小売業界にもビジネスチャットが必要！情報共有活性化と業務の効率化へ

小売業界の課題、なぜビジネスチャットが必要か

小売業界の課題とは

小売業界はアルバイトも多く、出勤日も出勤時間も人によって違うことが多いです。

そのため、本部からの連絡をすべてのスタッフに知らせるためにメールや電話、伝言板などを活用していますが、メールや伝言板は見ていないスタッフがいたり、電話はなかなかつながらないなど手間がかかります。

また、本部から情報をスタッフに共有する場合、本部から店舗へ連絡があり、それを店舗がスタッフに連絡する仕組みで、大幅なタイムロスが生まれてしまいます。

つまり、情報共有の不正確さと共有時のタイムロスが小売業界では大きな課題となっています。

ビジネスチャットを導入するとどう変わるか

こうした小売業界の課題はビジネスチャットを導入することで変わります。

スタッフが出勤していない日にも情報を見ることができますし、メールのように送信漏れはなく、送信されていたとしても、通知機能やアラーム機能などにより、それを見逃すことなく情報を受け取ることができます。

また、本部からスタッフへの連絡もビジネスチャットによって直接取ることが可能になります。

ビジネスチャットとは

そもそもビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、LINEのように簡単なメッセージをチャット形式でやりとりできるツールのことです。基本的なメッセージ機能に加え、ビジネスで役立つファイル共有などの機能も充実しています。

またグループチャットにしておけば、スタッフ全員にメッセージを簡単に送ることができます。さらにビジネスチャットによっては既読機能やタスク管理機能があるため、大変便利です。

メールやLINEではだめ？

メールの場合、送られても見ていない人がいたり、ウイルスメールや情報漏えいの問題といったセキュリティー上の問題もある場合があります。

LINEでも良いのではと思う方もいるかもしれませんが、LINEの場合、プライベートで使っている方が多いため公私の区別が難しく、また、過去の履歴を検索できないので、履歴を遡って問題を把握するのが難しいといえます。

ビジネスチャットとチャットボットの違い

最近人気のチャットボットとはどのようなものか

チャットボットはさまざまなところで導入されていますが、対話をするロボットのことをいいます。

あらかじめ予想できる質問と回答を用意しておけば、顧客の質問に対してチャットボットがリアルタイムで回答してくれます。

さらに、iPadやiPhoneに導入されているSiriはアプリとも連携し、予定を教えてくれたり、ウェブ上で検索をした結果を表示してくれます。

ビジネスチャットとチャットボットはどう違うか

前述したとおり、チャットボットはロボットが質問に対して回答してくれるもので、人間同士の対話のためのツールではありません。

そのため、スタッフの情報共有にはビジネスチャットを使う必要があります。

ビジネスチャット導入で得られる効果やメリットとは

小売業界がビジネスチャットを導入することで得られるメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

情報共有の効率化

これまでメール、電話、伝言板などで情報共有してきましたが、見ていない、聞いていないということも多いです。

しかし、ビジネスチャットであれば、自宅にいても情報を確認できますし、メールのように送信漏れや確認していないということもありません。

さらに過去にさかのぼって、連絡事項を確認することも簡単にできます。

セキュリティー面の強化

メールなどはウイルスの問題や、誤って外部へ情報を送ってしまうこともありますが、ビジネスチャットを使えばそのようなことはありません。セキュリティー面の強化ができるということです。

本部から直接スタッフに連絡もできる

これまで本部から店舗へ連絡があり、それを店舗がスタッフに連絡する仕組みでしたが、ビジネスチャットを使えば、本部からスタッフに直接連絡できます。

そのため、店舗のスタッフに対する連絡漏れを防ぐだけでなく、本部が各スタッフについて把握できるメリットもあります。

スタッフの意見を簡単に聞ける

これまで店舗のひとりのスタッフが、本部の管理職に意見を伝えるのは難しい仕組みでした。しかし、ビジネスチャットを利用すれば、誰でも本部に対して意見を述べることができます。

現場で働くスタッフの意見を聞くことはとても貴重です。ビジネスチャットはそのためのツールとしても役に立ちます。

また、以下の記事ではよりコミュニケーションを取ることに特化した社内SNSのメリット、デメリット、市場規模をより詳しく解説しています。

小売業界のビジネスチャット導入事例

導入事例：ポーラ

ポーラと言えば、化粧品販売の企業ですが、2016年4月からビジネスチャットのWowTalk for ビジネスプラスを導入しました。

課題：大量のメールの処理と情報共有の遅滞

本部からの情報共有のために大量のメールが送信され、それをパソコンで見て確認する作業に時間がかかり、さらにそこから必要な情報を他者に共有するという場面において、大幅なタイムロスが生まれていた。

効果：情報共有が効率化され、円滑なコミュニケーションが可能に

ビジネスチャットを導入することで、外出が多い営業の方もモバイル端末ですぐに情報を確認でき、本部との情報共有・コミュニケーションが容易になった。
また、社内全体でもコミュニケーションを取ることで、スタッフのモチベーションアップにもつながっている。

小売業界で役立つビジネスチャット3選

ビジネスチャットは有料・無料も含め、さまざまものが出ていますが、どれを使えばよいかなかなかわからないのが実情です。

以下ではビジネスチャットの中でも特に小売業界で役立つビジネスチャットを紹介します。

Slack（スラック） - Slack Japan 株式会社

画像出典：Slack公式サイト

• 多くの外部サービスと連携できる
• ドキュメントの共同編集ができる
• どのOS、アプリでも同じように表示されて利用しやすい

Slackの最大のメリットは外部アプリとの連携が簡単にできるということです。たとえばGoogleカレンダーと同期しておけば、本日の業務やイベントを簡単に共有できます。小売業界で販促予定などをGoogleカレンダーに入れておけば、すべてのスタッフが忘れずに確認できます。またお店のTwitterやInstagramの内容もSlack上で共有できるので、どのような情報をお店が流しているかも共有できます。

Chatwork（チャットワーク）- Chatwork株式会社

画像出典：Chatwork公式サイト

• 煩雑なタスク管理ができる
• スタートアップから中小企業まで豊富な導入実績
• ビデオ通話が簡単にできる

Chatwork（チャットワーク）の最大のメリットはタスク管理ができることです。小売業においても、各スタッフがどのようなタスクを実行しているのか、またそのタスクが完了したのかどうかを簡単に管理できるメリットがあります。チャットワークを使うことで、タスクの確認漏れや報告漏れを防ぐことができるのです。

以下の記事ではChatworkの詳しい使い方も紹介しています。導入を考えている方はぜひ合わせてお読みください。

Skype（スカイプ） - 日本マイクロソフト

参考情報：Skype公式HP

• ビジネスチャットのパイオニア
• Office365に含まれている
• 固定電話や携帯電話にも電話できる

Skypeは、多くの人が使用しているツールのひとつで、ビデオ会議、チャット、音声通話などあらゆる機能に対応しています。またOffice365に含まれているため、新たにインストールする必要がありません。小売業界では、電話でやり取りしたいという方も多いので、スカイプのグループチャット機能を使って、会議ができるのはメリットでしょう。

その他小売業界で役立つおすすめサービス

店番長 - 株式会社リンコム

画像出典：店番長公式サイト

• メールやチャットでは埋もれがちな業務指示を一元管理
• 円滑なコミュニケーションを支援する豊富な機能
• 店舗、本部、マネージャー・SVの業務負担を軽減

店番長は、本部と店舗間のコミュニケーションを促進するクラウド型の多店舗運営支援システムです。業務指示を一元管理することで、期日や優先度が明確になるため、メールやチャットだけでは埋もれがちな指示を見落とすこと無く店舗で確実に実行できる仕組みを構築できます。本部では指示の実行状況をリアルタイムで把握でき、データを可視化することでさらなる業務改善を図れます。また、グループチャットによる相談連絡機能、店舗から本部へ設備の故障や修理依頼、商品へのクレームを報告するコンタクト機能など、豊富な機能を搭載しています。適切な情報管理で、店舗、マネージャーやSV（スーパーバイザー）、本部社員まで企業全体の業務負担を軽減します。

はたLuck®︎ - ナレッジ・マーチャントワークス株式会社

画像出典：はたLuck®︎公式サイト

• シフト作成やチャットなど、小売店に役立つ充実した機能
• 専用のモバイルアプリ有り。アルバイトでも手軽に使える
• シフト希望の管理や画像付きチャットで、雑務の負担を最小限に

はたLuck®︎は、シフト作成やチャットなど、小売店に役立つさまざまな機能を搭載した店舗管理システムです。専用のモバイルアプリがあるため、正社員からアルバイトスタッフまで手軽に扱えます。

従業員はアプリからシフト希望を提出可能。自動作成されたシフト希望表を編集・調整するだけでシフト作成ができるため、店長やマネージャーの毎月の負担を軽減できます。また、画像付きのメッセージや宛先指定でチャットを送ることも可能です。

スマレジ - 株式会社 スマレジ

画像出典：スマレジ公式サイト

• いつでも、どこからでも店舗の状態をリアルタイムで把握
• 詳しい分析項目で売上のすべてを把握し経営を可視化
• その場で在庫管理も

スマレジは、iPhone・iPadなどを活用した高機能POSレジであり、Waiterオーダーエントリーシステムと連携し、完璧な飲食店運営を可能にします。

単体での運用も可能なため、あらゆる業種で使える柔軟性を持ちながら、商品管理、売上管理、在庫管理、顧客管理、売上分析など、圧倒的な高機能を搭載、すべてがクラウド環境で管理されるため、煩わしい設定やメンテナンスも必要ありません。

もちろん、クラウド環境を活かして、外部からのデータアクセスも可能、時間と場所を問わないデータ確認が可能になるほか、複数店舗の管理にも対応しています。

情報共有の効率化は意識改革・業務効率化にもつながる

ビジネスチャットの最大のメリットは情報共有が効率化できることです。情報共有の効率はスタッフ全員が情報を共有しているということが重要なのではありません。

全員が同じ情報を共有することで、今、会社はどのようなことを実践しようとしているのか、その方向性を理解することです。

そうすることで、会社全体のことも考えることができる意識改革の役にも立ちます。また、好事例の情報を共有できれば、業務の効率化にもつながります。

こうしたメリットを享受するためにも、ビジネスチャットの活用は必須です。前述したビジネスチャットを参考にして、導入してみてください。

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