おすすめ社員管理システム8選！人事評価や労務、タレントマネジメントにも活用可能

社員管理システムとは？

社員管理システムとは、企業が従業員の情報や業務を効率的に管理するためのシステムです。従業員の人事情報や勤怠、評価などさまざまなデータを一元管理し、人事や管理業務の効率化をはかります。そのため人事管理システムや労務管理システムと呼ばれる場合もあります。

企業が成長するにつれて、従業員数や業務の複雑さが増していく中で、従業員の情報管理や業務効率化はますます重要になるでしょう。社員管理システムを導入することで、これらの課題に対処し、組織全体の効率化をはかれます。

無料で利用できる社員管理システムも存在する

社員管理システムの中には、無料プランが用意されているケースもあります。無料プランでは初期費用も月額料金もなく、永久に無料で利用可能です。ただし利用できる従業員の数や、利用できる機能に制限をかけられているケースがほとんどです。

そのため、中小企業やスタートアップのような従業員が少ない企業や、シンプルな機能だけを利用したい場合には無料プランを検討するといいでしょう。今回紹介するおすすめの社員管理システムにも、無料プランを提供しているシステムがあるため、こちらも参考にしてください。

社員管理システムの主な機能

社員管理システムには人事管理、労務管理、評価管理などの機能があります。これらの機能を使いこなすことで、組織内の人材や業務を効率的に管理可能です。各機能の概要とメリットを紹介します。

人事管理

人事管理機能は、従業員の人事情報やスキル情報を管理するための機能です。従業員の基本情報から経歴、スキル、研修履歴などを管理し、組織の人材戦略をサポートします。

人事管理で従業員情報を一元化することで、適材適所の人材配置やキャリア開発に活用できます。

労務管理

労務管理機能は、従業員の雇用契約や社会保険、勤怠、給与などを管理する機能です。また、入退社時の書類作成や電子申請、年末調整などをシステム上で行えます。

Excelや紙を用いた手作業による労務管理では担当者の負担も大きく、ミスも発生しやすい課題がありますが、システムによって各データの入力や計算が容易になります。

評価管理

評価管理機能は、評価シート管理や評価の甘辛調整、評価フローの設定ができる機能です。従業員が多いほど、評価者や人事の負担が大きくなる評価業務を標準化して、効率性を高められます。

サービスによって異なりますがMBOやOKR、バリュー評価、コンピテンシーなどさまざまな評価制度に対応します。

社員管理システムの選び方

社員管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 社員管理システムの導入目的を確認する
• 社員管理システムの機能を確認する
• 社員管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 社員管理システムの料金・価格相場を確認する

社員管理システムの導入目的を確認する

社員管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
人事情報を集約し効率的に管理したい	人事情報管理や人材データベース機能、組織分析機能などに特化した社員管理システムがおすすめ
労務管理を効率化したい	年末調整や勤怠管理機能、入社・退社手続きなどに特化した社員管理システムがおすすめ
人事評価を効率化したい	評価シートの作成・運用や目標・進捗管理、アンケート・サーベイ（調査）などに特化した社員管理システムがおすすめ

社員管理システムの機能を確認する

社員管理システムの機能については、先ほど大まかに紹介していますが、システム選定を行うためにより詳細に分類し機能一覧でまとめました。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

機能	詳細
人事情報管理	従業員の情報を取り込んだり入力したりして収集し、管理する機能、従業員も直接システムに情報を入力できる
人材データベース機能	各従業員の異動履歴や評価の情報、面談履歴といったさまざまな情報が蓄積できる機能、どういった人物かが一目で把握できる
組織分析機能	企業全体における人材の傾向を分析できる機能、たとえば有給取得率や正社員の比率と行った数値を可視化できる
給与計算機能	データベースにある人事データや勤怠データをもとに、支払うべき給与や各手当の額を自動で計算できる機能、振り込みの手続きまで可能
給与明細の作成・配信	給与データをもとに給与明細を自動で作成し、Webで配信できる機能、給与明細を電子化することで、印刷・配布の手間を省ける
年末調整	年末調整の書類作成や提出をサポートしてくれる機能、従業員の回答を促し、回収した書類のチェック機能・ステータス管理機能なども行ってくれる
勤怠管理機能	出勤・退勤時の打刻や有給休暇の申請・承認、シフト管理などができる機能、幅広い就労環境や勤務スタイルに対応し、残業時間や有給取得率の自動集計もできる
入社・退社手続き	入社・退社時に必要な、煩雑な手続きをオンライン化・自動化できる機能、システム上で書類を自動作成して送信し、従業員へ質問に回答してもらうだけで完了できる
マイナンバー管理機能	従業員のマイナンバーを収集・管理できる機能、データ通信の暗号化や監査ログによってセキュリティを担保した状態で管理可能
スキル管理	各従業員がもっている資格や保有スキル、業務履歴などを管理する機能、数値化できないスキルや経験値まで可視化できるため、従業員の能力をはかりやすい
評価シートの作成・運用	人事評価に利用する評価シートの作成・運用をサポートしてくれる機能、各業界ごとのテンプレートや、データ分析機能などにより効率的に業務を進められる
人材配置機能	人事データベースから、保有スキルといった特定の条件で抽出しチームアップや異動の対象者を選定できる機能、人材配置のシミュレーションも行える
評価ワークフロー	誰が誰をどのような流れで人事評価するのかを可視化できる機能、承認者を柔軟に設定でき、組織の規模に合わせて運用ができる
目標・進捗管理	従業員がそれぞれ設定した目標に対し、現在どの程度達成しているか進捗状況を可視化できる機能、可視化することで軌道修正や改善がしやすくなる
アンケート・サーベイ（調査）	従業員が企業をどのように思っているか、調査するアンケートを作成・配信・収集できる機能、従業員が企業のどこに不満をもっているかを可視化できる

社員管理システムを導入する際の注意点を確認する

社員管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
操作性	社員管理システムはさまざまな部門の従業員が利用するため、操作が直感的でわかりやすく誰でも扱えるかが重要です。簡単に操作できるシステムを選ぶことで、導入後のトレーニングや運用コストを抑えられます。
連携サービス	既存の業務システムとの連携がスムーズに行えるかも重要です。すでに給与システムや勤怠管理システムを導入している場合、連携を行うことでより幅広い業務が効率化できます。またデータの二重入力や情報の不整合も防げるでしょう。
セキュリティレベル	従業員の個人情報や企業の機密情報が含まれるため、セキュリティが十分に確保されている必要があります。データの暗号化や監視体制、アクセス権限の設定をどこまで細かく行えるかなどもチェックしましょう。
サポート体制	システムに問題が発生した際に迅速に対応してくれるか確認しましょう。連絡できる手段や対応している時間のほか、初期設定時に評価フローやデータベースの構築まで行ってくれるかも重要です。
導入形態	システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はベンダーが運用するシステムを、Webを通じてレンタルするタイプであり、オンプレミス型は自社のサーバーに直接システムを構築するタイプです。オンプレミスはセキュリティやカスタマイズ性が高い一方で、初期費用やシステム構築に時間がかかるため、近年は初期費用の負担が少なく、スムーズに導入できるクラウド型が主流です。

社員管理システムの料金・価格相場を確認する

社員管理システムは、ユーザー1人あたりに料金が設定され、ユーザーの人数分を支払う月額従量課金タイプが一般的です。費用相場としては1ユーザーあたり400～700円程度、最低限必要な額としては月5,000～15,000円程度が相場です。「人事管理」「労務管理」「評価管理」のどれかに特化していると、費用は安くなりやすい傾向があります。

ただし利用する機能の数によってもプランが変動し、利用するユーザー数が多ければディスカウントされることもあります。必要な機能と要件が搭載されているサービスを確認しましょう。

おすすめの人気社員管理システム比較12選

次に人事管理ソフト・システムの中から、とくにおすすめのクラウドサービスをいくつか紹介します。それぞれに特徴を箇条書きでまとめているため、製品比較を行う際の参考にしてください。

カオナビは、従業員の個性・才能を発掘し、戦略人事をはかる人事タレントマネジメントシステムです。カオナビには、次のような特徴があります。

• 評価運用から人材育成、配置シミュレーションまでを行える
• 従業員エンゲージメントやモチベーション分析などの組織診断機能を搭載
• マイナンバー管理や入退社手続きをオンラインで完結できる

HRBrainは、初期設定から運用までを丁寧にサポートしてくれる従業員管理システムです。HRBrainには、次のような特徴があります。

• タレントマネジメント、人事評価、労務管理など、人事労務業務を一元的に管理
• 既存システムとの連携も可能な、ユーザーフレンドリーなインターフェース
• サービスを自由に組み合わせて最適なプランを構築でき、課題に合わせてカスタマイズ可能

freee人事労務は、労務の人的なミスをゼロにすることを目的とした労務管理ソリューションです。freee人事労務には、次のような特徴があります。

• 入退社手続き、勤怠管理、給与計算、給与明細作成など人事労務業務を一元管理
• アラート機能で締め日や必要な業務を事前に通知してミスを防止
• 専任のアドバイザーによる導入支援や操作サポート

SmartHRタレントマネジメントは、とくにスタートアップや中小企業におすすめの、従業員の管理ができる人事管理ツールです。SmartHRタレントマネジメントには、次のような特徴があります。

• タレントマネジメント機能として、人事評価、配置シミュレーション、スキル管理などが可能
• データにもとづく人員配置や育成で組織強化までサポート
• 従業員が30人までであれば、労務管理プランが無料で利用できる

マネーフォワード クラウド人事管理は、従業員情報や組織情報を一元管理する人事システムです。マネーフォワード クラウド人事管理には、次のような特徴があります。

• 入社手続き書類の作成や電子締結、情報収集フォームの作成が可能
• 従業員情報の履歴管理と権限設定が可能
• 企業における組織構造や役職情報の設定と組織改編のシミュレーションができる

ジョブカン労務HRとは、労務業務を自動化・効率化する人事管理システムです。ジョブカン労務HRは、次のような特徴があります。

• 入退社や扶養変更など各種手続きの帳票を自動作成する
• ToDo リストで次の手続き作業を案内し、進捗状況も一覧で把握できる
• 手続き書類の電子申請が可能で、役所へ出向く必要がない

クラウドハウス労務とは、セミオーダー型のクラウド業務⽀援サービスです。クラウドハウス労務は次のような特徴があります。

• 煩雑な入社手続きを電子化・自動化が可能
• 高いカスタマイズ性により実現する各社に応じたセミオーダー型設計
• 業務フロー設計から運用後のフォローまで一気通貫の伴走フォロー

COMPANY 人事管理システムは、入社から退職までの人事労務を網羅する統合組織管理システムです。COMPANY 人事管理システムは次のような特徴があります。

• 複雑な組織体系やワークフローに対応できるため、大企業・大手企業におすすめ
• 個人情報だけでなく技能資格、評価、教育履歴など、Excelでの管理となりがちな項目も網羅的に管理
• グループ会社をまたがった検索や集計作業もExcelや他システム・ソフトを介さずに実現

総務人事奉行クラウドは、幅広いバックオフィス業務をデジタル化できる、人事総務システムです。総務人事奉行クラウドは次のような特徴があります。

• 従業員の管理を行うための項目が豊富であり、細かい部分まで履歴を残せる
• 社労士といった専門家1人に無償ライセンスを提供でき、連携を強化可能
• 奉行クラウドシリーズの製品と連携して、給与業務や勤怠管理業も効率化できる

ヒトマワリは、人事管理の業務に幅広く対応した人事管理システムです。ヒトマワリは次のような特徴があります。

• 採用管理や組織シミュレーション、評価ワークフローなどが可能
• 社員の適性検査データを活用し、社員を分類・分析して採用・定着を支援
• 営業とカスタマーサクセス1名ずつが専属でつき、導入から運用までを手厚く支援

One人事は、労務管理からタレントマネジメントまで一気通貫でワンストップ支援する、HRシステムです。One人事は次のような特徴があります。

• それぞれの業務ごとに複数のシステムが用意され、これを組み合わせて運用
• 単独のシステムだけでも導入できるため、必要に合わせて規模を拡張しやすい
• 公的機関向けのシステムやオンプレミスシステムも選択可能

あしたのクラウドは、人事評価業務と給与管理に対応した、コンサルティングも受けられる社員管理システムです。あしたのクラウドは次のような特徴があります。

• AIを搭載したシステムで、人事評価における課題解決を実現
• システムの導入前に人事評価性の見直しをしてくれる
• 人事評価制度構築や運用の方法についても支援が受けられる

社員管理システムを導入するメリット

社員管理システムを導入することで得られる主なメリットについて詳しく紹介します。

社員データの一括管理による業務効率アップが狙える

社員管理システムの導入により、従業員の人事情報や勤怠、給与などを一元管理可能です。これにより、人事部門や管理者は各従業員データを探す手間が省け、業務の効率化がはかれます。

また入社時の保険手続きや結婚・引っ越し・異動などに伴う更新作業なども、効率的に一括で行えます。給与計算システムや経費精算システムなどと連携していれば、これらに登録された情報も連動して更新されるため、作業にかかる時間は大幅に短縮できるでしょう。

従業員がシステムにログインし、みずから情報の更新や手続きができるのであれば、さらなる業務の効率化も可能です。

社員情報や人事に関するデータを簡単に共有可能

社員管理システムを活用することで、従業員の情報や人事に関するデータを簡単に社内で共有できます。とくにクラウドサービスの場合、Webがつながる環境であれば時間や場所、デバイスを問わずに情報を確認可能です。

そのため、たとえば外出・出張している従業員に人事情報を確認してもらったり、リモートワークをしている従業員に保険の手続きをしてもらったりできます。このように簡単に共有ができることで、組織全体のコミュニケーションや連携が円滑になるでしょう。

パフォーマンスやスキルを可視化することで、適切なマネジメントにつながる

社員管理システムは、従業員のパフォーマンスやスキルを定量化し、可視化できます。個々の従業員の適性やスキルセットを一目で把握できるため、適切な人材育成を行いやすくなります。

また人事データベースの検索機能では、特定のスキルや経験といった条件で人材の抽出が可能です。そのため適切な人材配置やチーム構成を行いやすく、異動のシミュレーションもできるでしょう。適切な人材配置や人材育成ができれば、従業員のモチベーション向上にも期待できます。

高度なセキュリティ体制のもとで情報を管理できる

人事管理システムは、企業の機密情報や個人データを保護するために高度なセキュリティ対策を備えています。紙といったアナログな管理方法では、簡単に持ち出しや破棄を行いやすく、書類を紛失するケースも考えるため、情報漏えいは簡単に防げません。

しかしシステムを導入するとデータの暗号化や24時間の監視体制、セキュリティポリシーの適用などの機能により、セキュリティを強化できます。またアカウントごとに、閲覧できる情報に制限をかけられるため、情報漏えいや不正アクセスから機密情報を守れるでしょう。

ガバナンスを強化できる

社員管理システムの導入は、企業のガバナンスを強化するのに役立ちます。従業員の勤怠管理や業務の進捗状況をリアルタイムで把握し、適切な監督やコンプライアンス管理を行えます。また、法規制や規制要件への適合を確保し、企業のリスク管理の強化も可能です。

ヒューマンエラーを軽減できる

人事管理システムを導入すると、ヒューマンエラーを軽減できるのもメリットの1つです。勤怠管理や給与計算などを紙やExcelなどで管理していると、数式の入力ミスや雇用形態・法令改正の変更ミスといったものがよく起こります。

とくに給与計算や勤怠管理は、従業員とのトラブルにもつながる可能性があり、間違いのないように何度も確認するケースもあります。しかしこういった集計・管理方法は総務や人事の負担が大きく、残業時間の増加にもつながるでしょう。

一方人事管理システムは、給与計算を自動化でき、法令改正といった重要な作業を知らせるアラーム機能もあるため、これまで起こっていたヒューマンエラーを軽減可能です。

社員管理システムを導入して、人事や労務をよりスムーズに

社員管理システムは、労務管理や人事評価などの業務効率が向上でき、適切な人材配置・人材育成ができるなどのメリットがあります。そのためバックオフィス業務をまとめて効率化させたい方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 社員管理システムの導入目的を確認する
• 社員管理システムの機能を確認する
• 社員管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 社員管理システムの料金・価格相場を確認する

社員管理システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。社員管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しているため、ぜひこちらも参考にしてください。