大企業向けのグループウェアおすすめ9選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

大企業が抱える情報共有の課題

グループウェアを導入していない大企業が情報共有で抱えている課題について解説します。これらの課題は、業務効率の低下や情報の断片化、コミュニケーションの混乱など、大企業の生産性や競争力に悪影響を及ぼします。

情報の断片化と可視性の低下

大企業では、情報がさまざまな場所に分散してしまうことが多いです。たとえば、メール、個別のファイルサーバー、紙ベースの文書など、さまざまな方法で情報が管理されています。このような状況では、必要な情報を迅速に見つけることが難しくなり、業務効率が低下します。また、情報が部門ごとに独立して管理されるため、全社的な視点での情報共有も困難です。

コミュニケーションの非効率

グループウェアを導入していない大企業では、従業員間のコミュニケーションは主にメールや電話に依存するため、情報が一元管理されず、情報の伝達ミスや重複が発生しやすくなります。同じ情報が何度もやり取りされることが増え、業務スピードの低下が起こります。

とくに、大規模なプロジェクトや複数の部門が関与するタスクでは、コミュニケーションの非効率により失敗につながることも少なくありません。

知識の蓄積と共有が困難

グループウェアがない場合、個々の従業員が持つ知識や経験を組織全体で共有することが難しくなります。知識が属人化するため、従業員が退職したり異動したりすると、貴重なノウハウが失われるリスクが高まるでしょう。

また、新入社員が迅速に業務に適応するための情報やリソースを得ることが困難になるため、人材の戦力化が長引くことがあります。

意思決定が遅れる

大企業では多数の関係者や承認者が存在し、意思決定の過程や結果が不透明になりやすいため、意思決定に時間を要します。たとえば、メールでのやりとりが長引いたり、承認者が不在だったり、意思決定の根拠が伝わらなかったりするケースが少なくありません。

経営層が必要な情報を迅速に収集できないため、タイムリーな意思決定が困難になります。また、情報の断片化により、経営判断のもととなるデータの精度や信頼性が低下し、適切な戦略を立案することも難しくなります。

大企業がグループウェアを導入するメリット

大企業はグループウェアを導入することで、情報共有や業務効率の向上など、さまざまなメリットが得られます。大企業がグループウェアを導入するメリットについて説明します。

情報の一元管理とアクセスの向上

グループウェアを導入することで、情報を一元管理できるようになります。従業員は必要な情報を迅速に検索し、アクセスできます。プロジェクトの進捗状況や重要な文書、会議の議事録など、すべての情報が一つのプラットフォーム上で管理されるため、情報の見落としや重複の防止が可能です。

また、権限管理機能により、適切な情報に対するアクセス制御が行えるため、セキュリティ面でも安心です。

コミュニケーションの効率化とコラボレーションの強化

グループウェアは、従業員間のコミュニケーションを効率化し、コラボレーションを促進します。チャット機能やWeb会議、ファイル共有機能などが統合されているため、リアルタイムでの情報共有や意見交換が容易です。部門間やチーム間の壁が低くなり、共同作業がスムーズに行えるようになるでしょう。

とくにテレワーク環境では、グループウェアの活用が重要となり、物理的な距離を超えた円滑なコミュニケーションが実現します。

知識の蓄積と共有の促進

グループウェアは、企業内の知識を効率的に蓄積し、共有するためのプラットフォームとしても有効です。ポータルやFAQ、フォーラム機能などを活用することで、従業員が持つノウハウや経験を組織全体で共有可能です。

従業員は過去の事例や資料を容易に参照でき、新しいアイデアや解決策を生み出すことにつながります。また、ナレッジ共有の促進により、業務の標準化や品質向上も期待できます。

稟議にかかる工数を削減

グループウェアのワークフロー機能を活用することで、申請や承認プロセスを自動化し、手続きの迅速化が図れます。たとえば、経費精算や出張申請をグループウェアで行うことで、紙やメールでのやりとりを減らし手間を削減可能です。

また、プロジェクト管理機能により、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、リソースの最適配分やスケジュール管理が容易になります。これにより、業務のボトルネックが解消され、生産性の向上が期待できるでしょう。

スケジュール共有による調整作業の削減

グループウェアでは、社員や部署のスケジュールを共有できるため、調整作業の削減ができます。グループウェアで空いている時間を見つけて施設や設備を予約すれば、電話やメールでのやりとりを減らせて、時間を有効に活用できます。スケジュールの変更やキャンセルもすぐに通知が届くため、混乱を防げるでしょう。

大企業がグループウェアを導入する際のデメリット

大企業がグループウェアを導入することには多くのメリットがありますが、一方でデメリットや課題も存在します。大企業がグループウェアを導入する際の主なデメリットについて解説します。

高いコスト

大企業ではユーザー数が多いため、グループウェアの導入費用とランニングコストが高額になる可能性が高いです。エンタープライズプランの割引を含め、複数のグループウェアのベンダーに見積もりを問い合わせましょう。

あわせて、ソフトウェアの更新費用やサポート費用、システム管理者の人件費、セキュリティ対策の費用などについても試算することが重要です。

システムダウンのリスク

グループウェアに業務プロセスを依存させることで、システム障害や停止が業務全体に大きな影響を及ぼすリスクがあります。

とくにグループウェアがシステムダウンした場合、企業全体の業務が停止する可能性があり、これが大きな損失となることがあります。そのため、信頼性の高いシステムの導入とバックアッププランの整備が重要です。

ベンダーロックイン

一度特定のグループウェアを導入すると、組織はそのシステムに依存してしまいます。そのため、他のシステムへの移行が難しくなり、特定のベンダーに依存するベンダーロックインのリスクが生じます。将来的にベンダーのサービスや製品が不満足な場合でも、簡単に他のシステムに乗り換えられない可能性が少なくありません。

コミュニケーションの過負荷

グループウェアの導入により、コミュニケーションツールが増えると、逆に情報量が増えすぎて管理しきれなくなることがあります。チャットや通知機能が多すぎると、従業員が情報過多に陥り、本来の業務に集中できなくなるかもしれません。

グループウェアの多くの機能を使いこなすためには、従業員が多くの操作を学ぶ必要があり、これが業務負担となる可能性もあります。

大企業がグループウェアを選定する際のポイント

大企業がグループウェアを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

要件をもとに機能を洗い出す

まず、企業が抱える具体的な業務ニーズを明確にすることが重要です。プロジェクト管理、文書管理、コミュニケーションの改善など、何を解決したいのかをはっきりさせましょう。これにもとづいて、グループウェアが提供する機能がニーズに適合しているかを評価します。多機能であることは重要ですが、必要な機能を過不足なく備えているかが選定の決め手となります。

グループウェアの機能の詳細はこちらの記事にて解説しています。

大規模ユーザー数の対応

グループウェアが大規模ユーザーにも対応できるシステムか、エンタープライズプランがあるかを確認しましょう。とくに、一度に多数のユーザーがアクセスしてもシステムが安定しているかが重要です。

データセンターの冗長構成や複数のデータセンター間でのバックアップがあれば、ダウンタイムを最小限に抑えられ、災害時やシステム障害時のリスクを軽減できます。大量のデータやトラフィックに対しても安定したパフォーマンスを提供できるグループウェアを選びましょう。

セキュリティ対策を確認する

情報漏えいやサイバー攻撃を防ぐために、グループウェアのセキュリティ対策が十分に行われているかを確認しましょう。データの暗号化やアクセス制限、二要素認証といった機能や、ISMS認証（ISO27001）を保持しているかを確認するとよいでしょう。

他システムとの連携をチェックする

グループウェアが、社内ですでに導入しているシステムとスムーズに連携できるかも重要です。ERPやCRM、会計ソフトといったその他の業務システムとの連携が容易かを確認しましょう。とくに、APIを使用して簡単に連携できるかが重要です。

スマートフォンでの使いやすさ

テレワークが増加した近年、スマートフォンにて操作しやすいか、モバイルアプリが提供されているかのチェックも重要です。社外からのアクセスが考えられるのなら漏れなく確認しておきましょう。使いやすさは無料トライアルにて現場の社員に触ってもらうのがおすすめです。テレワークのセキュリティ観点として、ユーザー認証の方法やアクセス制限の詳細についても確認しましょう。

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グループウェアのシェアと人気サービスについては、次の記事で詳しく紹介しています。こちらもグループウェアを選ぶ際の参考にしてください。

大企業におすすめのグループウェアの機能・料金比較表

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大企業におすすめのグループウェア比較9選

大企業におすすめのグループウェアを比較紹介します。

• 大企業はもちろん、中小企業での導入も可能な汎用性
• kintoneやMicrosoft 365など幅広いシステム連携
• 日本語と英語、中国語（簡体字と繁体字）に対応

Garoon（ガルーン）は、サイボウズが提供する、多言語対応やグローバルでのセキュリティ基準を満たしていることで、国際的なビジネス展開にも対応できるグループウェアです。大企業でも管理しやすい機能を備えており、数千〜数万ユーザーでの導入実績が豊富です。きめ細やかなアクセス権管理や階層化した組織管理により、大規模な組織でも情報統制がしやすくなります。管理画面がわかりやすいので複雑なアクセス権でも直感的に設定可能です。

• 大企業向けEnterpriseプランを提供
• AIアシスタントGemini for Workspaceが利用可能
• 15以上の言語の字幕翻訳機能を備えたビデオチャット

Google Workspaceは、グーグルによるAIやセキュリティの技術を活用したグループウェアです。Gmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなどのコラボレーションツールと、AIアシスタントGemini for Workspaceが利用できます。大企業向けEnterpriseプランでは、ユーザー1人あたり5TBのストレージ、1,000人まで参加可能なビデオ会議、高度なセキュリティとコンプライアンス統制機能が提供されます。

• 官公庁や金融機関、大企業の豊富な導入実績
• 導入形態はクラウド版とパッケージ版の2種類
• 組織情報を階層化して管理でき、ドラッグ＆ドロップで簡単に変更できる

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、東証プライムのネオジャパンが提供する、業務課題を解決する機能がオールインワンで搭載されているグループウェアです。ポータル、スケジュール、ワークフロー、文書管理といったビジネスに欠かせない27の基本機能を備えています。クラウド版以外にオンプレミス向けパッケージ版も提供しており、セキュリティ要件の厳しい官公庁や金融機関、大企業に導入されています。

• 大企業向けEnterpriseプランを提供
• Windows 11 Enterpriseが利用可能
• サイバー攻撃の検出や阻止、ぜい弱性の対策が充実

Microsoft 365は、AI技術で創造性や生産性の向上を図れるグループウェアです。大企業向けEnterpriseプランでは、Windows 11 Enterpriseが含まれているほか、情報保護や脅威に対する保護、IDおよびアクセス管理といった高度なセキュリティとコンプライアンスの機能が充実しています。生産性を高める次世代AI、Copilot for Microsoft 365をアドオンとして購入可能です。

• 繰り返し登録機能をはじめスケジュール管理機能が充実
• ExcelやWord、PDF内の全文検索
• ポータル上でワークフローや掲示板を小さなウィンドウ形式で表示

ArielAirOneは、大手企業・官公庁・教育機関などのユーザー支援を通して組織全体の業務効率化を目的としたグループウェアです。スケジューラーや情報共有ポータルなど情報共有に必要な機能をオールインワンパッケージにまとめており、設定のみで利用する機能の追加・選択が可能です。グループ会社間利用を想定したアクセス権限機能も実装し、情報・ノウハウの共有と内部統制強化の両立を支援します。

• 大企業に特化したグループウェア
• 情報共有の目的や範囲に適したポータルを構成
• SmartDBやMicrosoft 365などの外部サービスと連携

InsuiteX（インスイートエックス）は、多彩なポータルでコミュニケーション課題の解決を実現する大企業向けグループウェアです。全社意識共有・コーポレート・現場の業務連絡・付加価値連鎖・事業部コアの5種類の情報共有ポータルを提供。シングルサインオン（SSO）、ユーザー・グループ管理、アクセス管理、ウィルスチェックといった情報セキュリティ機能も充実しています。

• 大企業での導入にも適していながら低価格
• SFAやワークフロー、データベースとの連携
• 自社データセンターにてデータ保管し、24時間365日サーバーを有人監視

WaWaoffice for Workspace Organizerは、自社開発のさまざまなサービスと連携できる拡張性の高いグループウェアです。SFA（営業日報）、ワークフロー、データベース、Web社内報、Webタイムカードなどの各種サービスと連携できます。自社データセンター（ISMS取得）で24時間365日有人監視による運用でセキュリティの面でも安心です。

• クラウドのフリープランを無料提供
• 5,000ユーザーを超える大規模環境にも対応
• オンプレミスとクラウドのほかLAN用デスクトップ版も

Chat&Messengerは、ビジネスチャット、Web会議、スケジュール、文書管理、ワークフロー、勤怠を統合したグループウェアです。オンプレミス向けCAMServerプランは、5,000ユーザーを超える大規模環境にも対応しており、政府機関や大手企業での多数の導入実績があります。PC稼働ログで在宅勤務状況をチェックでき、Android・iOS対応スマートフォンアプリもあるので、テレワーク環境でも効果的に利用できます。

Liferay DXP - 日本ライフレイ株式会社

• 大企業に特化したポータル作成のサービス
• 全文検索や高度な検索構文、ファセット検索
• カスタマイズ可能な標準機能が豊富で

Liferay DXPは、要件に合わせた社内ポータルを構築できる大企業向けグループウェアです。カスタマイズ可能な70以上の標準機能を備え、ポータルサイトをオンプレミス、プライベートクラウド、PaaS、SaaSで構築・運用できます。サーバーインスタンス単位といった大規模利用向けの料金体系により、ユーザー数の増加に伴うコスト増加を心配する必要がありません。

大企業向けのグループウェアは比較して検討しよう

大企業におすすめのグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。下のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできます。ぜひサービス選定の参考にしてください。

本記事で紹介しきれなかったグループウェアについては下の記事にて詳しく比較紹介しています。より多くのサービスから検討したい方はあわせてチェックしてください。

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