スケジュール管理を搭載したグループウェア9選 - 機能・料金比較

スケジュール管理機能のあるグループウェアの選び方

基本機能を抑えているか

まずはスケジュール管理機能自体が搭載されているか、必要な機能が足りているのかをチェックしましょう。カレンダーの作成、イベントのスケジューリング、期日の設定、リマインダーの設定など、基本的な機能がきちんと備わっているかを確認します。日次、週次、月次などの異なるビューでスケジュールを表示できるかも大事です。

予算内に収まるか

グループウェアをはじめとしたサービス導入時には、予算がついて回ります。各グループウェアの料金を比較し、企業の予算内に収まるか確認しましょう。料金は月額か年額か、ユーザーごとの課金か会社単位での課金かなど、さまざまな形式があります。コストパフォーマンスも加味しながら比較しましょう。

従業員にとって使いやすいか

シンプルで直感的に操作できること、どこに何があるのか一目でわかることは、グループウェアを定着させるために重要です。デモを受けたりトライアル版を試用したりして、使いやすさやカスタマイズ性を確かめましょう。

スケジュール管理機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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スケジュール管理機能のあるグループウェア9選

Google Workspaceは、Google ドキュメントをはじめとしたグーグルのサービスを利用できるグループウェアです。GmailやGoogle ドライブ、Google スプレッドシートなどを搭載。各機能間の連携をしやすいのも特徴で、たとえばGmailからTo-Doリストにタスク追加したり、データベースのBigQueryやダッシュボード作成のLookerとデータ接続できたりします。

スケジュール管理では、異なる言語のユーザーともリアルタイム翻訳によりコミュニケーションをスムーズにしてくれます。また複数のタイムゾーンで予定を編集でき、グローバルチームでのスケジュール管理を簡単にします。

Garoonは大企業におすすめの機能でコミュニケーションを活性化させます。かんばん機能でタスク管理を可視化し、進捗状況を直感的に把握できます。ワークフロー機能で申請・承認をスムーズにし、複雑な手続きも自動化。ノーコードアプリ開発も可能で、独自の業務アプリを簡単に作成し、組織のニーズにフィットしたシステムとしてブラッシュアップしていけるでしょう。使いやすさと豊富な機能で、さまざまな業種と規模の企業で導入されています。

スケジュール管理では、会議や研修など定期的な予定を「繰り返し予定」として登録。毎回イチから入力する必要がなく、スムーズに予定を作成できます。ほかにはGoogle カレンダーやOutlook カレンダーなど、複数のカレンダーをまとめて管理可能です。

Larkはチャットを起点に、カレンダーやドキュメントなどのビジネスツールを統合するグループウェアです。必要な機能がひとつのシステムに集約されているので、ツールの切り替えが不要。AIによる会議の議事録作成や翻訳など、面倒なタスクを自動化できるのも魅力です。

スケジュール管理では、予定作成時にチャットでメンバーに通知し、日程調整や確認がスムーズにできます。予定からビデオ会議を直接開始すれば準備時間を削減できるでしょう。

J-MOTTOグループウェアは26もの機能を搭載し、月額165円（税込）から利用できるコストパフォーマンスに優れたグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなどの機能を標準搭載。オプションとして、Web勤怠や日報管理などの機能も追加できます。

スケジュール管理では、海外のタイムゾーンやサマータイムにも対応。会議室予約も可能なためメンバーと会議室を同時に予約するのに便利です。またGoogleカレンダーとの連携にも対応しています。

NI Collabo 360は、基本機能に加え企業間連携や海外の言語、海外の時間にも対応しているグループウェアです。30以上のアプリケーションを1つにまとめ、全方位的に業務を支援します。法人格の壁を越えて連携できるグループウェアで、グループ企業にもおすすめです。幅広い機能を1ユーザあたり月額360円にて提供しています。

スケジュール管理では、個人・グループのスケジュールをリアルタイム更新で常に最新情報を確認できます。空き時間検索でスムーズな調整、会議室予約との連携で手間を削減します。Google カレンダー連携も可能です。

サイボウズ Officeは、使いやすさと豊富な機能を兼ね備えた、累計7万社^※が導入しているグループウェアです。豊富なテンプレートやアプリで、業務効率化をすぐに実現できます。クラウド型とオンプレミス型の両方に対応し、企業のニーズに合わせて導入できるのも魅力です。

スケジュール管理では、チームメンバーの予定を共有でき空き時間検索にて会議の日程調整もスムーズ。会議室予約機能と連携すれば予定と同時に会議室も予約可能で、ダブルブッキングの心配もありません。

※出典：サイボウズ「サイボウズ Office 公式サイト」（2024年2月26日閲覧）

desknet's NEOは、豊富な機能と高い拡張性を持つ国産グループウェアです。スケジュールの管理・共有はもちろん、企業ポータルやワークフロー、Web会議など、業務の品質・効率改善や働き方改革に役立つ幅広い機能を提供します。豊富な標準機能と多彩なオプション機能で、ニーズや課題に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

スケジュール管理では日、週、月、年表示はもちろん、ガントチャート表示にも対応。また予定の移動やコピーがドラッグ&ドロップで簡単にでき、ストレスなくスケジュール管理をこなせます。

Microsoft 365は国際的に利用されているグループウェアです。Word、Excel、PowerPointなどとシームレスに連携するため、編集や情報共有といった共同作業がスムーズです。Microsoftの強固なセキュリティ基盤で、情報漏えいをはじめとするリスクを排除し安心して利用できます。1人から数万人の組織まで規模に合わせて柔軟に拡張可能な、チームワークと生産性を向上させるシステムです。

スケジュール管理では、メール、連絡先、タスクと連携し、情報の一元管理を実現。効率的なスケジュール管理が可能です。色分け、表示形式など、細かい設定で自分好みの表示に調整できます。

クロジカスケジュール管理は、シンプルで使いやすいスケジュール管理に特化したグループウェアです。チームの予定や会議室の予約状況をひとつのカレンダーで確認できるため、見逃しによる予定や予約の重複を防げるでしょう。無料プランがあるため、まずは使用感や機能を確かめてから本格導入を決められます。

ひとつの画面で予定やスケジュールを一元管理できるため、重複や確認漏れを防ぎやすいです。シンプルだからこその使いやすさ、わかりやすさを追求したシステムです。

グループウェアに搭載されるスケジュール管理機能の詳細

リマインド機能

リマインド機能では、重要なイベントや予定の開始時間が近づいていることを通知してくれます。ユーザーが指定した時間前にリマインダーが表示されることで、イベントや予定を見逃さずタスクをこなせるでしょう。また、繰り返しイベントや定期的なタスクにもリマインダーを設定でき、繰り返しのタスクを忘れることなく管理できます。

共有・閲覧機能

共有・閲覧機能を使用することで、複数のユーザーがスケジュール情報を共有し、閲覧できます。これにより、チーム内のメンバーは互いの予定を把握し、スケジュールの衝突を避けられるでしょう。

また、共有されたスケジュールには閲覧権限を設定できます。たとえば、閲覧のみ可能なユーザーや編集権限を持つユーザーを設定するといった具合です。プライバシーを保護しながら、必要な情報を共有しましょう。

スケジュール管理機能のあるグループウェアのメリット

スケジュール共有による情報共有の効率化

スケジュール管理のあるグループウェアを利用することで、チームメンバー間でのスケジュール情報の共有が容易になります。すべてのメンバーが同じ情報を参照し、タスクや予定の重複を防ぎながら、効率的に作業を進められるようになるでしょう。

たとえば会議やプロジェクトの締め切り、休暇の予定などを一元管理し、チーム全体で確認できます。また、スケジュール共有によって、各メンバーの予定を考慮したスケジューリングやリソースの最適な活用が可能となります。

リアルタイムでの更新や通知機能を活用することで、急な変更や重要な情報の共有もスムーズに行えるでしょう。コミュニケーションの円滑化や作業の進捗管理がしやすくなり、チーム全体の生産性向上につながります。

タスクの優先順位を整理

スケジュール管理のあるグループウェアを活用することで、タスク管理の統合や優先順位の設定、時間管理が容易になります。タスクと予定を同じグループウェアで管理することで、締め切りや優先度を把握しやすくなります。

さらに、リマインダー機能を活用することで、重要なイベントや期限が近づいた際に通知を受け取り、タスクを見逃すことなく適切に対処できます。業務のミスや遅延を防ぎ、生産性の向上にもつながる機能です。

コミュニケーションの活性化

スケジュール管理のあるグループウェアは、コミュニケーションの活性化に大きく貢献します。共有されたスケジュールはチーム全体が容易に閲覧でき、メンバー間での情報共有が促進されます。

タスクや予定に関するコミュニケーションが一元化され、チームメンバーは同じプラットフォーム内で議論や意思決定を行えるようになるでしょう。

スケジュール管理機能のあるグループウェアのデメリット

導入コスト

スケジュール管理のあるグループウェアを導入する際には、導入コストがかかります。これには月額料金やカスタマイズ、トレーニングおよびサポートの費用などが含まれます。

特に、大規模な組織や複雑な業務プロセスを持つ企業では、オンプレミスよりは低価格だとはいえ導入に伴うコストが高額になるでしょう。テスト的に導入してみるなど徐々に人数を増やしながら導入するのもおすすめです。

セキュリティ対策

セキュリティ対策も重要な懸念事項です。グループウェアには、会議のスケジュールやプロジェクトの進捗状況など、機密性の高い情報が含まれます。そのため、適切なセキュリティ対策が必要です。

具体的にはデータの漏えいや不正アクセスのリスクがあります。機密情報が漏えいした場合、企業の信頼性や競争力に悪影響を及ぼすかもしれません。

そのためグループウェアのサービス提供者が適切なセキュリティ対策を講じているかどうかが重要です。サービス提供者がセキュリティに関する最新の技術や規制を遵守し、データの保護に努めていることを確認しましょう。

従業員への浸透

すべての従業員がグループウェアを使いこなせるとは限りません。技術的な知識やスキルに自信のない従業員、新しいシステムやソフトウェアに適応するのが苦手な従業員がいるかもしれません。

このような場合、従業員がグループウェアを効果的に活用するためのトレーニングやサポートが必要です。しかし、これらを十分に提供できない場合、グループウェアを十分に活用できず、システムの費用対効果が低くなります。

スケジュール管理のあるグループウェアを導入する際には、従業員の教育やトレーニングに十分なリソースを割く必要があります。体制を整備し、全従業員がシステムを活用できるようにしましょう。

スケジュール管理でコミュニケーションを促進しよう

スケジュール管理を搭載したグループウェアを選ぶ際には、搭載された機能や使い勝手などに注目しましょう。スケジュール管理を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

スケジュール管理を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、自社のニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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