電話・秘書代行サービス比較11選 | 秘書業務代行依頼のメリットとは

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電話・秘書代行サービスとは

電話代行サービスとは、企業などの依頼者に代わって電話応対を行うサービスです。

具体的には、オフィスを不在にしがちなどの理由で電話応対が難しく、問い合わせを取りこぼしてしまっている場合などに、顧客からの電話を代行会社へ転送し、専任のオペレーターに対応してもらうのです。

オペレーター側で顧客の名前や連絡先、用件を聞いて報告をしてくれるため、自社で電話に出れなくても折り返しなどで顧客対応が可能になります。

本記事ではおすすめの電話代行サービスを紹介していきます。

電話代行サービスの運用方法

電話代行は古くから行われているサービスであり、大きく3つの運用方法があります。

• 代行会社の電話から依頼者へ転送
• 依頼者の電話を代行会社へ転送
• 代行会社の電話で代行会社が通話を受ける

一般的には、依頼者の電話にかかってきた通話をボイスワープなどで代行会社へ転送、オペレーターが電話応対するケースが多くなります。

つまり、従業員数が少ないなどで電話対応ができない場合や、コア業務に集中して業務効率化をはかるなどで、電話応対をアウトソーシングするのです。

秘書代行・電話秘書との違い

電話代行サービスは「秘書代行」「電話秘書」サービスともいわれます。
代行会社によって呼び名はまちまちですが、基本的な業務内容は同一であり、同義語といってもいいかもしれません。

しかし、近年ではチケット予約や面談予約、スケジュール調整などの請け負いなど、より「秘書」に近いサービスも登場しています。
また、パーソナルな秘書業務に特化した「オンライン秘書サービス」もあり、ニーズに応じたチョイスが可能です。

おすすめの電話代行サービス11選

e秘書

• 利用したことのある電話代行サービスNo.1
• 小規模ビジネスにも対応
• 多言語サービスなど豊富なオプション

e秘書は、ベルシステム24が提供する電話代行サービスです。

コールセンター運営・電話代行のリーディングカンパニーとして35年以上培ってきた豊富な実績とノウハウで、創業から累計24,000社以上で利用されています。電話代行利用経験者に聞いたアンケート（※ベルシステム24調べ）では、利用したことのある電話代行サービスとして51％の人が「e秘書」を選びました。高い品質はそのままに、小規模なビジネスでも利用しやすいお手軽な月額料金となっており、多言語サービスなどのオプションも豊富です。

電話代行（インターコード）

• 専門スタッフによる対応
• 受付以外の電話代行も可能
• 電話番号の貸出あり

電話代行（インターコード）は、インターコードが提供する電話代行サービスです。

徹底した教育と定期的な研修で常に高い質をキープしている専門のスタッフが対応するので、新人に電話受付を教えるよりも効率的。受付だけでなく、通信販売などのカスタマーセンター代行のサービス、セミナーやエステなどの予約受付といった電話代行も可能です。電話番号を持っていない方には電話番号の貸出も行っているので、電話回線をひけない環境や工事が面倒な場合でもすぐに自分の電話番号を持てます。

電話代行サービス

• 24時間365日対応可能
• 業界初のオーダーメイド型
• 無駄のない料金体系

電話代行サービスは、24時間365日対応で、お客さまに合わせた形でカスタマイズ可能です。

そのため、他社のようにプランがいくつか設けられているわけではなく、お客さまの要望に合わせた形でオーダーメイドでプランを設計できます。プランがないと利用するときに不安という方は、1か月の無料キャンペーンが用意されているので、そちらを利用してみましょう。

ビジネスアシスト

• 「社内さながら」の通信品質
• 契約者数7,000社超え
• 秘書スタッフ全員が「正社員」

ビジネスアシストは、秘書スタッフ全員が「正社員」ということもあり、オペレータとしてのプロだけが在籍しています。

話せばすぐに、「その差」がわかるという謳い文句で他社との差をアピールしているだけあり、現在の契約者数は7,000社超えで品質の顧客満足度も98%を超えています。4つの基本サービスから選べるので、自社にあったプランを見つけてみてください。

渋谷オフィス

• 担当者別スケジュール対応
• 30日間返金保証
• すべてのプランで10日間無料お試し可能

渋谷オフィスは、笑声をモットーにする起業家、フリーランス、小規模経営のための電話代行サービスを提供しています。

25年の歴史と12,000社以上の導入実績を持っています。6か月もの研修を積んだエキスパートが、専属秘書のように品質の高い電話応対を行います。企業名対応や通話接続サービスといった柔軟な対応はもちろん、月額3,000円からスタートできるコストパフォーマンスも魅力です。

アタックス

• 電話の即時e-mail連絡
• 業務報告対応
• カスタムメイドの電話対応

アタックスは、電話代行だけでなく発信代行、コールセンターサービスも提供する、総合コンシェルジュサービスをです。

顧客開拓やDMフォローなど、柔軟に対応できるカスタムメイドの電話対応を利用できます。もちろん、基本となる電話代行も企業名、即時のe-mail、業務報告などに対応、きめ細かいサービスで業務のサポートを行います。

インターコード

• 電話番号貸出対応
• 月額2,900円から
• 2週間無料お試し期間あり

インターコードは、27年の歴史を誇る電話代行サービスを提供しています。

基本的な電話代行サービスにはすべて対応したうえで、100コール9,800円のプランを3か月半額で利用できます。その後の状況に合わせて、適性プランに移行も可能です。もちろん、2,900円からというリーズナブルなプランも用意されており、電話番号貸出サービスとあわせて、万全の体制に整えられています。

シンフォネット

• 1か月の返金保証
• 勧誘・営業電話はカウントなし
• 本社・営業所2か所からの転送も可能

シンフォネットは、プロっぽくない自然な対応を特徴とする、なごみ系の電話代行サービスを提供しています。

メール連絡、企業名応対に対応し、勧誘・営業電話はカウントに含めません。さらに、電話番号をデータベース登録でシャットアウト、受付社名が同じであれば本社・営業所など、2か所からの転送にも対応するなど、充実したサービスを特徴としています。1か月間の返金保証制度も導入され、安心して依頼できます。

MKサービス

• 月額料金は税込2,900円
• 10日間の無料お試し利用あり
• セールス電話や間違い電話は受電回数に含めない

MKサービスは、月額料金は税込2,900円という業界の中でもトップクラスの安さを誇りながらも、高水準のサービスを提供しています。

これだけ安いから何かほかで費用がかかるのでは？と思う人もいますが、料金一覧ページで全料金規定を公開していることもあり、明朗会計で利用できます。もし実際のサービスのレベルが知りたいという人は、10日間の無料お試し利用もあるので利用してみてください。

セントラル・アイ

• 24時間365日全国対応
• 12,000社の導入実績
• 業種に特化した電話代行も可能

セントラル・アイは、12,000社の導入実績を持ち、日本全国24時間365日対応可能な電話代行サービスです。

代表電話代行はもちろん、法律・弁護士事務所や商業ビル・集合住宅などの電話代行も可能。さまざまな業種の電話・秘書代行サービスを請け負います。
コールセンターや通販受注・カスタマーサポートにも対応、最短翌日からのサービス開始でビジネスをサポートしています。

テレコメディア

• 30年を超える歴史と経験
• 各種認定を取得した高いセキュリティ
• 多言語コールセンターに対応

テレコメディアは、30年を超える歴史と経験に裏打ちされた高品質と、プライバシーマーク・ISMS認定取得など、高いセキュリティを兼ね備えた電話代行サービスです。

電話応対だけでなく、帳票や手配書の記入などのサポートも充実、臨機応変なコミュニケーションを心がけています。
インバウンド／アウトバウンドコールセンター業務代行も用意。多言語に対応するコールセンターも依頼可能です。

fondesk

• オペレーターが電話受付の一次対応を代行
• 受電の通知はいつものツールで
• 申込当日から利用が可能

fondeskは、オフィスや事務所の電話を代行して、チャットやメールで知らせてくれる電話代行サービスです。
会社・事務所の電話受付を代行してくれ、受けた電話の内容は使い慣れたチャットツールやメール、SMSで知らせてくれるので、無駄な電話対応から解放されて業務効率の向上が期待できます。また、申し込みや利用手続きまでの流れも簡単で、即日からでも利用可能です。

電話代行サービスの業務内容

臨機応変な電話対応

1つ目は臨機応変な電話対応です。
電話代行では、ただ単に電話を受けて取り次ぐだけではなく、システムを介して情報共有を行い、状況に合わせた電話応対を行います。

顧客から伝言などがある際には、メールや電話ですぐに共有してくれます。

勧誘・営業電話の不在対応

2つ目は勧誘・営業電話の不在対応です。

たとえば、「〇〇さんいますか？」や「〇〇（商品やサービス）について紹介したい。」という電話の場合、「担当者が席を外しておりますので、こちらから折り返しご連絡いたします。」というような不在対応をしてくれます。

受注代行・コールセンター代行

3つ目は受注代行、コールセンター代行です。

会社へかかってくる電話の中には、注文の電話や商品・サービスの質問などがあります。それらの受注代行やコールセンター業務も電話代行で行われる業務内容の一つです。

以下の記事では、テレアポ代行・営業代行についても紹介しています。

電話代行サービスの導入メリット

電話代行サービスの導入メリットを三つ紹介します。

スムーズな業務遂行を実現

電話代行サービスの導入により、勧誘・営業電話に自分たちで対応する必要がないため、業務が滞ることがなくなります。

忙しいタイミングでかかってくるセールスの電話ほど業務の妨げとなるものはありません。電話代行を利用すれば、これらの電話を自分で取る必要がなくなります。

ネットショップの代行機能

少数でネットショップを運営している場合など、受注業務に電話代行サービスを利用してしまえば、そこに人員を割かずに、営業・宣伝への注力が可能になります。そのため、電話代行をネットショップの代行機能として活用できるメリットもあります。

人員コストの削減、電話応対の向上

自社で電話対応の人材確保や、教育コストなどが抑えられるため、人員コストが削減できます。

また、電話代行業者の専任オペレータにつなぐため、顧客への電話応対レベルが上がり、企業のイメージアップにもつながります。

電話代行サービス導入の手続き

電話代行サービス導入の手続きの流れを解説します。

社内ニーズの絞込み

まずは社内でどのようなニーズがあるのかを明確にします。
電話代行を行う必要があるのか、なぜ依頼するのか、社内の現状を把握し、電話代行サービス導入の必要性を検討しましょう。

そうすることにより、社内の課題点が見つかり、社内ニーズの絞込みができます。

業者選定

自社のニーズを満たす業者選定を行います。
この際に選ぶべきポイントとして、いくらでどのようなサービスを行ってくれるのか、をしっかりと確認しましょう。

ただ単に数をこなすことが重要と考えている企業もあるため、支払金額とそれに付随するサービスの内容を事前に理解したうえで業者選定を行います。

申し込み

多くの電話代行業者は、最初に無料のトライアル期間を1週間から1か月ほど設けています。

使い勝手や対応を確認できるため、申し込みを行う前に、まずは一度トライアルを受けてから申し込みを検討しましょう。

電話代行を活用して効率の良い業務を

以上が業務効率化をさせるために行う電話代行のサービス内容と導入メリットについてでした。今では、電話業務を外注することでコストを削減している企業は多くあります。

一見、自社でやる方がコストが抑えられるようなイメージですが、教育コストや雇用のコストを考えると、電話代行を利用した方がコスト削減につながるだけでなく、業務の効率化にもつながります。もし現在自社が電話業務のせいでコア業務が遅れてしまっているのであれば、電話代行を活用して、効率の良い業務を目指しましょう。

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電話代行に関連して、秘書代行については以下の記事もご覧ください。

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