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2018-08-14

名刺管理はデジタルの時代 | パソコン・スマホにおすすめのソフト

現状、アナログ派とデジタル派に分かれている名刺管理法について、それぞれの特徴と違いを解説します。名刺のデジタル管理は、パソコンやスマホでの利用におすすめのソフトを紹介しますので、どちらの管理法を採用すべきか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。
営業名刺管理ソフト
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名刺管理はデジタルの時代に

ビジネスパーソンに必須ともいえる名刺管理。

これまでのアナログな方法に加え、近年は名刺管理にもパソコンやスマホを活用したデジタルな管理法が登場し、従来型のアナログ派とデジタル派に分かれるようになってきました。

それぞれにメリットやデメリットがあるため、どちらを採用すべきか悩んでいる人も多いのではないでしょうか?

本記事では、名刺管理をどの方法で管理するか悩んでいる人や、今の自分の管理方法より効率的な形がないか考えている人向けに、アナログ管理法とデジタル管理法の双方のメリットや違いについて解説するとともに、おすすめの名刺管理ソフトについて紹介していきます。

デジタルに変わるまでの遷移

MMD研究所の調査によると、日常的に名刺交換をすることの多い営業パーソンのなかで、アナログ管理派は約55%で、デジタル管理派は約22%程度にまで増えているそうです。

特に名刺管理ソフトが登場してからは、これまで圧倒的多数だったアナログ派から、徐々にデジタル管理に乗り換える人が増えています。

この背景としては、これまで社員ごとに独自で管理していた名刺を、営業部門全体で活用する動きが活発化していることが挙げられます。

名刺情報の「資産化」と名刺管理ソフト

これまでも、多くの企業が営業部門全体で名刺を「資産化」する施策を打ち出してきましたが、従来型のアナログな管理手法では、所属する社員が交換した名刺を効率的に管理するのは難しいのが実態でした。

そんななか、会計管理勤怠管理といった便利なソフトウェアが登場する動きに合わせ、パソコンやスマホを利用したさまざまな名刺管理ソフトも登場しはじめました。

大量の名刺を一括管理でき、社内で共有できるシステムは、営業部門の生産性を高めたい企業にとってはメリットが大きいといえます。

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従来の名刺管理の特徴

従来型のアナログな手法では、名刺管理は個人に委ねられることがほとんどで、社員が名刺フォルダや名刺ボックスに交換した名刺を入れておき、必要に応じて参照するというやり方が一般的でした。

導入コストがかからず、自分のやりやすい方法で管理できるのがアナログのメリットですが、せっかく交換した名刺が個人のデスクの中に放り込まれて長期間放置されることも多く、いざ必要な場面が訪れても、部署内のだれが保管しているのかがわからないということも珍しくありませんでした。

アナログとデジタルの名刺管理の大きな違い

一方、デジタルな名刺管理法では、名刺をカードのまま保管するのではなく、スキャナーやスマートフォンのカメラなどで取り込み、文書ファイルなどと同様にデジタルデータとして共有します。これによって検索性を高め、社内の全員が必要に応じて名刺情報にアクセスできるようになります。

さらに名刺情報をデータベース化することにより、名刺交換時に得た情報や営業履歴なども追記しておけるので、より「情報資産」としての価値を高められ、営業活動の効率化に寄与します。

ただし、システムの導入コストがかかることや、名刺データ喪失のリスクもあるため、人によっては従来のアナログ管理の方がよいというケースもあるでしょう。双方のメリットとデメリットを理解したうえで、自分に合った管理法を選択すべきです。

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デジタル機器による名刺管理の特徴

双方の管理の違いを説明したところで、特にデジタル機器を活用した名刺管理の特徴と、アナログとデジタル両方のメリットを活かした「デジタル名刺ホルダー」について紹介しておきます。

パソコン

パソコンを使った名刺管理については、便利な名刺管理ソフトが登場する以前から、自分なりの方法を確立していた人も多いはずです。

一般的な方法としては、スキャナーを使って名刺情報をデータとして取り込み、画像データとして保管したり、エクセルなどに名刺データを入力してデータベース化したりする方法でしょう。

検索をかければ必要な名刺データをすぐに参照できますが、データとして取り込む際に手間が掛かるというデメリットもあります。

ただし、名刺管理ソフトが登場したことで簡単に名刺情報の取り込みが可能になったため、そういった「データの取り込み」に関する手間は削減されるようになりました。仕事に必要なデータをすべてパソコンで管理しているという人にはおすすめの方法といえます。

スマホ

最近では、スマートフォンやタブレットを用いて名刺管理をする方法も確立されています。

特に名刺管理の専用アプリが続々登場しており、写真機能を使って名刺を撮影するだけでデータとして登録できるほか、アドレス帳との連携や、コンタクト機能なども充実しています。

今後、さらにさまざまなアプリと連携できる機能が拡張されることが予想されますから、日ごろビジネスにスマートフォンを活用している人にとっては、いつも使っているアプリの一環として活用できるでしょう。

ピットレック

デジタル名刺ホルダー「ピットレック」は、名刺を本体のカメラで撮影するだけで、その情報を即座にデータ化してくれる製品です。

これまでのデジタルな名刺管理では、画像として取り込んだ名刺データを手作業でエクセルに入力するなど、名刺情報を活用するまでに手間が掛かることがデメリットといわれていました。

しかし、ピットレックを活用すれば、膨大な数の名刺情報をいつでも簡単に保存・呼び出しができます。

別売りの2GBのmicroSDカードを利用すれば、約5,000枚もの名刺の即時データ化が可能になり、これまでデスクに保存してきた名刺(データ)を常に持ち歩けるようになります。

メックル

デジタル名刺ホルダー「メックル」は、名刺をその場でスキャンしてデータとして登録できる製品です。

本体に名刺を差込んでEnterボタンを押すだけでスキャンでき、取り込んだデータは会社名や氏名など任意の分類方法で登録できます。登録したデータはダイヤル操作で簡単に検索でき、紙の名刺感覚で管理ができるため、デジタルな名刺管理が苦手という人には最適でしょう。アナログとデジタルの双方のメリットを集約した製品といえます。約5,000枚の名刺を保存可能です。

パソコンの名刺管理おすすめソフト

パソコンを使った名刺管理ソフトのなかでも、特におすすめの製品を紹介します。本記事で紹介している名刺管理のおすすめソフトや、紹介しきれなかったサービスはこちらからご覧になれます。

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Sansan(サンサン)

  • 業界シェアNo.1
  • 人力文字認識によるデータ化
  • 顧客管理DBの自動構築

Sansanは、業界シェアナンバーワンを誇る名刺管理ソフトです。人力文字認識(OCR)を採用しており、名刺をスキャンするだけで入力オペレーターによって正確にデータ化され、専用アプリを通じて情報の共有が可能になります。顧客情報のもとである名刺情報を一括管理することにより、CRMSFA、マーケティングなどに活用できます。

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PhoneAppli for Salesforce

  • スマホ/スキャナから簡単に名刺登録
  • Salesforce上へのリード・取引先登録からメール配信まですべて自動化
  • 5年連続Web電話帳シェアNo.1

PhoneAppli for Salesforceは、名刺情報をSalesforce上に取り込める名刺管理アプリです。名刺情報を登録したら、設定した閲覧範囲で社内共有が可能です。連絡先をクラウド上で一元管理し、 キーワードから検索できます。マーケティングオートメーションツールPardotと連携することで、名刺の取り込みから最短1時間で自動メール配信が可能です。

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Ultima Blue

  • 現場の使いやすさを考えた機能が充実
  • 事前コンサルティングによる最適な導入
  • 名刺データを活用した顧客管理

Ultima Blueは、人力OCRを活用した名刺管理ソフトです。オペレーターによる名刺データの入力代行に留まらず、名刺データの「取り込み」「整頓」「活用」に関して、現場での使いやすいさにこだわった豊富な機能が用意されています。また事前に選任のコンサルタントと相談でき、自社に最適な利用方法で導入が可能です。またCRM/SFAと連携可能で、名刺データを活用した顧客管理にも役立ちます。

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名刺管理のメイシー


  • 契約スタッフによる正確なデータ化
  • 使いやすさを徹底追及
  • 顧客管理の延長で名刺データの管理が可能

メイシーは、たまった名刺を送るだけで、契約スタッフが正確にデータ入力を行ってくれるサービスです。データ化した名刺情報はパソコンや携帯などでいつでも閲覧でき、グループ分けや検索、絞込みなども簡単に行えます。使いやすさが徹底追及されており、外出先からでも、必要な情報を楽々検索できます。各種CRMとも連携しており、顧客管理の延長として名刺データの管理が行えます。

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スマート名刺管理

  • 専用スキャナにる名刺のデータ化
  • パソコンとスマートフォンから別々に取り込める
  • 充実した連携サービス

スマート名刺管理は、名刺をスキャンしてデータベース化できるソフトです。パソコンとスマートフォンから別々に取り込んでも、Googleコンタクトで名刺データの同期ができます。SalesForce, Zoho CRMといったCRMサービスとの連携はだけでなく、請求書作成サービスMisocaや、年賀状ソフトとの連携まで多種多様な連携サービスを利用できます。ATOKの高度な日本語処理技術を結集した“KOTA”によるふりがな生成も可能です。

スマホの名刺管理おすすめソフト

次に、主にスマートフォンなどのモバイル機器で利用できるおすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

HotProfile

  • 営業現場での活用を前提としたシステム
  • 名刺管理・営業支援・マーケティング業務の連動
  • 高精度なデータ化と組織図の自動生成機能

Hotprofileは、営業現場での活用を前提に、名刺のデータ化や営業状況、顧客の行動履歴を一元管理できるシステムです。名刺管理・営業支援・マーケティングという3つの業務プロセスを連動し、顧客データを統合管理することで売り上げアップに貢献します。メールの開封状況やWebサイトのアクセス状況を把握できるため、顧客の興味度合いを前提とした営業アプローチが可能になります。

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Eight(エイト)


  • スマホで撮影するだけで名刺を正確にデータ化
  • 名刺データを最新の状態に維持
  • Facebook アカウントとの連携も

Eightは、名刺をスマホで撮影するだけで専任スタッフが正確にデータ入力をしてくれるサービスです。登録された名刺はリストで確認でき、ラベルを使ってグルーピングも可能。相手が転職や昇進などで名刺情報に変更が生じた際には、通知が届くなど、名刺データを常に最新の情報に維持できます。名刺交換による出会いをリード育成につなげたい人には最適なアプリです。

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【名刺管理】Knowledge Suite


  • スマホからもスキャナからも取り込み可能
  • 文字認識+オペレーター入力による高精度なデータ化
  • 高セキュリティ完備

Knowledge Suiteは、SFAやCRMなど営業に必要な機能を標準装備している名刺デジタル化サービスです。会社ではスキャナ、出先ではスマホアプリで簡単に名刺を取り込んですぐにデータ処理できるので、即座に営業報告が可能です。高性能の文字認識装置+独自の名刺辞書+オペレーター入力により、日本語に限らず、英語や中国語までほぼ100%の精度を誇っています。

国内法が適用される国内大手IDCでの運用されているため、文字認識エラーが出た場合はエラー文字のみを国内オペレーターが目視補正しているので、極めて安全に管理されています。

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CAMCARD(キャムカード)BUSINESS


  • 全世界で1.1億以上のユーザー数
  • 名刺のスキャン・交換・管理・共有機能を集約
  • 電子名刺の交換が可能に

CamCardは、全世界で1.1億以上のユーザー数を誇る名刺管理アプリです。スマホで名刺を撮影するだけで、情報が自動的に連絡先として保存され、事前に自分の名前の名刺情報を登録しておけば、相手と電子名刺の交換が可能になります。データの検索や並び替えも簡単で、既存の情報に画像やテキストなどの情報を追加したり、相手とのやり取りを添付したりもできます。

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Wantedly People

  • 200万人が使う無料名刺管理アプリ
  • 人工知能が複数の名刺をリアルタイムで解析し、即時データ化
  • 名刺の貸し借りもアプリで完結

Wantedly Peopleは、名刺を取り込むことで、画像とテキスト情報をデジタルデータ化できる無料のスマホ用アプリです。人工知能が複数の名刺をリアルタイムで解析し、即時データ化できます。特に受け取った名刺すべてを1度の撮影で同時に読み込み、連絡帳に追加してくれます。昨年からドキュメントスキャナ「ScanSnap」との連携にも対応し、さらに大量の名刺を取り込むことも可能になりました。

名刺管理デジタル化による成果

最後に、名刺管理をデジタル化した事例と成果について紹介しておきます。

某総合商社A

某総合商社Aでは、名刺管理ソフト「Sansan」を活用し、名刺管理方法の標準化と「見える化」による連携強化による業務効率の向上を目指しています。

それまでは各自がバラバラに名刺管理をしており、情報共有がうまくなされておらず、営業活動を行う前に冗長な説明が必要になっていました。しかし名刺管理ソフトを導入したことにより、名刺情報を全社的に共有でき横の連携が強化されました。名刺管理に関する手間が削減し、担当者が不在時でも迅速なバックアップの体制を構築できるようになりました。

某IT会社B

インターネットを活用した各種サービスを提供している某IT会社Bでも、顧客との連絡系統の統合などを目的にSansanを導入しています。

それまでは顧客とのコミュニケーション内容を効率的に社内共有できておらず、正しい顧客情報を管理するために、無駄な工数が割かれていました。そこで名刺管理ソフトを導入し、名刺情報をデジタル管理するようになったことで、顧客とのコミュニケーション内容が一元化され、生産性が向上、名刺を起点とすることで、マーケティングオートメーションの効果を最大化できるようになりました。

某C社

データベースマーケティング事業を手掛ける某C社では、それまで名刺情報をはじめ顧客の情報を全社的に共有するシステムがなく、部署内で営業先のバッティングなどが発生しており、各々の社員が培った人脈やネットワークを活かせていませんでした。

そこで名刺管理ソフトを導入したところ、営業をはじめ各業務が効率化され、バラバラに管理されていた情報を一元化できるようになりました。同一の取引先に対する営業活動の重複も防止でき、さらなる事業成長へ向けた取り組みもできるようになりました。

自分に合った名刺管理を探そう

パソコンやスマホで活用できるおすすめの名刺管理ソフトの紹介を軸に、特に名刺情報のデジタル管理について解説してきました。これまで説明してきたように、名刺情報のデータベース化や、デジタル管理による情報共有には多くのメリットがあります。

ただし、すべての面において名刺のデジタル管理が優れているとは必ずしもいえないでしょう。むしろ、それまでのアナログな方法に改良を加えた方が効率的な名刺管理が可能になるかもしれません。事実、アナログな名刺管理法をしている人は、デジタル派よりも多いのが現状です。

どちらを選択するにせよ、自社の環境や職場の状況、顧客管理の現状をよく考慮したうえで、自分に合った最適な方法を模索する必要がありそうです。

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