電子契約システムのSMS送信機能とは?メリットやおすすめサービス
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電子契約システムにおけるSMS送信機能とは
まずはSMSの基礎知識や、電子契約システムにおけるSMS送信機能の概要を解説します。電子契約システムの特徴や仕組み、機能、おすすめ製品などについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
SMSは携帯電話番号宛てにメッセージを送信できるサービス
そもそもSMS(Short Message Service)とは、携帯電話の電話番号宛てにメッセージを送信する機能です。
相手のメールアドレスを知らない場合でも、携帯電話番号は知っているというケースは多いものです。SMSはメールと違い、携帯電話番号さえ把握していればメッセージを送信できます。また、スマートフォン以外にも、フィーチャーフォンやガラケーにもSMS機能が備わっています。
メールアドレスを保有していない方でも、携帯電話番号宛てに手軽にメッセージを送信できるのがSMSのメリットです。マーケティングや営業としても利用しやすい手段なので、ビジネスシーンでも活用が進んでいます。
電子契約システムはSMSで署名依頼ができる
電子契約システムにおけるSMS送信とは、契約相手の携帯電話番号宛てに署名依頼を送信できる機能です。
電子契約書の署名を依頼する際は、メールやチャット、SNSなどのさまざまな手段を検討できます。しかし、このような手段の多くは、受信リストにメッセージが埋もれてしまったり、内容を確認するためにパソコンを利用したりと、さまざまな難点があります。
一方、SMS送信の場合はモバイル端末でメッセージを受け取り、そのまま電子署名を行えるのが特徴です。そのため、契約締結までの手間を最小限に抑えられます。また、メールアドレスやチャットIDを知らない相手でも、携帯電話番号宛てに送信できるのが利点です。
電子契約システムのSMS送信機能の活用シーン
電子契約システムのSMS送信機能は、BtoCビジネスにおける署名依頼や身分証明書の提示が必要な契約など、さまざまな活用方法が存在します。複数のパターンを押さえることで、SMS送信機能の活用の幅が広がります。
BtoCビジネスにおける署名依頼
BtoCビジネスとは、企業対個人の商取引です。取引相手が企業の場合、メールアドレスを保有しているケースが多いものの、相手が個人だとメールアドレスを保有していない可能性も考えられます。また、個人用のフリーメールに署名依頼を送信した場合、ほかのメールにメッセージが埋もれてしまうこともあります。
電子契約システムのSMS送信機能があれば、取引相手がメールアドレスを保有していない場合でも、携帯電話番号宛てにメッセージを送信可能です。BtoCビジネスでありがちな、「メールが見つからない」「メールアドレスが間違っていた」といったトラブルを回避できるため、よりスムーズに契約締結へと至れます。
身分証明書の提示が必要な契約
携帯電話の加入や銀行口座の開設など、身分証明書の提示が必要な契約でも電子契約システムのSMS送信機能のメリットを活かせます。
SMS送信機能は、契約相手の携帯電話番号宛てにメッセージを送ると同時に、本人認証が可能です。該当する携帯電話番号にメッセージが届いたということは、契約者の本人性を担保する証明になるためです。
このような本人確認性に優れたSMSの利点を活かすことで、契約手続きをより安全に進められます。
非正規雇用契約
アルバイトやパートといった非正規雇用契約を結ぶ場合は、SMS送信機能が活躍します。
非正規労働者を雇用する際は、「そもそもメールアドレスを聴取しない」「契約書の回収率が低くなりやすい」といった課題が発生しがちです。しかし、メールアドレスは聴取しなくても、電話番号を回収するケースは多いでしょう。SMS送信機能は、携帯電話番号さえあれば署名依頼を送信できるのがメリットです。
また、回収率低下の問題に関しても、SMS送信であればスマートフォンで手軽にメッセージを確認できます。そのまま電子署名へと手続きを進められるため、契約締結のハードルが下がり回収率の向上が見込めます。
SMS送信機能を搭載した電子契約システム7選
電子契約システムのなかでも、SMS送信機能が利用できるかどうかは製品ごとに異なります。SMS送信機能が搭載された、おすすめの電子契約システムを紹介するので、気になったサービスがあればぜひ資料をダウンロードして詳細を確認してみましょう。
Docusign - ドキュサイン・ジャパン株式会社
ドキュサインの電子署名は、電子文書の作成や署名、レポート、ワークフローなど、数多くの機能が搭載された電子契約システムです。契約相手に署名依頼を送る際は、SMSとWhatsAppの二択から好きな方法を選択できます。SMSは契約相手の電話番号に、WhatsAppはアプリ上に署名依頼のメッセージが届く仕組みです。
また、ドキュサインの電子署名では、オフライン状態でも電子文書への署名が可能です。オフライン状態で電子文書の作成・署名後、オンライン状態になった時点で最新のデータが同期されます。
クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社
クラウドサインは、豊富な機能を利用できる、国内を代表する電子契約システムです。タイムスタンプやSSO(シングルサイン)、承認権限設定といった数ある機能のなかにSMS送信機能も用意されています。
クラウドサインのSMS送信機能は「組込み署名」と呼ばれています。顧客向けのWebサイトとクラウドサインを連携することで、電子文書への同意手続きをWebサイト上に組み込める機能です。Webサイトのユーザー(顧客)にSMSで通知を送信できるため、よりスムーズに同意手続きを進められます。
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサインには、電子文書の署名や送信、ワークフロー、文書管理などの豊富な機能が搭載されています。SMS送信も、電子印鑑GMOサインに搭載されている数ある機能のなかの一つです。
SMS送信の機能はシンプルで、契約相手にSMS形式で署名依頼の通知を送信できます。SMS送信機能を利用するには、別途オプションへの加入が必要です。電子印鑑GMOサインには無料プランが用意されているため、オプションを利用する前に、まずは無料プランで機能性や操作性をしっかりと検証すると良いでしょう。
freeeサイン - フリー株式会社
freeeサインは、フリー株式会社が提供する、さまざまなクラウドサービスと連携できる電子契約システムです。すでにfreeeの関連製品を導入している企業に向いています。
freeeサインには、電子文書作成や署名、AIレビュー、ワークフローなどの幅広い機能が搭載されています。契約相手に署名依頼の通知を送信できるSMS送信機能も利用可能です。オプションへの加入なしで基本プランに数多くの機能が搭載されているのは、freeeサインの大きな強みだといえるでしょう。
Adobe Acrobat Sign - アドビ株式会社
Adobe Acrobat Signは、PDFファイルの作成や管理に強みを持つ電子契約システムです。作成したPDFファイルのOffice製品への書き出しや、複数ファイルの統合、ファイルの保護など、PDFファイルに関する細やかで多様な機能が搭載されています。
Adobe Acrobat SignのSMS送信は、SMSリンク通知機能と呼ばれています。作成した電子文書のURLを契約相手のスマートフォンに直接配信できる仕組みです。受信者はメーラーにアクセスせず手軽に内容を確認できるため、円滑な契約書のやり取りが可能です。
WAN-Sign - 株式会社NXワンビシアーカイブズ
WAN-Signは、すべての機能が標準搭載された電子契約システムです。機能を拡張するために追加費用を支払う必要がないので、予算を立てやすい点にメリットがあります。標準搭載されている機能は、電子署名や印影登録、PDF送信、文書管理など非常に豊富です。また、契約相手に署名依頼を送る際は、メールとSMSの2種類から選択できます。
Great Sign - 株式会社TREASURY
Great Signは、ユーザー数が無制限で使える電子契約システムです。どれだけユーザー数が増えても料金が変わらないため、利用者数の多い大企業ほど恩恵を感じやすいといえます。
搭載されている機能は、電子文書への署名や契約書作成、書類管理、権限設定など豊富です。SMS送信機能も備わっており、契約相手のメールアドレスを知らない状態でも、電話番号宛てに署名依頼を送信できます。
電子契約システムのSMS送信機能を最大限に活用しよう
電子契約システムのSMS送信は、契約相手のモバイル端末へと直接メッセージを送信できる便利な機能です。契約相手にとっても手軽にメッセージを確認できるため、よりスムーズに署名依頼を行えます。
ただし、電子契約システムによってSMS送信機能の有無が異なります。契約業務の効率を高めるには、なるべくSMS送信機能付きの電子契約システムを選ぶのがおすすめです。SMSならではのメリットを最大限に活かし、効率良く契約業務を進めましょう。
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