人事評価フィードバックの伝え方・ポイント5選！重要性・役立つ定型手法を紹介

人事評価のフィードバックとは

人事評価のフィードバックとは、上司（評価者）が部下（被評価者）に人事評価結果を伝える際、目標に対する達成度や評価、改善点などを話し合うことです。部下に自身のスキルや課題を正確に理解してもらい、今後成長できるよう促すことで、モチベーションや生産性の向上を図ります。

そもそもフィードバックとは

フィードバックは、対象者が行った業務の成果について評価や改善点を、具体的な根拠とともに伝えることです。ビジネスにおいては上司から部下へ行われるだけでなく、たとえば消費者に商品のアンケートに答えてもらい、評価された点や改善すべき点を洗い出すのもフィードバックです。

今後さらに高いパフォーマンスが出せるよう、課題を明らかにして、今後どのようにこれを改善するか、新たに計画の立案を行います。

人事評価におけるフィードバックの重要性や目的

どのような企業でも社員の人事評価は必要ですが、評価の際にフィードバックを行っている企業は多くありません。とくに中小企業の場合、一方的な評価だけで上司と部下の関係構築に意識を向けられていないケースがあります。やり方がわからなかったり、査定だけで終わっていたりするようです。

しかし適切なフィードバック面談ができれば、生産性の向上や信頼関係の構築などにつながります。人事評価におけるフィードバックの重要性や目的について、詳しく紹介します。

人材育成につながる

人事評価のフィードバックを適切に行うことで、社員がみずからの課題を客観的に把握できるようになるので、結果として人材育成につながります。

管理者側がこれまでの経験やデータなどをもとに、社員に対して的を射たアドバイスができれば、社員がみずから成長するきっかけになるでしょう。課題とアドバイスがあれば、自主的に動きやすくなるため、いわゆる自律型人材（みずから考え能動的に業務が遂行できる人材）が、育ちやすくなるメリットもあります。

モチベーションの維持・向上につながる

人事評価でしっかりフィードバックができれば、社員のモチベーション維持・向上にもつなげられるでしょう。フィードバックでは、成果やそこに至るプロセスにおいてよかった点についても、具体的に伝えられます。

これにより、社員は自身の行いが正しく評価されていると感じられます。また自身のスキルや能力に不安を感じていた場合も解消されるため、高いモチベーションで新たな仕事に取り組めるでしょう。

生産性向上につながる

評価の際にフィードバックを受けた部下は強みや弱みを把握できるようになり、結果的に業務の生産性向上につながります。

評価があまりよくない社員に対しては、一方的に叱責を加えるのではなく、具体的にどうすれば問題や課題が解決できるのか、社員とともに考える姿勢が重要です。そこから具体的に改善すべき点や必要なスキルなどを社員みずからが考えられるように促すことで、のちの成長にもつながります。

目標達成のプロセスを話し合える

正しくフィードバックができれば、正しく目標管理もできるため、業務における社員の目標を達成しやすくなります。人事評価のフィードバックでは、目標に対してどの程度まで進んだかの進捗状況や、目標達成の障害である行動、またこれを改善アクションについて話し合えます。

これにより、目標までの道のりを細かく軌道修正できるため、難しい目標も達成しやすく、そうでない場合もより早い期間で目標を達成しやすくなるでしょう。

人事評価の不満をなくす

人事評価でのフィードバックは、人事評価に対する社員の不満をなくすのに有効です。フィードバックを伴わない人事評価の場合、具体的にどのような点が評価に影響したのかがわかりません。そのため低い評価を与えられると、不透明感や不平等感をおぼえる社員が出てくるでしょう。

フィードバックのない人事評価では管理側と社員側とで認識の乖離が生じやすく、とくに厳しい評価を受けた社員は、公正な評価がされなかったのではないかと疑心暗鬼になりかねません。しかしフィードバックをすれば、双方の認識の齟齬がなくなるため、社員は評価に納得しやすくなるでしょう。

人事評価への不満を解消する方法に関しては、こちらの記事でも解説しています。参考にしてください。

信頼関係を構築する

人事考課のフィードバックは、部下との信頼関係構築にもつながります。部下に対して的確な評価を行い、改善点に対して建設的なアドバイスを積み重ねれば、部下は上司を信頼するようになるでしょう。

ただし、信頼関係は一朝一夕にできるものではないため、日ごろからこまめにコミュニケーションをとるよう努力するのが重要です。

人事評価フィードバックの4つの手順

このように、人事評価では適切なフィードバックは極めて重要ですが、フィードバックの方法がわからない方も少なくありません。そこで理想的なフィードバックのために、重視すべきポイントを解説します。

アイスブレイクで緊張をほぐす

フィードバック面談では、いきなり評価結果の話を始めてはいけません。部下からすれば、どのようなことをいわれるか不安かもしれず、そもそも上司との面談は緊張します。

そのため始めから本題に入るのではなく、天気やニュース、趣味、プライベートのことなど軽い雑談から始めて緊張をほぐすのが大切です。

部下の話を聞く

フィードバックで管理者側は終始、部下の話を聞く態度が重要です。一方的に仕事内容について批判したり叱責したりするのではなく、ともに改善すべき点を見つける意識で臨んでください。

そのために、先に部下の自己評価を聞きましょう。上司の評価を先に伝えると、内容に影響され本心を話さない場合があります。聞くときは部下の顔をときどき見ながら適度に相づちを打ち、できるだけ話しやすい雰囲気を心がけましょう。

ポジティブな内容の評価

部下の自己評価を聞いたら、ポジティブな評価から伝えましょう。プラスの内容から伝えることで、部下は話を聞きやすい状態になります。褒めるべきところは、積極的に褒める姿勢が重要です。

フィードバックに評価シートを用いる企業と、そうではない企業がありますが、どちらもポジティブな点から伝えることに変わりはありません。

ネガティブな内容の評価

プラスの評価の後に、マイナスの評価部分を伝えます。このとき、必ず原因も伝えなければいけません。部下が理解・納得できるよう、マイナス評価の根拠を具体的事実や事例を使って詳しく説明します。なぜこの評価なのか、部下から質問があった場合、具体的な事実や数値を出して回答できればベストです。

そして、フィードバック内容はこれまでの指導内容と整合性を取れていることが重要です。これまで伝えたことのない評価軸や評価基準を、突然もち出さないように注意しましょう。企業全体の社員教育と方針が合わないような内容をもち出すと、部下に不信感をもたれるおそれがあります。

マイナス面を伝えたら、それを今後どう解決するかを一緒に考えます。まず社員側に考えるよう促したあと、管理者側も考えを伝えて、具体的な解決策や行動方針を明らかにしましょう。

人事評価のフィードバックを成功させる5つのポイント

人事考課のフィードバックで的確なコメントを行う際には、次の点に注意をして行いましょう。

目的や課題を共有する

フィードバックを行う目的や課題などは部下へしっかり共有しましょう。フィードバックは部下が自身の課題を客観的に理解することで、自主的な行動を促すのが重要です。目標に対する進捗状況や今後の目標、目標を達成するために行うべきことなど、細かく共有することで、部下も行動を起こしやすくなります。

行動を評価する

マイナス評価を行う場合は、必ず社員の行動に対して行いましょう。社員本人の性格や能力といった点は改善するのが難しく、指摘された社員が反感をもったり、深く傷ついたりする可能性があります。

しかし行動に対する指摘であれば、すぐに改善しやすく、社員としても素直に受け止められます。改善すべき具体的な理由や改善案もあわせて提案し、行動を促しましょう。

整合性をもたせる

人事評価のフィードバックは事実にもとづいて具体的な内容を伝えることが重要です。すでに説明したように、日ごろ指摘していることや、伝えている内容との乖離が発生するのはよくありません。管理者側の日ごろの言動と整合性をもたせることは必須です。

態度や伝え方に気をつける

伝え方も相手の心情に配慮しつつ、論理的に伝えましょう。言葉の選び方も慎重に考えてください。言い方ひとつで部下のモチベーションが下がる可能性もあります。丁寧な対応や適切な言葉遣いを心がけ、高圧的な態度にならないように注意しましょう。

課題の改善方法については、上司の意見を押しつけてはいけません。部下がみずから答えを導き出せるよう、効果的な質問を考えます。部下の意見もしっかり聞けるように、日ごろからコミュニケーションしやすい環境や、前述したような信頼関係を構築することが重要です。

実行しやすい内容をアドバイスする

課題に対する改善案や、行動計画はすぐ実行に移せるものにしましょう。実行するまでに時間がかかるものや、具体的に何をすればいいかわからないと、部下はどう行動に移せばいいか迷います。結果行動に移さない、もしくは間違った行動を行う可能性もあります。

具体例を出しながら行動計画に細かく落とし込み、イメージがわきやすいようフォローしてください。

人事評価で役に立つフィードバックの定型手法

フィードバックには、いくつかの型があり、これを活用することでマイナス評価でもうまく部下とやり取りしやすくなります。ここまで紹介してきた内容と重複する部分もありますが、形として覚えるとわかりやすく、応用もしやすくなるためぜひ参考にしてください。

サンドイッチ型

サンドイッチ型は、名前のとおりサンドイッチのようにフィードバックを行うタイプです。具体的には次のように行います。

1. ポジティブなフィードバック
2. ネガティブなフィードバック
3. ポジティブなフィードバック

このように、いい話といい話の間に悪い話を挟むことで、対象者のモチベーション低下を抑制します。技術いらずで手軽に使いやすいうえ、ポジティブな話題から始まるため、話す側も聞く側もやりやすいのがメリットです。

SBI型

SBI型は、「状況（Situation）・行動（Behavior）・結果（Impact）」で会話を組み立てるタイプです。具体的には次のような順序で説明を行います。

1. 状況（〇〇で）
2. 行動（〇〇をしていたとき）
3. 結果（〇〇のようになっていたけど、なぜそうなったの？）

といったように、状況を整理しつつ順序よく説明することで、相手が原因と因果関係を理解しやすくなります。部下が自身の状況を客観的に把握でき、自身の行動が与える影響について意識しやすくなるメリットがあります。

ペンドルトン型

ペンドルトン型は、上司と部下が交互に意見を出し合って話を進めるタイプです。上司が事実や評価を共有したあと、次のような流れで話を行います。

1. 評価ポイント
2. 改善ポイント
3. 行動計画（今後どう行動するか）
4. まとめ

このとき、4以外に関してはまず部下から意見や考察を話すよう促し、上司は補足情報を入れたり反応したりします。これにより、部下の主体性を引き出しやすく、納得感をもって次の行動をしてくれます。また部下のモチベーションアップ向上や、信頼関係の構築にもつながるでしょう。

人事評価でフィードバックを行う際の必要な準備

次に、人事評価で理想のフィードバックを達成するために、管理者側が準備で意識すべきポイントを説明します。

事前準備

人事評価の適切なフィードバックやアドバイスのためには、事前準備が欠かせません。どのように評価を伝えるのか、話す内容の整理や部下からの質問に対する回答を想定します。管理職は何かと多忙ですが、限られた時間内で面談を成功させるため、事前に可能なことはなるべく行いましょう。

評価や査定をただ伝えるだけでなく、評価につながった理由や最も伝えたい内容を整理する必要があります。言葉の伝え方で相手の心情は変わるため、厳しい言い方や批判的な口調の傾向がある方はとくに注意しましょう。

場所

フィードバックを行う場所は早めに確保しましょう。人事評価が行われる時期は、会議室のような面談を行う場所の確保が難しくなる可能性もあるからです。他の社員に人事評価の内容が聞かれないよう、クローズドな空間を確保してください。

またリモートワークの場合は、Web会議システムを利用すれば、場所を選ばず面談ができるはずです。

時間

面談時間の確保も重要です。時間が短かったり、就業時間後の極端な時間に実施したりすると、社員側は時間の調整が難しくなります。また上司の印象が悪くなったり、評価が蔑ろにされていると感じたりするかもしれません。30分〜1時間を目安に、調整をつけやすい時間に面談を設定しましょう。

定期的に行うと効果的な1on1ミーティング

人事評価のフィードバックをより効果的なものにするために、1on1ミーティングの導入を検討しましょう。

1on1を行う目的

1on1とは、上司と部下が1対1で定期的なミーティングを行う人事制度のことです。日々の業務において成功したことや失敗したことなどを話し合い、上司がフィードバックをして気づきを促し、さらなる成長につなげる目的があります。

1on1を行うことで得られるメリット

1on1の実践によって、組織に対する社員の満足度を高められます。上司と部下のコミュニケーションが活性化し、さまざまな業務改善効果が期待できるほか、意思決定上の誤解も生じにくくなるでしょう。

また、社員個人が内省し成長する機会を多く得られます。具体的にどういったアプローチをとれば成長できるのか、自分なりに考えて試行錯誤する機会が増えるため、人材の育成につながります。

上司は1on1ミーティングでのフィードバックを通じて部下の能力を高め、みずからの力で考え行動し、目標を達成できる人材に育てられます。また部下との信頼関係を深め、部下の抱える課題解決の糸口を見つけることにつながるでしょう。

1on1ミーティングに関しては、こちらの記事でも解説しています。参考にしてください。

人事評価のフィードバックに役立つ人事評価システム

最後に人事評価のフィードバックに活用できる人事評価システムを紹介します。

株式会社カオナビが提供するカオナビは、人材情報の「見える化」ができるタレントマネジメントシステムです。社員の情報を人材データベースに一元化することで、適材適所な人材配置や適切な人事評価を実現できます。上長からのコメントを評価シートへ記載できるため、人事評価時のフィードバックを行いやすい環境にできるでしょう。

株式会社HRBrainが提供するHRBrainは、人事評価から人材データの活用、そしてタレントマネジメントまで幅広く活用できる、クラウド型の人事評価システムです。自社の状況に応じて柔軟にカスタマイズでき、必要な情報をすぐに取得・共有できます。一人ひとりの社員のスキルや保持している資格、あるいは将来のキャリア希望などを考慮しつつ、 優秀な人材の抜擢や人材配置の検討ができるでしょう。

HRMOSタレントマネジメントは、株式会社ビズリーチが提供している、人材管理から人事評価、そして1on1ミーティングの支援まで受けられる、クラウド型の人材管理システムです。社員の適切なフィードバックや、強みを生かした人材配置にすることで、業務効率化や社員のエンゲージメント向上を実現できます。組織の課題に合わせてプランを選択可能です。

株式会社あしたのチームが提供するあしたのクラウドHRは、社員のデータベースから目標設定、人事評価まで一元的に管理できるクラウドサービスです。豊富な機能によりワークフローの改善から評価と給与の調整、ビッグデータを活用した目標添削機能など、特徴的な技術を搭載しているのが特徴です。またベンダーによる人事評価の構築や、運用支援サービスも利用できます。

P-TH+は、幅広い業界・ビジネス規模の人事評価に活用できる人事評価システムです。自社の評価制度を変更することなく、既存のワークフローと評価シートをシステム化できるのが特徴です。またWebとExcelを連動することにより、人事部門が使い慣れたインターフェースで人事評価業務を遂行できます。オンプレミス型とクラウド型から、自社に合った方を選択可能です。

株式会社シーグリーンが提供する評価ポイントは、社員の仕事へのモチベーションと日々の活動を見える化し、組織全体の生産性向上を実現できるクラウド型人事評価運用サービスです。社員の業務への貢献を定量的に把握し、リアルタイム評価や360度評価によって人事評価の体制を構築します。社員の悩みや不満をコミュニケーターが見える化する支援もあり、フィードバックのやり方がわからない企業にもおすすめです。

WiMS／SaaS人事考課システム - 株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー

株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジーが提供するWiMS／SaaS人事考課システムは、テレワークや在宅勤務にも対応している人事考課システムです。ジョブ型雇用の評価制度やコンピテンシー評価、MBO評価などにも広く活用できます。また社員の評価設定やフィードバック面談など、部下とのコミュニケーションが加味された運用設計を支援してくれます。人事給与システムや勤怠管理システムとの連携も可能です。

人事評価システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

フィードバックで人事評価を意味あるものに

フィードバックを伴わない人事評価は部下の不満を招く恐れがあります。必ず事実にもとづいた適切なフィードバックを行いましょう。評価や伝え方の順番も大切です。

フィードバックや評価の蓄積を容易にし、サポートしてくれる人事評価システムも活用しつつ、部下の話に傾聴し、高圧的にならないよう評価を伝えてみましょう。

注目の人事評価システム、サービス資料まとめ

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