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メール共有サービス14選 | メリット・事業別導入事例

最終更新日:
メール共有の厳選9サービスと、導入することにより得られるメリット・主な機能・ポイント・事例などをまとめて紹介します。カスタマーサポート部門の業務を効率化しつつ、顧客満足度の向上を目指しましょう。

本記事で掲載しているメール共有サービスや、紹介しきれなかったサービスの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひ選定の参考にしてみてください。

メール共有とは?

社内のメール共有やメール管理でお困りではありませんか?個人のアドレスに届いた問い合わせメールを他の担当者と共有できず、二重に対応してしまうなんてこともありますよね。

そんな社内のメールのトラブルを解決してくれるのが、メール共有です。メール共有は1人1人が個別に対応していた時よりもはるかに便利ですし、何よりも顧客の問い合わせに対するレスポンスが迅速となり、顧客満足度のアップが期待できるのです

企業全体の効率化と無駄な作業を省くことにも効果的です。

メール共有・メール管理サービス紹介

はじめに、メール共有・管理のサービス紹介を紹介していきます。

見やすさや使いやすさを重視したもの、多彩な機能を装備しているもの、サポートで評価を得ているものなどサービスによってさまざまな特徴があります。

自社や担当者にとって使いやすいもの、必要な機能があるサービスを選びましょう。

また、今回紹介するサービスの詳細資料や紹介しきれなかったサービス・機能の詳細はこちらご覧になれます。ぜひ参考にしてみてください。

ボクシルおすすめのメール共有ツール比較

ボクシルでは、各種メール共有ツールの料金、詳細、口コミなどを比較できます。より詳しい情報を見たい方は、資料ダウンロードをご利用ください。

BOXIL、メール共有システム・サービス比較画面


メールディーラー - 株式会社ラクス

メールディーラー - 株式会社ラクス 画像出典:メールディーラー公式サイト

ポイント
9年連続売上シェアNo.1※ 選ばれ続けるメール共有サービス

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。5,000社以上のユーザー様からのご意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。

初期費用:-
月額費用:-

※ 出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2018-2019」「ITR Market View:マーケティング管理市場2013-2017」・「ITR Market View:CRM市場2012」メール処理市場ベンダー別売上金額シェア2009-2018年度(予測値)

Re:lation(リレーション) - 株式会社インゲージ

リレーション - 株式会社インゲージ 画像出典:リレーション公式サイト

ポイント
問い合わせ窓口を一元管理し、リアルタイムに共有するシステム

Re:lation(リレーション)は、チームでリアルタイムに共有できる問い合わせ管理システムです。

メールを含む複数チャネルを一元管理し、問い合わせごとにコメントを共有できるので、漏れのない申し送りにつながります。また、時系列表示された過去のやり取りを見ながら顧客対応が可能。管理画面では、可読性・視認性を追求し、担当振り分けやステータス管理などによって未対応メールなどを可視化し、業務効率化につながります。

初期費用:都度お問い合わせ
月額費用:都度お問い合わせ

OKWAVE IBiSE(オウケイウェイヴ アイヴィス) - 株式会社オウケイウェイヴ

OKWAVE IBiSE - 株式会社オウケイウェイヴ 画像出典:OKWAVE IBiSE公式サイト

ポイント
チャネルごとの問い合わせを集約、対応漏れを防止

OKWAVE IBiSEは、顧客対応や社内業務効率化を実現するヘルプデスクツールです。マルチデバイス対応で、パソコンやスマートフォンそれぞれに最適化されたUIを提供。記事作成機能では、IPアドレス制限やアクセス制限により、社内外で公開範囲を分けられます。またHTML記述だけでなく、Markdown記述にも対応しており、文章の構造化や装飾を簡単に行えます。

初期費用:0円
月額費用:39,700円~
※スタンダードプランの場合

Freshdesk - Freshworks Inc.

freshdesk - Freshworks Inc. 画像出典:OrangeOne/Freshdesk

ポイント
カスタマーサポートに関するあらゆる機能を備えたサービス

freshdeskは、世界15万社が利用しているメール共有・問合せ管理システムです。

電話やWebチャットはもちろんのこと、TwitterやFacebookといったSNSからのユーザー問い合わせもリアルタイムですべて一元管理できるので、対応の漏れ防止や素速いレスポンスを実現できます。問い合わせをチケット化してグループ/担当者へ割り当てるけでなく、タスクを自動化することで、エージェントの作業効率を飛躍的にアップさせます。ダッシュボードや内蔵されたレポート機能により、担当者ごとの細かなデータや解決にかかった時間、満足度調査のレポートも簡単に見られます。

初期費用:都度お問い合わせ
月額費用:都度お問い合わせ

WEBCAS mailcenter - 株式会社エイジア

WEBCAS mailcenter - 株式会社エイジア 画像出典:WEBCAS mailcenter公式サイト

ポイント
メールソフトに近いデザインと操作性のメール共有システム

WEBCAS mailcenterは、問い合わせメールを複数人で一元管理でき、オペレータ登録数無制限で利用可能なメール共有システムです。

Outlookなど普段使い慣れているメールソフトそっくりの操作性ですぐに利用できるので、導入時のオペレーター負担は最小限に抑えられます。月額5,000円から導入でき、オペレーターの登録可能数は無制限。人材の出入りが多いカスタマーセンターでも、アカウントを使いまわすことなく、低コストで運用できます。データベースの連携や、目的に応じたカスタマイズにも対応。自社にとって最も使いやすいソフトへと調整できます。

初期費用:3万円~
月額費用:5,000円~

Zendesk Support


ポイント
国内・グローバルにおいて圧倒的な支持を得ている「Zendesk」提供の問い合わせ管理システム

Zendesk Supportは、国内・グローバルにおいて圧倒的な支持を得ている「Zendesk」提供の問い合わせ管理システムです。

顧客が好むチャネルでパーソナライズしたサポートを素早く提供できるので、顧客との信頼関係強化につながります。煩雑なプロセスを自動化するだけでなく、情報収集やチーム内のコラボレーションを効率化し、エージェントのパフォーマンス向上も可能です。チームの規模やニーズに合わせてマクロやトリガといった機能を自由に組み合わせ、顧客対応ワークフローを柔軟に設定することで顧客対応業務の効率化を図れます。

初期費用:0円
月額費用:2,300円~

メールワイズ

ポイント
メールボックス自体を共有するため、チーム全体の対応状況を一元管理

メールワイズとは、お問い合わせ対応や採用業務などで使う共通メールアドレス宛のメールを、複数のユーザーで対応状況を共有できるクラウド型のメーラーです。メールアドレスやメーリングリストではなく、メールボックス自体を共有するため、チーム全体の対応状況を一元管理できます。

フラグでメールごとの対応の進捗が一目で分かるようになっています。処理中は担当者しか編集できないため、二重対応してしまうことはありません。

初期費用:0円
月額費用:500円(1ユーザー)

CScloud(シーエスクラウド)

  • 国内初のLINE@でのカスタマーサポートに特化
  • 過去のトークと利用者情報を一元管理
  • よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは国内初のLINE@でカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1:1トークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークとお客様情報を一元管理できます。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

Onebox(ワンボックス)

  • 月額980円/1ユーザーで導入ハードルが低い
  • Gmailアカウント連携ですぐに利用可能
  • シンプルUIで直感的な操作

Onebox(ワンボックス)はECサイトなどのカスタマーサポート重要な対応ステータス管理、迅速な回答を可能にするメール共有システムです。テンプレート機能や社内メンバーに素早く共有するチャット機能など、サポート対応をシンプルに効率化する機能を備えています。

GmailのAPI対応しているため、Googleアカウントの利用は企業はすぐに利用可能です。また初期費用はなく1ユーザー980円/月と手軽に導入しやすい点もポイントです。

GrpMail(グループメール)


ポイント
一つのメールアドレスを共有し、メールデータの散在、対応漏れを確実を防ぐ。

グループメールとは、1つのメールアドレスを複数人で共有・メールの一括管理が行えるメール共有システムです。

グループメールでは、個人のメールアドレスではなく、一つのメールアドレスを共有し、メールデータを一つのサーバで管理を行う為、 メールデータの散在を防ぎ、複数人でメールの対応を行うことが可能です。

Web上でメールを共有するため、インターネットに繋がる環境があれば、いつどこででもメールの対応が可能です。管理者から全てのメールのやりとりも閲覧できるので、メールデータからの情報流出を防ぎ、メールのやりとりをより快適により厳重に守ります。

初期費用:20,000円~
月額費用:2,000円(10ユーザー)

ウェブキャスメールセンター

ポイント
新任担当者でも安心・使いやすさを求めた品質向上機能!

ウェブキャスメールセンターのは3つの優れた機能があります。返信漏れや二重対応を防止する「対応状況把握機能」では、見やすさを重視しており、対応状況が一目で分かります。

「対応履歴確認機能」では、ワンクリックでメール対応履歴を検索し、瞬時に確認できます。

「品質向上機能」では、テンプレートの活用や、承認フローにより、新任担当者でも安心して使えます。

初期費用:30,000円~
月額費用:5,000円~

エムアイメール


ポイント
スレッド/ツリー表示による案件管理、メール一斉送信などの多彩な機能を標準装備

エムアイメールは、顧客からのお問い合せメールを複数の担当者で一元管理できるメール共有・メール管理システムです。

300万件という業界最大クラスの保存容量を備えながらも高度な処理能力で快適操作を実現。万一の障害発生時は予備系に自動で切り替えるサーバーの冗長化(二重化)にも対応しています。

さらにスレッド/ツリー表示による案件管理、メール一斉送信などの多彩な機能を標準装備。

初期費用:50,000円~
月額費用:9,800円~

問いマネ


ポイント
メール共有・管理に特化したASPタイプのメールソフト

問いマネは、メール共有・管理に特化したASPタイプのメールソフトです。

Webブラウザからでも見ることが可能なので、ネットに繋がる環境さえあれば、どこからでも閲覧や返信を行うことが可能です。

出張先や自宅など会社以外の場所からでも操作できるので、お客さまを待たせることなくスピーディーな対応が可能です。複数人でのメール共有も可能なので、担当者不在の場合でも、別の担当者に代わっての対応が行いやすいです。

初期費用:10,000円
月額費用:2,840円

テクノマークメール


ポイント
丁寧なEメール対応支援機能を有しているメールソフト

お客さまから得たメールや電話などはテクノマークメールを通すことによって、最適化された状態で担当者が対応できます。これにより回答の速度はもちろん、人の手によって質がまばらになることも減少できます。

オープンソースを利用したサービス構築をしているので、低価格でありながらクオリティの高いサービスを提供しています。

初期費用:4,000,000円~

メール共有・メール管理システムで防止・解決できること

メール共有・メール管理におけるトラブルは多々あります。以下のような状況で困っているようであれば、メール共有システムを導入してみることをお勧めします。

二重対応

二重対応とは顧客からきた問い合わせに対し複数の担当者が対応してしまうことです。場合によっては担当者により言い方や伝え方に違いが生じ、顧客に余計な手間を取らせてしまう可能性があります。

メール共有を導入しメール管理が的確になることで二重対応を防ぐことが可能となり、担当者ごと無駄な作業量が減ります。これは同時に顧客からの問い合わせに対し、複数回、回答をする場合でも内容にズレが生じにくいことも意味します。

対応漏れ

対応漏れとは担当者ごとメールアドレスや部署単位のメールアドレスなどで、担当がいなければ処理されず、部署単位であれば誰かがやるだろうという他人任せな考えで処理されないメールが発生することです。

こちらもメール共有することで、たとえば担当者が不在、もしくは休みの場合でも的確に処理され、顧客サイドに迷惑を掛けずに済みます。同時に情報の共有がされることで、問い合わせ対応する際に進捗状況の管理が可能となります。

状況共有できない

メールでの問い合わせ対応をする際に担当がいなければわからない。もしくは担当がいないと、問い合わせメールの履歴を閲覧する権限がないという状況があります。

これについてもメール共有をすることで解消できます。これは同時に担当者が休みである時に、わざわざ職場から電話をして聞かなければならないという手間を減らします。そして同時に管理する立場の人間が、個々の勤怠やメールの内容をチェックすることが可能になります。

過去の問い合わせが属人化

顧客からの問い合わせで問題なのはその担当者だけが内容や相手の心情や性格を理解している状態です。人間ですから休みもあれば不在にすることも必ずあります。

メール共有の基本的な理念としては顧客からの問い合わせに対して誰でも対応できるように情報の共有をして、アカウントや権限などの鎖を取ることでもあります

その担当者でなければ問い合わせに対応できないというのは、マニュアルの不備だけが問題や原因ではないのです。

メール共有サービスの代表的な機能

メール共有サービスを導入することでどんなことが可能になるのか。そしてどのような機能があるのかについて見てみましょう。

対応遅れのアラート

メール共有サービスを導入すると、情報が共有されると同時に、問い合わせに対応した時の履歴がデータベース化されます

そして、対応漏れのアラート機能により、対応されていない問い合わせの把握ができるようになり、対応漏れを防げるのです。そして、問い合わせに対する進捗状況の把握が容易になります。

問い合わせに関する情報を共有することで、属人化を防ぐことができ、顧客の問い合わせへの対応が、スピーディーになります。

テンプレート 

問い合わせへの対応で起こることとして、担当者ごとに言い方や説明の仕方が異なる場合があります。

結局は同じことを伝えているのですが、受け取る側、顧客側としては微妙なニュアンスのズレなどがあると気になります。そしてクレームに繋がることも考えられるのです。

問い合わせごとに返信のテンプレートがしっかりと用意されることで、担当者の考え方や言葉遣いによる対応の違いを失くします。

過去のメール管理

メール共有を導入することで、過去のメールの管理が可能となります。

問い合わせメールへの対応履歴が残ることにより、属人化を防ぐことができます。同時に二重対応や対応漏れも防ぎ、対応履歴を見ることで迅速に顧客からの問い合わせに対応できるのです。

通常のメールソフトだと受信メール・送信メール・下書きなどに分類されており、対応履歴としての一元性が低いです。個人のうっかりミスによる二重対応や対応漏れも防げるということです。

メール進捗管理

マニュアルには記載されない顧客ごと細かい情報が共有され、問い合わせ担当だけでなく管理する立場の人間が、状況を把握する時にも役立ちます。

問い合わせ対応をしていて顧客が納得がいかない時や、担当者のミスなどで上司を出せ!というような状況で、管理する立場の人間がすぐに進捗状況を確認できるので、顧客に対する満足度を向上することができるのです。

ユーザー権限設定

ドメインやメールアドレスごと、担当者や部署ごとに閲覧やメール返信などの権限の付与を設定することにより、役職や個々の能力、立場ごとに対応するべき問い合わせの割り振りが可能となります

担当者別、部署別のメールアドレスは基本的には情報共有されずに、個々のパソコンでのアクセスのみとなります。メール共有をすることで不在時や休みの時だけでなく、担当者が退職した場合でもそれまでの対応履歴の情報の共有が可能です。

重複防止機能

メール共有を導入することで、今まで特定の担当者が対応していた時とは違い、ひとつのメールを複数の担当者が閲覧可能となります。

ここで起こりうることとして複数の担当者が同時にメールに対応し二重対応が発生してしまう可能性があります。

しかし、メール共有ではそれらを防ぐために重複防止機能が付いており、閲覧や編集、返信などの状況の共有がされることで二重対応を防ぐと同時に、対応漏れに対しても確実に効果があります

電話対応メモ

電話による問い合わせ対応によくあるのが、その場でメモした内容の共有ができないことです。

たとえば手書きやパソコンのメモ帳にササッと書いたとします。しかし、それは個々のデスクやパソコンの中に存在するものとなり情報の共有が上手くされない事態になってしまいます。特定の担当者しか顧客の情報を把握しないことはリスク以外のなにものでもありません。

顧客のあらゆる情報はどんな些細なことであっても会社としての利益であるからです。

導入することで得られるメリット

対応スピードの向上

メール共有することで顧客の問い合わせへの対応がスピーディーになります。問い合わせの対応で時間が掛かるのは個人が判断したり、対応を考えたりしてしまうからです。

あらかじめマニュアルやテンプレートがあることで判断や考える時間を失くし、問い合わせをした顧客を待たせることもなくなります。

問い合わせにすぐに返信することで、安心感や信頼感が生まれますし、顧客としてもすぐにまた返事ができるので問題の解決も早くなります。

誰がどのメールに対応しているか把握できる

問い合わせの対応履歴には誰が担当したのかをIDなどで管理することが可能です。これは例えテンプレートを使っていたとしても、そのテンプレートによる返信をどういう判断で使用したのかを把握できるということですね。

人間は誰しもミスはあります。大切なのはミスをしたこと責めるのではなく、その原因を個人が把握し、改善することです。誰が対応したのかを明確化することで社員教育にも活かすことができます。

属人化せず、管理しやすい

繰り返しになりますが、個々のデスクやパソコンなどにメモする形で情報が存在されないことにより属人化しにくくなります。

メモを取れという言葉がありますが、メモを取らなければならないようなことはマニュアル化するべきです。理由としては教える側、伝える側の意図することと、メモする側の受け取り方に差が出るからです。文字として対応履歴に情報が残ることで別の担当者や管理する立場からみても情報が把握でき管理しやすくなります。

対応品質の向上

問い合わせ対応とは、企業としての耳です。顧客の声をしっかりと聞いて答える。クレームであればなおのこと大切になります。

クレームとは顧客が困ったり、悩んだり、判断できない時に、わざわざ時間や労力を割いて教えてくれることなのです。クレームを言わない顧客は、何も言わずにその企業を利用しなくなります。それは企業にとって最大の損失です。

メール共有により顧客離れを防ぐことは企業としての対応品質の向上に繋がります。

メール共有サービスを選ぶ際のポイント

導入目的とのマッチ度

メール共有サービスの導入を検討する時のポイントは主に3つです。

  • 企業として必要とする機能があるかどうか
  • 導入実績を確認し、どの業界に強いのかを見ること
  • その上で自分の企業と相性がマッチしているか

この3つを抑えておくことで、ミスマッチを防ぎ、導入した後のマニュアル作成や周知なども早くなることが期待できます。
これらの他にも、導入前に把握しておきたいことがあります。

サポート体制の充実度

実際にメール共有サービスを導入し、本稼働として業務での利用を開始した後、マニュアルは準備しておくにせよ、実務に携わる担当者の使用感について意見を求めることは大切です。

そして、小さなことであっても、業務上に差し支えがあるのであればカスタマイズする必要があり、導入後のサポートとしてカスタマイズすることに対し、柔軟に応じる企業を選ぶことは絶対に欠かせないことです。それはカスタマイズに掛かる費用などの意味合いではなく対応できるかどうかを知るという意味です。

操作のしやすさ

メール共有サービスの導入時は業界に合わせて導入する企業を選びます。従業員が皆、普段からメール問い合わせなどをしていて、パソコンをごく普通に使えるのであれば問題ないありません。

しかし、これから足元を固める意味でも、パソコンの使い方も含めて、問い合わせについてしっかりと対応できるようにサービスの検討を考えているのであれば、ユーザビリティの高いものを選ぶ必要があります。
簡単には見やすく、操作のしやすいものを選ぶということですね。導入する時に実務担当者も一緒に検討し、意見を集めることでより使いやすいものを選べるようになります。

導入実績の業界別

導入実績については必ず確認しましょう。業界別にどの分野、企業名があればなお良いですね。メール共有サービスを提供する企業は各業種になるべく合うような形で基礎的なシステムを提供してくれますが、業界ごと、企業ごとで細かく機能の追加や、見た目や操作性などをカスタムする必要があります。

導入した後に、細かなところでつまずいてしまうよう場合に、改善する必要があります。自分の企業と同じ業種が利用しているのであれば、カスタマイズを検討する時にスムーズに話が進むようになり、改善までの時間が短縮されるということです

セキュリティとコストパフォーマンス

メール共有サービスを導入する時に大切なこととして、実際に利用する担当者に対してセキュリティへの不安をゼロにする必要があります。単操作ミスなどで個人情報も含めてデータが流出してしまうことのないシステムが理想的です。
そして同時にコストパフォーマンスについて考える時に前提として覚えておきたいこととして、高いから良い、安いから悪いというわけではありません。

各々の企業にマッチするメール共有サービスを選ぶことが大切であり、安いから導入する。高いからメール共有サービスを導入しないというものではないことを理解しましょう。

事業別メール共有サービス導入事例

メール共有サービスを利用することでどういった効果を得られたのか、具体的な導入事例を紹介します。

EC系事例

実際にメール共有サービスを導入したEC系の企業の事例を見てみましょう。

メールワイズ導入事例 「ミドリ安全株式会社」
https://mailwise.cybozu.com/cases/midori-anzen/

ミドリ安全では、代表アドレスに届いたメールを通常のメールソフトで受信し振り分けていたそうです。やはりメールの振り分けが大変で、対応漏れが発生していたことや、フォルダの容量が1GBを超えると不具合が発生していたなどの困った状況が起きていました。

メール共有サービスのメールワイズを使うようになってからは、作業工程ごとにどんな対応をしているのかがわかるようになり、処理状況、コメント機能を使うことでステータスが変化し、それは同時にタスク管理にも役立つとのことですね。

そして顧客管理として、実際加工する前に顧客に確認してもらうためのデータが作りやすいこと。次にITリテラシーに慣れていない部署との引き継ぎもしやすくなったそうです。権限の付与でメールスペースやグループの割り振りをすることで、担当者ごとに自分の作業状況を確認できることも利点の一つにあげられていました。

そして過去の履歴についても確認しやすく、過去の履歴を消さずに済むことも大事な要素のようです。メールの振り分けの手間や、対応漏れの解決も大きい利点ということがわかります。データ容量の部分についても大切で、企業として問い合わせ履歴や注文履歴の管理は過大であり紙ベースではなくパソコン上のデータベース化されることは今後のデータ蓄積に対しても安心感があるようですね。

その他事例

次にオンラインで英会話サービスを展開する株式会社ベストティーチャーの事例を見てみましょう。

メールワイズ導入事例 株式会社べストティーチャー
https://mailwise.cybozu.com/cases/best-teacher-inc/

最初は外国人講師の管理や採用などについてすぐに破綻してしまい、メールワイズを導入することで生徒とのメールのやり取りにも活用の幅が広がったとのこと。そしてメールの閲覧や管理をする権限の割り振りを限定することで担当者のストレスもなくメール対応が素早くなったとのことです。

事例として2つ検証したところ、ネックになるのは通常のメールソフトでは企業上で起こりうる問い合わせ、進捗状況のチェック、属人化、そしてメールを利用した新しい効率化が図れるということがあげられるでしょう。これは企業ごとにカスタマイズするだけではなく、企業側が工夫をして使いやすい環境を考えることができる可能性が増えるということでもありますね。

メール共有サービスを導入することで共有するという機能以上のものを得られるということです。それは企業ごとの悩みを一つずつ解決する。そして今までにない発想で効率化を推進することが可能ということです。

メール共有サービスで問い合わせを効率化

メール共有サービスを導入することで、顧客の声を今よりもっと良く聴ける耳とすぐに対応する口を持つことができるようになります。顧客目線で考えた時に、どんな些細なこと、小さなことでも言って良いのだと感じられることは、信頼感を生み、安心感があります。

継続してその企業の製品を買ったり、サービスを利用したいと考えるようになるものです。メール共有サービスの導入を検討されている方に少しでも参考になれば幸いです。

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