中小企業向け「人事管理システム」おすすめ9選！選定のポイントと導入のメリット

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中小企業が抱える人事管理の課題

人事管理システムを導入していない中小企業が抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの人事管理システムで解決できる可能性があります。

人事労務管理のリソースが足りていない

中小企業では、人事労務管理の人員が十分に確保されていないケースが多くあります。企業によっては、人数の少なさから人事労務管理と経理業務を兼任していることもあるでしょう。

この場合、少数の人員で広範囲な業務を分担しなければならず、担当者の負担が大きくなりがちです。中小企業では紙やExcelといったアナログな方法で情報の管理を行っていることも多く、転記や集計業務を行うだけでも時間がかかります。

年末調整の時期は、通常の業務にくわえて年末調整の計算や各種書類の作成などを行う必要があり、とくに人事担当者の大きな負担になっているケースも考えられるでしょう。

採用の課題

中小企業は知名度が低いため、大企業に比べて求職者の関心を引きにくく、優秀な人材を確保するのが難しいという課題があります。中小企業では、採用活動に十分な予算や専任の担当者を割けないことが多く、求人広告の出稿や選考プロセスの効率化が課題となっています。

採用後の早期離職も課題の一つです。企業の実態と求職者の期待にギャップがある場合、入社後すぐに退職してしまうケースが少なくありません。

人材育成の課題

中小企業では人事担当者の役割が多岐にわたり、日常的に業務が忙しいため、計画的な研修や教育の機会を提供するのが難しい現実があります。

とくに、OJTが中心となる中小企業では、指導担当者のスキルや経験に依存しがちで、属人的な育成になりやすい傾向が強いです。その結果、従業員の成長にばらつきが生じ、企業全体のスキルアップが進まないといった問題が発生しています。

人事評価制度の課題

人事評価制度に関しても、多くの中小企業が課題を抱えています。評価基準が曖昧なまま紙やExcelによって運用されているケースも多く、公平性や透明性が欠けることによって従業員のモチベーション低下を招いています。

また、評価結果を給与や昇進にどのように反映させるかが明確でない企業では、従業員の成長意欲が低下し、長期的な人材定着に影響を及ぼしているケースが少なくありません。

勤怠管理の課題

勤怠管理においても、中小企業特有の課題が存在します。紙のタイムカードや手作業での集計が主流の企業では、業務の負担が大きくなりがちです。手入力によるデータミスが発生しやすく、正確な勤怠管理が難しいといった問題もあります。

また中小企業では、テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方に対応する仕組みが整っていないため、制度導入に踏み切れない企業も多く見られます。

労務管理の課題

労務管理に関しても、多くの中小企業が負担を感じています。労働基準法をはじめとする各種法令の遵守は重要ですが、法改正が頻繁に行われるため、リソースが限られている中小企業では、最新のルールに適応するのが難しい場合が少なくありません。

就業規則の改定や労働時間の適正な管理、有給休暇の取得義務など、コンプライアンスを守るための対応には多くの時間とコストがかかります。社会保険や労働保険の手続きも煩雑であり、専門知識が求められるため、中小企業では人事担当者の負担が過大になりがちです。

中小企業が人事管理システムを導入するメリット

中小企業が人事管理システムを導入するメリットについて、詳しく解説します。

人事労務管理の効率化

人事管理業務には、勤怠管理や給与計算、労務手続きなど、多くの時間と手間がかかります。中小企業は、人事管理システムを導入することで、リソースが限られた中で人事労務管理の効率化が図れます。人事情報をシステムで一元的に管理できるため、手作業によるミスを削減して、必要な情報を迅速に検索・活用可能です。

また、労働基準法や社会保険関連の法改正は頻繁に行われているため、中小企業の人事担当者はその都度対応しなければなりません。人事管理システムを導入すれば、最新の法令に対応した勤怠管理や給与計算が自動化され、労働時間や残業の法令違反のリスクを低減できます。勤怠管理システムを活用すれば、労働時間の適正な記録や、有給休暇の管理も容易になり、中小企業の従業員のワークライフバランス改善にもつながります。

人材採用の効率化

中小企業は人事管理システムや採用管理システムを導入することで、採用業務の効率化が可能です。求人情報の管理や応募者の選考プロセスを一元化し、適切な人材のスクリーニングが可能になります。中小企業では採用に割けるリソースが限られているため、面接日程の調整や履歴書の管理をシステム化することで、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

また、採用管理システムのデータを活用して採用の成功パターンを分析し、より効果的な求人戦略を立てることも期待できます。これにより、求職者とのミスマッチを減らし、定着率の向上にもつながるでしょう。

適正な人材配置が行える

中小企業は、タレントマネジメントシステムを導入すれば、適正な人材配置もできるようになります。タレントマネジメントシステムは従業員のスキルや評価、過去の業務経験といったデータを蓄積・分析し、最適な配置やキャリアプランの策定を支援する人事管理システムです。システムによっては、人材配置のシミュレーション機能や必要な人材の検索機能があるため、効率的に人材配置を考えられるでしょう。

中小企業はデータにもとづいた意思決定が可能になるため、感覚的な判断ではなく、客観的なデータをもとにした人材マネジメントを実現できます。

効率的で公平な人事評価が行える

中小企業でも、人事評価システムを活用することで、効率的で公平な評価を行いやすくなります。評価シートの作成はもちろん、配布や回収から進捗管理、リマインドまで自動で行ってくれるため、人事評価にかかる業務の時間を短縮可能です。

人事評価システムは、収集した評価情報の収集・分析が可能なので、現状の人事評価制度の見直しも可能です。システムによっては、評価シートの曖昧な表現を指摘する機能や、評価の偏りを防ぐ機能などもあり、透明性のある人事評価を実現できるでしょう。

透明性のある人事評価は、従業員も結果に納得しやすく、今後どのように業務へ取り組むべきかも明らかになるため、モチベーションの向上や離職率の低下も期待できます。

人材育成の強化

従業員の成長は企業の発展に直結しますが、中小企業では教育や研修に割ける時間や予算が限られていることが多いです。

人事管理システムを導入することで、従業員のスキルや研修履歴をデータとして管理でき、必要な研修を適切なタイミングで提供可能になります。eラーニングやオンライン研修の導入や進捗管理が容易になり、従業員一人ひとりの成長をサポートできます。これにより、組織全体のスキル向上が促進され、中小企業の競争力強化にもつながるでしょう。

従業員満足度の向上

中小企業は人事管理システムを導入することにより、給与明細のオンライン確認や、有給休暇の申請・承認プロセスの簡素化が可能です。これにより、従業員の利便性が向上し、業務負担の軽減につながります。

また、透明性の高い評価制度やキャリア支援が整うことで、従業員のモチベーション向上にも寄与します。結果として、中小企業における長期的な人材定着にも良い影響を与えるでしょう。

中小企業が人事管理システムを選定する際のポイント

中小企業が人事管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

導入目的にあったシステムか

人事管理システムを導入する際には、自社が抱える課題や目的を明確にすることが重要です。人事管理システムは種類ごとに得意領域が異なります。勤怠管理や人事評価、採用管理など、自社に必要な機能をリスト化し、それを満たすシステムを選ぶ必要があります。たとえばテレワーク対応が必要なら、クラウド型で勤怠管理が可能なシステムを選ぶといった視点が必要です。

機能の優先順位と拡張性

人事管理システムには、人事情報の一元管理・給与計算・勤怠管理・採用管理・人事評価・タレントマネジメントなど、さまざまな機能があります。しかし、中小企業にとってすべての機能が必要とは限りません。自社の規模や業務フローに応じて、必要な機能を取捨選択することが大切です。また、将来的に必要となる機能やユーザー数を見据えたうえで、柔軟に拡張できるシステムを選定するのも良い選択です。

システムの使いやすさ

操作性が高く、従業員が簡単に使える人事管理システムかも選定の際の重要なポイントです。ITに不慣れな従業員が多い中小企業の場合は、直感的に操作できるユーザーインターフェースを備えたシステムを選ぶことが望ましいです。無料トライアルやデモ版を試用し、管理者だけでなく現場従業員の意見も聞いて選ぶようにしましょう。

外部システムとの連携

すでに使用している給与計算ソフトや勤怠管理システムがある場合、新しく導入する人事管理システムとの連携が可能かを確認する必要があります。システム間のデータ連携がスムーズに行われることで、業務の効率化につながり、手入力によるミスも防止できます。API連携の有無やデータのインポート・エクスポート機能についても、事前にチェックしておくとよいでしょう。

サポート体制の充実度

人事管理システムのサポート体制が充実していることで、導入後のトラブルや操作に困った際の対応が迅速に行えます。中小企業では、専任のITサポート担当がいないことも多いため、ベンダー側のしっかりとしたサポートが重要です。マニュアルやFAQが充実した、電話やチャットで即時対応可能なシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策

人事情報は企業にとって機密性の高いデータです。そのため、人事管理システムに適切なセキュリティ対策が施されているかを確認することが不可欠です。データの暗号化やアクセス権限の設定、多要素認証の対応状況などを確認し、安全に運用できるシステムを選ぶようにしましょう。

クラウド型システムの場合は、データセンターのセキュリティ基準やバックアップ体制についても調べておくことをおすすめします。

コストと導入効果のバランス

人事管理システムの導入には、初期費用とランニングコストが発生します。自社の予算内で導入可能かどうかを確認するとともに、費用に見合った効果が期待できるかを検討することが重要です。

機能ごとに料金が設定されているシステムの場合、不要な機能を省くことでコストを抑えられる可能性もあります。無料トライアルが用意されている場合は、実際に試してみることで、操作感や機能の適合性を確かめてみるのがよいでしょう。

中小企業におすすめの人事管理システム比較9選

中小企業におすすめできる人気の人事管理システム・人事評価システムを、クラウド型（SaaS）を中心に紹介します。各システムの口コミや評判も紹介しているため、ぜひ選定の際の参考にしてください。

カオナビは従業員の個性・才能を発掘し、戦略人事を図れる、中小企業におすすめのタレントマネジメントシステムです。カオナビには、次のような特徴があります。

• 顔画像表示の組織図シミュレーション機能搭載
• 勤怠管理システムや給与計算ソフトなどさまざまなサービスと連携可能
• 二重管理にありがちな煩雑さを既存の基幹システムと併用しても回避

HRMOSタレントマネジメントは、従業員のスキルや活躍を可視化するタレントマネジメントシステムです。HRMOSタレントマネジメントには、次のような特徴があります。

• 中小企業の人事業務の効率化から人事戦略の立案および実行まで幅広くサポート
• 人材検索や従業員データベースなど人事管理に便利な機能が豊富
• 目標管理、スキル管理、人材データ分析などを搭載

HRBrainは、労務管理からタレントマネジメントまでを実現する、人事マネジメントシステムです。HRBrainには、次のような特徴があります。

• 人材データを一元管理・分析するデータベース
• 組織診断サーベイ・パルスサーベイ、ストレスチェック、人事評価機能も利用可能
• 中小企業のポテンシャル人材を把握できる

freee人事労務は、労務の人的なミスをゼロにすることを目的とした、中小企業向けクラウド型人事労務サービスです。freee人事労務には、次のような特徴があります。

• 勤怠管理や給与管理機能を搭載
• 入退社手続きや年末調整など労務業務を効率化
• 今やるべきことが可視化され作業漏れを防ぐ

SmartHRタレントマネジメントは、従業員の人事情報を管理できるクラウド型タレントマネジメントシステムです。SmartHRタレントマネジメントには、次のような特徴があります。

• 人事評価や配置シミュレーション、スキル管理など人事管理機能が豊富
• さまざまなプリセットレポートで人事データを可視化
• 学習管理機能で中小企業の人材育成までサポート

あしたのクラウドHRは、社員データベースを構築できる中小企業におすすめの人事評価システムです。あしたのクラウドHRには、次のような特徴があります。

• 社員の情報を顔写真とともにデータベース管理
• 人事評価や目標管理の機能が充実
• 導入前に人事評価制度の見直しのアドバイスが可能

マネーフォワード クラウド人事管理は、従業員情報や組織情報を一元管理する人事管理ツールです。マネーフォワード クラウド人事管理には、次のような特徴があります。

• 担当者が自由に従業員向けの収集フォームを作成できる
• 登録情報はマネーフォワード クラウドの各種システムとリアルタイムに連携
• カスタム項目や履歴管理、権限管理、組織機能など柔軟な人事管理が可能

ジンジャー人事労務は、従業員情報や組織情報を一元管理できる人事管理システムです。ジンジャー人事労務には、次のような特徴があります。

• 従業員情報を1ページでまとめて確認可能
• 顔写真と名前を見ながら過去や未来の日付の組織情報を確認できる
• 別途、給与・経費・勤怠・人事評価などの人事管理効率化ツールを展開

YESODディレクトリサービスは、人・組織マスタ不在問題を解決する次世代データハブとなる人材管理システムです。YESODディレクトリサービスには、次のような特徴があります。

• 分散管理されている人・組織情報を人事ライフサイクルにもとづき一元管理
• 将来の日付を指定した組織図シミュレーションができる
• 入退職予定や組織変更などの条件ベースで出力が可能

人事管理システムは比較検討して導入しよう

人事管理システムを選ぶ際は、自社の目的に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、導入コストやサポート体制などを確認して比較検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

人事管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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