人事管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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中小企業が抱える人事管理の課題
人事管理システムを導入していない中小企業が抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの人事管理システムで解決できる可能性があります。
人事労務管理のリソースが足りていない
中小企業では、人事労務管理の人員が十分に確保されていないケースが多くあります。企業によっては、人数の少なさから人事労務管理と経理業務を兼任していることもあるでしょう。
この場合、少数の人員で広範囲な業務を分担しなければならず、担当者の負担が大きくなりがちです。中小企業では紙やExcelといったアナログな方法で情報の管理を行っていることも多く、転記や集計業務を行うだけでも時間がかかります。
年末調整の時期は、通常の業務にくわえて年末調整の計算や各種書類の作成などを行う必要があり、とくに人事担当者の大きな負担であるケースも考えられるでしょう。
採用や人材育成の課題
中小企業では、知名度の低さから求職者の関心を集めにくく、優秀な人材の確保が難しい傾向があります。採用活動に十分な予算や専任担当者を確保できないことも多く、求人広告の出稿や選考プロセスの効率化も課題となります。
入社後の早期離職も問題です。企業の実態と求職者の期待にギャップがある場合、短期間で退職してしまうケースもすくなくありません。
人材育成面では、日常業務の多忙さから計画的な研修や教育をする余裕がない状況です。中小企業では OJT が中心となります。これは指導者のスキルや経験に依存しやすく、属人的になりがちです。結果、従業員の成長にばらつきが生じ、組織全体のスキル向上が進まない課題があります。
勤怠管理の課題
勤怠管理 においても、中小企業特有の課題が存在します。紙のタイムカードや手作業での集計が主流の企業では、業務の負担が大きくなりがちです。手入力によるデータミスが発生しやすく、正確な勤怠管理が難しいといった問題もあります。
また中小企業では、テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方に対応する仕組みが整っていないため、制度導入に踏み切れない企業も多く見られます。
人事管理システムの導入が適している企業
人事管理システムはすべての企業にとって有効なツールですが、とくに導入の効果が高い企業には共通した特徴があります。システム導入が向いている中小企業のタイプを紹介します。
人事業務の属人化が進んでいる企業
人事に関する情報や業務が一部の担当者に依存し、他のメンバーでは対応が難しい状態の企業では、業務の属人化が進んでいるといえます。たとえば、担当者が不在になると給与計算が止まってしまう、勤怠管理が後回しになるなどのケースが見られます。
このような状況では、情報を一元化し、誰でもアクセス・対応できる環境を整えることが重要です。人事管理システムを導入することで業務の標準化が進み、担当者の負担軽減や引き継ぎの効率化につながります。
従業員数が増加し業務が煩雑化している企業
従業員が20名、30名と増えるにつれて、入退社手続きや勤怠・評価の管理にかかる負荷が高まります。管理用のスプレッドシートや紙の台帳では対応しきれず、ミスや抜け漏れが発生しやすくなる状況です。
こうした企業には、人事情報を一元管理できるシステムの導入が効果的です。情報の整理と効率化が進み、担当者の工数削減やデータの活用による組織運営の精度向上が期待できます。
人事戦略に力を入れたいと考えている企業
人材の定着率を高めたい、スキルや評価をもとにした配置を行いたいといった、戦略的な人事に取り組みたい企業にも人事管理システムは適しています。たとえば、従業員の目標管理や評価を見える化したいニーズがある場合です。
人事管理システムを導入すれば、定量的なデータの蓄積や分析が可能になり、感覚ではなく根拠に基づいた判断が行えます。組織全体の方向性を支える基盤として、システムは有効に機能します。
中小企業ならではの人事管理システムの選び方
中小企業が人事管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。
前提：中小企業の人事管理システムはクラウド型がおすすめ
人事管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネット経由で利用し、ベンダー側がサーバーを管理します。一方、オンプレミス型はシステムを買い切りで導入し、自社内にサーバーを設置・運用するタイプです。
限られたリソースで最大限の効果を求める中小企業には、クラウド型が現実的で合理的な選択肢です。
社内にIT専任者がいなくても運用でき、サーバー保守やセキュリティ対策の負担がありません。法改正や制度変更にも自動で対応し、アップデート作業も不要です。
月額数千円から始められるためスモールスタートが可能で、複数拠点やテレワークにも対応できます。いつでもどこでも情報へアクセスできる利便性があります。
導入目的に合った機能やシステムかの確認
人事管理システムを導入する際には、自社が抱える課題や目的を明確にすることが重要です。人事管理システムは種類ごとに得意領域が異なります。勤怠管理や評価管理、採用管理など、自社に必要な機能をリスト化し、それを満たすシステムを選ぶ必要があります。
たとえばテレワーク対応が必要なら、クラウド型で勤怠管理が可能なシステムを選ぶといった視点が必要です。
人事管理システムの機能や種類を詳しく知りたい方は、 人事管理システムのおすすめ比較・選び方記事 を参考にしてください。
機能の優先順位と拡張性の確認
人事管理システムには、人事情報の一元管理、給与計算、勤怠管理、タレントマネジメントなど、さまざまな機能があります。
しかし、中小企業にとってすべての機能が必要とは限りません。自社の規模や業務フローに応じて、必要な機能を取捨選択することが大切です。
また、将来的に必要となる機能やユーザー数を見据えたうえで、柔軟に拡張できるシステムを選定するのも良い選択です。
本記事では、記事内で紹介するおすすめの11製品について、給与計算機能、評価管理機能、タレントマネジメント機能、勤怠管理機能の有無を比較表でまとめています。比較検討の際にご活用ください。
既存システムとの連携有無の確認
すでに使用している給与計算ソフトや勤怠管理システムがある場合、新しく導入する人事管理システムとの連携が可能かを確認する必要があります。
システム間のデータ連携がスムーズに行われることで、業務の効率化につながり、手入力によるミスも防止できます。API連携の有無やデータのインポート・エクスポート機能についても、事前にチェックしておくとよいでしょう。
業務の兼務前提でも使いこなせる操作性かの確認
中小企業では、複数の部門を兼務する職種が発生しやすいです。専門外の業務を担当する場面も少なくありません。そのため、繁忙期や慣れない領域でも迷わず操作できるシステムであることが重要です。
導入前には無料トライアルやデモ版を活用し、管理者だけでなく実際に利用する現場の従業員にも試用してもらうとよいでしょう。現場の声を取り入れることで、誰でも使いやすい操作性かを判断できます。
サポート体制の充実度の確認
人事管理システムのサポート体制が充実していることで、導入後のトラブルや操作に困った際の対応が迅速に行えます。中小企業では、専任のITサポート担当がいないことも多いため、ベンダー側のしっかりとしたサポートが重要です。
マニュアルやFAQが充実した、電話やチャットで即時対応可能なシステムを選ぶようにしましょう。
コストと導入効果のバランスの確認
人事管理システムの導入には、初期費用とランニングコストが発生します。自社の予算内で導入可能かどうかを確認するとともに、費用に見合った効果が期待できるかを検討することが重要です。
機能ごとに料金が設定されているシステムの場合、不要な機能を省くことでコストを抑えられる可能性もあります。無料トライアルやデモ版が用意されている場合は、実際に試してみることで、操作感や機能の適合性を確かめてみるのがよいでしょう。
「中小企業向けの評価管理システムを探している」「まずは勤怠管理の効率化に注力したい」といった要望がある場合は、課題に応じた特化システムから選ぶことも検討しましょう。それぞれの中小企業向けシステムを紹介している記事を参考にしてください。
中小企業におすすめの人事管理システム比較11選
中小企業におすすめできる人気の人事管理システムの中でも、クラウド型（SaaS）のものに絞って紹介します。各システムの口コミや評判も紹介しているため、ぜひ選定の際の参考にしてください。
| 月額目安 | 給与計算機能 | 評価管理機能 | タレントマネジメント | 勤怠管理機能 | |
|---|---|---|---|---|---|
| カオナビ | 要問い合わせ | △（連携） | ◯ | ◯ | △（連携） |
| HRMOS タレントマネジメント | 要問い合わせ | △（連携） | ◯ | ◯ | △（連携） |
| HRBrain | 要問い合わせ | △（連携） | ◯ | ◯ | △（連携） |
| freee人事労務 | 2,000円/月〜 | ◯ | △（連携） | △（連携） | ◯ |
| SmartHR タレントマネジメント | 要問い合わせ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| あしたのクラウドHR | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ◯ | ◯ | 要問い合わせ |
| MFクラウド人事管理 | 6,480円/月 | △（連携） | ◯ | △（連携） | △（連携） |
| ジンジャー人事労務 | 300円〜/ID | △（連携） | △（連携） | ◯ | △（連携） |
| YESOD アカウントコントロール | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ◯ | 要問い合わせ |
| 人事管理ナビゲーター | 3,300円〜/月 | 要問い合わせ | △（連携） | ◯ | 要問い合わせ |
| EXPLANNER／Ax | 要問い合わせ | △（連携） | ◯ | ◯ | △（連携） |
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カオナビ
カオナビは従業員の個性・才能を発掘し、戦略人事を図れる、中小企業におすすめのタレントマネジメントシステムです。カオナビには、次のような特徴があります。
- 顔画像表示の組織図シミュレーション機能搭載
- 勤怠管理システムや給与計算ソフトなどさまざまなサービスと連携可能
- 二重管理にありがちな煩雑さを既存の基幹システムと併用しても回避
カオナビを利用した中小企業の口コミ
サポートのおかげで理解はできるようはなりましたが、決して簡単ではないことをお伝えしておきます。
HRMOSタレントマネジメント
HRMOSタレントマネジメントは、従業員のスキルや活躍を可視化するタレントマネジメントシステムです。HRMOSタレントマネジメントには、次のような特徴があります。
- 中小企業の人事業務の効率化から人事戦略の立案および実行まで幅広くサポート
- 人材検索や従業員データベースなど人事管理に便利な機能が豊富
- 目標管理、スキル管理、人材データ分析などを搭載
HRMOSタレントマネジメントを利用した中小企業の口コミ
また組織ツリーや社員数がほぼリアルタイムに確認できるようになりました。入退社・育産休によるデータ更新の際にもリマインドを設定しており、人事労務担当者の作業の漏れがかなり削減できています。
HRBrain
HRBrainは、労務管理からタレントマネジメントまでを実現する、人事マネジメントシステムです。HRBrainには、次のような特徴があります。
- 人材データを一元管理・分析するデータベース
- 組織診断サーベイ・パルスサーベイ、ストレスチェック、人事評価機能も利用可能
- 中小企業のポテンシャル人材を把握できる
HRBrainを利用した中小企業の口コミ
freee人事労務
freee人事労務は、労務の人的なミスをゼロにすることを目的とした、中小企業向けクラウド型人事労務サービスです。freee人事労務には、次のような特徴があります。
- 勤怠管理や給与管理機能を搭載
- 入退社手続きや年末調整など労務業務を効率化
- 今やるべきことが可視化され作業漏れを防ぐ
freee人事労務を利用した中小企業の口コミ
SmartHRタレントマネジメント
SmartHRタレントマネジメントは、従業員の人事情報を管理できるクラウド型タレントマネジメントシステムです。SmartHRタレントマネジメントには、次のような特徴があります。
- 目標・評価管理や配置シミュレーション、スキル管理など人事管理機能が豊富
- さまざまなプリセットレポートで人事データを可視化
- 学習管理機能で中小企業の人材育成までサポート
SmartHRタレントマネジメントを利用した中小企業の口コミ
また年末調整等の申請が完結する点も良い
あしたのクラウドHR
あしたのクラウドHRは、社員データベースを構築できる中小企業におすすめの人事管理システムです。あしたのクラウドHRには、次のような特徴があります。
- 社員の情報を顔写真とともにデータベース管理
- 評価・目標管理の機能が充実
- 導入前に評価制度の見直しのアドバイスが可能
あしたのクラウドHR を利用した中小企業の口コミ
そのため、「３」を付けるか迷いました。
しかし、目標などの自分で記載する項目では、自動添削機能がついており、
その機能が便利なので、１つあげて「４」とする。
マネーフォワード クラウド人事管理
マネーフォワード クラウド人事管理は、従業員情報や組織情報を一元管理する人事管理ツールです。マネーフォワード クラウド人事管理には、次のような特徴があります。
- 担当者が自由に従業員向けの収集フォームを作成できる
- 登録情報はマネーフォワード クラウドの各種システムとリアルタイムに連携
- カスタム項目や履歴管理、権限管理、組織機能など柔軟な人事管理が可能
マネーフォワード クラウド人事管理を利用した中小企業の口コミ
ジンジャー人事労務
ジンジャー人事労務は、従業員情報や組織情報を一元管理できる人事管理システムです。ジンジャー人事労務には、次のような特徴があります。
- 従業員情報を1ページでまとめて確認可能
- 顔写真と名前を見ながら過去や未来の日付の組織情報を確認できる
- 別途、給与・経費・勤怠・評価などの人事管理効率化ツールを展開
ジンジャー人事労務を利用した中小企業の口コミ
YESODアカウントコントロール
YESODディレクトリサービスは、人・組織マスタ不在問題を解決する次世代データハブとなる人材管理システムです。YESODディレクトリサービスには、次のような特徴があります。
- 分散管理されている人・組織情報を人事ライフサイクルにもとづき一元管理
- 将来の日付を指定した組織図シミュレーションができる
- 入退職予定や組織変更などの条件ベースで出力が可能
人事管理ナビゲーター
人事管理ナビゲーターは、自社に必要な情報だけを自由に設定し効率的な情報管理ができる人事労務サービスです。人事管理ナビゲーターには、次のような特徴があります。
- 自社に必要な項目を自由に設定できる柔軟性で対応
- ITが苦手でも使いやすいシンプル設計で業務効率化
- コストを抑えた導入／運用で負担を軽減
人事システム EXPLANNER／Ax
人事システム EXPLANNER/Axは基盤ERPの一部であり、顧客のニーズに合わせて柔軟に導入可能な人事管理システムです。人事システム EXPLANNER/Axには、次のような特徴があります。
- 多様な給与形態や複雑な計算式に柔軟に対応可能
- 人材データ一元管理と組織／グループ会社管理
- 周辺サービス連携で業務効率化を支援
中小企業が人事管理システムを導入するメリット
中小企業が人事管理システムを導入するメリットについて、詳しく解説します。
人事労務管理の効率化
人事管理業務には、勤怠管理や給与計算、労務手続きなど、多くの時間と手間がかかります。中小企業は、人事管理システムを導入することで、リソースが限られたなかで人事労務管理の効率化が図れます。
人事情報をシステムで一元的に管理できるため、手作業によるミスを削減して、必要な情報を迅速に検索・活用可能です。
また、労働基準法や社会保険関連の法改正は頻繁に行われているため、中小企業の人事担当者は都度対応しなければなりません。人事管理システムを導入すれば、最新の法令に対応した勤怠管理や給与計算が自動化され、労働時間や残業の法令違反のリスクを低減できます。
勤怠管理システムを活用すれば、労働時間の適正な記録や、有給休暇の管理も容易になり、中小企業の従業員のワークライフバランス改善にもつながります。
人材採用の効率化
中小企業は人事管理システムや採用管理システムを導入することで、採用業務の効率化が可能です。求人情報の管理や応募者の選考プロセスを一元化し、適切な人材のスクリーニングが可能になります。
中小企業では採用に割けるリソースが限られているため、面接日程の調整や履歴書の管理をシステム化することで、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
また、採用管理システムのデータを活用して採用の成功パターンを分析し、より効果的な求人戦略を立てることも期待できます。これにより、求職者とのミスマッチを減らし、定着率の向上にもつながるでしょう。
適正な人材配置
中小企業は、タレントマネジメントシステムを導入すれば、適正な人材配置もできるようになります。
タレントマネジメントシステムは従業員のスキルや評価、過去の業務経験といったデータを蓄積・分析し、最適な配置やキャリアプランの策定を支援する人事管理システムです。
システムによっては、人材配置のシミュレーション機能や必要な人材の検索機能があるため、効率的に人材配置を考えられるでしょう。
中小企業はデータにもとづいた意思決定が可能になるため、感覚的な判断ではなく、客観的なデータをもとにした人材マネジメントを実現できます。
人材育成の強化
従業員の成長は企業の発展に直結しますが、中小企業では教育や研修に割ける時間や予算が限られていることが多いです。
人事管理システムを導入することで、従業員のスキルや研修履歴をデータとして管理でき、必要な研修を適切なタイミングで提供可能になります。
eラーニングやオンライン研修の導入や進捗管理が容易になり、従業員一人ひとりの成長をサポートできます。これにより、組織全体のスキル向上が促進され、中小企業の競争力強化にもつながるでしょう。
従業員満足度の向上
中小企業は人事管理システムを導入することにより、給与明細のオンライン確認や、有給休暇の申請・承認プロセスの簡素化が可能です。これにより、従業員の利便性が向上し、業務負担の軽減につながります。
また、透明性の高い評価制度やキャリア支援が整うことで、従業員のモチベーション向上にも寄与します。結果として、中小企業における長期的な人材定着にも良い影響を与えるでしょう。
人事管理システム導入時の注意点
人事管理システムは多くのメリットをもたらしますが、導入にあたってはいくつかの注意点もあります。中小企業が導入を成功させるためには、事前にリスクや課題を把握することが大切です。
初期コストを見積もっておく必要がある
人事管理システムの導入には、初期費用や月額利用料だけでなく、設定や導入支援、既存業務との調整など多くの工数がかかります。従業員への操作説明も必要です。準備不足のまま進めると予算超過やスケジュール遅延を招く恐れがあります。
また、システムが社内に定着するまでには時間がかかる可能性もあります。とくにITリテラシーに懸念がある現場では操作に戸惑いが生じ、活用が進まないまま運用が停滞することもあります。
十分に使いこなせなければ導入効果が得られず、コストが無駄になる可能性もあるため、段階的な教育やフォロー体制を整えることが重要です。
システムに依存しすぎるリスクがある
人事管理システムは業務を効率化する便利なツールですが、すべてをシステム任せにすると、人材の目利きや現場の判断力が弱くなるかもしれません。とくに定量データに偏りすぎると、現場感覚とのズレが生じることがあります。
結果として、数値だけを重視した不適切な評価や配置が行われるリスクが高まります。
また、万が一システムに障害が発生した場合に、対応できるスキルや仕組みが社内にないと、業務全体が停滞する原因にもなりかねません。
万が一の際の対応策の検討や、現場の人材育成も十分に行う必要があります。
中小企業が人事管理システムを導入する際によくある質問
中小企業が人事管理システムを導入する際によくある質問に答えます。ここで疑問を解消し、システム導入を推し進めましょう。
人事管理システムにかかる費用はどのくらいですか？
人事管理システムの費用相場は、初期費用が無料から数百万円まで幅があります。月額費用は1ユーザーあたり数百円程度が一般的です。ただし、実際の金額は従業員数や会社規模、導入する機能によって大きく変動します。
無料の人事管理ソフトはありますか？
無料プランを用意している人事管理システムもありますが、多くの場合は利用できる機能が制限されています。一方で、ほとんどのシステムでは無料トライアルが実施されており、導入前に操作感や機能を試せます。まずは無料トライアルで自社に合うか見極めるのがおすすめです。
無料で使える人事管理システムはこちらの記事で紹介しています。無料版と有料版の違い、有料版を検討すべきケースも解説しています。
導入目的と機能を見極めて、人事管理システムを選ぼう
人事管理システムを選ぶ際は、自社の目的に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、導入コストやサポート体制などを確認して比較検討することが重要です。
ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。
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