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メール共有サービス11選!導入メリットや事業別事例も

最終更新日時:
記事の情報は2022-04-26時点のものです。
メール共有の厳選11サービスと、導入することにより得られるメリット・主な機能・ポイント・事例などをまとめて紹介します。カスタマーサポート部門の業務を効率化しつつ、顧客満足度の向上を目指しましょう。

メール共有サービスとは

メール共有サービスとは、メールでの問い合わせと対応状況について把握できるようにするシステムです。

メールソフトには複数名で共有できる機能がついているものもありますが、対応がかさんでくると、誰が・どのように対応しているのか把握しづらくなります。

そんな社内のメールのトラブルを解決してくれるのが、メール共有サービスです。

メール共有サービスの機能

メール進捗管理

メール共有サービスを導入すると、マニュアルには記載されない顧客ごと細かい情報が共有され、問い合わせ担当だけでなく管理する立場の人間が、状況を把握するときにも役立ちます。

問い合わせ対応をしていて顧客が納得がいかない時や、担当者のミスなどで上司を出せ!というような状況で、管理する立場の人間がすぐに進捗状況を確認できるので、顧客に対する満足度を向上できるのです。

過去のメール管理

メール共有を導入することで、過去のメールの管理が可能となります。

問い合わせメールへの対応履歴が残ることにより、属人化を防ぎます。同時に二重対応や対応漏れも防ぎ、対応履歴を見ることで迅速に顧客からの問い合わせに対応できるようになります。

対応遅れのアラート

メール共有サービスを導入すると、情報が共有されると同時に、問い合わせに対応したときの履歴がデータベース化されます。対応が遅れると、対応漏れのアラート機能により、対応されていない問い合わせの把握ができるようになり、対応漏れを防止できます。

結果として、問い合わせに関する情報を共有することで、属人化を防げ、顧客の問い合わせへの対応が、スピーディーになります。

テンプレート

問い合わせへの対応で起こることとして、担当者ごとに言い方や説明の仕方が異なる場合があります。結局は同じことを伝えているのですが、受け取る側、顧客側としては微妙なニュアンスのズレなどがあると気になります。そしてクレームにつながることも考えられるのです。

問い合わせごとに返信のテンプレートがしっかりと用意されることで、担当者の考え方や言葉遣いによる対応の違いをなくせます。問い合わせを多数受ける企業の場合、重要な機能といえるでしょう。

ユーザー権限設定

ドメインやメールアドレスごと、担当者や部署ごとに閲覧やメール返信などの権限の付与を設定することにより、役職や個々の能力、立場ごとに対応するべき問い合わせの割り振りが可能となります

担当者別、部署別のメールアドレスは基本的には情報共有されずに、個々のパソコンでのアクセスのみとなります。メール共有をすることで不在時や休みの時だけでなく、担当者が退職した場合でもそれまでの対応履歴の情報の共有が可能です。

重複防止機能

メール共有を導入することで、今まで特定の担当者が対応していた時とは違い、ひとつのメールを複数の担当者が閲覧可能となります。ただし、複数の担当者が同時にメールに対応し二重対応が発生してしまう可能性もあります。

メール共有ではそれらを防ぐために重複防止機能が付いており、閲覧や編集、返信などの状況の共有がされることで二重対応を防ぐと同時に、対応漏れに対しても確実に効果があります

電話対応メモ

電話による問い合わせ対応によくあるのが、その場でメモした内容の共有ができないことです。

たとえば手書きやパソコンのメモ帳にササッと書いたとします。しかし、それは個々のデスクやパソコンの中に存在するものとなり情報の共有が上手くされない事態も起こってしまいます。特定の担当者しか顧客の情報を把握しないことはリスク以外のなにものでもありません。

顧客のあらゆる情報はどんな些細なことであっても会社としての利益であるからです。

メール共有サービスのメリット

対応もれや重複対応を防げる

メールソフトには複数人で共有できる機能がついていますが、対応がかさんでくると、誰がどのような対応をしているのか、把握しづらくなります。すると対応もれや重複対応につながりかねません。

メール共有サービスでは、未対応・対応中・対応済みなどステータスを表示できるので、ひと目で対応状況が把握できます。またメール・電話・SNSなど、複数の問い合わせに対応し、一元管理してくれるサービスもあるので、チェックしてみましょう。

対応品質が向上する

メール共有サービスを導入すると、対応品質の向上も期待できます。対応状況をすぐに確認できるので、迅速かつ的確に対応できるようになります。また、よく寄せられる問い合わせに素早く返信できるテンプレート機能がついているものもあります。

多様な働き方への対応

リモートワークやテレワークにおいても、メール共有システムを導入すれば、離れた場所にいても対応状況を正しく把握できるようになります。多様な働き方を取り入れていきたい企業にとっては、必須のシステムといえるでしょう。

メール共有サービスを選ぶ際のポイント

利用チャンネルに対応しているか

電話・メールに加えて、チャット・SNS・Webフォームなど、日常的に利用しているチャンネルすべてに対応しているか確認しましょう。問い合わせを一元管理できれば、効率的な業務につながります。

操作のしやすさ

使いやすさも重要なポイントです。導入する時に実務担当者も一緒に検討し、意見を集めることでより使いやすいものを選べるようになります。

サポート体制の充実度

サービス導入後、現場の使用感によってはカスタマイズが必要になったり、緊急時の対応が必要になることもあります。その場合、電話・メール・チャットなど、どのような方法で対応してくれるのか、確認しておきましょう。

導入実績の業界別

導入実績については必ず確認しましょう。メール共有サービスを提供する企業は各業種になるべく合うような形で基礎的なシステムを提供してくれますが、業界ごと、企業ごとで細かく機能の追加や、見た目や操作性などをカスタムする必要があります。

自分の企業と同じ業種が利用しているのであれば、カスタマイズを検討する時にスムーズに話が進むようになり、改善までの時間が短縮されます

事業別メール共有サービス導入事例

メール共有サービスを利用することでどういった効果を得られたのか、具体的な導入事例を紹介します。

EC系事例

実際にメール共有サービスを導入したEC系の事例を見てみましょう。

メールワイズ導入事例「ミドリ安全株式会社」

ミドリ安全では、代表アドレスに届いたメールを通常のメールソフトで受信し振り分けていたそうです。やはりメールの振り分けが大変で、対応漏れが発生していたことや、フォルダの容量が1GBを超えると不具合が発生していたなどの困った状況が起きていました。

メール共有サービスのメールワイズを使うようになってからは、作業工程ごとにどんな対応をしているのかがわかるようになり、処理状況、コメント機能を使うことでステータスが変化し、それは同時にタスク管理にも役立つとのことですね。

そして顧客管理として、実際加工する前に顧客に確認してもらうためのデータが作りやすいこと。次にITリテラシーに慣れていない部署との引き継ぎもしやすくなったそうです。権限の付与でメールスペースやグループの割り振りをすることで、担当者ごとに自分の作業状況を確認できることも利点の一つにあげられていました。

そして過去の履歴についても確認しやすく、過去の履歴を消さずに済むことも大事な要素のようです。メールの振り分けの手間や、対応漏れの解決も大きい利点ということがわかります。データ容量の部分についても大切で、企業として問い合わせ履歴や注文履歴の管理は過大であり紙ベースではなくパソコン上のデータベース化されることは今後のデータ蓄積に対しても安心感があるようですね。

その他事例

次にオンラインで英会話サービスを展開する株式会社ベストティーチャーの事例を見てみましょう。

メールワイズ導入事例 株式会社べストティーチャー

最初は外国人講師の管理や採用などについてすぐに破綻してしまい、メールワイズを導入することで生徒とのメールのやり取りにも活用の幅が広がったとのこと。そしてメールの閲覧や管理をする権限の割り振りを限定することで担当者のストレスもなくメール対応が素早くなったとのことです。

事例として2つ検証したところ、ネックになるのは通常のメールソフトでは企業上で起こりうる問い合わせ、進捗状況のチェック、属人化、そしてメールを利用した新しい効率化が図れることがあげられるでしょう。これは企業ごとにカスタマイズするだけではなく、企業側が工夫をして使いやすい環境を考えられる可能性が増えるということでもあります。

メール共有サービスを導入することで共有するという機能以上のものを得られるということです。

「BOXIL SaaS AWARD 2022」の受賞サービス

BOXIL SaaS AWARD 2022の受賞サービス一覧

「BOXIL SaaS AWARD」は、スマートキャンプの運営するSaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が、毎年3月4日をSaaSの日(サースの日)として主催しているイベントです。「BOXIL SaaS AWARD 2022」では、働き方や事業推進の変化に役立ったサービスを定量・定性面の双方から評価して表彰しました。

【メール共有・問い合わせ管理システムのカテゴリで受賞したサービス】

ボクシルおすすめのメール共有ツール比較

ボクシルでは、各種メール共有ツールの料金、詳細、口コミなどを比較できます。より詳しい情報を見たい方は、資料ダウンロードをダウンロードしてください。

BOXIL、メール共有システム・サービス比較画面

見やすさや使いやすさを重視したもの、多彩な機能を装備しているもの、サポートで評価を得ているものなどサービスによってさまざまな特徴があります。

自社や担当者にとって使いやすいもの、必要な機能があるサービスを選びましょう。

また、今回紹介するサービスの詳細資料や紹介しきれなかったサービス・機能の詳細はこちらご覧になれます。ぜひ参考にしてみてください。

サイボウズ メールワイズ - サイボウズ株式会社

サイボウズ メールワイズ
BOXIL SaaS AWARD 2022 営業・顧客管理部門受賞
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ポイント
メールボックス自体を共有するため、チーム全体の対応状況を一元管理

サイボウズ メールワイズとは、お問い合わせ対応や採用業務などで使う共通メールアドレス宛のメールを、複数のユーザーで対応状況を共有できるクラウド型のメーラーです。メールアドレスやメーリングリストではなく、メールボックス自体を共有するため、チーム全体の対応状況を一元管理できます。

フラグでメールごとの対応の進捗が一目でわかるようになっています。処理中は担当者しか編集できないため、二重対応してしまうことはありません。

初期費用:0円
月額費用:500円(1ユーザー)

メールディーラー - 株式会社ラクス

メールディーラー
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 営業・顧客管理部門受賞
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ポイント
13年連続売上シェアNo.1※1 選ばれ続けるメール共有サービス

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。7,000社※2以上のユーザー様からのご意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。

初期費用:50,000円~(税別)
月額費用:35,000円~(税別)

※1 出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2022」メール処理市場:ベンダー別売上金額推移およびシェア2009-2021年度(予測値)
※2メールディーラー公式サイトより(2022年4月時点)

Re:lation - 株式会社インゲージ

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ポイント
問い合わせ窓口を一元管理し、リアルタイムに共有するシステム

Re:lation(リレーション)は、チームでリアルタイムに共有できる問い合わせ管理システムです。

メールを含む複数チャネルを一元管理し、問い合わせごとにコメントを共有できるので、漏れのない申し送りにつながります。また、時系列表示された過去のやり取りを見ながら顧客対応が可能。管理画面では、可読性・視認性を追求し、担当振り分けやステータス管理などによって未対応メールなどを可視化し、業務効率化につながります。

初期費用:都度お問い合わせ
月額費用:都度お問い合わせ

Re:lation for Biz - 株式会社インゲージ

Re:lation for Biz
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ポイント
テレワークや在宅勤務にも最適なエンタープライズ向けメール共有システム

Re:lation for Bizは、部署単位でメールアドレスを発行し、対応状況を可視化できるメール共有サービスです。届いたメールは「未対応」「返信待ち」などのステータスで管理され、見落としも防げます。

メール仕分けに便利な「ラベル機能」や「予約送信機能」など充実した機能に加え、メールへのコメント機能や二重対応を防ぐ仕組み、そしてSAML認証、CTI、CRM、チャット通知などとの連携が備わっているのも特徴です。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:100,000円~

yaritori - Onebox株式会社

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ポイント
メール対応の課題を低価格でスマートに解決するメール共有システム

yaritoriは、複数人でのメール対応をスムーズに行えるメール共有システムです。

基本的なメール管理機能に加え、二重対応防止ロックや誤送信を防ぐ送信取り消し、Slackとの連携などメール対応を効率化する機能が豊富に搭載されています。他には、ワンクリックでカテゴリーごとにテンプレート登録ができたり、顧客の名前を自動挿入できたりとメール対応の手間を削減できるでしょう。

初期費用:0円
月額費用:980円~/1ユーザー

Zendesk - 株式会社Zendesk

Zendesk
BOXIL SaaS AWARD 2022 営業・顧客管理部門受賞
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ポイント
顧客体験を向上させるカスタマーサポートツール

Zendeskは、チャットやメール、電話などさまざまなチャネルを一元管理できるツールです。

顧客情報やメールなどでの会話情報を一つのシステムで共有、管理し、問い合わせ状況の確認や優先順位付け、解決までの一連の対応ができます。問い合わせの転送状況、対応時間、顧客満足度をリアルタイムで把握でき、対応漏れを防止できるのも特徴です。問い合わせ対応のみの機能は、1人あたり月額約2,000円から利用できます。FAQの作成やチャットの導入、電話サポートの構築まで同時に行いたい場合は、1人あたり月額約5,000円から導入可能です。

初期費用:0円
月額費用:約2,000円/人~

※月額約2,000円/人は$19を日本円に均した金額。問い合わせ管理機能のみのプラン。
※月額約5,000円/人は$49を日本円に均した金額。「Zendesk for service」の最小プラン。

WEBCAS mailcenter - 株式会社WOW WORLD

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ポイント
メールソフトに近いデザインと操作性のメール共有システム

WEBCAS mailcenterは、問い合わせメールを複数人で一元管理でき、オペレータ登録数無制限で利用可能なメール共有システムです。

Outlookなど普段使い慣れているメールソフトそっくりの操作性ですぐに利用できるので、導入時のオペレーター負担は最小限に抑えられます。月額5,000円から導入でき、オペレーターの登録可能数は無制限。人材の出入りが多いカスタマーセンターでも、アカウントを使いまわすことなく、低コストで運用できます。データベースの連携や、目的に応じたカスタマイズにも対応。自社にとって最も使いやすいソフトへと調整できます。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:5,000円~

Freshdesk Support Desk - OrangeOne株式会社

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問い合わせ対応の効率化と品質向上を両立

Freshdesk Support Deskは、最適な対応割り振りと、対応の無駄をなくすさまざまな機能により、問い合わせ対応の効率化と品質向上を両立する問い合わせ管理システムです。メールやチャットなど、あらゆるチャネルからの問い合わせをすべて「チケット」に変換し、Freshdesk Support Deskに集約します。1つのツールで複数チャネルの問い合わせに対応できるため、業務効率の大幅アップを目指せます。

チケットの割り振りは、各メンバーが抱えている業務量や稼働状況に応じた割り振りのほかに、各メンバーのスキルと問い合わせ内容にもとづいて割り振れます。メンバーがそれぞれ得意な内容のチケットに対応することで、対応品質向上はもちろん、対応にかかる時間を効率化できます。さらに、チケットを内容ごとにまとめる機能や、よくある作業を自動化する機能により、業務の無駄を徹底的に改善します。

初期費用:-
月額費用:0円~
※GARDENプランの場合

IBISE - 株式会社PKSHA Communication

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チャネルごとの問い合わせを集約、対応漏れを防止

OKWAVE IBiSEは、顧客対応や社内業務効率化を実現するヘルプデスクツールです。記事作成機能では、IPアドレス制限やアクセス制限により、社内外で公開範囲を分けられます。またHTML記述だけでなく、Markdown記述にも対応しており、文章の構造化や装飾を簡単に行えます。

初期費用:0円
月額費用:11,500円~
※エッセンシャルプランの場合

CScloud(シーエスクラウド) - スタークス株式会社

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  • 国内初のLINE@でのカスタマーサポートに特化
  • 過去のトークと利用者情報を一元管理
  • よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは国内初のLINE@でカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1:1トークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークと顧客情報を一元管理できます。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

CX+ - 株式会社ポンテム

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ポイント
顧客対応の品質向上と効率化を実現する機能が豊富

CX+は、メール、対応引き継ぎや調査への移行などといったエスカレーション、アンケート、レポートを一元化したメール管理システムです。

すべての顧客対応をツリー構造で表示し、進捗を一目で確認できます。アラートやメール、Chatwork、Slackとの通知連携で迅速な対応ができ、着信を見落としません。タグによる問い合わせの分類や条件に応じたタグの自動付与機能で割り振りや管理を効率化。アンケートや対応状況を集計、可視化でき、対応品質の向上を実現します。

初期費用:0円
月額費用:10,780円~(税込)

メール共有サービスで問い合わせを効率化

メール共有サービスを導入することで、顧客の声を今よりもっと良く聴ける耳とすぐに対応する窓口を持てるようになります。顧客目線で考えた時に、どんな些細なこと、小さなことでも言って良いのだと感じられることは、信頼感を生み、安心感があります。

継続してその企業の製品を買ったり、サービスを利用したいと考えるようになるものです。メール共有サービスの導入を検討されている方に少しでも参考になれば幸いです。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

また、ボクシルでは掲載しているクラウドサービスの口コミを募集しています。使ったことのあるサービスの口コミを投稿することで、ITサービスの品質向上、利用者の導入判断基準の明確化につながります。ぜひ口コミを投稿してみてください。

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