働き方改革をビジネスチャット活用で情報共有、効率化をするには

働き方改革とは

これまでの「働き方」をあらためて労働生産性をあげ、ワークライフバランスを向上させようと、「働き方改革」が進んでいます。

安倍政権の提唱する働き方改革

2016年に安倍政権が、個人のワークライフバランスを実現するために、内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置しました。

近年、少子高齢化の影響によって労働人口が減少傾向にあります。推進室はこの傾向に対して、個人の事情に合わせた働き方を実現することで、労働力を確保しようとしています。

これにより、働き方が多種多様になり一億総活躍社会が実現できると考えられています。こうして、職場・家庭・地域でだれしもが活躍できる社会がうまれます。

働き方改革の背景

　　　
ここでは、日本で働き方改革が提唱されるに至った背景について主要なポイントを解説します。

労働人口の減少

今後、日本の人口はどんどん減っていくと予想されており、内閣府が発表しているデータによると、2105年には現在の半分以下の4,500万人まで減少すると言われています。

そうすると比例して労働人口も減少してしまうため、一人でも多くの人が働ける環境や仕組みが必要になります。

少子高齢化

現段階でも日本はすでに世界的な長寿国の一つです。
2013年での高齢者の割合は総人口の約25%といわれています。さらに、2060年にはこの割合が40%になると予想されています。

出生率が低下していることもあり、ますます少子高齢化が加速していきます。そこで働き方改革を行うことで、高齢者の方でも働けるようなを作りだそうとしていることです。

長時間労働に対する批判

少子高齢化の原因になっているものの一つに慢性的な長時間労働があげられます。
フルタイムで働く女性が増えたことで子育てできないケースが多くなりました。これにより晩婚化し、出生率に低下につながります。

その結果、長時間労働に対する批判が増え、個人の事情に合わせた働き方が必要であると認識され始めました。

労働生産性の問題

日本は世界的に見ても長時間労働を行っているにも関わらず、労働者一人あたりの労働生産性は、先進国7つの総称であるG7のうち最下位です。

これまでは長時間働くことが重要視されていましたが、この結果を機に、労働生産性の向上が必要であるとされ始め、働き方改革が始まりました。

働き方改革とビジネスチャット

上述の働き方改革を受けて、多くの企業ではビジネスチャットを用いて働き方改革を実現しようという動きがあります。ここでは、ビジネスチャットとは何かを解説し、代表的な機能とその活用方法を紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、1対1のコミュニケーションだけでなく、複数名でのやり取りも可能にするチャットを指します。
このビジネスチャットでは、メッセージのやり取りはもちろんのこと、ファイルの共有などもスムーズに行えます。

ビジネスチャットのシェアと市場規模は、年々増え続けています。詳しくは以下の記事をご覧ください。

以下では、ビジネスチャットの代表的な機能と活用方法について詳しく紹介します。

ビジネスチャットの代表的な機能と活用方法

ここでは、ビジネスチャットの主な機能について説明し、どのように活用すべきかを解説します。

グループチャット

関係者を選び、そのメンバーだけが所属する「グループチャット」を作成できます。社内外関係なくグループを作れるので、必要なときにすぐグループチャットを始められます。

タスク管理

ビジネスチャット内では、タスクの納期管理や関係者へのリマインドができます。
これにより、より効率的にタスク管理ができます。タスク管理は、自動でリストに情報がまとまるので、タスクの保存し忘れによる抜け漏れを防ぐことも可能です。

ファイル共有

チャット内でファイル共有も簡単に行えます。
万が一メッセージのやりとりでファイルが流れてしまったとしても、やりとりしたデータを一覧で確認し、ダウンロードができるため相手に再送させる手間を取らせません。

ビデオ・音声通話

メッセージで伝えにくい内容は、ビデオ通話や音声通話を利用して、やり取りをできます。
ビデオ通話を利用すれば、対面で話をしているかのようにやり取りができるので、面接などにも応用できます。

ビジネスチャットが注目される背景

ビジネスチャットが注目されるに至った背景は、働き方改革の在宅勤務や時短勤務による、対面でのコミュニケーションの減少があげられます。

対面でのやり取りが減ると、仕事の効率が悪くなるかもしれません。そこで、コミュニケーションを円滑に取れるツールとして、ビジネスチャットが期待されています。

ビジネスチャットを利用するメリット・利点とは？

ここでは、ビジネスチャットのメリットや、職場がどのようになるのかを解説します。

コミュニケーションの時間短縮

メールを使ったやりとりは、毎回の送受信にかなりの時間がかかっていました。

しかし、ビジネスチャットを利用することで、スタッフ同士のコミュニケーションにかかる時間を短縮できます。

一度のやり取りだけで見れば、ほんの数秒のことですが、その積み重ねは一年たつと大きなものになります。
スタッフ同士のコミュニケーションにかかる時間を短縮することで社内業務のスピードが早くなり、全体の業務効率化につながります。

気軽な情報交換・意見交換

日本には、メールにも特有のビジネスマナーがあるため改まった文章になってしまいがちです。
しかし、ビジネスチャットであれば、メールのようにかしこまる必要もなく気軽に情報交換や意見の表明ができます。

また、アプリを使えば、PCだけでなくスマホなどでも利用できるため、社外にいても簡単にやり取りができます。

メールのようにかしこまっておらず、早くかつ簡単にコミュニケーションを取れるのがビジネスチャットの魅力です。

社内SNSとしても活用

公開範囲を決めて情報共有できるので、組織内のさまざまなグループと安心して情報交換できます。FacebookやLINEが社内SNSとして利用できなくもありませんが、個人利用が多いため、情報漏えいのリスクは避けられません。

そのため、ビジネスチャットであれば、プライベートとの区別をつけやすいメリットがあります。

社内SNSについてもっと知りたい方は下の記事を参考にしてください。

充実したセキュリティ機能

「ビジネスチャットではセキュリティ面で不安」という理由で導入をためらっている企業の方は多いのではないでしょうか。

しかし、現在提供されているビジネスチャットのサービスでは、利用端末制限やログ監視を利用できるサービスが多く、メールで情報のやりとりをするよりもセキュリティが堅いといえます。

つまり、充実したセキュリティ機能を備えているサービスが多く、セキュリティ面でも安心して利用できます。

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

ビジネスチャットのメリット・デメリット

ビジネスチャットの導入効果には、「コミュニケーション量が増える」「情報共有がスムーズになる」などのメリットがありますが、反対にチャットやり取りが増え、情報量も多くなるなどのデメリットもあります。

導入前にビジネスチャットのメリット・デメリットを把握しておき、運用で失敗しないために社内ルールを決めておきましょう。

コミュニケーションの量が増える

ビジネスチャットは気軽にやりとりができるメリットがある一方、メッセージの量が多すぎてさばききれないデメリットもあります。1日中チャットの返事をかえしているうちに、結局業務が進まなかったこともありえます。チェックをしすぎないように習慣づける必要があるといえるでしょう。

情報量が多すぎて見落としが増えることも

グループチャットの参加者が多いと、必然と情報量が増え、重要な情報が流れてしまうこともあります。ビジネスチャットにはお気に入り機能やタグ付けなどの機能があるので、そうした機能を使って見落としがないようルールを作っていくことが課題だといえるでしょう。

ビジネス用チャットの選び方

働き方改革にも一役買うビジネス用チャット。導入を検討している企業も多いと思います。では、どのような点に注目して選べばよいのでしょうか。

利用者人数が多いツールを選ぶ

利用者人数の多いチャットツール（例：SlackやChatWork）がおすすめです。社内はもちろん取引先とも共同で使うこともあるため、利用者人数が多いチャットツールなら、新しく導入しなくてもスムーズにツールが使えます。海外とのやり取りが多ければ、国際的に利用されているチャットツール（例：Microsoft Teams）を使いましょう。

ソフトやアプリとの互換性

社内でよく使うソフトやアプリと連携できるか、確認しましょう。各種ツールと連携できれば、大幅な業務改善につなげることも可能です。

操作性

操作性にも着目しましょう。チャットツールは日々使うものなので、操作性やUIが使いにくいものではストレスの原因になります。基本的な操作はデモや無料プランでも十分確認できるので、チェックしておきましょう。

ビジネスチャットツール紹介

上記のポイントやメリットを踏まえながら、サービスを紹介していきます。

• 2年連続ビジネスチャットNo.1を獲得
• セキュリティへの積極的な取り組み
• マルチデバイスで利用可能

Chatwork（チャットワーク）は、2年連続ビジネスチャットNo.1を獲得しているほど、多くの企業が導入しているチャットツールです。導入企業数はなんと153,000社を突破しており、ビジネスチャットツールの中でもトップクラスの人気を誇ります。マルチデバイス対応なので、外出先でもスマホやタブレットでやり取りできます。

Chatworkについては以下の記事で使い方や導入事例を詳しく解説しています。

• チャットから通話まで、遠隔コミュニケーションに役立つ機能が充実
• テキスト装飾や画像・動画の添付で、ストレスフリーな情報共有を
• 全機能を無料で使える（過去テキストやデータの表示は有料）

Slackは、遠隔コミュニケーションに役立つさまざまな機能を、ストレスフリーで使えるツールです。チャットはもちろん、DMや音声／ビデオ通話、ファイル共有など、さまざまな機能を搭載。メインとなるチャット機能では、テキストに太字や箇条書き、ボックスなどの装飾をつけられます。

さらに、テキストと一緒に画像や動画を送ることも可能です。テキストのポイント部分を目立たせたり、言葉で伝えづらいことを画像や動画で図解するといった、情報共有の細々としたストレスを取り除く機能が揃っています。

• インストールして設定するだけのスピーディ導入
• システム連携でいつでもどこでも情報を取得
• 3段階暗号化など高セキュリティで安心

TAGS（タッグス）は、法人に特化した高セキュリティのビジネスチャットです。マルチデバイス対応で、既存システムとの連携やAzureAD連携により、スケジュールやメールなど、いつでもどこでも必要な情報を手軽に取得できます。

各サービスにインターネットを介さないクローズドなネットワークで接続もでき、これまで持ち出せなかった情報にチャット上で安心してアクセスできるため、テレワークなどの多様な働き方にも役立ちます。

• スムーズな導入かつ運用が可能
• 社内外を問わず安心して利用できるセキュリティ
• 連絡、相談、報告がWowTalk上で完結

Wow Talk（ワウトーク）は、社内コミュニケーションに特化した、社員同士の連絡・情報共有を円滑にするビジネスチャットです。主な機能として、トーク、掲示板、IP通話、タスク管理、日報、安否確認の6つを搭載しています。

また、行政機関で利用されているSSL／TSLの採用により通信の完全暗号化を実現しており、ISO27001の取得もしているのでセキュリティ体制は万全です。PCやスマートフォンなどといった端末を問わず安心して利用できるので、在宅勤務など多様な働き方にも対応しています。さらに、無料通話（音声・ビデオ）も利用でき、急ぎの連絡や災害時のサブラインとしても利用可能です。

• 目的ごとにグルーピング、流れをまとめて把握
• グループごとのメンバー管理で連絡もれを軽減
• 稼働状況を可視化でき早期の労働環境改善にも

Talknote（トークノート）は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させるビジネスチャットです。

プロジェクトごとにやり取りでき、会話の流れも一覧で表示できます。グループには関連メンバーを事前に登録できるため、 CCに入れ忘れてしまったというようなミスも軽減。コミュニケーションコストを削減します。さらに稼働状況の可視化も実現。ログイン時間が長ければ上長にアラートを送信するといった機能があり、労働状況を把握、離職率低減にも役立ちます。

• 大規模導入から小規模導入までセキュリティに万全
• AIチャットボットで業務を自動化
• ランサムウェア対策

InCircle（インサークル）は、経済産業大臣賞を受賞したセキュリティが万全なビジネスチャットです。

サイバー攻撃が社会問題化している今、社内の機密情報を守るためには、社内でセキュリティ対策に取り組むのは必要不可欠です。InCircleは社内のやり取りをチャットで一本化することにより、社内メールをなくし、ランサムウェア対策をすることできます。

AIチャットボットについては以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

• IT管理者が不在でも操作できるシンプルなUI
  
• 万全のセキュリティで、情報漏えいのリスクを軽減
• 不要な機能を省き、業界最安レベルの料金を実現

Linkitは、面倒な管理や難しい設定不要なシンプルで使いやすい社内SNSです。設定は、社員の名前とメールアドレスを登録するだけ。

また個人チャットと同様に操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。高度な暗号化通信で外部へ情報漏えいする心配もありません。無駄な機能を省き、業界最安クラスの料金を実現したビジネスチャットです。

• 同僚や上司とのチャットによる素早いコミュニケーションを実現
• 複数拠点を接続できるビデオ会議・音声通話機能
• 社内外の連絡先を自動で分類・整理し管理

Tocaro（トカロ）は、社内外の連絡先を自動で分類・整理し管理できるビジネスチャットツールです。グループ内でタスク管理できるため、各チームごとにタスクを漏れなく管理できます。また、場所問わずに、複数拠点で簡単にビデオ会議できるため、無駄な移動時間や交通費を削減できます。

ビジネスチャットで働き方改革

日本で行われる働き方改革と、働き方改革のためにビジネスチャットが注目されている理由を解説してきました。

今後、リアルタイムで簡単にやり取りできるビジネスチャットはどんどん普及していきます。それは、メールのようにやり取りや確認に時間がかかるものよりも、気軽にやり取りできる方が、企業としても効率が良いからです。

今回は現在多くの企業がすでに導入しているオススメのクラウドビジネスチャットを紹介したので、導入がまだの企業の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

今回紹介したビジネスチャットツールや、紹介しきれなかったおすすめのビジネスチャットツールについては以下から詳細をご覧になれます。

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