記載もあると丁寧でしょう。

提出書類の提出期限と送付先

提出書類を記載したら、その書類をいつまでに提出するのかという期限を書いておきましょう。
また、提出に伴い送付先が必要になりますので、送付先も会社名、住所、部署名、担当者まで記載しましょう。

今後の予定

新卒者の場合は採用通知メールが来たあとの予定は健康診断と入社日くらいですので、予定となる日を記載しておきましょう。

問い合わせ先

最後に不明点を問い合わせることができる問い合わせ先を記載します。
問い合わせ先は担当者名まであるとスムーズに話が進みますので記載しておきましょう。

あとはビジネス署名部分となります。

内定案内メールは学生にとって超重要

これで内定にわかりやすいメールを送ることが出来ますね。内定メールは学生にとっては大事なメールです。書くべき内容をしっかり書きましょう。

もっと求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)について知りたいという方は以下の記事もご覧ください。

ボクシルでは求人の応募者への採用通知メール(新卒採用)の作成に役立つ採用管理のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。
また、採用管理の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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