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2018-03-14

働き方改革を実現!注目のビジネスチャット活用で情報共有、効率化をするには

日本の労働人口が減り続けてきているなか、政府により「働き方改革」が推進されているため在宅勤務や時短勤務などの働き方の多様化が進んでいます。コミュニケーションが希薄になりがちな状況を改善し、生産性を高めるビジネスチャットを紹介します。※初回公開日:2017/11/27
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働き方改革とは

働き方改革とは、これまで日本では当たり前とされてきた企業文化や働き方を変える改革をさします。

本記事では、これから日本で実施される働き方改革について詳しく解説します。
また、働き方改革に向けてビジネスチャットが注目されている理由も紹介します。新しい働き方に適応していくためにも、ぜひ理解しておきましょう。

安倍政権の提唱する働き方改革

2016年に安倍政権が、個人のワークライフバランスを実現するために、内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置しました。

近年、少子高齢化の影響によって労働人口が減少傾向にあります。
推進室はこの傾向に対して、個人の事情に合わせた働き方を実現することで、労働力を確保しようとしています

これにより、働き方が多種多様になり一億総活躍社会が実現できると考えられています。こうして、職場・家庭・地域でだれしもが活躍できる社会がうまれます。

下の記事では、安倍首相提唱の働き方改革が進むサービスを紹介しています。本記事で紹介するビジネスチャット以外も知りたい方は、こちらをご覧ください。

安倍総理提言、働き方改革!実現のためのツール一挙紹介! | ボクシルマガジン
安倍総理が提言したことで話題の働き方改革。ワークスタイル変革とも言われるこの一連の動きに、あなたの会社はついていけ...

働き方改革の背景

   
ここでは、日本で働き方改革が提唱されるに至った背景について主要なポイントを解説します。

労働人口の減少

今後、日本の人口はどんどん減っていくと予想されており、内閣府が発表しているデータによると、2105年には現在の半分以下の4,500万人まで減少すると言われています

そうすると比例して労働人口も減少してしまうため、一人でも多くの人が働ける環境や仕組みが必要になります。

少子高齢化

現段階でも日本はすでに世界的な長寿国の一つです。
2013年での高齢者の割合は総人口の約25%といわれています。さらに、2060年にはこの割合が40%になると予想されています

出生率が低下していることもあり、ますます少子高齢化が加速していきます。そこで働き方改革を行うことで、高齢者の方でも働けるようなを作りだそうとしているということです。

長時間労働に対する批判

少子高齢化の原因になっているものの一つに慢性的な長時間労働があげられます。
フルタイムで働く女性が増えたことで子育てできないケースが多くなりました。これにより晩婚化し、出生率に低下につながります。

その結果、長時間労働に対する批判が増え、個人の事情に合わせた働き方が必要であると認識され始めました。

労働生産性の問題

日本は世界的に見ても長時間労働を行っているにも関わらず、労働者一人あたりの労働生産性は、先進国7つの総称であるG7のうち最下位です。

これまでは長時間働くことが重要視されていましたが、この結果を機に、労働生産性の向上が必要であるとされ始め、働き方改革が始まりました。

働き方改革とビジネスチャット

上述の働き方改革を受けて、多くの企業ではビジネスチャットを用いて働き方改革を実現しようという動きがあります。ここでは、ビジネスチャットとは何かを解説し、代表的な機能とその活用方法を紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、1対1のコミュニケーションだけでなく、複数名でのやり取りも可能にするチャットを指します。
このビジネスチャットでは、メッセージのやり取りはもちろんのこと、ファイルの共有などもスムーズに行えます。

ビジネスチャットのシェアと市場規模は、年々増え続けています。詳しくは以下の記事をご覧ください。

ビジネスチャットのシェアと市場規模は?大手企業のチャット導入状況・注目サービス解説 | ボクシルマガジン
大企業ではビジネスチャットの導入が徐々に増加してきています。そんなビジネスチャットツールですが、社内SNSとの違い...

以下では、ビジネスチャットの代表的な機能と活用方法について詳しく紹介します。

ビジネスチャットの代表的な機能と活用方法

ここでは、ビジネスチャットの主な機能について説明し、どのように活用すべきかを解説します。

グループチャット

関係者を選び、そのメンバーだけが所属する「グループチャット」を作成できます。社内外関係なくグループを作れるので、必要なときにすぐグループチャットを始められます。

タスク管理

ビジネスチャット内では、タスクの納期管理や関係者へのリマインドができます。
これにより、より効率的にタスク管理ができます。タスク管理は、自動でリストに情報がまとまるので、タスクの保存し忘れによる抜け漏れを防ぐことも可能です。

ファイル共有

チャット内でファイル共有も簡単に行うことができます。
万が一メッセージのやりとりでファイルが流れてしまったとしても、やりとりしたデータを一覧で確認し、ダウンロードができるため相手に再送させる手間を取らせません。

ビデオ・音声通話

メッセージで伝えにくい内容は、ビデオ通話や音声通話を利用して、やり取りをできます。
ビデオ通話を利用すれば、対面で話をしているかのようにやり取りができるので、面接などにも応用できます。

ビジネスチャットが注目される背景

ビジネスチャットが注目されるに至った背景は、働き方改革の在宅勤務時短勤務による、対面でのコミュニケーションの減少があげられます。

対面でのやり取りが減ると、仕事の効率が悪くなるかもしれません。そこで、コミュニケーションを円滑に取れるツールとして、ビジネスチャットが期待されています。

テレワークとは | ノマド・モバイルワーク・在宅勤務との違いや歴史・メリット・事例を紹介 | ボクシルマガジン
テレワークとは会社に出社せずに働くことです。同様の意味を持つノマドワークやモバイルワークとの違い、メリットとデメリ...

ビジネスチャットを利用するメリットは?

ここでは、ビジネスチャットのメリットや、職場がどのようになるのかを解説します。

コミュニケーションの時間短縮

メールを使ったやりとりは、毎回の送受信にかなりの時間がかかっていました。

しかし、ビジネスチャットを利用することで、スタッフ同士のコミュニケーションにかかる時間を短縮することができます

一度のやり取りだけで見れば、ほんの数秒のことですが、その積み重ねは一年たつと大きなものになります。
スタッフ同士のコミュニケーションにかかる時間を短縮することで社内業務のスピードが早くなり、全体の業務効率化につながります。

気軽な情報交換・意見交換

日本には、メールにも特有のビジネスマナーがあるため改まった文章になってしまいがちです。
しかし、ビジネスチャットであれば、メールのようにかしこまる必要もなく気軽に情報交換や意見の表明ができます

また、アプリを使えば、PCだけでなくスマホなどでも利用できるため、社外にいても簡単にやり取りができます。

メールのようにかしこまっておらず、早くかつ簡単にコミュニケーションを取れるのがビジネスチャットの魅力です。

社内SNSとしても活用

公開範囲を決めて情報共有できるので、組織内のさまざまなグループと安心して情報交換できます。FacebookやLINEが社内SNSとして利用できなくもありませんが、個人利用が多いため、情報漏えいのリスクは避けられません。

そのため、ビジネスチャットであれば、プライベートとの区別をつけやすいというメリットがあります。

社内SNSについてもっと知りたい方は下の記事を参考にしてください。

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充実したセキュリティ機能

「ビジネスチャットではセキュリティ面で不安」という理由で導入をためらっている企業の方は多いのではないでしょうか。

しかし、現在提供されているビジネスチャットのサービスでは、利用端末制限ログ監視を利用できるサービスが多く、メールで情報のやりとりをするよりもセキュリティが堅いといえます。

つまり、充実したセキュリティ機能を備えているサービスが多く、セキュリティ面でも安心して利用できます。

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注目のチャットツール、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめチャットツールをまとめてチェック!
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クラウドビジネスチャット7選

上記のポイントやメリットを踏まえながら、サービスを紹介していきます。

ChatWork(チャットワーク)

  • 2年連続ビジネスチャットNo.1を獲得
  • セキュリティへの積極的な取り組み
  • マルチデバイスで利用可能

ChatWork(チャットワーク)は、2年連続ビジネスチャットNo.1を獲得しているほど、多くの企業が導入しているチャットツールです。
現在の導入企業数はなんと153,000社を突破しており、ビジネスチャットツールの中でもトップクラスの人気を誇ります。マルチデバイス対応なので、外出先でもスマホやタブレットでやり取りできます。

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ChatWorkについては以下の記事で使い方や導入事例を詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

チャットワーク(Chatwork)の使い方・機能を解説|ビジネスチャット導入事例・プラン比較 | ボクシルマガジン
企業間の情報伝達ツールとして注目されているビジネスチャットサービス「チャットワーク」について、基本的な使い方から便...

InCircle(インサークル)

  • 大規模導入から小規模導入までセキュリティに万全
  • AIチャットボットで業務を自動化
  • ランサムウェア対策

InCircle(インサークル)は、経済産業大臣賞を受賞したセキュリティが万全なビジネスチャットです。

サイバー攻撃が社会問題化している今、社内の機密情報を守るためには、社内でセキュリティ対策に取り組むのは必要不可欠です。当サービスでは、社内のやり取りをチャットで一本化することにより、社内メールをなくし、ランサムウェア対策をすることできます。

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AIチャットボットについては以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

チャットボット(Chatbot)とは?仕組みや種類・事例を紹介! | ボクシルマガジン
「チャットボット(Chatbot)」とは、チャット(会話)とボット(ロボット)を組み合わせた言葉で、人工知能を活用...

ChatLuck(チャットラック)

  • 会話のような ディスカッションを実現
  • スマートフォンをフル活用
  • いつだれが何をしたかもすべて追跡可能

ChatLuck(チャットラック)は、メールによる連絡や情報共有の非効率さを解消してくれるチャットツールです。
文章では伝えきれない現場の状況やリアルタイムの様子も伝えられます。公式ウェブサイトではオンラインデモを利用して、実際に使い心地を知ることができます。使い勝手を知りたいという方は利用してみてはいかがでしょうか。

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direct(ダイレクト)

  • 利用人数に上限なし
  • 自社の業務に合わせてbotを活用
  • 柔軟かつセキュアな環境構築が可能

direct(ダイレクト)は、リアルタイムで状況を把握することで、意思決定の時間を大幅に短縮するソリューションです。
directでは、メンバーにアンケートを取りたい際、Yes/Noで回答できる質問を送信し、ボタンをタップするだけで回答できるツールがあります。他にも、現在地を知らせる機能もついているおり、どこにいてもリアルタイムで社員の状況を把握できます。これらにより意思決定が容易に短時間でできるようになります。

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Oneteam(ワンチーム)

  • 課題・目的・案件を軸としたコラボレーションツール
  • スマートフォンからも感覚的に意見を投稿
  • 外部サービスとの自動連携で業務効率を向上

Oneteam(ワンチーム)は、整理された打ち合わせスペースのような使い心地で、コンテンツの作成と共有、議論に集中できるツールです。

「課題」「目的」「案件」の3つを見える化することにより、業務を漏れなく効率的に進めていくことができるようになっています。これで、複数のプロジェクトを効率的に達成できるチームを作れます。

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Tocaro(トカロ)

  • 同僚や上司とのチャットによる素早いコミュニケーションを実現
  • 複数拠点を接続できるビデオ会議・音声通話機能
  • 社内外の連絡先を自動で分類・整理し管理

Tocaro(トカロ)は、社内外の連絡先を自動で分類・整理し管理できるビジネスチャットツールです。

グループ内でタスク管理できるため、各チームごとにタスクを漏れなく管理できます。また、場所問わずに、複数拠点で簡単にビデオ会議できるため、無駄な移動時間や交通費を削減できます。

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airy(エアリー)


  • 人材育成・離職率低下を実現
  • シンプルなインターフェース
  • 80,000人を超える利用者

airy(エアリー)は、社員が辞めてしまう・残業が減らない・人材が育たないという大きな3つの問題を解決することができるツールです。
社内ツールをairyに一本化することで、月間約20時間の作業時間が減らせて、かつ社内コミュニケーションも活発化できます。これにより、離職率も抑えられます。

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ビジネスチャットで働き方改革

日本で行われる働き方改革と、働き方改革のためにビジネスチャットが注目されている理由を解説してきました。

今後、リアルタイムで簡単にやり取りできるビジネスチャットはどんどん普及していきます。それは、メールのようにやり取りや確認に時間がかかるものよりも、気軽にやり取りできる方が、企業としても効率が良いからです。

今回は現在多くの企業がすでに導入しているオススメのクラウドビジネスチャットを紹介したので、導入がまだの企業の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

今回紹介したビジネスチャットツールや、紹介しきれなかったおすすめのビジネスチャットツールについては以下から詳細をご覧になれます。

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ボクシルとは

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