コミュニケーションツールとは？おすすめサービスの比較・選び方【無料あり】
組織の拡大やテレワーク導入でコミュニケーションが不足すれば必要な情報が共有されず、業務に支障が出かねません。そこで情報伝達やナレッジ共有を目的として、コミュニケーションツールを導入する企業が増えています。
組織の拡大やテレワーク導入などコミュニケーション不足が起きやすい状況では、適切なツールの活用が大切です。
本記事では、コミュニケーションツールのメリットや選び方、おすすめサービスを紹介します。社内外のコミュニケーションに適したツールを選ぶポイントや注意したいデメリットも知ることができるので、ぜひ参考にしてください。
記事内でおすすめするコミュニケーションツールTOP3は次のとおりです。機能が豊富なツールやリーズナブルな料金プランで利用できるサービスを厳選しています。
高い柔軟性がIT系企業からも好評「Slack」がおすすめ
Office 365との連携によるビジネス促進「Microsoft Teams」がおすすめ
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コミュニケーションツールとは？
コミュニケーションツールとは、意思や情報の伝達に利用されるツールです。企業では、社内での意思伝達、情報や知識・ノウハウの共有などを円滑に行う目的で使用されています。
従来はメールや電話が主流でしたが、働き方の多様化や社会情勢などの影響により、コミュニケーションツールという言葉が一気に浸透しました。現在は、スピーディなやり取りが気軽に行えるなどの理由で、社内SNSやビジネスチャットツールといったコミュニケーションツールが使われています。
コミュニケーションツールとメールの違い
メールの場合、本題に入る前に定型文の挨拶を書かなければマナー違反とされていますが、コミュニケーションツールならば気軽にやり取りできます。
また、いつ相手が文章を読み返事をくれるかわからないメールと違い、コミュニケーションツールはリアルタイムにやり取りができるというのも特徴的です。
法人向けと個人向けツールの違い
LINEやFacebookのような個人向けツールとコミュニケーションツールでは、両者ともリアルタイムかつ気軽なやり取りやビデオ通話などが可能で、機能的な面ではさほど相違点はありません。
しかし、コミュニケーションツールは企業利用を前提として開発されているため、セキュリティがしっかりしていて、大規模利用向けの管理者権限があるプランが設けられているといった点は大きく異なります。
コミュニケーションツールの機能・できること
コミュニケーションツールは電子メールとは違い、ビジネスにおけるコミュニケーションを活性化することが目的です。そのため、社内コミュニケーションツールに適した多くのサービスは、次のような機能を兼ね備えています。
- チャット機能、 グループチャット機能
- 通話機能・オンライン会議
- ファイル共有機能
- タスク管理
それぞれの機能について説明します。
チャット・グループチャット機能
企業でもコミュニケーションの主軸になりつつあるのが、チャットです。ChatWorkやSlackなどのチャットツールが人気を集めています。
メールの場合、儀礼的にいきなり本題に入るわけにはいかず、相手の所属先や名前、挨拶文などを書くのがマナーです。一方、チャットであれば、LINEのように気軽にコミュニケーションが取れるうえ、メールアドレスや定型文を入力する手間も不要です。
一対一でのダイレクトチャット機能だけでなく、関連する人を招待してグループチャットも利用できます。グループチャットなら、メールの「CC」や「BCC」の欄に多くのメールアドレスを入力する手間がかかりません。プロジェクトチームや部門ごとにグループを作成すれば、関連したトピックを全員で話せるため、コミュニケーションや情報共有の円滑化にも効果的です。
通話・オンライン会議機能
文字でのやり取りだけでは伝わらないことも当然あります。その場合には、コミュニケーションツールに搭載されている音声通話機能やビデオ通話機能が有効です。必要なデータや資料はコミュニケーションツールで共有しながら、細かな説明を音声電話やビデオ通話やり取りするといった使い方も可能です。
テレワークが広く浸透した現在、ZoomをはじめとするのWeb会議サービスが増え、オンラインを通した通話機能はもはや必須ツールになりつつあります。顔が見える点は大きなメリットでもあります。
通知機能もあり
自分宛のメッセージや重要な全体連絡があった場合に、お知らせしてくれる通知機能も利用可能です。通知をONにすることで、忙しく業務をこなしていると、自分宛のメッセージに気付かず見落としてしまう可能性があります。
多くのコミュニケーションツールは通知機能を備えているので安心です。自分宛のメッセージが届くとバナーやアイコン、通知音などを設定できます。メッセージをの見過ごしから生じるタスクが漏れてしまうことを防止できるでしょう。
ファイル共有機能
メールの場合はいちいち共有ファイルを張り付けなければなりませんが、コミュニケーションツールのファイル共有機能を使えば、Word文書やPDFなどのさまざまなファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に共有できます。
チームやプロジェクト内でファイルをスムーズに共有できれば、業務が円滑に進むことでしょう。
タスク管理
コミュニケーションツールのタスク管理機能では、個人の業務をツール上で一元管理できます。リモートワークの従業員でも、仕事の指示や進捗確認をオンラインで完結できます。
社員に応じてタスクを作成して具体的な仕事の内容を指示でき、期日設定や完了報告までのプロセスをタスク管理機能で完了できるので便利です。
人気チャットツールの「ChatWork（チャットワーク）」には、自分が担当しているタスクの一覧表示や期限の設定、グループごとのタスク設定などさまざまな機能が搭載されています。
検索機能でタスク情報をピックアップ
チャットやタスクの検索機能を使うことで、特定の業務を瞬時に探し出すことができます。「あの仕事の締め切りはいつだった？」「〇〇ってどうだったっけ？」と記憶があいまいになっても必要な情報を確認できます。
キーワード検索からユーザー検索、ファイル検索など、使用方法はツールや機能を使えばこれまでのコミュニケーションツールのチャット上でのやりとりから、必要な情報をピックアップでき、作業の効率化が進むでしょう。
コミュニケーションツールの種類
コミュニケーションツールには、前述のとおり次の種類があります。
- チャットツール
- グループウェア
- 社内SNS
それぞれどんな特徴を持つのかを紹介していきます。
チャットツール
コミュニケーションツールの一つにチャットツールがあります。これは、社内の情報共有を円滑にするためには今やかかせないツールであり、メールよりも短時間で効率よく必要なやり取りが完了でます。
個人同士からグループチャットまで、用途に応じて設定を変えられる点もポイントです。インターネット環境があれば、場所や時間を問わずに連絡できます。業務効率化や労働生産性の向上を図るならば必ず導入しておきたいツールの一つです。
注目のチャットツール、サービス資料まとめ
チャットツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるチャットツールの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
チャットツールに関する記事はこちら
グループウェア
企業や組織間で情報共有をするのに役立つのがグループウェアです。グループウェアの多くは社内SNSやメールだけでなく、ワークフローや勤怠管理、テレビ電話といった多くの機能を兼ね備えています。
グループウェアを導入することで、手間がかかる業務を効率化でき、本来の業務に集中して取り組めるでしょう。
グループウェアの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。コミュニケーションの活発化、情報の共有、ペーパーレス化などさまざまな目的で導入されるグループウェアの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
グループウェアに関する記事はこちら
こちらはシェア率の高いグループウェアのサービスを厳選し紹介しています。
こちらでは主要なサービスをまとめて紹介しています。
社内SNS
社内SNSとは、利用用途を社内に限定したコミュニケーションツールのことです。主に社員同士のコミュニケーション活性化のために利用されています。LINEのように気軽にスタンプや画像、動画などを送り合えるものや、掲示板に似た仕様などが一例です。
上記2つのコミュニケーションツールと比べてカジュアルさが特徴的でしたが、最近ではサービスの利便性向上により機能面における違いは少ない傾向にあります。
注目の社内SNS、サービス資料まとめ
ビジネスチャット(社内SNS)の各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。比較表はこちら
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コミュニケーションツールの選び方
コミュニケーションツールを選ぶ際にチェックしたいポイントは、次の3つです。
- 利用したい機能が揃っているか
- 使いやすい仕様・デザインか
- アプリは利用できるか
各項目について詳しく解説します。
利用したい機能が揃っているか
コミュニケーションツールごとに備えている機能は異なるため、求める機能が揃っているものを選びましょう。資料が膨大な場合はストレージ容量が大きいもの、やり取りのスピード感を重視する場合はチャットや通話機能といった具合です。実際に使う人がどのような機能が必要なのか、ヒアリングして調べておくとツールの選定に役立つでしょう。
幅広い機能を備えたオールインワンタイプのツールでも、料金プランによって使える機能が違う場合もあります。多くのコミュニケーションツールではお試し期間やデモ版が用意されているため、利用して試してみるとよいでしょう。
使いやすい仕様・デザインか
コミュニケーションツールの仕様やデザインが使いやすいかも要チェックです。情報共有やタスク、スケジュールなどを一元管理する場合は、特にチーム全員が使いこなせる必要があります。パソコンに苦手意識を持つ人でも操作しやすく、気軽に使えるツールが望ましいでしょう。
コミュニケーションツール導入後も、使い方に困っている人がいないかフォローすることも大切です。また、運用中のトラブルや不明点に関するサポート体制があるかも確認しておきましょう。
アプリは利用できるか
コミュニケーションツールのアプリがあれば、パソコンだけでなくスマホからも使用可能です。スマホやタブレットなどさまざまなデバイスからアクセスできるツールにより、場所や時間の制限を受けずに業務を進められます。
在宅勤務や出先からも必要なデータの確認や連絡事項の返信などが行えるため、チーム全体の進捗を妨げる心配もありません。コミュニケーションツールのアプリは、働き方の多様化やリモートワークの推進などにも柔軟に対応できる重要なシステムです。
おすすめコミュニケーションツール5選比較
コミュニケーションツールとして活用できるツールを、使いやすさや機能、実際の評判口コミをもとに比較し、おすすめのサービスを厳選しました。
| コミュニケーションツール | 特徴 |
|---|---|
| Chatwork | シンプルで見やすいUI設計 |
| Slack | 外部アプリとの連携がスムーズ |
| Microsoft Teams | ExcelやPowerpointなどOffice製品がシームレス連回 |
| LINE WORKS | LINEアプリのビジネス版 |
| direct | アンケートからタスク管理まで一元管理 |
比較しやすいように特徴をまとめているので、ぜひ参考にしてください。
Chatwork - Chatwork株式会社
- 導入企業：336,000社※
- 充実したタスク管理機能
- APIで他サービスと連携可能
Chatwork（チャットワーク）は、導入企業数33万社を超えているチャットツールであり、テクノロジーに精通していない人でも使えるように設計されているのが最大の特徴です。
シンプルかつ使いやすいツールなので、誰でも手軽にチャットを送れます。また、チャットによるコミュニケーションの活性化だけでなく、タスク管理機能や社外の人をグループに追加する機能も備わっている便利なツールです。
| 推奨社員数 | 無料トライアル | 無料プラン | モバイル | 日本語対応 |
|---|---|---|---|---|
| 5人～5,000人 | ○ | ○ | iPhone／Android／ブラウザ | ○ |
※Chatwork公式サイトより（2022年1月20日閲覧）
以下の記事では、チャットワークの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。
Slack - Slack Japan 株式会社
- 外部サービスとの連携
- コードを投稿できるsnippet機能
- 情報を一元化できるpost機能
Slackは、2014年の2月に正式にリリースされた、アメリカ発のビジネスチャットツールです。（※招待制のプレビュー版は2013年8月にリリース）メンション機能やスレッド機能が使いやすく、エンジニアの多いIT系の企業やスタートアップでは特に人気があります。
Slackの最大の特徴は膨大な数の外部サービスとの連携であり、連携できるサービス・アプリは2,000を超えています（2019年12月時点）。コミュニケーションの活性化だけでなく、業務効率化にも有効なツールです。
Teams導入・活用支援サービス - 株式会社システナ
- 最大1万人までの大規模ライブイベントが可能
- 「Office 365」のWordやExcelとシームレスに連携可能
- Skype for Business Online利用可能
Microsoft Teamsは、世界トップクラスの利用者数を誇るOS「Windows」の開発企業Microsoft社によるコミュニケーションツールです。「Office 365」とのコラボレーションサービスであり、WordやExcelといった製品と簡単に連携できます。
最大1万人のライブイベントを開催できるため、講演会や全社合同会議などのライブ配信に最適です。また、音声通話アプリのSkypeを統合しており、ビジネス版をツール内で利用可能。コミュニケーションツールMicrosoft Teamsは、Windowsをメインに使用する企業におすすめです。
LINE WORKS - ワークスモバイルジャパン株式会社
- メッセージの「既読」を確認できる
- LINEとの親和性が高くスタンプも使える
- 無料プランあり
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が手掛けるコミュニケーションツールです。定番のコミュニケーションツールであるLINE（ライン）との親和性が高く、既読機能やスタンプ送受信などが使えます。
チャット機能のほかにも、掲示板やアンケートなど業務に役立つさまざまな機能が搭載。すぐに慣れることができるツールを求める方や、気軽なコミュニケーションが取れる場を増やしたい場合におすすめです。
direct - 株式会社 L is B（エルイズビー）
- 社内外を問わない円滑なコミュニケーションを実現
- 書類や写真、動画などの情報共有が簡単に行える
- 無料トライアルで使用感を確認できる
directは、豊富な機能で自由な働き方を実現するビジネスチャットです。チャット機能や通話機能といった基本機能はもちろん搭載。社内のコミュニケーション以外に、協力会社や取引先などのメンバーをゲストとして招待し、連絡ミスを回避しながらスムーズなやり取りを実現します。
アンケート実施やタスク完了の報告ができる機能もあり、円滑なコミュニケーションをサポートしてくれるのが特徴です。
コミュニケーションツールを導入するメリット
従来の電子メールと比較すると、コミュニケーションツールではチャット機能を通じて会話をするかのようなやり取りを行えます。具体的には次のようなメリットがあります。
- 情報共有速度の向上
- コミュニケーションの方法の柔軟化
- ナレッジやノウハウの蓄積
別部門の社員やリモートワークの社員とは対面でコミュニケーションを取るのが難しく、ともすれば業務が滞ってしまいがちですが、ツール導入によりコミュニケーション活性化につながるでしょう。
そういった、コミュニケーションツールの導入で改善されることやメリットについて詳しく解説していきます。
情報共有速度の向上
ココミュニケーションツールを導入するメリットとして、情報共有スピードの向上が挙げられます。チャット機能を使うことで、チームやプロジェクト内で会話同様にやり取りが可能です。チームやプロジェクト内で情報をよりスピーディーに共有できます。
チャット機能を活用し、チーム全体でメッセージやファイルをリアルタイムで共有できます。情報共有速度が向上した副次的な効果として、不必要なメールや会議も減り、仕事の生産性アップも期待できます。
コミュニケーションの方法が柔軟に
コミュニケーションツールにより、柔軟なやり取りが簡単に実現します。メールの場合、相手の所属先・氏名に加えて堅苦しい挨拶文を書かなければならないため、気軽にコミュニケーションが取れません。
その点、コミュニケーションツールではチャット形式でフランクに連絡が取れます。ビデオ通話を利用すれば遠方の人とも対面でリアルタイムのコミュニケーションが可能です。
その結果、別部門の社員やチーム内の連絡頻度が向上してコミュニケーションが活性化し、業務をより円滑に行える環境になるでしょう。
ナレッジやノウハウの蓄積にもつながる
コミュニケーションツールでは共有されたファイルがクラウド上で蓄積されるため、知りたい情報にアクセスが可能です。業務やプロジェクトに関係する知識やスキルを一元管理し、チーム内の社員が知識を得られる状態を実現できます。
また、メール上で一対一の閉鎖的なコミュニケーションになりがちですが、チャット上ではオープンに連絡が可能です。よって、やり取りのログから他の社員が必要なノウハウを得られることもあるでしょう。
【目的別】コミュニケーションツールの便利な使い分け方
コミュニケーションツールは、目的や用途によって適切に使い分けることで効果が最大化します。目的別のツールの使い方例としては、下記の通りです。
- 新入社員や経験の浅い社員への指示・伝達：メールやチャット、コミュニケーションツール+対面でのフォローアップ
- チーム内の情報共有：オンライン会議ツール、グループチャット
- 研修や教育：画面共有+オンライン会議ツール
また、やり取りする情報の重要性や緊急度、期限の有無などでも適しているツールは異なります。
- 個人情報が含まれるお知らせや通達・評価：個人メール
- 期限がなく、重要性の低い情報の交換：掲示板、SNS
- 期限付きで進捗状況を管理すべき項目：コミュニケーションツールでのタスク管理・スケジュール管理
使用場面や対象者を含め、最適なツールを取り入れることで、業務の効率化や学びの定着度の向上といった効果が見込めます。
コミュニケーションツール導入時の注意点・デメリット
コミュニケーションツールでは気軽かつリアルタイムなやり取りにより、チーム内のコミュニケーションが活性化して生産性が高まるなど、多くのメリットが考えられます。
しかし、コミュニケーションツールを導入する前に知っておくべき注意点やデメリットもあります。代表的なデメリットは次の2点です。
- 対面でのコミュニケーション頻度の変化
- 社員のリテラシーに合わせた導入が必要に
各項目について詳しく解説します。
対面でのコミュニケーション頻度の変化
コミュニケーションツールだけでチーム内のやりとりを完結でき、無駄な連絡や会議を減らせますが、対面でのコミュニケーションが減少する可能性もあります。無駄な連絡や会議を減らせる効果が見込める分、対面におけるやり取りの必要性が減るからです。
これはコミュニケーションツールに限った話ではなく、メールでも起こりうるため、目的に合わせて柔軟に使い方を考えることが大切です。コミュニケーションツールの機能と対面での会議をセットで取り入れることも検討してみてください。
社員のリテラシーに合わせた導入が必要に
社員のリテラシーに合ったツールを選定する必要があります。デジタルネイティブと呼ばれる世代の社員なら、新しいコミュニケーションツールを難なく使いこなせるでしょう。
ただ、メールや電話だけでやり取りをしていた企業や、パソコンに苦手意識のある社員が多い企業の場合、コミュニケーションツールを導入しても使いこなせない可能性があります。
その場合コミュニケーションツールが無駄になってしまうため、社員のリテラシーを事前に把握するヒアリングを実施するとよいでしょう。また、ツール導入後には継続的にフォローを行い、必要に応じてサポートを用意することも大切です。
コミュニケーションツールでチームの活力をUPしよう
コミュニケーションツールは、チャット・ビデオ通話・ファイル共有などの多くの機能を備えたシステムです。メールや電話など、ほかのツールよりも気軽にやり取りでき、コミュニケーションが取りやすくなるので情報共有が活性化します。
上記のようなメリットだけでなく、注意点やデメリットも踏まえた上で、自社に足りていない機能は何なのかを把握しつつ、ツールを選びましょう。先に紹介したおすすめサービスも参考にして、最適なツールの導入を検討してみてください。
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