明日から使えるテレワークツール - 思い込みを捨て「まずやってみる」こと【セミナー前編】
※この記事は、5月28日に開催したオンラインセミナー「明日からできるテレワーク入門」の内容をまとめたものです。BOXIL公式YouTubeチャンネルでは再編集版の動画を公開しています。
ツールの活用事例、助成金について解説した後編はこちら＞
労働生産性向上という背景のもと、SaaS（Software as a Serviceの略／クラウドで提供される業務ソフト）の導入が進んでいる。テレワークにはSaaS利用が不可欠。コロナ禍にみまわれた3月以降、Web会議ツール、電子契約システムなど在宅勤務を目的としたサービスの導入ニーズが急増した。
＞詳細は「BOXILマンスリーレポート（2020年4月分）」を参照
パーソル研究所が実施した調査によると、全国の正社員のテレワーク実施率は、13.2％（3月9〜15日）から27.9％（4月10〜12日）に上昇。 4月7日に発令された緊急事態宣言の対象となった7都府県に限ると、38.8％。それでも6割が実施できていない計算となる。
東京商工会議所のアンケート調査結果をみると、テレワークへ踏み切れない理由として「業務」「セキュリティ」「体制」といった課題が挙がっている。これらを解消するため、環境整備への支援を求める声が多い。
出典：東京商工会議所「新型コロナウイルス感染症への対応に関するアンケート」調査結果
こうした背景を受けて、本セミナーでは、企業への導入支援実績を元にした事例紹介、具体的なサービスの解説、経済産業省の担当者を交えた補助金紹介を行なった。前編と後編にわけてレポートを掲載する。
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テレワーク実施に関する思い込み、よくある課題
セッション1は「テレワーク実施に関する思い込み、よくある課題」がテーマ。企業へのテレワーク導入支援を10年以上手がけている田澤氏が事例を元に紹介した。
そもそもテレワークとは
テレワークとは「離れた場所で働く」を語源とする造語。現在は新型コロナ対策により自宅での勤務が基本だが、本来は、場所に縛られず、ICT情報通信機器を活用して時間を有効に使おうとする働き方を指す。
田澤 リモートワークや在宅勤務との違いをよく聞かれるんですけれど、テレワークは国が定義を決めた働き方のコンセプトで、その中に、離れて働くことを指すリモートワークや、在宅勤務が含まれると思っていただければよいと思います。テレワークは、さまざまな分野で大きく世の中を変える、あるいは課題を解決する可能性を持っています。今は感染対策で注目されていますが、そのためだけの働き方ではありません。これを初めに述べさせてください。
テレワーク実施における5つのポイント
田澤氏によると、テレワークを実施する際に重要なポイントは5つに集約できるという。
- 仕事環境（PCやインターネットなど）
- コミュニケーション
- マネジメント
- セキュリティ
- 意識と工夫
緊急テレワークで生じた課題と解決方法
そして「非常時だからこそ課題にしっかりと向き合うことが重要」だと、緊急テレワーク下で企業が対応できていない課題を挙げ、それぞれへのアドバイスを述べた。かっこ内は先述した5項目のうち該当する項目を示している。
- 社員分のPCを用意できない（仕事環境）
- 紙の書類がないと仕事ができない（仕事環境）
- 自宅だと管理ができない（マネジメント）
- 話ができないと仕事にならない（コミュニケーション）
- 情報が漏れるのが怖い（セキュリティ）
- 現場や対面の仕事はできない（意識と工夫）
- 管理職はPCを使えない（意識と工夫）
社員分のPCを用意できない（仕事環境）
仮にテレワーク制度があっても該当者分のPCしかなく、全員には配布できない企業がある。これに対しては「できる限り用意しましょう」という回答を用意した。
田澤 とんでもない答えですけど、そうするしかないんですよね。
緊急対応として利用できる考え方には「BYOD（個人端末の業務利用）」があります。抵抗感が強い方もいますが、非常時なので、会社と社員の協力が重要。端末を揃えるなり、手当を出すなり、後からできることはあります。まずは仕事を行うことが最優先です。
いずれ購入しなければならないとなると、助成金がとても頼りになります（編集部注：詳細は後編で紹介）。今すぐ購入できなくても、しっかりと情報を得て揃えていくことが重要です。
紙の書類がないと仕事ができない（仕事環境）
続いてはペーパーレス化の問題だ。“ハンコ出社”が話題になったことが記憶に新しいが、文書の電子化が進んでいないために出社せざるを得ない人は実際多い。
田澤 これは、収束してからではなく、今日、今から取り組むようアドバイスしています。今日から紙の原本をデジタル化し、クラウドストレージに保存しましょう。過去の資料が必要になったら、必要な書類だけを取りに行ってデジタル化。
まずはカメラ撮影でも構いません。出社が難しい状況では、本人でなくとも出社している人が対応すればよいのです。続けるうちに「この大量の書類はさほど重要でない」と気づくかもしれません。
自宅だと管理ができない（マネジメント）
マネジメントは企業も従業員も不安に感じる要素。人事評価に不安を感じる声が多く聞かれる。
田澤 「在宅勤務だと社員を管理できない」という話をよく聞きます。管理というと厳しいイメージがありますが、会社にいる時と同じように働ける環境を用意するだけでいいのです。
会社で上司が横に座ってじーっと顔を見て管理している、そんなことはないですよね。大切なのは、出社時の緊張を維持すること。なぜ会社だとしっかり仕事できているか考えると、仕事時間が決まっている、周囲がみな仕事をしている、上司が声をかけてくれる、などがあります。
つまり、緊張しつつモチベーションを保ちつつ働ける環境を、リモートで実現できればよいのです。
話ができないと仕事にならない（コミュニケーション）
オフィスでは口頭によるコミュニケーションが多く発生している。しかしテレワークになると、突然ゼロになる。
田澤 何はともあれWebミーティングをやりましょう、これに尽きます。
Webだと心が通じないとか、対面じゃないとダメとか、言い訳をたくさん聞きます。今までは会社にいるから言えたんです。だけど、離れてしまった。離れたままよりはオンラインで顔をあわせて仕事をすることが重要だと気づいてもらいたい。
Skype、ZoomなどいろいろなWeb会議ツールがあり、導入企業が増えました。会議のためだけと思わず、顔を見て話すためのコミュニケーションツールだと考えてください。「会議は行わないから要らない」ではなくまずは使ってみること。
情報が漏れるのが怖い（セキュリティ）
セキュリティといっても多様な観点が存在する。専門知識を持つ担当者がいないと対応が難しく、情報漏えいに対して漠然と不安を抱いている人が多いという。
田澤 どこにどんなリスクがあり、どう守るべきかを、一歩下がって考えてみてください。結局情報漏えいが起きるのは、PCやUSBを持ち歩く際の紛失です。飲み屋に忘れてしまった、これが多いんです。出歩かない在宅勤務は安心とも言えます（笑）。
通信セキュリティを考慮すると、「リモートデスクトップ方式」がおすすめ。家から手を伸ばすように会社のパソコンを操作する方法で、会社にあるものを大きく変えずいつもの仕事ができます。まずは離れていても安心して仕事ができる環境を作れる体験をしていただければと思います。
田澤氏が「おすすめ」と名前を挙げたサービスが、「シン・テレワークシステム」。NTT東日本とIPA が緊急開発したもので、自宅と会社、双方のPCにアプリをインストールするだけで利用できる。10月末まで無償解放している。
現場や対面の仕事はできない（意識と工夫）
普段からPCを使っていない職種はテレワークが難しい。
田澤 現場だからできない、対面の仕事だからできないではなく、どうしたらテレークできるか知恵を絞りましょう。現場でその仕事をやっている人にしか答えを見つけられないからです。
驚いたところだと、「テレワークは無理」といわれてきたテレビ番組でリモート出演が行われています。訪問看護では、病院へ立ち寄ってから訪問先へ向かうのを止め、朝礼や報告業務をリモート化し直行直帰にするという取り組みを行なっています。
埼玉県の木工玩具メーカーは、各パーツを郵送リレーし商品を作り上げているそうです。もちろん工房で作業した方が生産性は高いですが、リモート化したことで社員の安全を守れる。生産性が落ちたとしても仕事が進む。この価値を経営者が理解すると、不可能だと思っていたことも実現できるのです。
参考）朝日新聞DIGITAL／社員の家で「どんぐりころころ」 玩具会社もテレワーク
管理職はPCを使えない（意識と工夫）
田澤 キーボード入力が苦手、スマートフォンも入力しづらい、音声入力はやり方がわからない。そんな方は大勢います。こういう時は「いつも通り口頭でOK」という環境を作ってはどうでしょうか。
例えば、ビデオ会議ツールの常時接続。大企業でも日頃から行われていて、オフィスどうし、オフィスと自宅をつなぎます。「おーい山田、あの件はどうなった？」「（聞いていた田中さんが）私わかります！」、こういった会話が成り立ちます。
常時接続は通信負荷が高まる心配があるが、田澤氏は、「普段はカメラとマイクをオフ、スピーカーの音量を少し上げておいて、呼びかけられたらマイクを入れて応答するように」とアドバイス。じっくりと話したい時だけカメラをオンにする、という使い分けをすすめた。
また「無料ツールで常時接続は難しいか」という質問もあった。完全無料はさすがに難しいとしながらも、「オフィスなら賃貸料がかかって当たり前と考えると、月々2,000円くらいでオフィスを借りられると、有料プランでも安いのでは」と話す。
まとめ：まずはやってみること
「いきなり全てをクラウド環境で揃えるのは難しいですが、まずやるべきことは、Web会議ツールを使い、コミュニケーションや管理に少しでも取り組むこと」と田澤氏。
田澤 「Beforeコロナ」では東京五輪に向けてテレワークに取り組んでいました。これが、緊急事態宣言下の「Underコロナ」を経て、「Withコロナ」の時代に入りました。どれほど続くかはわかりませんが、いずれ「Afterコロナ」に入ると考えます。Afterコロナのテレワークは本当に違ったものになるのではないかと思っています。
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明日から使えるテレワークツール・使い方を解説
先日公開した「テレワークツールのカオスマップ」に示すとおり、Web会議ひとつとっても多くのサービスがあり、また活用方法もさまざま。セッション2では、ツールの概要と使用事例を、スマートキャンプCOO阿部が解説した。
阿部 ツールを大枠で捉えると、「コミュニケーション」「バックオフィス」「リモート環境」「営業・マーケティング」に分けられます。この4分類に即して、実際にどのサービスを使えばよいのか具体的に解説します。
コミュニケーション
オフィス勤務で最も重要なのは、雑談を含むコミュニケーションと情報共有だ。会議ではプレゼン資料やメモ、ホワイトボードへの記録など、さまざまな共有手段がとられる。これらをリモート環境でも構築していかなければならない。
ビジネスチャットツール
阿部 メールはタイムリーに開くのが難しく、雑談を文字にするのも困難です。チャットは、メンションで相手に通知し「お疲れさまです、この件どうですかね」といったように、会話のようなコミュニケーションがとれます。
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Web会議ツール
阿部 昨今「Zoom飲み」が流行っていますが、無料（※）のWeb会議ツールはたくさんあります。メールアドレスを登録してURLを共有するだけなので、導入自体はとても簡単です。ただ、疲労が溜まりやすいので注意が必要。
Webだと使う感覚が視覚と聴覚に集中するうえ、自分の映りも見ながら話すので、集中力が分散し疲れがちです。実はWeb会議に限らず、テレワークをしていると労働時間が長くなりがち。なので、50分会議をしたら10分休む、30分の会議なら5分前には終えて休憩するなど、意識的に休憩をとると良いと思います。
※編集部注：Skypeは基本的に無料。Zoomの無料プランでは、最大100名のグループミーティングが40分利用できる。G Suiteのビデオ通話ツールGoogleMeetも9月まで無料解放されている
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情報共有・ナレッジ管理ツール
阿部 スマートキャンプではKibelaやesaを使っています。ワードのような文書をクラウド上で共同編集できるツールです。テレワークではきちんと文書に残し共有することが非常に重要なので、こういったナレッジ共有サービスが増えています。
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プロジェクト管理・タスク管理ツール
阿部 テレワークでは、これまで以上に進捗確認が大事だと思います。出社時は声をかければ頭の中で進捗が確認できたのですけれども、テレワークでは難しい。誰がどういうタスクを進めているか可視化するというのは非常に良いかなと。
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バックオフィス
バックオフィス領域では、契約、労務、勤怠管理を取り上げた。課題の根幹は「脱・紙」にある。
電子契約システム
阿部 契約書はニュースにもなりましたね。押印のために出社、そうなるとテレワークが実現できないということで、電子契約システムが注目されています。私は約3年前から電子契約を使っているのですが、けっこう衝撃的でした（笑）。契約書のやり取りにはもともと、押印して郵送して手元で確認して押印して……に1〜2週間かかっていたんですよね。これがデジタルだと10分で完結してしまいます。
テレワークをきっかけに電子契約システムを使い、10分で契約ができる状態を作る。出社できるようになった後も契約業務の効率があがります。
同様に「紙＆押印」が基本の労務管理も、システムでペーパーレス化できる。人事領域では多くのクラウドツールが提供されており、人事情報の管理、給与計算、採用管理、タレントマネジメントなど、業務に応じたシステムが多く提供されている。
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勤怠管理システム
阿部 紙のタイムカードがまだまだ多いと思うんですが、勤怠管理システムを使えば、クラウド上で打刻できます。オフィスでもSuicaやPASMOで出退勤を記録できるので、出社できるようになった後の生産性向上という意味合いでもぜひ検討していただきたいと思います。
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ワークフローシステム
阿部 私も役員なのでたくさんの承認をしていますが、稟議もすべて電子化しています。紙の回覧も必要なくなるので、テレワークが実現できます。
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リモート環境
リモートでもオフィスと変わらない業務環境を構築するには、どうしたらよいのか。インサイドセールス代行「BALES」の運営経験を元に、電話に注目して紹介した。
阿部 電話応対のために出社しているという方が多く、緊急事態宣言を受けて、私たちも「BALES INFO」という受付電話を代行するサービスを始めました。電話代行サービスを利用すると出社人数を抑えられます。
スマートキャンプは北海道にコールセンターを構えており、緊急事態宣言下ではフルリモートを実施した。
阿部 オペレーター全員がもともとノートPCを使っていて、荷電はMiitel、管理はSalesforceやGoogleのスプレッドシートで行っていました。おかげでコールセンターを完全にリモートで運営できました。オペレーターの9割以上がパートの方なのですが、自宅で電話する体制をスムーズに組めたので、テレワークを意識したシステムを導入していくのは非常に有効だと思います。
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参考）北海道支社の在宅勤務に関する取り組みは、日本経済新聞、およびNHKに掲載
マーケティング・営業
マーケティング・営業のオンライン化も喫緊の課題だ。訪問営業ができなくなり、オンライン商談ツールへの問い合わせが増加。また固定電話への通電率が下がり、オフラインでの接点構築が難しくなったため、メール配信システムやマーケティングオートメーションツール（MA）も注目されている。
阿部 オンライン商談ツールやZoomを活用し、営業活動を止めることなく続けられています。ポイントは、オンラインを前提としたマーケ・営業プロセスの見直し。今後、テレワークをする会社としない会社で二極化してくるとも思ってはいるのですが、いずれにせよオンライン化が進むと思うので、プロセスを見直すと良いのかなと思います。
まとめ：ツール導入の極意は「最適化」
ツール選定では「導入」がゴールになりがち。しかし、適切に運用し定着させることこそが重要だ。
阿部 ツール導入で重要な意識は、「再現ではなく最適化する」点にあります。100%同じ環境を作るのは難しいと思うので、ツールを活用してコミュニケーションの最適化を目指していく。
また「脱・紙」を実行する良い機会です。システムに体を合わせていく、環境も整えて営業もオンラインに最適化していく・こういうことができれば、再びテレワークが必要となってもすぐに移行できますし、テレワーク導入を採用の競争力につなげることも可能だと思います。
後編ではツールの活用事例、助成金について解説＞
