クラウド契約におすすめのサービスを比較！

クラウド契約とは？

クラウド契約とは、インターネット上で契約締結や契約書の管理ができるサービスで、電子契約とも呼ばれます。クラウド契約サービスの導入により、時間や場所を問わず契約が締結でき、必要な契約データにアクセスできることが大きなメリットです。

紙の契約とクラウド契約の違い

紙の契約とクラウド契約の最大の違いは、契約書に証拠能力を付与する方法です。

誰が契約書を作成したか証明する方法として、紙の契約は記名押印もしくは署名捺印が行われるのに対し、クラウド契約では「電子署名」を用います。

電子署名は契約書の作成者を証明するとともに、改ざん防止の役割も果たすものです。証明には「認証局」と呼ばれる、第三者機関の発行する電子証明書が用いられます。

契約書の送信側は情報を秘密鍵で暗号化し、公開鍵と電子証明書を契約書に添付して送信します。受信者側は電子証明書が有効なものかどうかを認証局に確認し、電子証明書の有効性を把握したら、公開鍵を使って情報を解読する仕組みです。

電子署名について、さらに詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。

クラウド契約と紙の契約は、契約に要する時間も異なります。紙の契約は契約書を印刷して交付するか、もしくは郵送する必要があり、契約締結に1週間〜2週間程度を要することもありました。

一方で、クラウド契約はインターネット上でのやり取りで済むため、即時や当日に契約締結が可能です。

クラウド契約の法的効力

クラウド契約で作成した契約書も、要件を満たせば法的効力があります。根拠となる法律は次の3つです。

法律名	制定	概要
電子帳簿保存法	1998年	従来紙でしか認められなかった契約書といった書類に関し、すべてまたは一部の電子データによる保存を認めたもの。
電子署名法	2001年	電子データにおける電子署名の効力を定めたもの。適切な電子署名には、紙の契約書における署名押印と同じ法的効果を認めるとする法令。
e-文書法	2004年	従来紙で保管してきた契約書をスキャンして、データでの保管を認めたもの。

電子帳簿保存法が国税関係の文書へ適用される一方、e-文書法はさらに広く民間事業者において、紙での保存が義務付けられていた文書（一部を除く）に適用される法律です。

クラウド契約の利用状況

近年、国内企業におけるクラウド契約の利用状況は増加傾向にあります。JEPDECによる2020年春の調査では、従業員数50人以上の国内企業では、約43%が電子契約化に取り組んでいるといったデータが出ています。

また、総務省が発表した令和2年度の統計^※によれば、クラウドサービスを一部でも利用している企業は64.7％と過半数以上です。2013年はおよそ33%だったため、2倍近く増加していることがわかります。

テレワークの普及につれてクラウドサービスの利用の増加が増えているため、クラウド契約は今後も広く普及していくと考えられるでしょう。

※出典：総務省｜令和2年版 情報通信白書「企業におけるクラウドサービスの利用動向」（2024年3月5日閲覧）

クラウド契約の5つのメリット

クラウド契約の導入は作成から保存までオンライン上で完結することや、業務が効率的になること、印紙代や印紙代のコストが削減できることなどがメリットです。

さらに、紙の契約書に比べて改ざんや紛失などのリスクが少ない利点もあります。クラウド契約で得られるメリットを5つ紹介します。

作成から管理までオンラインで完結する

クラウド契約は、契約書の作成から契約締結、管理までオンライン上で完結できるのが大きなメリットです。

紙の契約書では、「郵便を受け取る」「押印する」といった作業のために、わざわざ出社しなければなりません。一方で、クラウド契約であればオンラインですべてが完了するため、テレワークでも対応ができます。

業務効率化につながる

クラウド契約による2つ目のメリットは、業務の効率化です。クラウド契約では、契約書作成や契約締結、契約書管理といった主な業務すべてを効率化できます。まず契約書作成に関しては、テンプレートや条文検索・アシストの活用による省力化が可能です。

また契約締結は、印刷して封入・郵送するといった手間や時間のかかる作業がなくなり、一連の業務が簡略化されます。さらに契約管理も、すべてデータ化されるため管理が楽になります。たとえば契約書の内容を確認して不備があった場合、紙の場合は作り直して印刷・封入など同じ作業を繰り返さなければならず、非常に非効率でした。

しかし、クラウド契約であれば修正は簡単で、再発行もすぐにできます。また更新期限が近づくとアラートで通知してくれる機能もあるため、更新期限切れも防止できるでしょう。

コスト削減につながる

クラウド契約は紙の契約に比べコストがかかりません。オンラインでのやり取りになるので封筒代や郵便代がかからず、印刷や発送に伴う人件費もカットできます。

また、クラウド契約で作成した契約書は印紙代も必要ありません。印紙税の対象となる課税文書とは、「書面により交付されたもの」であり、クラウド契約の締結・送信は課税文書にはあたらないからです。印紙代が不要になるだけでも、大きなコストカットにつながるでしょう。

また、クラウド契約なら保管スペースも必要ありません。これまで紙で保存していた契約書もスキャンをして電子データとしてまとめて管理でき、保管に関するコストも不要になります。

改ざんや紛失のリスクが少ない

改ざんや紛失のリスクが少ないことも、クラウド契約のメリットです。物理的に保存する紙の契約書は、改ざんや情報漏えい、紛失などのリスクが高く、災害で消失する可能性もあります。

しかしクラウド上に保存する電子契約書の場合、アクセス権限を含めたセキュリティ対策が万全であれば、リスクを大幅に減らせます。災害時でもデータが失われないように、提供会社がバックアップを取っているため、データ消失の可能性を最大限まで下げられるでしょう。

検索が容易になる

クラウド契約で保存した電子データは、検索も容易になります。紙で保存する場合、量が多くなるほど古い書類を探すのは大変です。

保管場所は普段利用している担当者だけが把握しているといった、属人的になりやすいデメリットもあります。この場合担当が変わると、必要な書類が見つからないといった問題も起こりかねません。しかしデータ化されたクラウド契約なら、必要なキーワードの入力により誰でも簡単に検索できます。

クラウド契約の3つのデメリット

メリットの多いクラウド契約ですが、デメリットもあります。すべての取引先が対応できるわけではないことや、運用体制が変わるため、慣れるまでに時間がかかるといった点が挙げられるでしょう。

クラウド契約の導入により考えられるデメリットを紹介します。

クラウド契約ができない取引先もある

自社でクラウド契約を導入しても、取引先がクラウド契約に応じてくれるとは限りません。紙の契約書からクラウド契約に変えることで業務の流れを変えなければならない企業、社内規定ですぐには導入できない企業も存在します。

一方クラウド契約システムでは、紙の契約書と合わせて一元管理できるサービスもあります。取引先がクラウド契約に応じてくれない場合は、このようなサービスを選んで運用するとよいでしょう。紙と電子データ、両方での契約を想定するのが重要です。

クラウド契約できない書類もある

一部の契約は、法令により契約書作成を書面で行うことが義務付けられており、クラウド契約できないため注意が必要です。

これらは法律で「書面」といった文言が使われ、紙による契約書作成が義務付けられています。一例を挙げてみましょう。

• 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
• 宅建業者の媒介契約
• マンション管理をはじめとする委託契約
• 任意後見契約書

これらの契約は必ず紙の契約書を作成し、クラウド契約では対応しないようにしましょう。

契約が少ない場合はコスト増につながることも

契約数自体が少ない場合、クラウド契約サービスに支払うコストの方が高くなる場合もあります。クラウド契約は、主に月額固定費または従量課金制です。そのため「契約数が多いのに従量課金のサービスを選ぶ」や、「契約数が少ないのに月額固定費にする」といった場合は、余計なコスト増につながる可能性もあります。

クラウド契約サービスの導入で支払うコストと、導入後に削減できるコストを比較し、費用対効果を確認するのがおすすめです。

クラウド契約サービスの主な機能

クラウド契約サービスの主な機能は次のとおりです。どういった機能があるか確認しましょう。

契約書テンプレート

クラウド契約サービスには、多くの契約書テンプレート（雛形）があるため、これを使うことで業務効率化が図れます。契約書には、売買契約書や雇用契約書などさまざまな種類があり、これをすべて一から作成しては、手間がかかります。

しかしクラウド契約サービスには、標準で契約書のテンプレートが豊富にそろっているため、これを利用し、必要な情報を入力するだけで契約書が作成できるでしょう。サービスによっては弁護士作成・監修のものもあり、安心して利用できます。

電子署名・タイムスタンプ

電子署名は冒頭でも紹介しているように、契約書の作成者を証明し、改ざんを防止するもので、紙への押印や署名と同等の効力が認められています。またタイムスタンプは、電子データが作成された日時・内容を証明するものです。

タイムスタンプが付与されると、付与した際にデータが存在していたことと、付与以降にデータの改ざんをされていないことが証明できます。クラウド契約サービスでは、電子署名とタイムスタンプにより、安全に契約書締結が行えます。

プロセス管理（ワークフロー）

プロセス管理（ワークフロー）とは、どういった順序で誰が承認を行うかを可視化できる機能です。契約の締結や社内稟議は、社内外を問わず多くの人間や部署が関わるため、どうしても手間がかかります。また現在どこまで承認が進んでいるかもわからないため、作業が滞りやすいのも問題です。

しかしプロセス管理（ワークフロー）機能を使えば、申請から承認までのルートが事前設定でき、現在の承認状況が可視化されるため効率的に承認作業が進められます。コメントの添付機能もあり、直接顔を合わせずともスムーズに作業が進められるでしょう。

契約書の保管

契約書管理機能を使えば、電子契約書はもちろん紙の契約書もまとめて一元管理が可能です。紙の契約書は、スキャナーを使ってデータ取り込み、システムに登録するとクラウド管理ができます。

一度登録された契約書は検索・活用も可能になり、新たな契約書作成や契約書の作り直しにも便利です。また更新や期限の終了日が近づくとアラートで通知してくれる機能もあり、うっかり期限がすぎるといったミスも防止してくれます。

おすすめのクラウド契約サービス

クラウド契約のサービスは多くの会社が展開しており、提供している機能や料金はそれぞれです。契約の進め方や予算に合っていて、求める機能が搭載されているサービスを選ぶようにしましょう。

この記事ではとくに人気のある5つのクラウド契約サービスを紹介します。機能や料金などを比較検討しながら、導入する際の参考にしてください。また、5サービス以外の詳細も知りたい方は、こちらから資料を無料でダウンロードしてください。

• 30人以下の企業であれば料金は月額2,980円から利用可能
• 契約の更新や解約時期をアラートで通知
• 1か月無料のトライアルあり

マネーフォワード クラウド契約は紙の契約書と電子契約を、共通の管理項目として一元管理できるクラウド型電子契約サービスです。契約更新や解約時期を知らせるアラート機能により、面倒な契約更新管理も必要ありません。契約書の閲覧権限も自由に設定できるといった、便利な機能が豊富です。

マネーフォワード クラウド契約は使い方も簡単で、初心者向けの動画や、解説記事などのコンテンツを多数用意しています。初期設定の代行も行ってくれる万全のサポート体制も特徴のひとつです。

• 法務業務を1つのプラットフォーム上でまとめて管理
• 法務規模、課題に応じてサービスを組み合わせ可能
• AIが契約書の作成や管理をサポート

LegalOn Cloudは、法務相談案件の管理から、契約書レビュー、締結後の管理まで支援するリーガルテックです。法務案件を管理するワークマネジメントサービス、契約書レビューを支援するレビューサービス、契約期限やリスク管理に役立つコントラクトマネジメントサービスを提供しています。

一部サービスからの利用にも対応しており、課題やニーズに合った導入が可能です。AIストレージにより情報を集約管理でき、編集中の文書を体裁補正したり、新規案件と類似した案件を自動で探したりしてくれ、法務業務を広範囲に統合サポートしてくれます。

• 日本の法律に特化した弁護士監修のクラウドサービス
• 大企業での導入実績あり
• 各種認証制度をクリアした万全のセキュリティ

クラウドサインは、多数の大手企業に採用されている契約書作成システムです。外部サービスとの連携機能が優れており、Microsoft Teamsやkintoneなど、現在運用しているシステムとの連携でより幅広い業務を効率化できます。

セキュリティシステムも万全で、情報セキュリティマネジメントに関する国際標準規格「ISO 27001（ISMS）」の認証を取得しているのも魅力です。

• 契約書のワークフローを柔軟に設定
• 紙の契約書も同時に管理できる
• 口頭やメールの法務相談を同一システムで管理

ContractS CLMは契約書の作成からレビュー、承認、管理まで契約にまつわる業務を集約した契約書作成ツールです。

電子契約の締結だけでなく、契約に関連する業務すべてを効率化できるのが特徴です。契約のワークフローは企業に合わせた柔軟な形に設定でき、法務相談のコメントや契約に関わる書類を契約書に紐付けることで、担当者がいなくても情報を共有できます。

ナレッジマネジメントの機能も充実しており、過去の相談内容や事業部とのやり取りをまとめ、いつでも検索が可能です。

• 基本料金、従量料金ともに業界最安水準
• 導入後のサポートが手厚い
• ユニークなURLを都度発行して不正アクセス防止

クラウド契約管理Signは、契約本数が少ない企業にお得な契約書作成ソフトです。基本料金は月額1万円で、毎月契約書10通までが料金に含まれます。11通目以降は従量制で、20通までは追加料金が月1,000円と格安です。また別途データ保管料金として、年額1万円がかかります。

導入後のサポートも手厚く、オペレーターによる電話対応やリモートサポートで、クラウド契約がスムーズに導入できるようにサポートしてくれます。

不正アクセス防止のためのセキュリティも万全です。文書データにアクセスするためにユニーク化されたURLが都度発行され、メールを受信した本人しか文書データが閲覧できない仕組みを取っています。

クラウド契約で契約業務を効率化しよう

電子契約とも呼ばれるクラウド契約は、従来の紙面で実施していた契約を効率化でき、テレワークにも対応できるサービスです。クラウド契約の主なサービスは次のとおりです。

※出典：弁護士ドットコム「クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス」（2024年6月7日閲覧）

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