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ビジネスチャットこそマナーが肝心!守るべきポイントとは?

記事の情報は2021-11-11時点のものです。
ビジネスチャットは手軽にメッセージを送れる利点と並んで、注意すべきポイントが多くあります。仕事を効率よく円滑に進めるためにもビジネスチャットのマナーを知っておくことは重要です。本記事では、知っておくべきビジネスチャットのマナーについて紹介します。

【ビジネスチャットのマナー】送信編

プライベートで利用するLINEやMessengerではマナーを意識することは少ないかもしれません。しかしビジネスシーンで利用するビジネスチャットでは、次のような最低限のマナーが必要です。

  • 簡潔に要件を伝える
  • 敬語を使う
  • 業務時間内に連絡をする

それぞれのマナーについて説明します。

簡潔に要件を伝える

ビジネスチャットは仕事に関するメッセージを伝えるためのツールを指します。ビジネスチャットを利用するうえで大切なのは、簡潔に要件を伝えることです。「あいさつを長々と述べない」「結論ファーストを意識する」して簡潔な文章を作りましょう。

【NG例】

「おはようございます。いつもお世話になっております。ご依頼の記事は本日中に提出していただくことになっております。お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。」

【OK例】

「本日はご依頼していた記事の納品日です。ご対応よろしくお願いします。」

思いつくままにチャットをすると要件が伝わづらく非効率です。メッセージの内容は最低限にし頻繁に送信しないよう意識しましょう。

敬語を使う

シンプルにメッセージを伝えるのとあわせて正しい敬語表現を用いることも大切です。口語や言い切り表現は使わず、敬語にてビジネスの場にふさわしい表現となるよう留意しましょう。

【NG例】

「さっき指摘した部分を修正して、早く返送して!」

【OK例】

「ご修正いただいたテキストは、添付して返送してください。」

また、個人的に仲のよいクライアントや同僚に送信するときでも、ビジネスチャットにおいては敬語を使うほうがよいでしょう。

業務時間内に連絡をする

ビジネスチャットには、送信時間にもマナーがあります。チャットは手軽なツールですが、あくまでもビジネスツールなので、業務時間内に送信するよう心がけましょう。業務時間外に連絡したい内容が発生した場合は、可能なら翌日に連絡する、難しければ急ぎではない旨を記載するといった心遣いがあると好ましいです。

【ビジネスチャットのマナー】受信編

受信・返信するときにも次のようなマナーがあります。

  • リアクション機能を使い迅速な反応を心がける
  • ツールの機能を活用し返信する

今すぐ実践したい2つの受信マナーについて紹介します。

リアクション機能を使い迅速な反応を心がける

「ありがとうございます」「了解しました」などのメッセージを伝える場合は、チャットとリアクション機能を適宜使い分けるとよいでしょう。

たとえば、複数人のチャットルームで一斉にメッセージを送信する際、メンバーがそれぞれ「ありがとうございます」「了解しました」と返信すると、大切なメッセージが埋もれかねません。リアクション機能を使うことで、不要なメッセージを省きつつ誰がメッセージを閲覧したのか容易に確認できる利点があります。

ただし、企業や間柄によってはテキストで返答したほうが良いケースも存在します。いずれにしても、状況に応じてメリットを意識して使い分けましょう。

ツールの機能を活用し返信する

ビジネスチャットによって機能に差はありますが、ほとんどのサービスにスレッドを立てる機能がついています。複数人によるチャットルームで、個別の対応をする場合はスレッド機能を活用して返信内容が埋もれないように配慮するとよいでしょう。

また、グループルームと個人ルームを別に用意しておくのをおすすめします。個人的に伝えるべき話題と、グループ内で共有すべき話題を使い分けることで、参加者のプライバシーを守れます。

>>グループチャットとは?特徴を初心者向けに丁寧に紹介

ビジネスチャットの活用法

ビジネスチャットは、メッセージをやり取りするだけではなく、タスク管理やビデオ通話の機能も搭載してます。ビジネスチャットの機能をフル活用することで、仕事の効率をさらに向上させられるでしょう。

  • タスク管理
  • ビデオや音声通話
  • ファイルや文書の共有
  • 重要性の高いメッセージの保存

搭載されていることの多い4機能の活用法について紹介します。

タスク管理

ビジネスチャットの中には、タスク管理機能がついているものがあります。チャットルームごとにタスクを記載できる場合は、関係あるタスクをまとめて登録しておくと、タスク漏れを防げるでしょう。また、タスクの期限を登録することにより、複数の案件を抱えている場合も他タスクとの兼ね合いを考えられます。業務に関するメモやスケジュール代わりとしても役立つでしょう。

ビデオや音声通話

ビジネスチャットにはビデオ通話や音声通話の機能がついているものもあります。映像をもとに説明したいときや、テキストより言葉で伝えたいときに便利です。利用する際には相手にビデオ通話や音声通話を利用したい理由を伝え、予定を確認しておくとスムーズに事が運びます。

ファイルや文書の共有

ビジネスチャットでは、メールやオンラインストレージを使わずにファイルや文書を添付できます。また、ファイルの一部をダウンロードせずにチェックできたり、スマートフォンで閲覧できたりするサービスも多く業務改善につながります。

重要なメッセージの保存

重要なメッセージはブックマーク機能にて保存できます。メッセージが多くなると、重要なメッセージがほかのやり取りに埋もれてしまう可能性があるため、必要に応じてメッセージを保存しましょう。

ビジネスチャットで使える例文

ビジネスチャットでは、簡潔に自分の意図を伝える方法を押さえておく必要があります。次のシチュエーションごとにパターンを覚えておけば、スムーズかつ的確に意図を伝えられるでしょう。また、メッセージを送るたびに文章を練る必要がなくなるので、時間短縮につながります。

  • 文頭や文末につけると効果的な言い回し
  • お願いするとき
  • 受信を確認したとき
  • 緊急性が高いとき
  • 遅刻しそうなとき

よくあるシチュエーションとそれぞれの状況で使える例文を紹介します。

文頭や文末につけると効果的な言い回し

文頭には、要件を記しておくと相手に伝わりやすくなります。そこで文頭に使える表現をいくつか紹介します。

「お問い合わせの件についてご連絡を差し上げます。」

相手から受け取ったメッセージに対する返信には、「お問い合わせの件についてご連絡を差し上げます」を定型文として付けておきましょう。相手の注意を喚起できるだけでなく、相手からの依頼に対応したことも示せます。

【例文】

お問い合わせの件についてご連絡を差し上げます。
ご指摘いただいた点は弊社の誤植でございます。正しい資料を作成したので、ご確認をお願いいたします。お手間をおかけして申し訳ございませんでした。

取り急ぎご連絡を差し上げます

相手から受け取ったメッセージに対して簡単な返事を行い、後で詳しく説明したい場合は、「取り急ぎ、ご連絡を差し上げます」の文章を定型的に使いましょう。相手から送られたメッセージを確認したことを伝えられます。

【例文】

取り急ぎご連絡を差し上げます。
いただいたメッセージに対しては15時以降にご回答いたします。

長文を失礼いたします

本来、チャットは短いメッセージをやり取りするツールです。伝える内容が多い場合は、文頭に「長文を失礼いたします」とメッセージを入れることをおすすめします。長文であることを伝えることで、読み飛ばさずにしっかり読んでほしい意図を伝えられます。

【例文】

長文を失礼いたします。
リンク表示についてルールが統一されていないようなので、正しいリンクの付け方についてまとめました。お忙しいところ恐縮ですがご確認をお願いいたします。

まず、リンク前には「参考」は不要です。リンク先のタイトルを記載し…

【緊急です!すぐにお返事をください】

緊急性の高いメッセージを送る際は最初に「緊急です!すぐにお返事をください」「緊急!すぐにリアクションをしてください」のように、緊急性の高さを伝えるメッセージを入れましょう。【】を使うと、メッセージを際立たせられます。

【例文】

【緊急です!すぐにお返事をください】
先月分のご請求を本日中にお送りください。遅れる場合は、翌月の支払いになってしまいます。お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。

ご返信は不要です

相手からのリアクションを必要としない場合、「ご返信は不要です」と文末に記しておきましょう。一方的に相手に伝えたいときや、重要性が低いメッセージを送信する場合は、返信不要の一言を添えることで、相手に対して配慮できます。なお、文頭に「返信不要」と記載してしまうと読み飛ばされる可能性があるので、文末に記しましょう。

【例文】

いただいたファイルの中にリンク先がトップページになっていないものがありました。今回は修正しましたが、次回からはリンクが適切か確認いただきたいです。

また、URLにいくつか誤りが見られました。一度、クリックして表示を確認してから貼付するようにしてください。よろしくお願いします。なお、ご返信は不要です。

お願いするとき

お願いをするときは、次の言い回しを使うと気持ちが伝わりやすくなります。

「ぜひお力をお貸しください。よろしくお願いします。」

相手の力が必要であることをダイレクトに伝える言葉です。相手の実力が高いことや、実力が業務遂行に不可欠であることも伝えられるでしょう。仕事へのモチベーションを上げるためにも使いたい言い回しです。

【例文】

今回はビジネスカードについての記事をご依頼したいと思います。前回の記事が好評で、わかりやすいとクライアントからお褒めの言葉を頂戴しています。今回もぜひお力をお貸しください。よろしくお願いします。

「◯◯いただけますと幸いです。」

相手にお願いをするときは、「◯◯いただけますと幸いです」の言い回しが使えます。相手の行為によってこちらが助かることを伝えられます。

【例文】

お忙しいところ恐縮ですが、アンケートにご協力ください。明日までにご回答いただけますと幸いです。

受信を確認したとき

リアクション機能を使って、メッセージを受け取ったことを伝えられます。リアクションだけでは表現できない場合は、一言を添えたり、「!」を使用したりすることで、前向きな気持ちを伝えられるでしょう。

【例文】

  • 確認いたしました。迅速なご対応に感謝いたします。
  • メッセージを受け取りました。詳細が決まり次第、ご連絡を差し上げます。
  • かしこまりました!

緊急性が高いとき

先述したとおり、緊急性が高いときは文頭に【緊急です!】と注意を喚起できますが、文中に「緊急」「至急」などの単語を含ませてもよいでしょう。

【例文】

お忙しいところ大変申し訳ありませんが、昨日依頼した案件よりもこちらの案件を優先して、至急取り掛かっていただけませんか。何度も指示が変わってしまいご迷惑をおかけします。何卒よろしくお願いします。

遅刻しそうなとき

遅刻しそうなときも、ビジネスチャットを使って相手に状況を伝えられます。定型文として保存しておくと、時間がないときでもスムーズにメッセージを送れます。

【例文】

おはようございます。電車が遅延しており、始業時間に間に合わないと思われます。到着できる時間がわかり次第、再度ご連絡を差し上げます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

おすすめビジネスチャットツール3選

サービス名料金無料プラン無料トライアル満足度連携システム・サービス対応言語音声通話ビデオ通話画面共有ファイルの保存・共有社外関係者の招待タスク管理スタンプ・リアクション機能検索機能オンライン表示メンション機能既読・未読日報安否確認
850
円/月〜
×
box
Zendesk
GitHub
Skype
Asana
Trello
Eight Team
Google ドライブ
IFTTT
Twitter
RSS
Hubot
Slaask
英語
中国語
韓国語
スペイン語
ドイツ語
フランス語
イタリア語
ポルトガル語
日本語
300
円/月〜
×
Google Workspace
KING OF TIME
英語
中国語
日本語
ほか多数の言語
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×
×
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ジョブカンワークフロー
SmartHR
ジョブカン経費精算
Gmail
Googleカレンダー
Twitter
英語
ベトナム語
タイ語
スペイン語
日本語
ほか多数の言語
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おすすめビジネスチャットツールを3つ紹介します。いずれも利用者が多く、ビジネスシーンでのやり取りに適したサービスです。それぞれの特徴について紹介します。

Chatwork - Chatwork株式会社

Chatwork
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn Collaboration大賞
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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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  • 利用している国内企業が多い
  • 直感的に利用できる
  • タスク管理機能が充実している

Chatwork(チャットワーク)は、30万社以上※の企業で導入されているビジネスチャットサービスです。タスク管理やビデオ通話、音声通話など機能が充実しています。いずれも直感的に操作できるように工夫されているので、PCやツール操作に不慣れが苦手な方も扱えます。

また、メールやスケジュール管理アプリなどと簡単に連携可能です。確認していないメッセージがあるときは、連携したツールから連絡が入るので、こまめにChatworkを開けなくても読み忘れを防げます。

※ 2021年11月確認、公式サイトより「Chatwork公式サイト

次の記事では、Chatworkの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。

>>チャットワーク(Chatwork)使い方と機能はこちら
>>チャットワーク 導入事例インタビューはこちら

Slack - Slack Japan 株式会社

Slack
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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  • 世界的に利用されているビジネスチャット
  • フィルタリングを細かく設定可能
  • 他社サービスとの連携が簡単

Slack(スラック)は世界的に利用されているビジネスチャットツールです。トピックごとにメンバーやファイルなどをまとめたり、フィルタリングを細かく設定したりでき、複雑化しがちな業務をシンプルにしてくれます。

2,400を超える※他社のサービスとAPI連携でき、仕事の効率化を実現可能です。また、チャンネル数を無限に増やせるので、大規模な組織や企業でも利用できます。

※ Chatwork「Slack公式サイト」(2021年11月確認)

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WowTalk - ワウテック株式会社

WowTalk
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  • ユーザー単位で機能をカスタマイズできる
  • セキュリティ対策が充実
  • 見やすい配色

WowTalkはグループ単位だけでなく、ユーザー単位で機能をカスタマイズできるビジネスチャットツールです。自身が使いやすいように利用できるので、業務効率の向上が期待できます。

行政機関で利用されているSSL/TSLの採用により、通信の完全暗号化を実現しているだけでなくISO27001を取得しています。また、色のコントラストが穏やかで見やすい配色なのもWowTalkの特徴です。

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

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マナーを守ってビジネスチャットを使いこなそう

ビジネスチャットを利用すれば、業務効率を上げつつ適切にコミュニケーションを取れます。送信と受信、の基本マナーを覚えることで、相手に不快感を与えないようにしましょう。

また、丁寧さや積極性などを伝える定型文を覚えておくと、やり取りがよりスムーズになります。タスク管理やメッセージの保存などの機能も活用し、より効率的にビジネスを進めていきましょう。

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