コミュニケーションツールの意味とは？おすすめサービスを一覧で比較【アプリ・無料あり】
組織の拡大やテレワーク導入でコミュニケーションが不足すれば必要な情報が共有されず、業務に支障が出かねません。情報共有、ナレッジ共有を目的に、コミュニケーションツールを導入する企業が増えてきています。
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コミュニケーションツールとは？
コミュニケーションツールとは、意思や情報を伝達する際に利用されるツールのことを意味します。メールや電話が主流でしたが、メール以外のコミュニケーションツールが使われ始め、社内SNSやビジネスチャットツールが使われるようになってきています。
コミュニケーションツールの機能・できること
コミュニケーションツールは電子メールとは違い、コミュニケーションを活性化する次のような機能を兼ね備えているのが特徴です。
- チャット機能、 グループチャット機能
- 通話機能・オンライン会議
- ファイル共有機能
- タスク管理
コミュニケーションツールに主に備わっている機能を紹介していきます。
チャット・グループチャット機能
チャットは企業でもコミュニケーションの主軸になりつつあります。チャットワークやSlackなどのチャットツールが人気を集めています。
メールの場合、儀礼的にいきなり本題に入るわけにはいかず、相手の所属先や名前、挨拶文などを書くのがマナー。チャットであれば、LINEのように気軽にコミュニケーションが取れるうえ、メールアドレスや定型文を入力する手間も不要です。
また、一対一でのダイレクトチャット機能だけでなく、関連する人々を招待してグループチャットとして利用できます。グループチャットなら、メールのように「CC」や「BCC」の欄に多くのメールアドレスを入力する必要もなく、プロジェクトチームや部門ごとにグループが作れるので、関連したトピックを全員で話せるためコミュニケーションや情報共有が円滑になります。
通話・オンライン会議機能
文字でのやり取りだけでは伝わらないことも当然あります。コミュニケーションツールは音声通話機能やビデオ通話機能を備えているものもあるため、資料はコミュニケーションツールで共有しつつ、細かな説明は電話で、といった使い方も可能です。
テレワークが広まり、ZoomなどのWeb会議サービスユーザーが増え、必須ツールになりつつあります。顔が見えるのは大きなメリット。
通知機能もあり
忙しく業務をこなしていると、自分宛のメッセージに気付かず見落としてしまう可能性があります。
その点、コミュニケーションツールは通知機能を備えているので安心です。自分宛のメッセージが届くとバナーやアイコンでわかりやすく通知されます。メッセージの見過ごしから生じるタスク漏れを防止できます。
ファイル共有機能
メールの場合はいちいち共有ファイルを張り付けなければなりませんが、コミュニケーションツールのファイル共有機能を使えば、Word文書やPDFなどのさまざまなファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に共有できます。
チームやプロジェクト内でファイルをスムーズに共有できれば、業務が円滑に進むことでしょう。
タスク管理
コミュニケーションツールのタスク管理を活用すれば、リモートワークの従業員でも、仕事の指示や進捗確認をオンラインで完結できます。
社員に応じてタスクを作成して具体的な仕事の内容を指示でき、期日設定や完了報告までのプロセスをタスク管理機能で完了できるので便利です。
チャットツールで人気の「チャットワーク」には、自分が担当しているタスクの一覧表示や期限の設定、グループごとのタスク設定などさまざまなタスク管理機能が搭載されています。
検索機能でタスク情報をピックアップ
「あの仕事の締め切りはいつだった？」「〇〇ってどうだったっけ？」と記憶があいまいなときでも、検索機能を使えばこれまでのコミュニケーションツールのチャット上でのやりとりから、必要な情報をピックアップできます。
コミュニケーションツールとメールの違い
コミュニケーションツールと、メールに代表される従来用いられてきた連絡ツール・個人向けツールとは一体どのような違いがあるのでしょうか。
そんな疑問に答えるべく、メールやFacebook、LINE、ツイッターなどの個人向けの連絡ツールとコミュニケーションツールとを比較し、違いを解説していきます。
コミュニケーションツールとメールの違い
まずは、ビジネス上最もよく使われると言っても過言ではないメールとコミュニケーションツールとの違いについて確認しておきましょう。
メールの場合、本題に入る前に定型文の挨拶を書かなければマナー違反とされていますが、コミュニケーションツールならば気軽にやり取りできます。
また、いつ相手が文章を読み返事をくれるかわからないメールと違い、コミュニケーションツールはリアルタイムにやり取りができるというのも特徴的です。
法人向けと個人向けツールの違い
LINEやFacebookのような個人向けツールとコミュニケーションツールでは、両者ともリアルタイムかつ気軽なやり取りやビデオ通話などが可能で、機能的な面ではさほど相違点はありません。
しかし、コミュニケーションツールは企業利用を前提として開発されているため、セキュリティがしっかりしていて、大規模利用向けの管理者権限があるプランが設けられているといった点は大きく異なります。
コミュニケーションツールの種類
コミュニケーションツールには、前述のとおり次の種類があります。
- チャットツール
- グループウェア
- 社内SNS
それぞれどんな特徴を持つのかを紹介していきます。
チャットツール
コミュニケーションツールの一つにチャットツールがあります。これは、社内の情報共有を円滑にするためには今やかかせないツールであり、業務効率化や労働生産性の向上を図るならば必ず導入しておきたいツールの一つです。
注目のチャットツール、サービス資料まとめ
チャットツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるチャットツールの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
チャットツールに関する記事はこちら
グループウェア
企業や組織間で情報共有をするのに役立つのがグループウェアです。グループウェアは社内SNSやメールだけでなく、ワークフローや勤怠管理、テレビ電話といった多くの機能を兼ね備えているものが多いです。
グループウェアを導入すれば、手間がかかる業務を圧縮して本来の業務に集中して取り組むめます。こちらもぜひ導入を検討してみてください。
注目のグループウェア、サービス資料まとめ
グループウェアの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。コミュニケーションの活発化、情報の共有、ペーパーレス化などさまざまな目的で導入されるグループウェアの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
グループウェアに関する記事はこちら
こちらはシェア率の高いグループウェアのサービスを厳選し紹介しています。
こちらでは主要なサービスをまとめて紹介しています。
社内SNS
社内SNSとは、利用用途を社内に限定したコミュニケーションツールのことです。コミュニケーションツールと似ていますが、最近ではサービスの利便性向上により機能面でさほど違いはなくなってきています。
注目の社内SNS、サービス資料まとめ
ビジネスチャット(社内SNS)の各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。比較表はこちら
社内SNSに関する記事はこちら
おすすめコミュニケーションツール3選比較
コミュニケーションツールとして活用できるツールを、使いやすさや機能、実際の評判口コミをもとに比較し、おすすめのサービスを厳選しました。
比較しやすいように特徴をまとめているので、ぜひ参考にしてください。
Chatwork（チャットワーク）- Chatwork株式会社
- 導入企業：257,000社
- 充実したタスク管理機能
- APIで他サービスと連携可能
Chatwork（チャットワーク）は、導入企業数25万7,000社を超えている（2020年4月確認、公式サイトより）チャットツールであり、テクノロジーに精通していない人でも使えるように設計されているのが最大の特徴です。
シンプルかつ使いやすいツールなので、誰でも手軽にチャットを送れます。また、チャットによるコミュニケーションの活性化だけでなく、タスク管理機能や社外の人をグループに追加する機能も備わっている便利なツールです。
| 推奨社員数 | 無料トライアル | 無料プラン | モバイル | 日本語対応 |
|---|---|---|---|---|
| 5人～5,000人 | ○ | ○ | iPhone／Android／ブラウザ | ○ |
以下の記事では、チャットワークの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。
Slack（スラック） - Slack Japan 株式会社
- 外部サービスとの連携
- コードを投稿できるsnippet機能
- 情報を一元化できるpost機能
Slackは、2014年の2月に正式にリリースされた、アメリカ発のビジネスチャットツールです。（※招待制のプレビュー版は2013年8月にリリース）メンション機能やスレッド機能が使いやすく、エンジニアの多いIT系の企業やスタートアップでは特に人気があります。
Slackの最大の特徴は膨大な数の外部サービスとの連携であり、連携できるサービス・アプリは2,000を超えています（2019年12月時点）。コミュニケーションの活性化だけでなく、業務効率化にも有効なツールです。
direct（ダイレクト） - 株式会社L is B
- 社内外を問わない円滑なコミュニケーションを実現
- 書類や写真、動画などの情報共有が簡単に行える
- 無料トライアルで使用感を確認できる
directは、豊富な機能で自由な働き方を実現するビジネスチャットです。チャット機能や通話機能といった基本機能はもちろん搭載。社内のコミュニケーション以外に、協力会社や取引先などのメンバーをゲストとして招待し、連絡ミスを回避しながらスムーズなやり取りを実現します。
アンケート実施やタスク完了の報告ができる機能もあり、円滑なコミュニケーションをサポートしてくれるのが特徴です。
コミュニケーションツール導入時のメリット
従来の電子メールを軸にしたコミュニケーションのあり方と比較すると、コミュニケーションツールではチャット機能を通じて会話をするかのようにリアルタイムでやり取りを行えます。
別部門の社員やリモートワークの社員とは対面でコミュニケーションを取るのが難しく、ともすれば業務が滞ってしまいがちですが、ツール導入によりコミュニケーション活性化につながるでしょう。
そういった、コミュニケーションツールの導入で改善されることやメリットについて詳しく解説していきます。
情報共有速度の向上
コミュニケーションツールを導入するメリットとしてまず挙げられるのが、チームやプロジェクト内で情報をよりスピーディーに共有できるようになるということです。
チャット機能を活用し、チーム全体でメッセージやファイルをリアルタイムで共有できます。
情報共有速度が向上した副次的な効果として、不必要なメールや会議も減り、仕事の生産性アップも期待できます。
コミュニケーションの方法が柔軟に
メールの場合、相手の所属先・氏名に加えて堅苦しい挨拶文を書かなければならないため、気軽にコミュニケーションを取れないですよね。
その点、コミュニケーションツールではチャット形式でフランクに連絡が取れますし、ビデオ通話を利用すれば遠方の人とも対面でリアルタイムのコミュニケーションが可能です。
その結果、チーム内の連絡頻度が向上してコミュニケーションが活性化し、業務をより円滑に行える環境になるでしょう。
ナレッジやノウハウの蓄積にもつながる
コミュニケーションツールでは共有されたファイルが蓄積されるため、それらを通じてチーム内の社員が知識を得られる状態になります。
また、メール上で一対一の閉鎖的なコミュニケーションを行うのではなく、チャット上でオープンに連絡を行うことで、やりとりされているログから社員がノウハウを得られることもあるでしょう。
コミュニケーションツール導入時の注意点・デメリット
コミュニケーションツールでは気軽かつリアルタイムなやり取りが可能となるため、チーム内のコミュニケーションが活性化して生産性が高まるなど、多くのメリットがあります。
しかし、コミュニケーションツールを導入する前に知っておくべき注意点やデメリットも当然あります。
対面でのコミュニケーションの減少
コミュニケーションツールだけでチーム内のやりとりを完結可能でき、無駄な連絡や会議を減らせますが、対面でのコミュニケーションが減少する可能性もあります。
ただしこれはコミュニケーションツールに限った話ではなく、メールでもコミュニケーションの減少は起こりうるため、目的に合わせて柔軟に使い方を考えることが大切だと言えるでしょう。
社員のリテラシーに合わせた導入が必要に
デジタルネイティブ世代の社員ならばコミュニケーションツールを難なく使いこなせますが、これまでメールや電話だけでやり取りをしていた社員の多い企業の場合、コミュニケーションツールを使いこなせない恐れもあります。
その場合コミュニケーションツールの導入が無駄になってしまうため、社員のリテラシーを事前に把握し、それに合わせてツールを導入したり、導入後に継続的にフォローを行ったりする必要性もあるでしょう。
コミュニケーションツールでチームの活力をUPしよう
コミュニケーションツールは、チャット・通話・ファイル共有などの多くの機能を備えており、メールと比較すると気軽にやり取りできるため、コミュニケーションが取りやすくなるので情報共有が活性化します。
自社に足りていない機能は何なのかを把握しつつ、ツール導入を検討してみてください。
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