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働き方改革をビジネスチャット活用で情報共有、効率化をするには

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労働人口の減少を受け、「働き方改革」が進んでおり、在宅勤務や時短勤務など働き方が多様化しています。コミュニケーションが希薄になりがちな状況を改善し、生産性を高めるビジネスチャットを紹介します。

働き方改革とは

これまでの「働き方」を改めて労働生産性をあげ、ワークライフバランスを向上させようと、「働き方改革」が進んでいます。いわゆる働き方改革関連法も施行され、2019年4月から

安倍政権の提唱する働き方改革

2016年に安倍政権が、個人のワークライフバランスを実現するために、内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置しました。

近年、少子高齢化の影響によって労働人口が減少傾向にあります。推進室はこの傾向に対して、個人の事情に合わせた働き方を実現することで、労働力を確保しようとしています

これにより、働き方が多種多様になり一億総活躍社会が実現できると考えられています。こうして、職場・家庭・地域でだれしもが活躍できる社会がうまれます。

下の記事では、安倍首相提唱の働き方改革が進むサービスを紹介しています。本記事で紹介するビジネスチャット以外も知りたい方は、こちらをご覧ください。

働き方改革の背景

   
ここでは、日本で働き方改革が提唱されるに至った背景について主要なポイントを解説します。

労働人口の減少

今後、日本の人口はどんどん減っていくと予想されており、内閣府が発表しているデータによると、2105年には現在の半分以下の4,500万人まで減少すると言われています

そうすると比例して労働人口も減少してしまうため、一人でも多くの人が働ける環境や仕組みが必要になります。

少子高齢化

現段階でも日本はすでに世界的な長寿国の一つです。
2013年での高齢者の割合は総人口の約25%といわれています。さらに、2060年にはこの割合が40%になると予想されています

出生率が低下していることもあり、ますます少子高齢化が加速していきます。そこで働き方改革を行うことで、高齢者の方でも働けるようなを作りだそうとしているということです。

長時間労働に対する批判

少子高齢化の原因になっているものの一つに慢性的な長時間労働があげられます。
フルタイムで働く女性が増えたことで子育てできないケースが多くなりました。これにより晩婚化し、出生率に低下につながります。

その結果、長時間労働に対する批判が増え、個人の事情に合わせた働き方が必要であると認識され始めました。

労働生産性の問題

日本は世界的に見ても長時間労働を行っているにも関わらず、労働者一人あたりの労働生産性は、先進国7つの総称であるG7のうち最下位です。

これまでは長時間働くことが重要視されていましたが、この結果を機に、労働生産性の向上が必要であるとされ始め、働き方改革が始まりました。

働き方改革とビジネスチャット

上述の働き方改革を受けて、多くの企業ではビジネスチャットを用いて働き方改革を実現しようという動きがあります。ここでは、ビジネスチャットとは何かを解説し、代表的な機能とその活用方法を紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、1対1のコミュニケーションだけでなく、複数名でのやり取りも可能にするチャットを指します。
このビジネスチャットでは、メッセージのやり取りはもちろんのこと、ファイルの共有などもスムーズに行えます。

ビジネスチャットのシェアと市場規模は、年々増え続けています。詳しくは以下の記事をご覧ください。

以下では、ビジネスチャットの代表的な機能と活用方法について詳しく紹介します。

ビジネスチャットの代表的な機能と活用方法

ここでは、ビジネスチャットの主な機能について説明し、どのように活用すべきかを解説します。

グループチャット

関係者を選び、そのメンバーだけが所属する「グループチャット」を作成できます。社内外関係なくグループを作れるので、必要なときにすぐグループチャットを始められます。

タスク管理

ビジネスチャット内では、タスクの納期管理や関係者へのリマインドができます。
これにより、より効率的にタスク管理ができます。タスク管理は、自動でリストに情報がまとまるので、タスクの保存し忘れによる抜け漏れを防ぐことも可能です。

ファイル共有

チャット内でファイル共有も簡単に行うことができます。
万が一メッセージのやりとりでファイルが流れてしまったとしても、やりとりしたデータを一覧で確認し、ダウンロードができるため相手に再送させる手間を取らせません。

ビデオ・音声通話

メッセージで伝えにくい内容は、ビデオ通話や音声通話を利用して、やり取りをできます。
ビデオ通話を利用すれば、対面で話をしているかのようにやり取りができるので、面接などにも応用できます。

ビジネスチャットが注目される背景

ビジネスチャットが注目されるに至った背景は、働き方改革の在宅勤務時短勤務による、対面でのコミュニケーションの減少があげられます。

対面でのやり取りが減ると、仕事の効率が悪くなるかもしれません。そこで、コミュニケーションを円滑に取れるツールとして、ビジネスチャットが期待されています。

ビジネスチャットを利用するメリットは?

ここでは、ビジネスチャットのメリットや、職場がどのようになるのかを解説します。

コミュニケーションの時間短縮

メールを使ったやりとりは、毎回の送受信にかなりの時間がかかっていました。

しかし、ビジネスチャットを利用することで、スタッフ同士のコミュニケーションにかかる時間を短縮することができます

一度のやり取りだけで見れば、ほんの数秒のことですが、その積み重ねは一年たつと大きなものになります。
スタッフ同士のコミュニケーションにかかる時間を短縮することで社内業務のスピードが早くなり、全体の業務効率化につながります。

気軽な情報交換・意見交換

日本には、メールにも特有のビジネスマナーがあるため改まった文章になってしまいがちです。
しかし、ビジネスチャットであれば、メールのようにかしこまる必要もなく気軽に情報交換や意見の表明ができます

また、アプリを使えば、PCだけでなくスマホなどでも利用できるため、社外にいても簡単にやり取りができます。

メールのようにかしこまっておらず、早くかつ簡単にコミュニケーションを取れるのがビジネスチャットの魅力です。

社内SNSとしても活用

公開範囲を決めて情報共有できるので、組織内のさまざまなグループと安心して情報交換できます。FacebookやLINEが社内SNSとして利用できなくもありませんが、個人利用が多いため、情報漏えいのリスクは避けられません。

そのため、ビジネスチャットであれば、プライベートとの区別をつけやすいというメリットがあります。

社内SNSについてもっと知りたい方は下の記事を参考にしてください。

充実したセキュリティ機能

「ビジネスチャットではセキュリティ面で不安」という理由で導入をためらっている企業の方は多いのではないでしょうか。

しかし、現在提供されているビジネスチャットのサービスでは、利用端末制限ログ監視を利用できるサービスが多く、メールで情報のやりとりをするよりもセキュリティが堅いといえます。

つまり、充実したセキュリティ機能を備えているサービスが多く、セキュリティ面でも安心して利用できます。

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

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ビジネスチャットツール紹介

上記のポイントやメリットを踏まえながら、サービスを紹介していきます。

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社 画像出典:Chatwork公式サイト

  • 2年連続ビジネスチャットNo.1を獲得
  • セキュリティへの積極的な取り組み
  • マルチデバイスで利用可能

Chatwork(チャットワーク)は、2年連続ビジネスチャットNo.1を獲得しているほど、多くの企業が導入しているチャットツールです。導入企業数はなんと153,000社を突破しており、ビジネスチャットツールの中でもトップクラスの人気を誇ります。マルチデバイス対応なので、外出先でもスマホやタブレットでやり取りできます。

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Chatworkについては以下の記事で使い方や導入事例を詳しく解説しています。

THANKS GIFT - 株式会社Take Action

THANKS GIFT - 株式会社Take Action 画像出典:THANKS GIFT公式サイト

  • 従業員同士で自発的にモチベーションを高め合う
  • 感謝や賞賛の気持ちを贈る「メッセージ機能」
  • オリジナルコインで従業員をモチベート

THANKS GIFTは、社内コミュニケーションの活性化と従業員のモチベートに特化したSNSツールです。従業員同士が感謝や賞賛の言葉をメッセージカードで贈り合うことによって、コミュニケーションの活性化を図れます。メッセージカードには、景品と交換できるコインを添えられ、コインの枚数を競う「ランキング機能」もあります。コインの枚数という具体的な数値で従業員をモチベートしながら、社内に互いを認め合う文化の浸透が目指せます。

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BEST TEAM - 株式会社Take Action

BEST TEAM - 株式会社Take Action 画像出典:BEST TEAM公式サイト

  • 理念とビジョンを浸透させるブログ感覚の社内コンテンツ
  • SNS感覚のタイムラインに動画や写真を投稿可能
  • タイムラインから社内報を自動生成

BEST TEAMは、従業員のエンゲージメント向上と社内コミュニケーションの活性化に特化した社内報アプリです。社長や経営層、従業員からアルバイトまで役職の壁を超えて、誰でも気軽に日々の業務を通して感じたことを投稿できます。タイムラインへの投稿には写真や動画を添付したり、投稿に対しコメントができるので、よりカジュアルなコミュニケーションが取れます。また、良かった投稿や自社らしい投稿をピックアップして、PDFに社内報を自動生成する機能を搭載。手間をかけず簡単に社内報を作成できます。

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Talknote(トークノート) - Talknote株式会社

Talknote(トークノート) - Talknote株式会社 画像出典:Talknote(トークノート)公式サイト

  • 目的ごとにグルーピング、流れをまとめて把握
  • グループごとのメンバー管理で連絡もれを軽減
  • 稼働状況を可視化でき早期の労働環境改善にも

Talknote(トークノート)は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させるビジネスチャットです。

プロジェクトごとにやり取りでき、会話の流れも一覧で表示できます。グループには関連メンバーを事前に登録できるため、 CCに入れ忘れてしまったというようなミスも軽減。コミュニケーションコストを削減します。さらに稼働状況の可視化も実現。ログイン時間が長ければ上長にアラートを送信するといった機能があり、労働状況を把握、離職率低減にも役立ちます。

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InCircle(インサークル)

  • 大規模導入から小規模導入までセキュリティに万全
  • AIチャットボットで業務を自動化
  • ランサムウェア対策

InCircle(インサークル)は、経済産業大臣賞を受賞したセキュリティが万全なビジネスチャットです。サイバー攻撃が社会問題化している今、社内の機密情報を守るためには、社内でセキュリティ対策に取り組むのは必要不可欠です。InCircleは社内のやり取りをチャットで一本化することにより、社内メールをなくし、ランサムウェア対策をすることできます。

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AIチャットボットについては以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

Linkit - 株式会社ACCESS

Linkit - 株式会社ACCESS 画像出典:Linkit公式サイト

  • IT管理者が不在でも操作できるシンプルなUI
  • 万全のセキュリティで、情報漏えいのリスクを軽減
  • 不要な機能を省き、業界最安レベルの料金を実現

Linkitは、面倒な管理や難しい設定不要なシンプルで使いやすい社内SNSです。設定は、社員の名前とメールアドレスを登録するだけ。また個人チャットと同様に操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。高度な暗号化通信で外部へ情報漏えいする心配もありません。無駄な機能を省き、業界最安クラスの料金を実現したビジネスチャットです。

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direct(ダイレクト) - 株式会社ティーガイア

direct(ダイレクト) - 株式会社ティーガイア 画像出典:direct(ダイレクト)公式サイト

  • 利用人数に上限なし
  • 自社の業務に合わせてbotを活用
  • 柔軟かつセキュアな環境構築が可能

direct(ダイレクト)は、リアルタイムで状況を把握することで、意思決定の時間を大幅に短縮するソリューションです。メンバーにアンケートを取る際、Yes/Noで回答できる質問を送信し、ボタンをタップするだけで回答できるツールがあります。他にも、現在地を知らせる機能もついているおり、どこにいてもリアルタイムで社員の状況を把握できます。これらにより意思決定が容易に短時間でできるようになります。

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Tocaro(トカロ)

  • 同僚や上司とのチャットによる素早いコミュニケーションを実現
  • 複数拠点を接続できるビデオ会議・音声通話機能
  • 社内外の連絡先を自動で分類・整理し管理

Tocaro(トカロ)は、社内外の連絡先を自動で分類・整理し管理できるビジネスチャットツールです。グループ内でタスク管理できるため、各チームごとにタスクを漏れなく管理できます。また、場所問わずに、複数拠点で簡単にビデオ会議できるため、無駄な移動時間や交通費を削減できます。

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ビジネスチャットで働き方改革

日本で行われる働き方改革と、働き方改革のためにビジネスチャットが注目されている理由を解説してきました。

今後、リアルタイムで簡単にやり取りできるビジネスチャットはどんどん普及していきます。それは、メールのようにやり取りや確認に時間がかかるものよりも、気軽にやり取りできる方が、企業としても効率が良いからです。

今回は現在多くの企業がすでに導入しているオススメのクラウドビジネスチャットを紹介したので、導入がまだの企業の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

今回紹介したビジネスチャットツールや、紹介しきれなかったおすすめのビジネスチャットツールについては以下から詳細をご覧になれます。

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ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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