スケジュール管理を搭載したグループウェア9選 - 機能・料金比較

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内でのコミュニケーションや情報共有、業務の効率化を目的としたシステムです。

一般的にグループウェアには、電子メール、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板、ワークフロー、プロジェクト管理などの機能が含まれています。これらの機能を組み合わせることで、社内の情報を一元管理し、スムーズな協働作業が可能です。

近年では、クラウドサービスとして提供されるグループウェアが主流となり、場所や時間に捉われない柔軟な働き方を支援しています。

グループウェアにおけるスケジュール管理とは

グループウェアにおけるスケジュール管理とは、個人や組織全体のスケジュールを一元的に管理し、予定の共有や調整を行うための機能です。

各ユーザーがグループウェア上で予定を登録することで、他のメンバーも予定を確認できます。これにより、会議の日程調整や施設の予約、プロジェクトの進捗管理などがスムーズに行えます。また、スケジュールの共有により、メンバー間の連携が強化され、業務の効率化が図れるのも特徴です。

単純なスケジュール管理システムとの違い

グループウェアのスケジュール管理機能は、単純なスケジュール管理システムとは異なる特徴があります。

単純なスケジュール管理システムは、個人のスケジュールを管理することに特化しており、予定の共有や調整は限定的です。一方、グループウェアのスケジュール管理は、組織全体のスケジュールを一元管理し、メンバー間の予定共有と調整を容易にします。

また、グループウェアでは、スケジュール管理以外の機能とも連携できるため、業務全体の効率化も可能です。たとえば、会議の予定を登録する際に、参加者への通知や会議室の予約、関連資料の共有などを一括で行えます。タスク管理機能と連携させれば、予定表上でのタスクの期限を確認・管理できるようになるのも、グループウェアならではの特徴です。

このように、グループウェアのスケジュール管理は、単純なスケジュール管理システムよりも、協働作業に適した機能を備えているといえます。

グループウェアのスケジュール管理機能でできること

グループウェアのスケジュール管理機能は、単なる予定の登録や確認だけでなく、グループウェアならではの多様な機能を備えています。

グループウェアに搭載されている主なスケジュール管理機能の一覧と、できることは次のとおりです。

リマインド機能

グループウェアのスケジュール管理には、リマインド機能が備わっています。予定の開始時間が近づくと、ポップアップやメール、プッシュ通知などでユーザーに知らせてくれます。これにより、予定の見落としを防ぎ、スケジュールを確実に管理可能です。

リマインドのタイミングや方法は、ユーザーが設定できるため、自分にあったリマインド方法を選べます。また、繰り返し予定のリマインドも可能で、定期的なミーティングといった予定の漏れも防げます。

共有・閲覧機能

グループウェアのスケジュール管理では、予定の共有・閲覧機能も可能です。自分の予定を他のメンバーに公開することで、スケジュールの調整がスムーズに行えます。また、他のメンバーの予定を確認することで、会議の日程調整や、タスクの割り当てなどに役立ちます。

予定の共有範囲は、組織全体、部署単位、プロジェクトごとなど、柔軟に設定可能です。さらに、予定の検索機能を使えば、特定の日時や参加者、キーワードで予定を絞り込めます。

会議の調整機能

グループウェアのスケジュール管理には、会議の調整機能が備わっているのも特徴です。この機能によって、参加者の予定を検索し、全員が参加可能な日時での日程調整を行えます。

また、会議室の空き状況を確認たり、会議のアジェンダや資料を添付したりも可能です。

施設予約機能

グループウェアのスケジュール管理には、施設予約機能も含まれています。一般的には会議室の予約機能ですが、プロジェクターや社用車など、社内の施設や備品の予約もスケジュール上で行えます。

予約状況をカレンダー上で確認できるため、重複予約の防止が可能です。また、利用規則や注意事項を予約画面に表示することで、適切な利用を促せます。

施設予約機能を活用することで、リソースの効率的な運用と、無駄な待ち時間の削減が可能です。

タスク管理との連携

グループウェアのスケジュール管理は、タスク管理機能と連携することで、より効果的に業務を管理できます。タスクの期限や進捗状況を予定表上で確認できるため、スケジュールとタスクの両方を一元的に管理できます。

また、タスクの開始日や期限を予定に反映させることで、スケジュールとタスクの同期が取れるのもメリットです。スケジュールとタスクを連携させることで、業務の全体像を把握しやすくなります。

予定の分析・レポート機能

グループウェアのスケジュール管理には、予定の分析・レポート機能が備わっているものもあります。

予定の種類や時間、参加者などのデータを集計し、グラフや表で可視化できます。これにより、会議の頻度や時間の傾向、メンバーの稼働状況などを把握可能です。

この分析結果をもとに、業務の効率化や工数の最適化を図れます。また、プロジェクトの進捗状況や、メンバーの貢献度なども予定データから分析可能です。

スケジュール管理機能のあるグループウェアの選び方

スケジュール管理機能のあるグループウェアを選ぶ際は、ニーズにあった製品を選ぶことが重要です。次に紹介するグループウェア選定時のポイントを押さえつつ、最適なグループウェアを見つけましょう。

必要な機能を兼ね備えているか

スケジュール管理機能のあるグループウェアを選ぶ際は、まず機能が充実しているかどうかを確認しましょう。予定の登録や編集、繰り返し予定の設定、リマインド機能などは必須の機能です。

また、予定の共有・閲覧機能や、会議の調整機能、施設予約機能なども、業務の効率化に役立ちます。

必要とする基本機能がしっかりと備わっているグループウェアを選ぶことが大切です。

予算内に収まるか

グループウェアの導入には、初期費用と運用費用がかかります。スケジュール管理機能が充実しているグループウェアは、一般的に価格が高くなる傾向にあります。

そのため、各グループウェアの料金を比較し、予算内に収まるかを確認しましょう。また、費用対効果の高い製品を選ぶことも欠かせません。

長期的な視点で導入コストを検討し、予算内で最適なグループウェアを選ぶことが重要です。

従業員にとって使いやすいか

グループウェアのスケジュール管理機能は、従業員が日常的に使用する機能です。選定する際は、従業員にとって使いやすいかどうかを重視しましょう。

直感的に操作できる画面や、わかりやすいアイコンデザインなどが求められます。また、モバイルアプリが提供されているかどうかも重要です。デモを受けたりトライアル版を試用したりして、使いやすさやカスタマイズ性を確かめましょう。

また、外出先でもスケジュール管理ができるよう、スマートフォンやタブレットに対応したグループウェアの選定をおすすめします。

他のシステムとの連携が可能か

すでに導入している他のシステムとの連携も、グループウェア選定の際の重要なポイントです。

たとえば、メールやファイル共有サービス、CRMシステムなどと連携できると、情報の一元化と業務の効率化が図れます。とくに、スケジュール管理に関連するシステムとの連携は重要です。

また、APIを公開しているグループウェアであれば、自社独自の連携も可能です。

カスタマイズ性の高さを重視する

業務にあわせてスケジュール管理機能をカスタマイズできると、使い勝手が向上します。

たとえば、予定の種類や、リマインドの方法、通知のタイミングなどを自由に設定できると便利です。また、組織構造にあわせて、予定の共有範囲を柔軟に設定できることも重要です。

カスタマイズ性の高いグループウェアを選ぶことで、求める業務フローに最適化されたスケジュール管理が実現しやすくなります。

スケジュール管理機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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スケジュール管理機能のあるグループウェア9選

• 業務に必要なすべてのGoogle系生産性向上アプリを一元管理
• 場所やデバイスを問わない運用が可能
• 天下のGoogleサービスなので多言語展開も豊富

Google Workspaceは、Google ドキュメントをはじめとしたグーグルのサービスを利用できるグループウェアです。GmailやGoogle ドライブ、Google スプレッドシートなどを搭載しています。各機能間の連携がしやすく、たとえばGmailからTo-Doリストにタスク追加したり、データベースのBigQueryやダッシュボード作成のLooker Studioとデータ接続できたりするのが特徴です。

スケジュール管理では、異なる言語のユーザーともリアルタイム翻訳によりコミュニケーションをスムーズにしてくれます。また複数のタイムゾーンで予定を編集でき、グローバルチームでのスケジュール管理も簡単です。

• 数万人規模の組織にも対応
• ITが苦手でも直感的に使える操作画面
• API連携でニーズにあわせたカスタマイズが可能

Garoonは、サイボウズが提供する大企業向けのグループウェアです。同社が提供するノーコードアプリ開発ツール「kintone」を使えば、独自の業務アプリを簡単に作成し、組織のニーズにフィットしたシステムとしてブラッシュアップできます。

スケジュール管理では、会議や研修など定期的な予定を「繰り返し予定」として登録できます。毎回イチから入力する必要がなく、スムーズに予定を作成できるのが特徴です。ほかにもGoogle カレンダーやOutlook カレンダーなど、複数のカレンダーをまとめて管理できます。

• チャットを起点にすべてのツールが統一化
• 経営に必要なすべてのデータをリアルタイムで見える化
• ユーザー数50人までなら無料で提供

Larkはチャットを起点に、カレンダーやドキュメントなどのビジネスツールを統合するグループウェアです。必要な機能が一つのシステムに集約されているので、ツールの切り替えが要りません。AIによる会議の議事録作成や翻訳など、面倒なタスクを自動化できるのも魅力です。

スケジュール管理では、予定作成時にチャットでメンバーに通知し、日程調整や確認がスムーズにできます。予定からビデオ会議を直接開始すれば、準備時間の削減にもつながります。

• 通話料無料の電話・メール・チャット・無料セミナーで専門スタッフが徹底サポート
• スマートフォンやタブレットからも利用可能
• 給与明細や勤怠、オンラインストレージなど業務に役立つクラウドサービスにも拡張できる

J-MOTTOグループウェアは、26もの機能^※を搭載し、月額165円（税込）から利用できるコストパフォーマンスに優れたグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなどの機能を標準搭載しており、オプションとしてWeb勤怠や日報管理などの機能も追加できます。

スケジュール管理では、海外のタイムゾーンやサマータイムにも対応しているのが特徴です。また、会議室予約もできるため、メンバーと会議室を同時に予約するのに便利です。もちろん、Googleカレンダーとの連携にも対応しています。

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「クラウド型グループウェアならJ-MOTTO」（2024年5月5日閲覧）

• テレワーク支援機能を標準実装
• 社内ソーシャルと顧客管理が連携された新しい顧客情報共有を提供
• 無料の専用スマートフォンアプリを多数用意

NI Collabo 360は、基本機能に加え企業間連携や海外の言語、海外の時間にも対応しているグループウェアです。30以上^※のアプリケーションを一つにまとめ、全方位的に業務を支援します。法人格の壁を越えて連携できるグループウェアで、グループ企業にもおすすめです。幅広い機能を兼ね備えながら、1ユーザーあたり月額360円で提供しており、コストパフォマンスにも優れています。

スケジュール管理では、個人・グループのスケジュールをリアルタイム更新で常に最新情報を確認可能です。空き時間検索ではスムーズな調整ができ、会議室予約との連携で手間を削減します。もちろん、Google カレンダー連携も可能です。

※出典：NIコンサルティング「豊富な機能を標準搭載！| グループウェア「NI Collabo 360」」（2024年5月5日閲覧）

• ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
• 未読一覧が表示され、すぐに対応すべき情報が見える化
• 社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供

サイボウズ Officeは、使いやすさと豊富な機能を兼ね備えた、累計7万社^※が導入しているグループウェアです。豊富なテンプレートやアプリで、業務効率化をすぐに実現できます。クラウド型とオンプレミス型の両方に対応し、ニーズにあわせて導入できるのも魅力です。

スケジュール管理では、チームメンバーの予定を共有でき、空き時間検索で会議の日程調整もスムーズに行えます。会議室予約機能と連携すれば、予定と同時に会議室も予約でき、ダブルブッキングの心配もありません。

※出典：サイボウズ「サイボウズ Office | 中小企業の“チーム力”を強化するグループウェア」（2024年5月5日閲覧）

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 業務課題を解決する機能がオールインワン
• ノーコードでのシステム化も可能

desknet's NEOは、豊富な機能と高い拡張性をもつ国産グループウェアです。スケジュールの管理・共有はもちろん、企業ポータルやワークフロー、Web会議など、業務の品質・効率改善や働き方改革に役立つ幅広い機能を提供しています。豊富な標準機能と多彩なオプション機能で、ニーズや課題にあわせて柔軟にカスタマイズできます。

スケジュール管理では日、週、月、年表示はもちろん、ガントチャート表示にも対応しているのが特徴です。予定の移動やコピーがドラッグ&ドロップで簡単にでき、ストレスなくスケジュール管理をこなせます。

• 同一ファイルを複数人で同時編集できる
• ストレージ活用でファイルアップロードやダウンロードの工数がかからない
• カレンダー、Web会議など多くのコミュニケーションツールと組み合わせて利用可能

Microsoft 365は国際的に利用されているグループウェアです。Word、Excel、PowerPointなどとシームレスに連携できるため、編集や情報共有といった共同作業をスムーズに行えます。Microsoftの強固なセキュリティ基盤で、情報漏えいをはじめとするリスクを排除し安心して利用できます。1人から数万人の組織まで規模にあわせて柔軟に拡張可能な、チームワークと生産性を向上させるシステムです。

スケジュール管理では、メール、連絡先、タスクと連携し、情報の一元管理を実現しており、効率的なスケジュール管理が可能です。色分け、表示形式など、細かい設定で好みの表示方法に調整できます。

• 社内外の日程調整が2ステップで完了
• チームの規模にあわせて豊富なオプション機能を追加できる
• スケジュール管理の基本機能は無料で使える

クロジカスケジュール管理は、シンプルで使いやすいスケジュール管理に特化したグループウェアです。チームの予定や会議室の予約状況を一つのカレンダーで確認できるため、見逃しによる予定や予約の重複を防げます。無料プランも用意されており、使用感や機能を確かめてから本格導入を決められます。

機能面では一つの画面で予定やスケジュールを一元管理できるため、重複や確認漏れを防ぎやすいのが特徴です。シンプルだからこその使いやすさ、わかりやすさを追求したシステムです。

スケジュール管理にグループウェアを用いるメリット

グループウェアに搭載されたスケジュール管理機能は、単体のスケジュール管理ツールと比べて多くのメリットがあります。

次に、グループウェアのスケジュール管理機能を使うことで得られる主なメリットを説明します。

情報の一元管理ができる

グループウェアを使えば、スケジュール管理に関する情報の一元管理が可能です。予定の登録や編集、参照などの作業をすべてグループウェア上で行えるため、情報が分散することもありません。また、他の機能とのデータ連携により、予定に関連する情報も集約して管理できます。

たとえば、会議の予定にアジェンダや資料を紐付けたり、プロジェクトのスケジュールとタスクを関連付けたりが可能です。情報の一元管理により、スケジュールに関する情報を効率的に扱えます。

コミュニケーションの円滑化につながる

グループウェアのスケジュール管理機能は、コミュニケーションの円滑化にも役立ちます。予定を共有することで、メンバー間のスムーズなスケジュール調整が可能です。

また、予定にコメントを付けたり、出欠の回答を求めたりすることで、参加者との情報交換も容易になります。さらに、グループウェアの掲示板やチャット機能を活用すれば、予定に関するリアルタイムな議論ややり取りも可能です。

スケジュール管理を通じたコミュニケーションの活性化により、チームワークの向上が期待できます。

他の機能との連携による相乗効果が期待できる

グループウェアのスケジュール管理機能は、他の機能と連携することで相乗効果を発揮します。

たとえば、タスク管理機能と連携することで、タスクの期限や進捗状況を予定表上で確認可能です。また、プロジェクト管理機能と連携すれば、プロジェクトのスケジュールを一元的に管理できます。ワークフロー機能と連携させれば、予定に関連する申請や承認プロセスの自動化も可能です。

他の機能との連携により、業務の効率化と生産性の向上が図れるのは、グループウェアならではのメリットといえます。

セキュリティ面での安心感がある

グループウェアは、一般的に高度なセキュリティ対策が施されているため、安心してスケジュール管理ができます。とくに、クラウド型のグループウェアでは、データの暗号化やアクセス制御、ログ管理などの対策を行っているのが一般的です。

また、ユーザー単位でのアクセス権限の設定により、機密性の高い予定情報であっても適切に管理できます。セキュリティ面での安心感があることで、重要な予定情報を安全に扱えます。

導入・運用コストの削減につながる

スケジュール管理機能付きのグループウェアを導入することで、スケジュール管理だけでなく、他の業務に必要な機能も一緒に利用できるため、導入・運用コストの削減が可能です。

たとえば、タスク管理やファイル共有、掲示板などの機能がグループウェアに含まれている場合、これらの機能を別々のツールで導入する必要がなくなります。

また、グループウェアを導入すれば、システムの管理・運用を一括して行えます。各ツールを個別に管理する手間が省け、システム管理者の負担も軽減可能です。さらに、ユーザー管理も一元化できるため、アカウントの発行や権限の設定といった作業も効率化されます。

グループウェアのスケジュール管理機能を使うデメリット

グループウェアのスケジュール管理機能には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。グループウェアでスケジュール管理を行う際のデメリットは、主に次のとおりです。

機能の制限や柔軟性に欠ける場合がある

グループウェアのスケジュール管理機能は、単体のスケジュール管理ツールと比べると機能が限定的な場合もあります。

また、グループウェアのスケジュール管理は、あくまでもシステム上の機能として提供されています。そのため、業務フローにあわせた設定をしづらい場合があったり、業務の変化や突発的な予定の変更に対して、柔軟に対応できない場合があったりするかもしれません。

さらに、グループウェアの機能や操作方法にあわせて業務を進める必要があるため、業務プロセス側の柔軟性が失われる可能性もあります。

導入や運用にコストがかかる

グループウェアの導入には、初期費用と運用費用がかかります。スケジュール管理機能だけを利用する場合でも、グループウェア全体の費用負担が必要です。また、ユーザー数に応じた課金体系の場合、組織規模が大きいほど費用がかさむ可能性もあります。

さらに、導入後はユーザーの学習コストがかかります。とくに、グループウェアは豊富な機能を兼ね備えているがゆえに、ユーザーがグループウェアの使い方を習得するまでには、一定の時間と労力が必要です。また、新しい機能やアップデートが追加された際にも、再学習が必要になります。

導入前にはユーザー教育の手間や予算感を考慮し、費用対効果を十分に検討しましょう。

システムの不具合や障害の影響を受ける

グループウェアは、社内のさまざまな業務で利用されるため、システムの不具合や障害の影響を受けやすくなります。もちろん、スケジュール管理機能も例外ではありません。

システムトラブルによって、予定の登録や編集ができなくなったり、データが消失したりする可能性もあります。また、ネットワーク環境の不安定さによって、アクセスが遅くなったり、接続が切れたりすることも考えられます。

グループウェアでスケジュール管理をする具体例

グループウェアのスケジュール管理機能は、さまざまな業務シーンで活用可能です。具体的な利用例を紹介するので、実際の業務に当てはめて、効果的な活用方法を考えてみましょう。

会議の日程調整と出欠管理

1. 会議の開催候補日時を予定表に登録
2. 参加者を選択し、空き時間を確認しながら最適な日時を選択
3. 参加者に予定の招待メールを自動送信
4. 参加者がメールに返信することで出欠の回答を登録
5. 開催日が近づくとリマインドメールが自動送信され、参加者に通知
6. 予定表上で出欠状況を一目で確認

出張スケジュールの管理

1. 出張者が出張予定をグループウェアに登録
2. 交通手段、宿泊先、訪問先などの情報を予定に入力
3. 上司が部下の出張予定を確認し、承認
4. 出張に必要な書類や資料を予定に添付し、関連情報を一元管理
5. 出張終了後、報告書を予定に紐付けて記録を保存

プロジェクトのスケジュール管理

1. プロジェクトの開始日、終了日、マイルストーンなどの重要日程を予定表に登録
2. 各タスクの担当者や期限を予定に設定し、プロジェクト全体のスケジュールを可視化
3. メンバーが自分の担当するタスクの進捗状況を予定に反映
4. プロジェクトマネージャーが全体の進捗を把握
5. スケジュールの遅延や変更があれば、予定表上で調整

社内イベントの運営

1. イベントの日時、場所、内容などを予定表に登録
2. 参加者を募集し、出欠を予定に返信してもらう
3. イベント運営に必要な資料、機材、予算などの情報を予定に集約
4. 当日のタイムスケジュールを予定表で管理し、進行をスムーズに
5. イベント終了後、写真や報告書を予定に添付して記録を保存

採用面接のスケジューリング

1. 候補者の面接希望日時を予定表に仮登録
2. 面接官の空き時間と照合し、面接日時を決定
3. 候補者に予定の招待メールを送信
4. 面接官が予定表上で面接の詳細と候補者の履歴書などの関連資料を確認
5. 面接後、評価コメントを予定に記入し情報を共有
6. 次の面接日程を予定表上で調整

勤怠管理との連携

1. ユーザーが出勤、退勤、休憩の予定をスケジュールに登録
2. スケジュール情報を自動的に勤怠管理システムに反映
3. 勤務時間の計算に利用
4. 有給休暇の取得予定をスケジュールに登録し、残り日数を管理
5. 管理者がユーザーの勤務予定を把握し、適切な人員配置を実施

施設や備品の予約管理

1. 予約したい施設や備品を予定表上で選択
2. 利用日時を登録し、他のユーザーの予約状況を確認
3. 重複予約を回避
4. 予約の優先順位やキャンセル期限などのルールを設定し、円滑に運用
5. 利用目的、人数、連絡先などの情報を予約時に登録
6. 管理者が利用状況を把握

グループウェアのスケジュール管理機能を使いこなすポイント

グループウェアのスケジュール管理機能を効果的に活用するには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。次、スケジュール管理機能を使いこなすためのポイントを紹介します。

予定の入力ルールを統一する

スケジュール管理を効果的に行うには、予定の入力ルールを統一することが大切です。予定のタイトルの付け方や、場所・時間の記載方法、説明欄の使い方などを、チームで統一しましょう。

たとえば、タイトルに予定の種類や目的を含めたり、説明欄に議題や資料のリンクを記載したりするなど、情報を明確に伝えるルールを決めます。入力ルールを統一することで、予定の検索性が高まり、情報の共有がスムーズになります。

予定の共有範囲を適切に設定する

グループウェアでは、予定の共有範囲を柔軟に設定できるのが一般的です。公開する予定と非公開の予定を分けたり、共有する相手を限定したりすることで、情報管理の効率化が図れます。

たとえば、機密性の高い会議は非公開にし、関係者のみに共有するといった使い分けが可能です。また、部署やプロジェクトごとに予定の共有範囲を設けることで、関連する情報を集約できます。

適切な共有設定により、必要な情報を必要なメンバーにのみ届けられます。

リマインダーを有効活用する

スケジュール管理機能に備わっているリマインダーも有効活用しましょう。重要な予定の前には、リマインダーを設定することで、うっかり忘れを防げます。

リマインドのタイミングは、予定の内容や準備に必要な時間を考慮して設定するのがおすすめです。たとえば、会議の30分前に通知するといった、適切なタイミングで知らせることが大切です。

また、繰り返し予定のリマインダーを設定すれば、定期的なタスクの管理も容易になります。

予定表の表示方法を工夫する

グループウェアの予定表は、表示方法をカスタマイズできます。日表示、週表示、月表示など、さまざまな表示形式を状況に応じて使い分けましょう。

たとえば、詳細なスケジュール確認には日表示が適しており、長期的な予定の把握には月表示が便利です。また、表示するカレンダーを選択することで、自分の予定と他のメンバーの予定を並べて確認できます。

表示方法を工夫することで、スケジュールの全体像を効率的に把握できます。

予定の更新情報を確認する

グループウェアのスケジュール管理では、予定の更新情報を確認することも大切です。他のメンバーが予定を変更した場合、通知機能により変更内容を知れます。

定期的に更新情報をチェックし、変更点を把握することで、スケジュールの齟齬を防げます。常に最新の情報を確認するようにしましょう。

スケジュールデータを活用する

グループウェアに蓄積されたスケジュールデータを活用することで、業務の効率化が図れます。

たとえば、会議の頻度や時間を分析することで、無駄な会議を削減できます。また、メンバーの稼働状況を把握することで、適切な人員配置やタスク割り当てが可能です。

スケジュールデータから得られる情報を、業務改善に役立てましょう。

スケジュール管理機能のあるグループウェアを導入すべき企業の例

スケジュール管理機能のあるグループウェアは、さまざまな企業で活用できます。最後に、とくにスケジュール管理機能の導入で大きなメリットが期待できる企業の例を紹介します。

自社の特徴に当てはまる点があれば、スケジュール管理機能付きグループウェアの導入を検討してみましょう。

会議の多い企業

会議の多い企業では、スケジュール管理機能のあるグループウェアがとくに有効です。

メンバーの予定を一元管理することで、会議の日程調整がスムーズに行えます。空き時間を検索して最適な会議日時を選べるため、日程調整のためのやり取りが減り、業務の効率化が図れます。

また、出欠管理機能により、参加者の出欠状況を容易に把握可能です。会議資料の共有も予定表上で行えるため、情報の一元化ができます。

プロジェクト型の業務が中心の企業

プロジェクト型の業務が中心の企業にとって、スケジュール管理機能は欠かせないツールです。

プロジェクトの開始日や終了日、マイルストーンなどの重要日程を予定表で管理することで、スケジュールの全体像が把握しやすくなります。メンバーの担当タスクや期限も予定に反映させることで、進捗状況の確認や調整も容易になります。

また、メンバー間のスケジュール共有により、タスクの依存関係や並行作業の調整がしやすくなるのも、導入をおすすめする大きな理由です。

営業活動が活発な企業

営業活動が活発な企業では、スケジュール管理機能を営業活動の効率化に役立てられます。

営業担当者が顧客訪問の予定を共有することで、訪問スケジュールの重複を避けられます。また、営業の進捗状況を予定表上で管理することで、案件の成約見込みやネクストアクションの明確化も可能です。

もちろん、営業会議やオンライン商談の日程調整にも活用できます。

イベントの企画・運営が多い企業

セミナーやワークショップ、展示会など、イベントの企画・運営が多い企業にとっても、スケジュール管理機能は業務の効率化に直結する機能です。

イベントの日程や場所、内容などをスケジュールに登録し、関係者間で共有することで、準備作業の進捗状況が把握しやすくなります。タスクの割り振りもスケジュール上で行えるため、担当者の責任が明確になります。

また、イベント当日の運営スケジュールを予定表で管理することで、円滑な進行が可能です。

勤務シフトの管理が必要な企業

小売業や飲食業、医療機関など、勤務シフトの管理が必要な企業では、スケジュール管理機能が役立ちます。従業員の勤務予定をスケジュールに登録することで、シフト管理が効率化されます。

空きシフトの確認や、シフト変更の調整もスムーズに実施可能です。また、勤務予定とタスクを連携させることで、適切な人員配置が可能になります。

リモートワークを推進する企業

リモートワークを推進する企業にとっても、スケジュール管理機能は欠かせないツールです。

オフィスに集まらずに業務を遂行する際、メンバーの予定を把握すること欠かせません。Web会議の日程調整や、タスクの進捗管理にスケジュール機能を活用することで、円滑なコミュニケーションが可能になります。

また、クラウド型のグループウェアを使えば、場所を問わずにスケジュールの確認や更新ができるため、リモートワークにも最適です。

スケジュール管理でコミュニケーションを促進しよう

スケジュール管理機能が搭載されたグループウェアを選ぶ際には、搭載された機能や使い勝手などに注目しましょう。

スケジュール管理機能を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

スケジュール管理機能を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算にあわせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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