中小企業向け「労務管理システム」おすすめ11選！選定のポイントと導入のメリット

中小企業が抱える労務業務の課題

中小企業は、大企業と比べて人的・財政的リソースが限られているため、労務管理において独自の課題に直面しています。これらの課題は、企業の生産性や従業員の満足度に大きな影響を与えるかもしれません。

はじめに、労務管理システムを導入していない中小企業が労務業務で抱えている課題についてまとめました。次のような課題を抱えているかを確認し、適切な対処法を見つけましょう。

社会保険や年末調整の手続きなどに時間がかかる

中小企業では、専門の人事部門が十分に整備されていないことも多く、社会保険や年末調整などの法定手続きが大きな負担となっています。これらの業務は複雑で時間がかかり、頻繁な制度変更にも対応しなければなりません。

とくに、紙ベースでの処理や手作業での計算は、ミスのリスクが高く、修正作業にも時間を要します。また、従業員数が少ないため、一人あたりの処理コストが相対的に高くなりがちです。各従業員は他の業務も対応しているため、担当者の長時間労働や繁忙期の残業といった課題が発生しやすい傾向にもあります。

さらに、これらの業務に時間をとられてしまうと、戦略的な人事施策の立案や実行に十分なリソースを割けず、長期的な人材育成や組織強化が滞るかもしれません。

従業員情報がバラバラに保管され、管理体制が不十分

多くの中小企業では、個人情報や勤怠記録、給与データなどが異なるシステムや紙ファイルで管理されており、情報の一元化が図られていません。

この結果、必要な情報を探すのに時間がかかり、データの更新や修正も煩雑になっています。また、情報の不一致や重複入力によるエラーも発生しかねません。さらに、個人情報保護法にもとづく適切な情報管理が難しく、情報漏えいのリスクも懸念点です。

たとえば、個人情報や異動履歴、人事評価などの情報をExcelで管理している場合、ファイルの更新や共有が煩雑になり、情報の整合性や正確性の低下を招く恐れがあります。

効率的な人事戦略の立案や、迅速な意思決定のためのデータ分析も困難な状況にあり、結果として人材の適切な配置や育成が阻害される可能性もあります。

労務コンプライアンスの遵守が困難

中小企業では、労働法規の改正や複雑化に対応するための専門知識や人材が不足しがちです。働き方改革関連法や同一労働同一賃金、パワーハラスメント防止法など、次々と施行される新しい法令に適切に対応することが困難となっています。

法令違反のリスクが高まる一方で、コンプライアンス対応のためのコストも大きな負担となっています。また、実際に労務問題が発生した際の適切な対処方法や、労使間の調整に関する知識も不足しがちです。

これらの要因が、労務トラブルの増加や、結果として企業イメージの低下、人材確保の困難につながってしまう可能性があります。

効果的な勤怠管理と労働時間を適正化しにくい

中小企業では、依然としてタイムカードや紙ベースの勤怠管理を採用しているところも多く、正確な労働時間の把握が困難です。とくに、営業職や現場作業員など、オフィス外で働く従業員の労働時間管理が課題となっています。

また、残業時間の適正管理や、有給休暇の取得促進など、労働基準法に準拠した労務管理の実施も難しい状況にあります。さらに、フレックスタイムやテレワークなど、多様な働き方への対応も求められている一方で、適切な制度設計や運用管理が追いついていないケースも多いです。

これらの結果、長時間労働や過重労働のリスクが高まり、生産性の低下や健康被害、さらには人材流出につながる可能性があります。

人材育成と評価制度の整備が不十分

中小企業では、体系的な人材育成研修や公平な評価制度の整備が遅れがちです。限られた予算と人員のなかで、従業員一人ひとりのスキルアップやキャリア開発を支援することが困難となっており、OJTを採用している企業も多いです。

また、評価基準が曖昧であったり、評価者の主観に頼りがちであったりするため、公平性や透明性に欠ける評価が行われるリスクもあります。さらに、評価結果を給与や昇進に適切に反映させるシステムも不十分な場合が多く、モチベーション低下や、優秀な人材の流出につながる可能性があります。

中長期的な視点での人材戦略の立案や実行が困難なため、労務管理が適切でないと、企業の持続的な成長や競争力の強化に支障をきたすかもしれません。

中小企業が労務管理システムを導入するメリット

中小企業が労務管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

人事労務関係の手続きを自動化できる

労務管理システムの導入により、社会保険や年末調整などの煩雑な手続きが大幅に自動化されます。これにより、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減が可能となります。

たとえば、給与計算や各種控除の処理、社会保険料の算出などが自動で行われ、法改正にも迅速に対応可能です。また、電子申請機能を活用することで、行政手続きの効率化も図れます。さらに、有給休暇管理や残業時間の集計なども自動化され、労働基準法の徹底も容易です。

これらの自動化により、人事担当者は戦略的な業務に注力できるようになり、企業全体の生産性向上につながります。

従業員の各種情報を一元的に管理できる

労務管理システムの導入により、個人情報、勤怠記録、給与データ、評価情報などを一つのデータベースにまとめられます。これにより、情報の検索や更新が容易になり、データの整合性も保たれます。

また、アクセス権限を設定すれば、情報セキュリティの強化も可能です。一元管理されたデータをもとにすることで、人材配置や育成計画の立案、給与体系の見直しなど、戦略的な人事施策の実施ができるようになります。

さらに、システムによっては従業員自身がシステムにアクセスしてみずからの情報を確認・更新できる機能もあります。これを活用することで、情報の正確性向上と人事部門の負担軽減も実現可能です。

迅速な意思決定と柔軟な制度変更が可能に

中小企業の強みである機動力を活かし、労務管理システムの導入によりさらに迅速な意思決定と柔軟な制度変更が可能になります。

たとえば、勤務体系の変更や新たな手当の導入など、労務制度の変更をシステム上で素早く反映できます。また、リアルタイムで取得できる勤怠状況、残業時間、有給休暇取得率などの各種データをもとに、課題把握と対策立案もスピード感をもって実行可能です。

中小企業特有の風通しの良さと相まって、従業員のニーズに応じた柔軟な制度設計や運用が実現し、働きやすい職場環境の整備につながります。結果として、従業員満足度の向上と優秀な人材の確保・定着に貢献します。

コスト削減と経営効率の向上

労務管理システムの導入は、中小企業にとって一時的な負担となるかもしれない初期投資です。しかし、長期的には大きなコスト削減効果をもたらします。

人事労務業務の効率化が進めば、残業時間の削減や人件費の最適化が図れます。また、ペーパーレス化によるコスト削減や、外部委託していた業務の内製化も可能です。さらに、正確なデータ管理により、労務トラブルや法令違反のリスクが低減し、関連する費用の抑制にもつながります。

中小企業では、これらのコスト削減効果が経営に直結しやすく、資金を新規事業や従業員のスキルアップなど、成長のための投資に回せます。結果として、将来的な競争力強化と持続的な成長が実現可能です。

経営者と従業員の距離が縮まる

中小企業ならではのメリットとして、労務管理システムの導入が経営者と従業員の距離を縮める効果があります。

システムを通じて、経営者が従業員一人ひとりの勤務状況や評価、スキルなどを容易に把握できるようになります。これにより、各従業員の状況に応じたきめ細かな対応や、直接的なコミュニケーションが促進されるかもしれません。

また、システム上で従業員からの各種申請や相談を受け付けることで、経営者や管理職の直接的な対応も可能です。透明性の高い評価制度や公平な労務管理の実現は、従業員からの信頼感を高め、組織の一体感醸成にもつながります。

結果として、中小企業の強みである「家族的な雰囲気」を維持しつつ、効率的で風通しの良い組織運営が可能です。

中小企業が労務管理システムを選定する際のポイント

中小企業が労務管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

セキュリティが自社の要件を満たすか確認する

労務管理システムを選ぶ際には、個人情報や機密情報の取り扱いに関する法令や規則に適合させるため、セキュリティが法令や自社の要件を満たすかを確認することが重要です。

たとえば、SSL暗号化や二要素認証などのセキュリティ機能が備わっているか、データのバックアップや復旧の方法が明確かなどをチェックしましょう。

サポートやアップデートの体制は充実しているか確認する

労務管理システムを選ぶ際には、システムの導入や運用においてトラブルや不具合に対処するため、サポートやアップデートの体制が充実しているかどうかを確認することが重要です。

たとえば、導入時のマニュアルや担当者によるサポートの提供があるか、問い合わせの対応時間や方法が適切かなどを確認しましょう。また、法改正や機能追加に対応するためのアップデートの頻度や内容も重要です。

他のシステムとの連携が可能か確認する

労務管理システムを選ぶ際には、業務効率やデータの一貫性を高めるため、他のシステムとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。

たとえば、すでに給与計算システムや勤怠管理システム、ビジネスチャットツールなどのシステムを導入している際はデータ連携ができるかを確認しましょう。また、APIやWebhookなどの連携方法やコストも把握しておきましょう。

中小企業向け労務管理システムの比較表

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中小企業におすすめの労務管理システム11選

中小企業におすすめの労務管理システムを紹介します。

• 入社手続きを電子化でき、内定から入社までの期間を短縮
• エンゲージメントの向上や離職防止に役立つ従業員データベースの構築
• 勤怠打刻や給与明細の確認がスマートフォンやタブレットからも行える

クラウドハウス労務は、労務の電子化によって事務作業の効率化を図れる労務管理システムです。紙・Excelなどに散らばっていた情報を集約し、従業員データベースで一元管理が可能です。

煩雑な入社手続きや負担の大きい年末調整もWeb上で完結できるため、人事担当者・従業員両方の負担軽減になります。電話・メールでの専属サポートや、設定・操作方法を確認できるサポートサイトなど、手厚いサポートが用意されているため、導入後も安心して業務を行えます。

• 雇用契約書をはじめとした各種書類をシステムで作成可能
• 初期設定から運用支援までをトータルに行うサポート体制
• 人事評価やタレントマネジメントなど必要に応じて同社シリーズを追加できる

HRBrainは、運用支援が充実した労務管理システムです。従業員の入力情報から必要書類を自動作成できる入退社手続き機能や、電子申請・年末調整・マイナンバー管理などの機能から、必要なサービスのみを選んでオリジナルプランをカスタマイズできます。

マイナンバーは提出依頼・提出・回収までをオンラインで行えるため、管理者・従業員ともに業務負担の軽減が可能です。

• 雇用契約や社会保険の手続きをペーパーレス化
• スマートフォンから年末調整が可能
• 利用段階に応じたサポートを提供

SmartHR労務管理は、従業員が入力した情報をもとに、手続き書類を自動作成し電子申請できる労務管理クラウドシステムです。入社手続きや雇用契約、年末調整などに対応しています。

動画や画像のサポートコンテンツ、チャットサポート、課題に合った運用方法の提案など、利用段階に応じたサポートを受けられます。

• 月額費用は従業員数に応じて変動し、年払いで割引が適用される
• Webマニュアルや解説セミナーなど導入の不安を解消するコンテンツが豊富
• アラート機能により、作業の漏れを防止できる

freee人事労務は、複雑な労務事務を一つにまとめて一気通貫で管理できる人事労務システムです。勤怠管理や給与計算、入退社手続きやマイナンバー管理など、労務管理業務を効率的に行える機能が充実しており、共通で使用する情報の入力は1回で済むためミスを軽減できます。

さまざまな他社サービスとの連携ができるだけでなく、freee自体が会計や法人設立などのさまざまなシステムを提供しているため、必要な機能を選んで揃えた導入も可能です。

• e-GovやマイナポータルとAPI連携しているため、システム内に蓄積されたデータを直接利用して社会保険や労働保険の手続きを行える
• 他社の給与システムや勤怠システムとの連携が可能
• 社内での申請や承認フローを電子化でき、承認までの期間短縮につながる

オフィスステーション労務は、多種多様な帳票の作成や申請を電子化して担当者の負担軽減を実現する労務管理システムです。電子申請や人事労務に関わる帳票作成といった機能を利用できます。

GovAPIと連携した電子申請で入退社手続きの工数削減が可能なほか、API・CSV連携で他社の給与・勤怠ソフトとの連携ができ、双方のシステムで簡単に情報を取り込めます。さらに、通信データとサーバー本体の暗号化、データの自動バックアップなど、金融機関並みのセキュリティ体制をとっているので、データの管理を安全に行えることも特徴です。

• 従業員がWeb上で情報を入力するだけで入社手続きが可能
• 部署ごとに管理、更新していた人事情報を集約し、最新の情報を共有できる
• 従業員データを集約してリアルタイムでグラフ化するダッシュボード搭載

ジンジャー人事労務は、社内の人事情報を集約管理できる労務管理システムです。顔写真と名前を表示した組織図でドラッグしてシミュレーションが行えたり、各従業員の部署や役職などをタイムライン形式で確認できたりと、わかりやすい操作性をもっています。

パソコンやタブレット、スマートフォンに対応しているため、テレワーク導入にも対応可能です。同社シリーズの勤怠管理や給与計算などのシステムと連携すれば、情報の統合管理も可能になり、さらなる業務効率化を実現できます。

• 年末調整の情報をCSVファイルで出力でき、さまざまな給与計算ソフトにデータの取り込みが可能
• 従業員にスマートフォンやパソコンで年末調整の情報を入力してもらい、申告書の作成や提出を自動化できる
• データの暗号化や24時間365日の監視体制、第三者機関による認証など、セキュリティが充実

オフィスステーション年末調整は、年末調整の手続きをペーパーレス化することで、年末調整業務をパソコンやスマートフォンで完結させ、負担や業務時間を最小化できるシステムです。

従業員はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットから申請書提出が可能なほか、マイページから質問に回答するだけで申告書を完成させられます。最新の税制に従って控除額まで自動計算されるため、簡単で迷うことがなくなり、担当者への問い合わせが減り負担を軽減できます。

• 個人や手続きに関する情報を従業員が直接入力できる
• 帳票の電子申請機能で役所に足を運ばずに済む
• 健康管理機能としてストレスチェックと集団分析も可能

ジョブカン労務HRは、従業員の情報を安全に一元管理し、入退社や扶養などの手続きを自動化できる労務管理システムです。情報の入力・更新は従業員に入力依頼でき、保存された情報をもとに帳票を自動作成してくれるため、担当者の手間を大幅に削減できます。

同社シリーズの勤怠管理・給与計算システムなどとの連携も可能で、簡単にデータを連携して同期させられるため、さらなる業務効率化を実現できます。

• 色分け表示やアラート機能で各手続きの漏れや遅れを防止できる
• 労災給付や育児休業給付、高齢者雇用継続給付などにも対応可能
• 専門家チームのよるサーバーの監視やEDRの導入など、数々のセキュリティ対策を実施している

社労夢Company Editionは、各種保険申請の内製化をサポートするシステムです。入社から退社までの申請手続きを一元管理して進捗を可視化でき、電子申請で業務時間の短縮を実現できます。

人事管理や給与管理システムと連携してデータを取り込むことで、手入力なしに届出を作成でき、ミスの低減も可能です。また、公文書ファイルを開かなくても、誰の公文書かを一覧ですぐに確認できるため、大量の処理を行う場合の負担を大きく減らせます。

• Web、申告用紙の併用に対応
• 申告書の配布から回収、進捗管理、催促メール送信まで可能
• マイナポータル連携により電子データで必要な情報を取得

eNENは、マイナポータルとの連携により、生命保険料控除や住宅控除の証明書提出を不要にできるWeb年末調整システムです。

進捗状況はリアルタイムに管理でき、個人別の状況に応じた催促メールの送信もシステムから行えます。管理者メニューを業務範囲や部署などで振り分けられるので、グループ会社やBPO会社など複数会社での利用にもおすすめです。

• 入社から退社までの人事労務やマネジメント業務をトータルで効率化
• アラカルト型の料金体系で、同社シリーズのなかから必要な機能だけを選んで導入できる
• e-Gov連携の電子申請を使えばワンクリックで書類提出が可能

One人事[労務]は、従業員情報の収集から手続き申請、年末調整までの情報を一元管理できる労務管理システムです。必要な機能を選択して最適なシステムにカスタマイズした状態で導入できるほか、同シリーズの勤怠管理や給与計算、タレントマネジメントなどの機能と組み合わせての利用も可能です。

シリーズをフルパッケージで利用すれば、一気通貫でシステムを管理でき、さらなる業務効率化を実現できます。人事労務データを一元化したい企業だけでなく、事業ステージにあわせて導入するシステムを選びたい企業にもおすすめです。

サービス選びは比較して検討しよう

労務管理システムを選ぶ際は、自社の状況にあった機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックすることをおすすめします。

労務管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。