外部システムと連携可能なワークフローシステム8選！API連携にも注目

ワークフローシステムは外部システムとの連携がポイント！

ワークフローシステムは、企業内の稟議業務プロセスを効率化し、管理するためのシステムです。外部システムとの連携がスムーズに行えることが、その有用性をさらに高めます。

たとえば、グループウェアや経費精算システム、電子契約システムなど、さまざまな外部システムと連携することで、業務の自動化や情報の一元化が可能です。

データの一元管理やリアルタイムな情報共有が可能になることで、意思決定の迅速化や業務の効率化が実現されます。

API連携の柔軟性や操作の簡便さ、カスタマイズ性などが、ワークフローシステムを選択する際のポイントです。

ワークフローシステムと連携させたい基幹システムやツール

ワークフローシステムと連携させたい基幹システムやツールについて、どのようなツールと連携させればいいのか、連携によりどのようなメリットが得られるのか紹介します。

グループウェアやコラボレーションツール

グループウェアやコラボレーションツールは、チーム内のコミュニケーションや業務効率化を図るためのツールです。ワークフローシステムと連携することで、タスクの自動化やプロジェクト管理がスムーズに行えます。たとえば、ワークフローシステムで承認プロセスを設定し、グループウェア上でタスクを共有することで、作業フローを効率化できます。

給与計算や経費精算などの会計システム

会計システムは給与計算や経費精算などの財務管理業務を支援するツールです。ワークフローシステムと連携することで、経費の承認プロセスや給与の支払い手続きを効率化できます。たとえば、経費精算システムとワークフローシステムを連携させることで、経費の申請から承認までの一連の流れをスムーズに管理できます。

人事管理システム

人事管理システムは従業員の情報や勤怠管理、組織の人事情報を管理するツールです。ワークフローシステムと連携することで、人事手続きの自動化や効率化が可能となります。たとえば、身上変更の申請や承認プロセスをワークフローシステムで管理することで、従業員や管理者の負担を軽減できます。

電子契約システムや電子帳票システム

電子契約システムや電子帳票システムは、契約書や発注書といった書類を電子化するツールです。ワークフローシステムと連携することで、契約プロセスや書類の承認フローを自動化し、効率的に管理できます。たとえば、電子契約システムとワークフローシステムを連携させることで、契約の作成から承認、管理までを一元化して迅速に行えます。

外部システムと連携可能なワークフローシステムおすすめ8選

コラボフローは、小さなチームフローから全社的な業務まで、あらゆる申請承認業務をトータルで電子化できるワークフローシステムです。コラボフローは、次のような特徴があります。

• 専用のAPI連携で外部システムから申請承認をしたり、コラボフローから取得した情報を表示したりできる
• 外部データベースや他ソフトとの連携で効率的なワークフロー運用ができる
• 申請フォームは、ExcelファイルをそのままWebフォームに変換し入力パーツを当てはめるだけ

Create!Webフローは、紙の申請・承認・決裁フローをそのままデジタル化できるワークフローシステムです。Create!Webフローは、次のような特徴があります。

• データ連携、認証・ポータル連携など外部連携機能が充実
• ExcelやWordなどファイル様式をそのままインポートして申請書を作成できる
• 承認する前に申請者や案件を担当する関係者へメッセージを送って相談や確認が可能

Gluegent Flowは、シンプルな操作性で専門知識がなくても利用できるクラウド型ワークフローシステムです。Gluegent Flowは、次のような特徴があります。

• 外部サービス連携オプションで業務を自動化、効率化を促進
• SlackやLINE WORKS、Chatworkなど、ビジネスチャットと連携して確認や承認依頼などの自動通知ができる
• Google Workspaceとの連携で、生成したファイルや添付ファイルにラベルを付与し、共有ドライブに保存できる

ジョブカンワークフローは、申請・承認にかかる時間を大幅に減らせるワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• Google WorkspaceやGoogleアカウントと連携し、ユーザー・グループ情報をジョブカンワークフローに同期できる
• クラウドサインとの連携ができるため、契約書の稟議申請から契約締結までを一気通貫して行える
• Amazonビジネスとの連携で、ワークフローの申請と商品の購入を連動できる

楽々WorkflowIIは、複部門利用から全社利用、部門をまたぐ業務フローなど複雑な承認経路もマウス操作で簡単に設定できるシステムです。楽々WorkflowIIは、次のような特徴があります。

• 文書データをCSV形式で出力し、承認・決裁後に既存の業務システムとデータ連携ができる
• 既存システム側のHTMLに、WebAPIのURLを指定するだけで楽々WorkflowIIの申請・承認機能を使用できる
• 既存のグループウェアに、楽々WorkflowIIの情報画面を埋め込み、承認待ち文書一覧といった画面を表示できる

SmartDBは、現場主体で業務プロセスのデジタル化ができるノーコード開発プラットフォームです。 SmartDBは、次のような特徴があります。

• Microsoft 365をはじめ、さまざまな外部サービスとの連携ができる
• Webhookの仕組みでアドオン開発をすることなく、外部API連携もできる
• ワークフローの特定ステップをキーに、さらに別業務のワークフローを連携できる

X-point Cloudは、自動入力や入力支援機能で業務の効率化やミスの軽減ができるクラウド型ワークフローシステムです。X-point Cloudは、次のような特徴があります。

• ビジネスチャットツールへの通知やグループウェア、Webサービスとの連携ができる
• 入力されたデータはさまざまな条件でリアルタイム集計ができる
• ドラッグ＆ドロップで簡単にフォーム作成や承認ルート設定ができる

rakumo ワークフローは、Google Workspace のユーザー情報をそのまま使ってノーコードで簡単導入できるクラウド拡張ツールです。rakumo ワークフローは、次のような特徴があります。

• Google Workspaceと連携するためメンテナンス工数を大幅削減できる
• rakumoのWeb APIで外部システムとの連携、申請データの二次・三次活用ができる
• 承認依頼の通知はメール・Slackに通知可能

外部システムと連携可能なワークフローシステムを選ぶ際のポイント

外部システムと連携可能なワークフローシステムを選ぶ際、どのようなポイントに注目すればいいのかを紹介します。

API連携が可能か

ワークフローシステムを選ぶ際には、外部システムとのシームレスな連携が重要です。そのため、API連携が可能かどうかを確認しましょう。

社内のフローやニーズに合っているか

ワークフローシステムは、企業内の業務フローに合わせて柔軟に設定できることが重要です。社内のフローに合わせてカスタマイズ可能か、ニーズに応える機能を備えているかを確認しましょう。

たとえば、特定の部門やプロジェクトに適したワークフローを構築できるか、業務の効率化や改善に貢献する機能が提供されているかをチェックします。

操作が簡単で、カスタマイズしやすいか

ワークフローシステムは、操作が簡単で使いやすいことが求められます。社内のユーザーがスムーズに操作できるか、新たな業務フローの追加や変更が柔軟に行えるかを確認しましょう。

これにより、ワークフローシステムの運用にかかる負担を軽減し、効率的な業務遂行を実現できます。

ワークフローシステムと外部システムを連携して、業務の効率アップを

ワークフローシステムを導入する際には、API連携の柔軟性や操作の簡便さ、社内のフローに合った機能を備えているかなどに注目する必要があります。複数のワークフローシステムを比較検討し、自社のニーズや予算に合った最適なサービスを選ぶことが重要です。

また、無料プランや無料トライアルを利用して試験運用を行うことで、実際の運用に向けた準備をすることも大切です。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。