グループウェアの費用相場と料金比較・おすすめソフト

グループウェアとは

グループウェア（Groupware）とは、わかりやすく言えば、社内のコミュニケーションを円滑にするためのツールです。コミュニケーションは対面やメール、電話などでも可能です。しかし席にいない、なかなか電話に出ないなど、スムーズにやり取りができないことも多く、メールはリアルタイムでのコミュニケーションができません。

一方グループウェアは、チャットを利用することで、効率的かつリアルタイムでのコミュニケーションが可能です。またほかにも幅広く業務をサポートできる機能があり、コミュニケーションの活性化や業務効率の大幅な向上にも期待できるでしょう。

グループウェアの費用相場

グループウェアは利用形態によって、主にパッケージ型とクラウド型の2種類にわけられます。利用形態によっても費用相場は大きく異なるため、それぞれのタイプごとに相場を紹介します。

パッケージ型グループウェアの費用相場

パッケージ型とは、自社のサーバーやパソコンに、直接アプリケーションやソフトをインストールして利用するタイプのことです。オンプレミス型と呼ばれることもあります。パッケージ型の費用相場は次のとおりです。

内訳	費用相場
初期費用	数十万～数百万円程度（1ユーザーあたり数千～1万円前後）
ランニングコスト	年数万～十数万円程度（1ユーザーあたり年数百～2,000円程度）

もし1からシステムを開発する場合も、同じく初期費用として数十万～数百万円程度がかかります。パッケージの場合、導入の段階でサーバーといった環境の構築や、ライセンスの費用がかかるため初期費用は高額になりやすいのが特徴です。一方でパッケージ型は柔軟にカスタマイズを行えるため、自社にあった使いやすいグループウェアを導入できます。

またパッケージ型でもライセンスを継続的に利用するためや、保守・運用のためにランニングコストは必要です。ただしクラウド型と比べれば大幅に安く抑えられます。くわえて人数が多いほど1人あたりにかかる初期費用やランニングコストは安くなるため、基本的には規模の大きな企業への導入がおすすめです。

クラウド型グループウェアの費用相場

クラウド型とは、インターネットを通じてシステムをレンタルするタイプのことです。クラウド型グループウェアの費用相場は次のとおりです。

内訳	費用相場
初期費用	無料～5万円程度
月額利用料	1ユーザーあたり300円〜1,000円程度

クラウド型はベンダーが運用するグループウェアをレンタルするサービスのため、オンプレミス型のように環境の構築を行う必要がありません。そのため初期費用は無料、もしくはかかったとしても5万円程度に収められます。一方で月額利用料は高めに設定されており、利用できる機能が多い場合や大容量のサーバーを利用するとさらに金額が高くなります。

しかし利用する人数が少なければ、そこまで大きな負担にはならないため、クラウド型は従業員数の少ない企業におすすめです。

グループウェアの費用・料金比較表

ビジネスで利用できるグループウェアの価格・料金や機能、仕様などをそれぞれ一覧表でまとめました。費用や特徴を比較する際の参考にしてください。

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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費用対効果が高いおすすめグループウェア10選比較

グループウェアの中でも費用対効果が高い人気のおすすめのツールを紹介します。クラウド型の有料ツールを中心に紹介していますが、無料で利用できるものや無料プランのあるツールも紹介しています。それぞれ特徴や詳しい料金プラン、口コミ・評判などを解説しているため、ぜひグループウェア選びの参考にしてください。

Google Workspaceは、メール・カレンダー・ドキュメント・スプレッドシート・Meet・チャットなどの機能を、オールインワンで提供するグループウェアです。

多くの機能をパソコンやスマートフォンから利用できるため、時間や場所を問わず、いつでも仕事ができます。セキュリティが強固で、低コストから利用できるため、中小企業でも導入しやすいのが魅力です。Google Workspaceは中小企業からグローバルな大企業まで、幅広い規模の企業に利用されています。

Google Workspaceの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
Business Starter	要問い合わせ	680円/1ユーザー
Business Standard	要問い合わせ	1,360円/1ユーザー
Business plus	要問い合わせ	2,040円/1ユーザー
Enterprise	要問い合わせ	要問い合わせ

Garoonは、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなどの情報共有機能も充実しており、社内コミュニケーションの活性化に貢献します。従業員数の多い企業に強い点としては多言語に対応している点や、ISO/IEC27001やISO/IEC 27017を取得し、情報セキュリティ対策をしている点などが挙げられます。

Garoonの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
クラウド版 〜300ユーザー	無料	845円/1ユーザー
クラウド版 301〜1,000ユーザー	無料	800円1ユーザー
クラウド版 1,001〜3,000ユーザー	無料	要問い合わせ
クラウド版 3,001〜ユーザー	無料	要問い合わせ
パッケージ版 〜50ユーザー	要問い合わせ	600,000円/50ユーザー
パッケージ版 51〜249ユーザー	要問い合わせ	11,000円/1ユーザー
パッケージ版 250〜499ユーザー	要問い合わせ	10,000円/1ユーザー
パッケージ版 500〜999ユーザー	要問い合わせ	9,000円/1ユーザー
パッケージ版 1,000〜2,499ユーザー	要問い合わせ	8,000円/1ユーザー
パッケージ版 2,500〜4,999ユーザー	要問い合わせ	7,500円/1ユーザー
パッケージ版 5,000〜9,999 ユーザー	要問い合わせ	要問い合わせ
パッケージ版 10,000〜ユーザー	要問い合わせ	要問い合わせ

Larkは、チャット・ドキュメント・ビデオ会議・タスク管理・社内Wiki・ワークフロー・勤怠管理など、ビジネスに必要な機能をオールインワンで提供するビジネスチャットです。チャットを中心としたシームレスな連携で、業務効率化と生産性向上を実現します。また、堅牢なセキュリティ基盤を備えており、安心して利用できます。

無料プランがあるため、気軽に導入しやすく効果を確かめたうえで導入できるでしょう。

Lark（ラーク）の料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
STARTER（ユーザー数50人まで）	無料	無料
PRO（ユーザー数500人まで）	要問い合わせ	1,420円/1ユーザー
ENTERPRISE	要問い合わせ	要問い合わせ

Confluenceは、情報共有とコミュニケーションを融合させたプラットフォームです。社内に点在する情報を一元管理し、企画書や議事録などの各種ページを簡単に作成できます。また、遠方にいるメンバーともリアルタイムに情報共有や協働が可能です。

Confluenceの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
Cloud Free	要問い合わせ	無料
Cloud Standard	要問い合わせ	4.89ドル（約748円）/1ユーザー
Cloud Premium	要問い合わせ	8.97（約1,372円）/1ユーザー
Cloud Enterprise	要問い合わせ	要問い合わせ

※　1ドル153円で計算

NI Collabo 360はスケジュールや文書管理、メール、社内SNSといった情報共有・コミュニケーション機能などを備えたグループウェアです。またワークフローや経費精算、安否確認などの業務改善・経営支援機能まであり、幅広く業務をサポートしてくれます。低価格で導入しやすいのも特徴です。

NI Collabo 360の料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税込）
クラウド価格	5万円	328円〜/名
ライセンス購入価格	58,000円〜/10ユーザーライセンス〜

J-MOTTOグループウェアは、株式会社ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」をベースにした、国産のクラウド型グループウェアサービスです。標準で豊富な数の業務アプリケーションを搭載しており、導入してすぐに業務効率化を実現できます。またオプションサービスも充実しており、ニーズに合わせてカスタマイズが可能です。

J-MOTTOグループウェアグループウェアの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
スタンダードプラン（〜20ユーザー）	無料	3,000円～
ライトプラン（〜10ユーザー）	無料	年額20,000円～

monday.comは、プロジェクトの可視化と情報共有を支援する業務管理ツールです。複雑なプロジェクトも、ボードやダッシュボードを使って一目で把握できます。また、組織のナレッジを共有するスペースや、需要予測・予実管理などの機能も搭載されています。チームの作業を効率化したい企業や、利用者自身で構築できるツールを導入したい企業におすすめです。

monday.comの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
無料プラン	要問い合わせ	無料
ベーシックプラン	要問い合わせ	3,900円／ユーザー
スタンダードプラン	要問い合わせ	4,950円／ユーザー
プロプラン	要問い合わせ	9,600円／ユーザー
エンタープライズプラン	要問い合わせ	要問い合わせ

サイボウズ Officeは、誰でも使いやすいシンプルな機能と手頃な価格で中小企業におすすめの、クラウド型国産グループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなど、社内の情報共有を円滑にする機能が豊富にそろっています。またパソコン、タブレット、スマートフォンなどさまざまなデバイスに対応しており時間や場所を問わず仕事がはかどります。

サイボウズ Officeの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
クラウド版 スタンダード	無料	500円/1ユーザー
クラウド版 プレミアムコース	無料	800円/1ユーザー

desknet's NEO（デスクネッツネオ）は、多くの企業への導入実績をもつ、国産のクラウド型グループウェアです。スケジュールやワークフロー、ウェブ会議など、業務改善と働き方改革に役立つ機能を備えています。また、AIアシスタントやテレワーク状況の見える化など、最新の機能を積極的に導入しています。

desknet's NEOの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
クラウド版	無料	400円/1ユーザー
パッケージ版	要問い合わせ	75,000円〜/5ユーザー〜

Microsoft 365はWordやExcelといったOfficeアプリケーションと、OutlookやTeamsなどのコミュニケーションツールを統合したWebグループウェアサービスです。

複数人で同時にファイルを編集できるため、場所やデバイスを問わず、共同作業が可能です。メールやチャット、Web会議などのコミュニケーションツールが充実しており、円滑なコミュニケーションを実現します。

Microsoft 365は、Officeアプリケーションをすでに導入している企業や、コミュニケーションコストを削減したい企業におすすめです。

Microsoft 365の料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
Microsoft 365 Business Basic	要問い合わせ	899円/ユーザー
Microsoft 365 Business Standard	要問い合わせ	1,874円/ユーザー
Microsoft 365 Business Premium	要問い合わせ	3,298円/ユーザー
Microsoft 365 Apps for business	要問い合わせ	1,236円/ユーザー

グループウェアの基本的な機能

グループウェアには、主に次のような機能が搭載されています。

• チャット機能
• スケジュール管理（カレンダー）機能
• ファイル共有機能
• ワークフロー管理機能
• タスク管理機能
• 設備・会議室予約機能
• 掲示板機能
• 社内SNS
• アンケート機能　など

グループウェアは、主にコミュニケーション機能と情報共有機能の2種類があり、活用することで社内の業務をスムーズに進められるようになります。とくにコミュニケーション機能は円滑に業務を進めるうえで重要な機能であるため、事前に使いやすさや使用感などを確認しましょう。

グループウェアの導入メリット

グループウェアを導入するメリットとしては、次のようなものが挙げられます。

コミュニケーションが円滑になり業務効率が向上

グループウェアを導入すると、社内のコミュニケーションが円滑になるため、連絡業務の効率が上がります。情報共有や業務連絡は、これまで対面や電話、メールで行われてきました。しかし話かけに行っても席にいない、電話がつながらないケースは多々あり、非常に非効率です。またメールの場合、リアルタイムでやり取りができないため、やはり時間はかかります。

しかしグループウェアを使えば、チャット機能を使って効率的に、リアルタイムでコミュニケーションが行えるため、効率的に情報共有が行えるでしょう。

このほかにも、グループウェアには社内SNSや掲示板といった気軽に交流ができ、コミュニケーションを活性化できる機能もあります。さらにスケジュール管理やタスク管理といった、業務を支援する機能も豊富であり、業務全体の効率向上にも期待できるでしょう。

ペーパーレス化につながる

グループウェアを導入すると、多くのやり取りがオンラインで完結するため、ペーパーレス化につなげられます。従業員に資料やマニュアルなどの情報を共有する場合、紙にデータをプリントして管理したり配布したりするケースが多く見られます。

しかしグループウェアにはファイル共有機能があり、パソコンにデータをアップロードするだけで、手軽に情報を共有可能です。そのため紙に印刷する必要がなくなり、配布の手間がなくなるのはもちろん、紙・インク代の節約にもなります。

グループウェアにはデジタル化を促進できる機能が豊富にそろっているため、これをうまく活用できれば、社内全体で大幅にペーパーレス化を進められるでしょう。

ワークフロー管理ができる

ワークフロー管理は、社内での申請・承認や稟議をスムーズに行うための機能です。紙で申請・承認を行うと、現在どこまで承認が進んでいるかわかりにくく、なかなか承認が進まないことも少なくありません。また紙で申請・承認を行うと、何人にも書類がわたる途中で紛失する可能性もあります。

しかしワークフロー管理では、申請から承認までの流れがすべて可視化されるため、現在どこまで承認が進んでいるか一目で把握でき、承認が滞っている場合に催促も可能です。また承認が終わると次の人へデータが自動で送られるため、途中で紛失することもありません。こういった機能により、申請・承認業務をスムーズに行えるでしょう。

グループウェアの選び方

費用・料金だけでなく、次のポイントにも注意して導入するサービスを選びましょう。

業務に合った機能を備えているか

前述したようにグループウェアにはカレンダーやスケジュール管理、ファイル共有、チャット、ワークフロー管理などさまざまな機能があります。そのため業務やニーズに合った機能が備わったグループウェアを選ぶことが重要です。

たとえば営業部門が多い企業であれば、スケジュール管理や商談管理の充実しているグループウェアが適しています。また製造業であれば、工程管理や品質管理の充実しているグループウェアがおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

グループウェアは社内外の個人情報も取り扱うツールです。そのためセキュリティ対策が万全かどうかは、導入前に必ず確認しましょう。

具体的にはデータの暗号化やアクセス制御が備わっているか、ぜい弱性対策や不正アクセス対策の対策を講じられているかなどをチェックします。セキュリティに関する運用ポリシーや、マニュアルが用意されているかも大切です。

また社内向けにセキュリティに関する研修を実施し、社員のセキュリティ意識を高めることも重要です。

費用対効果の高いグループウェアを導入しよう

グループウェアの費用は、提供形態や機能、利用者数などによって大きく変わります。一般的には、クラウド型の場合は月額料金制、パッケージ型の場合は初期費用と年間保守費用が発生します。費用だけでなく、機能の選定や既存システムとの連携、サポート体制の充実度なども注意するべきポイントです。費用対効果の高いグループウェアを導入するためには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討しましょう。